中學教職工人事檔案管理模式優化探析

劉曉明

摘 要：常見的人事檔案管理工作主要包括書面、電子數據等形式，其功能是記載社會發展資料，人民群眾個人信息，為社會建設提供理論基礎。本文通過對中學教職工人事檔案管理意義分析，探討了優化管理模式的方式方法，希望借此提高中學教職工人事檔案管理技術水平，加強檔案利用率。

關鍵詞：中學;教職工;人事檔案;管理模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.066

在傳統中學教職工人事檔案管理工作中，部分管理者對檔案管理意識較差，沒有認識到檔案管理的重要性，工作態度極其敷衍。缺乏一個健全的檔案管理制度，經常發生檔案數據泄露事件，且檔案管理人員水平有限，對專業人員培養較為匱乏，無法高效地進行人事檔案信息利用工作。

1 中學教職工人事檔案管理研究意義

中學教職工人事檔案管理主要分為兩方面，即以是否納入檔案室為區分標準，分為整合管理與自由管理兩種模式。其中，自由管理就是中學教職工人事檔案不納入檔案室，由人事部門工作人員直接進行管理的檔案管理模式;而整合管理是將中學教職工人事檔案統一整合到檔案室中，由專業人員進行指導的檔案管理模式。作為一項專業性較強的工作，中學教職工人事檔案管理的工作環節較多，相關業務比較繁雜，但其在優化人員管理模式，合理利用人力資源等方面，都具有顯著意義。在中學人事部完善人事檔案管理后，可減少負責人事檔案管理機構的工作人員，將資源用于人事檔案制度的現代化建設中。強化人員管理質量，確保中學教職工人事檔案管理工作職能的有效發揮，促進學校的和諧、穩定發展。

2 中學教職工人事檔案管理模式優化探討

2.1 強調法規作用

在中學教職工人事檔案管理工作開展過程中，相關人員要做好一線調研工作，掌握最新的人事檔案數據，全面了解各年級教師的具體情況。教職工人事檔案管理作為中學綜合管理的重要組成部分，其對于提高中學教學質量有著不可替代的作用。根據國家教委發布的《高等學校檔案實體分類法》中的相關內容，明確各級人事檔案的分類編號及處理措施。通過對《高等學校檔案管理辦法》中的規定研究，結合中學的實際教學情況，逐步完善各項規章制度，提高法律法規在中學教職工人事檔案管理中的指導作用[1]。

制定檔案管理條例，使管理者與基層教職工都能認識到人事檔案管理的重要性，積極配合檔案管理人員進行工作。檔案管理人員要明確自己的工作范疇，根據《檔案法》將有關數據進行細致、合理化分配，保證教職工檔案的實際應用意義。全面系統地分析各種反饋信息，控制檔案信息管理規章制度要求，增強信息利用率，加強與各部門之間的溝通，實現檔案資源的合理化應用。擴大檢索工具的研發力度，編制多種檢索工具，提高教職工人事檔案管理工作的服務質量。

2.2 革新管理體制

一個健全的管理體制，是實現中學教職工人事檔案管理工作有條不紊進行的重要基礎，在信息化高速發展的時代背景下，人事檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關資料，并通過對相關數據的分析進行實際應用。為此，要制定更為詳細的中學教職工人事檔案管理條例，合理規劃檔案的分類以及用途、種類，實現人事檔案的高效化整理與使用。但在傳統管理體制的影響下，人事檔案管理工作往往停留在“收集”階段，對人員檔案的利用率不高。應建立檔案信息數據交流平臺，各部門依托交流平臺，實現人事檔案數據的傳遞交流工作，做到中學人力、物力、財力的規模化利用，提高人事檔案資源利用率。落實教職工人事檔案管理責任制度，建立專門的人事檔案管理室，設置檔案信息數據網絡防火墻，定期進行檔案儲存計算機的殺毒、清理、升級、更新等工作，保證計算機的正常運行狀態。一旦檔案數據保管工作出現了問題，要在第一時間內聯系到相關負責人，并進行相應的補救措施，杜絕由于工作人員反應過慢，而造成的數據泄露等情況。

我國中學教職工人事檔案管理模式發展起步較晚，相關建設還不夠完善，正處在不斷探索和深化發展過程中。目前多數中學的人事檔案管理，都是基于目錄級別的管理制度，缺乏完善的信息化數據庫。隨著現代科技的不斷發展，中學人事部門應該制定人事檔案信息化管理制度，利用信息化軟件，在每學年度對教職工人事信息進行采集整理。并根據統計內容，及時更新學校網站上的教職工人員信息，設置訪問權限，避免人事檔案被惡意竊取。學校要加強對教職工人事檔案的安全監管，采用動態化管理模式，為日后人事檔案的管理和使用提供保障[2]。

2.3 培養管理認知

在中學教職工人事檔案管理過程中，應提高各級教師對于人事檔案管理的重要性認知，規范相關管理制度，發揮教職工人事檔案管理工作的實際意義。堅持正確的人事檔案信息管理理念，要依據實際情況，整合檔案信息資源，設定不同的管理內容及應盡責任義務。切實提高教職工對于檔案管理工作的重視程度，擺正管理人員工作態度，主動適應新時代發展，全面提升中學教職工人事檔案管理工作的影響力度。此外，應加強對教職工信息檔案的利用，注重“以人為本”的工作理念。在檔案數據收集過程中，應做到人事數據信息應收盡收，合理分檔，加強對相關檔案的管理保護工作。強化人事檔案管理人員對于手工任務和電子信息的協調利用，做好檔案管理的紙質與信息化管理雙重任務，對每份檔案信息進行資料備份，最大程度發揮教職工人事檔案管理的數字化應用效率。

2.4 培養技術水平

網絡化時代背景下，中學通常配有數字化與網絡化的基礎檔案管理設施，如何發揮教職工人事檔案管理人員的專業能力以及文化素養，是提高檔案管理工作效率的重要方法。隨著現代科技的高速發展，以及信息統計收集模式的不斷革新，人事檔案管理涉及的知識含量越來越多，與之相關的信息面越來越廣，這對檔案管理人員的專業技術水平是一個不小的考驗。要充分發揮人事檔案管理的現代化條件，在具備一定管理經驗的基礎上，深入了解電子信息技術，全面掌握教職工人事檔案現代化管理手段。

中學領導應具備長遠的戰略眼光，不僅要考慮當下的人事檔案需求，更要建立覆蓋整個教學活動的教職工人事檔案管理信息庫。重視對檔案管理人員的職業技能培養力度，構建完善的培訓體系。定期進行人事檔案管理人員的專業素質培訓，加強檔案管理人員隊伍建設，提高業務水平，主動適應新時代發展，全面提升檔案管理工作。通過對專業技術能力的不斷學習、了解，充分掌握現代化人事檔案管理科學技術手段，在實際工作過程中，將數字化與網絡化技術應用出來，提高中學教職工人事檔案管理效率。

3 結論

就當下而言，中學教職工人事檔案管理工作的基礎任務，是推進工作制度化改革，加強對檔案管理工作的宣傳力度，理解其對學校現代化發展的實際意義。管理人員要及時發現日常工作過程中存在的問題，采取相應措施進行解決。合理解決人力、物力、財力的調控問題，改善管理條件，優化人事檔案管理制度。

參考文獻

[1]汪艷梅.地質檔案精細化管理服務信息化建設與實踐——以內蒙古地質檔案館為例[J].西部資源，2020（02）：186-188.

[2]吳志杰.企業文件與檔案管理體系的轉型與發展——《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》書評[J].北京檔案，2020（04）：38-41.