淺談檔案數字化與數據庫建設下如何獲取領導支持

張曉東 李新悅

從十幾年前國家電子文件管理部際聯席會議成立以來，檔案數字化就進入了一個發展比較快的階段。由于國家政策上推動檔案信息化建設，在一些體制內的單位里，檔案數字化程度已經是一個檔案工作的評價指標，而且曾經有明確要求檔案數字化率達到多少的要求。所以在體制內的檔案數字化具有行政驅動力。政府購買檔案數字化的服務非常多，目前在檔案行業內發展比較好的企業沒有一個不把檔案數字化作為主要業務的。

數據庫集資源組織、管理、共享于一體，在管理數據，操作效率，結果完整度方面都是有良好的表現的。檔案數據庫是各類檔案信息系統運作的核心，更是檔案信息化工作中不可缺少的基礎工作！可以說，只要稍有規模的單位都會有這個需要，而政府和事業單位部門、檔案館需求尤其大。由此可見，檔案信息化管理的市場前景與其自身的價值是不容置疑的，做好這項工作就是抓住時代的風口。

接下來，問題的關鍵就在于如何得到領導的支持。領導支持是指領導充分理解檔案部門開展的檔案信息化項目并給予相應的資源和支持。領導的重視和支持是檔案信息化項目成敗的關鍵。關于為何將領導支持放在第一位，想必從事檔案工作的人都非常清楚，領導越重視、越支持，就意味著與之配套的保障資源（尤其是資金）越充裕，與其他組織或部門的溝通也就越順暢。例如，在文件檔案管理數字轉型進程中，澳大利亞國家檔案館發布的重要數字信息管理政策——《數字連續性2020政策》就明確將“由高級管理人員來推動改革”（即得到領導重視）作為實施數字轉型的重要行動目標。

檔案部門負責人首先應當有明確的目標和清晰的思路，然后再以書面形式向領導解釋清楚四個問題，第一，檔案信息化項目的定位，解決“做什么”的問題;二是開展檔案信息化項目的必要性是什么，解決“為什么”的問題;三是開展檔案信息化項目的總體規劃和工作安排，解決“如何做”的問題;四是開展檔案信息化項目需要得到哪些配套的資源以及怎樣的幫助。這種書面報告應簡潔明了，突出重點，尤其需要站在領導的立場上考慮問題。多數領導往往不會特別關注檔案信息系統的收集、管理、存儲等功能，而是更多地從用戶角度出發，想知道這個系統到底能有什么用，對于改進當前工作有何幫助。雖然各單位的實際情況和領導的個性千差萬別，不能一概而論，但可以確定的是，爭取領導的理解、重視和支持是開展檔案信息化工作必須邁出的第一步。前期的科學論證將為后續的項目實施打下堅實基礎。