辦公室文書檔案的管理和利用研究

摘 要：文書檔案記載的是一個單位內(nèi)部發(fā)展的歷程，其包含著很多發(fā)生過的事件以及處理的方式，無論對于單位未來的發(fā)展還是當下的工作而言都具有重要的意義。通常情況下，每個單位都會進行辦公室文書檔案的收集和管理工作，但由于單位情況不同，對整個檔案管理和利用的重視度也不同，這也影響了文書檔案在單位中作用的發(fā)揮。本文就辦公室文書檔案管理的特點進行闡述，分析辦公室文書檔案的管理和利用的策略。

關鍵詞：辦公室文書檔案;管理和利用;特點;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.054

檔案管理也稱之為檔案工作，即是對所需要整理的相關信息進行管理并為特定的部門進行服務。對于機關事業(yè)單位而言在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量的文件和信息，這些都是較為寶貴的財富，將這些文件信息進行歸納，則是管理檔案。管理檔案的目的，就是為各個部門提供相應的資料，以保證單位的長期有序的發(fā)展。因此機關單位必須要重視辦公室文書檔案工作，發(fā)揮出文書檔案管理的作用。

1 辦公室文書檔案管理的特點

1.1 內(nèi)容豐富，載體多樣

辦公室文書檔案管理是單位工作各個內(nèi)容的真實記錄以及反映。其內(nèi)容較為豐富和多樣化。比如在文書檔案中除了包含一些單位的合同、各類協(xié)議之外，還包含責任書、上級所發(fā)布的各類文件等等，具體可以劃分為會計類檔案、科技類檔案以及行政類檔案等等。文書檔案載體的形式除了包含傳統(tǒng)的手工整理的文檔之外，還包含電子文檔，可見載體具有多樣性。

1.2 文檔工作具有一體化

文書檔案還具有一體化的特點。在辦公室中文書檔案通常得以形成和文書本身是密不可分的。對檔案進行整理，是在對文件進行搜集、運轉(zhuǎn)、催辦等基礎之上進行的，而這類行為也是促進其他各個部門有效工作的一種方式，其間接反映的是文檔工作的一體化特征。

1.3 文檔管理工作具有獨特地位

辦公室文書檔案工作主要是對一些檔案進行收集、整理、檢索、利用、統(tǒng)計等各項內(nèi)容的綜合，而文檔管理的各個環(huán)節(jié)之間又是相互聯(lián)系且制約的。其中利用檔案是文書檔案管理的非常重要的一項內(nèi)容，其有利于為單位內(nèi)部的其他各個環(huán)節(jié)做好鋪墊。對于單位的辦公室人員而言，其本職工作即是做好中心服務的工作，及時管理好文檔，發(fā)揮出文檔在單位內(nèi)部的重要性[1]。

2 辦公室文書檔案的管理和利用

2.1 加強對文書檔案管理工作的重視度

無論是哪個單位，在發(fā)展的過程中都會產(chǎn)生大量的信息，而這些信息通過文字會逐步形成一種檔案，這就是辦公室人員需要進行的檔案管理和利用工作。通常在檔案內(nèi)部記錄的是單位的各項工作以及發(fā)展過程，只有重視該類工作，才能夠真正的發(fā)揮出檔案的作用。作為辦公室的管理人員，必須要明確文書檔案工作雖然屬于文職類工作，但是在辦公室內(nèi)部有著重要的職責，只有領導者提升該工作在單位內(nèi)部的地位，為檔案管理工作積極的引進各類設備，在思想和行動上對該工作進行重視，才能夠真正的發(fā)揮出文書檔案管理工作在單位發(fā)展中的重要性，不斷的提升檔案管理的質(zhì)量。

