檔案信息化數(shù)據(jù)入庫(kù)的規(guī)范化

王強(qiáng)燕

檔案信息化建設(shè)是隨著信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展順應(yīng)時(shí)代潮流，進(jìn)行改變應(yīng)用系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)各種目標(biāo)需要應(yīng)對(duì)時(shí)代做出改變和調(diào)整，要有創(chuàng)新精神跟得上時(shí)代的發(fā)展腳步。檔案信息化的核心部分是借助信息技術(shù)，運(yùn)用其中提高現(xiàn)代化水平，化繁為簡(jiǎn)確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶給我們的便捷，基本服務(wù)框架確定后，后續(xù)工作即可進(jìn)行，所以我們要對(duì)檔案管理的態(tài)度和原則性提出要求，重視理論與方法共同運(yùn)營(yíng)，滿足大眾的需求。

如今，在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，很多人只注重往高新技術(shù)上靠邊發(fā)展，卻忽略一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性，最后導(dǎo)致因無(wú)統(tǒng)一性而功虧一簣，讓檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型失敗。統(tǒng)一明確的管理，是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)的規(guī)章制度，更直接與檔案信息化建設(shè)前進(jìn)的腳步有關(guān)。檔案信息數(shù)據(jù)入庫(kù)時(shí)，包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。首先，要建立檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，將信息以文件形式將內(nèi)容記錄到庫(kù)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息入庫(kù)必須要有標(biāo)準(zhǔn)線規(guī)范性，做到整齊劃一，才不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槊Q對(duì)應(yīng)不上難以找到檔案的現(xiàn)象，而且提高檢索效率。

因?yàn)樵械墓ぷ魅藛T，對(duì)他們檔案信息管理日常工作已經(jīng)成為習(xí)慣，面對(duì)電子文件的形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)難以掌握，相反，年輕的從業(yè)者，他們掌握新型計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案處理游刃有余，卻忽略檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和一些原則性問(wèn)題。這就還需我們對(duì)此設(shè)定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和操作要求了。檔案信息化建設(shè)，這是一項(xiàng)繁密的管理工作，需要不斷更新知識(shí)庫(kù)，掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)用，跟上時(shí)代步伐才能不被淘汰。像現(xiàn)在，許多檔案館配備了高端硬件設(shè)施，使用效率卻和從前沒有兩樣，只能利用高端設(shè)備實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的網(wǎng)上處理操作，局限于簡(jiǎn)單查詢步驟，沒有讓高端機(jī)器運(yùn)用在刀刃上，這樣就無(wú)法發(fā)揮它真正的價(jià)值。而我們要做到檔案信息的規(guī)范，就先做到內(nèi)部人員管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，技術(shù)統(tǒng)一。

檔案信息管理是用信息軟件對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行整改的過(guò)程，作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。這不再是簡(jiǎn)單的人工全手工，而是每個(gè)環(huán)節(jié)相互配合，最后完成一個(gè)業(yè)務(wù)的過(guò)程。計(jì)算機(jī)給我們帶來(lái)的便捷應(yīng)該是更高效、高質(zhì)量、時(shí)間短的一些好處。工作模式的轉(zhuǎn)變需要好好適應(yīng)，以達(dá)到后續(xù)工作的進(jìn)行;對(duì)電腦錄入的統(tǒng)一要求，可以讓我們減少錯(cuò)誤和矛盾的出現(xiàn)，這也算是為我們檔案信息化建設(shè)道路開拓疆土。