檔案管理實施信息化相對于人力管理的優勢

袁曉虎 丁琨

信息化時代的到來為人們的日常生活提供了便利，同時也節省了很多人力物力和財力，比如說檔案的管理，自從實施信息化之后就體現出非常明顯的優勢：

1.較之傳統檔案管理模式更加省時省力

傳統檔案查找需要進行手動查找，效率非常低，而且很容易出現錯誤。跟以往的做法相比，檔案信息化管理有著明顯優勢。人力管理下的檔案工作往往呈現出效率低下的情況，因為檔案的查詢、檔案的分類以及方案的整理都需要耗費很多時間，而且在正確率方面還得不到保證。檔案信息化后，數據只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準確性，大大提高了工作效率。

2.較之傳統檔案管理模式檢索查詢更加便捷

信息化檔案管理系統有著它特有的檢索和編制工具，當人們需要查詢資料時只需要輸入文件資料的關鍵詞、分類號等關鍵信息即可精準定位，實現檔案資料迅速利用，在很大程度上減輕了檔案管理人員的負擔，實現資源共享更加便捷。而傳統檔案管理的檢索方式，需要人工進行非常繁瑣的程序才能夠找到，不僅耗時耗力效率極度低下，還容易發生遺漏。

3.較之傳統檔案管理模式在存儲方面風險更小

一般來說，傳統檔案多采用紙質形式進行記錄和存儲，這就導致檔案資料容易受潮和蟲蝕，反復查閱對紙質檔案損害較大，并且存在火災隱患，需要不斷改良和優化放置檔案的環境。對于傳統的檔案管理后續使用來講，存在人力和時間的大量消耗，而且容易出現遺失和難以復原的風險，在管理經費的消耗上面也是一筆不小的金額。相比較而言，檔案實施信息化管理，存儲和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時增減信息，相比傳統的紙質保存，存儲工作更加便捷，大大節省存儲空間，避免了因環境等因素影響檔案存儲問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進的存儲系統、云存儲等方式，可以極大提高存儲容量，在檔案的安全和保密工作方面得到了有效保障。

4.較之傳統檔案管理模式更具便捷性和分享性

傳統的檔案資料大多被鎖在檔案柜里，一般人難以接觸到所需的檔案，為了防止檔案的遺失，更是不會輕易外接，這就脫離了檔案存儲的本質目的——利用。通過實施信息化管理之后，檔案直接在數據庫中進行存儲，用戶可根據自身需要自主查詢與利用，而且檔案管理不能復制，共享需要到相關部門調閱查詢，不僅避免了檔案資料的遺失和損壞，還節省了檔案查詢者和檔案管理人員的寶貴時間，最重要的是實現了檔案資料的利用率和價值，大大提高了工作效率。