2.2 建立完善的文書檔案管理制度

文書檔案管理工作是機關事業(yè)單位的最基礎，也是較為重要的一項內(nèi)容。想要在辦公室內(nèi)部發(fā)揮出文書檔案的作用，則需要完善辦公室文書檔案管理的制度，確保該工作能夠走向規(guī)范化、制度化。像部分機關事業(yè)單位，國家就對其檔案管理工作提出了一些參考，這也為制度的制定指明了方向。其次為機關事業(yè)單位自身需要的實際情況，合理制定文書檔案管理的制度。在借鑒的基礎之上進行創(chuàng)新，確保所制定的制度能夠引導檔案管理向正確的方向前進。最后要確保工作人員能夠配合檔案人員完成各類工作，提高檔案管理的質(zhì)量[2]。

2.3 協(xié)調(diào)好各個部門之間的關系，提高檔案收集的質(zhì)量

文檔資料來源于單位內(nèi)部的各個部門。辦公室管理人員在對這些文檔資料進行管理之前，需要對內(nèi)部的資料進行收集，而如果檔案人員和各部門之間的關系處理較差，則可能會影響整個收集的效率和質(zhì)量。因此在內(nèi)部要提升檔案管理工作的地位，明確要求各個部門主動配合。當然作為檔案收集者也要加強和各個部門之間的有效聯(lián)系，如“嘴巴要勤勞”，主動詢問各個部門信息資料的情況。“大腦要思考”，根據(jù)所收集的信息，資料以及本單位的實際情況，發(fā)揮出檔案的價值。“多走動”，加強和辦公室內(nèi)部各部門之間的聯(lián)動，以確保檔案在收集過程中的通暢性。最后在收集檔案的過程中，要注重過濾無效信息，盡量的整理能夠反映單位過去的發(fā)展、當下的情況的資料，以節(jié)省檔案管理的人力。

2.4 融入信息技術管理檔案，加強檔案的利用率

傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以手工整體文件資料為主，而隨著社會的逐步發(fā)展，這類資料會不斷的增加。即使辦公室有人員專門進行收集并管理資料，但真正要利用資料卻非常的難。這就需要政府引進先進的信息技術，儲存電子類的檔案。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案，儲存到電腦上，并設置文件夾。如果辦公室人員需要對該資料進行調(diào)取，直接登陸平臺，檢索文件夾即可。除此之外，還可以建立共享的文件、資料檔案庫，由各部門定時上傳部門的相關資料，按照規(guī)定排列好順序。以減輕檔案人員工作的壓力，提高整理的質(zhì)量。

2.5 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在整個文書檔案管理工作中具有重要的意義，如果檔案管理人員自身素質(zhì)較差，缺乏服務意識，必然難以發(fā)揮出該工作真正的作用。因此在機關單位應加強對檔案管理人員的培訓，確保工作人員能夠適應該工作。首先根據(jù)單位的實際情況，加強對相關工作人員關于檔案知識的培訓，提升人員對檔案知識的了解。其次做好信息知識的培訓，確保工作人員能夠適應信息化檔案管理。最后提高檔案管理人員的服務意識，提高責任心，才能夠真正的管理好檔案，并發(fā)揮出檔案的作用。

3 結語

辦公室文書檔案屬于一種文職，其是資料的一種收集和整理，該項工作看似簡單，其實非常的復雜，同時也掌握著機關單位的一些重要的內(nèi)容。如果能夠?qū)@些檔案的資料充分地進行利用，對于機關事業(yè)單位的運行具有重要的意義。因此機關事業(yè)單位應加強對文書檔案管理工作的重視度，不斷的完善內(nèi)部的管理制度，積極的協(xié)調(diào)和各個部門之間的關系，提高檔案收集的質(zhì)量。除此之外還要融入信息化管理，加強檔案的利用率。最后加強培訓，提升文書檔案員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮出檔案管理的真正作用。

參考文獻

[1]呂鵬.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的問題及對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（07）：53.

[2]王德偉.文書檔案現(xiàn)代化管理方式分析與研究[J].管理觀察，2020（06）：92.

作者簡介

李燕（1990-），女，漢族，甘肅民勤人，本科，護師，現(xiàn)主要從事機關單位文書工作。