檔案信息化之電子文件歸檔與管理

仇海燕 張曉東

檔案信息化是我國以及全球未來發展的趨勢。在發展過程中，建立信息化檔案庫是我們信息化建設的腳步的進程。在進步的過程中，我們需要建立應用系統平臺，需要建立數據庫，最后也需要電子文件的歸檔與管理。電子文件的歸檔是指我們電子檔案的歸屬。目前我們檔案的遷移依舊靠國家的快遞業務，隨著我們的生活，學習，工作單位的改變，我們電子會歸檔到一定的地點，不能再自己手中保存，不能自己留存。可以在家鄉的人事局，可以在學校的檔案中心，可以在別的單位的人事部。在建立電子檔案之后，這個問題也要在電子檔案方面的得到解決。電子檔案的歸屬需要靠電子檔案轉出和轉入雙方同時建立電子檔案信息庫，然后以一定的程序驚醒轉出和轉入。保證群眾的檔案及時歸檔，不出現死檔的情況。

在檔案的管理過程中，我們電子檔案的管理特別麻煩。電子檔案需要我們進行歸類，進行數據錄入，在數據錄入的過程中，對于我們來說是個不小的挑戰，如何將數據準確錄入不出錯是很重要的，需要有專門的校對人員進行校對。在錄入信息之后，我們要將錄入的信息進行管理，分層次，分類別的進行像書架般的整理過程。

在進行數據和電子檔案的管理過程中，有幾個小的建議：

1.分地區管理

各部分社區設置管理員，在社區中管理自己社區的檔案;縣級，市級人事部需要設置管理員管理自己地區的檔案，在這個過程中，量不大而且會便于管理。

2.按照分類管理電子檔案

電子檔案可分為好幾類，包括就業的，居民的等等。在分類的過程中，分門別類是很重要的，便于電子檔案的管理與處置。

1.電子檔案的管理應謹慎精細

在網絡上建立電子檔案數據庫就會出現電子檔案數據庫管理員賬號被盜的情況下，造成人民群眾財產損失的;或因某個員工工作不精細從而對群眾造成一定影響的，也需要大家正確認識電子檔案信息的管理，規范管理，規范使用，規范開發是我們當代處理規范的電子信息檔案的要求。

2.電子信息檔案的管理應靈活化

過去因為檔案管理的不靈活，導致我們在使用紙質檔案的時候具有一定的不便捷性，具有一定的不靈活性;找規矩辦事是沒有錯，但是電子信息檔案的管理應具有靈活性，靈活處置，靈活交代，靈活溝通等。我們電子檔案的建立本身就是有利于人民的，是國家發展的大趨勢，是我們在使用電子檔案時的最終目標與要求。我們在處理電子檔案的過程中，在甚至應用平臺的過程中應靈活設置。靈活溝通，靈活轉化。