中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化探析

劉曉明

摘 要：常見的人事檔案管理工作主要包括書面、電子數(shù)據(jù)等形式，其功能是記載社會(huì)發(fā)展資料，人民群眾個(gè)人信息，為社會(huì)建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。本文通過對(duì)中學(xué)教職工人事檔案管理意義分析，探討了優(yōu)化管理模式的方式方法，希望借此提高中學(xué)教職工人事檔案管理技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案利用率。

關(guān)鍵詞：中學(xué);教職工;人事檔案;管理模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.066

在傳統(tǒng)中學(xué)教職工人事檔案管理工作中，部分管理者對(duì)檔案管理意識(shí)較差，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，工作態(tài)度極其敷衍。缺乏一個(gè)健全的檔案管理制度，經(jīng)常發(fā)生檔案數(shù)據(jù)泄露事件，且檔案管理人員水平有限，對(duì)專業(yè)人員培養(yǎng)較為匱乏，無法高效地進(jìn)行人事檔案信息利用工作。

1 中學(xué)教職工人事檔案管理研究意義

中學(xué)教職工人事檔案管理主要分為兩方面，即以是否納入檔案室為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，分為整合管理與自由管理兩種模式。其中，自由管理就是中學(xué)教職工人事檔案不納入檔案室，由人事部門工作人員直接進(jìn)行管理的檔案管理模式;而整合管理是將中學(xué)教職工人事檔案統(tǒng)一整合到檔案室中，由專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)的檔案管理模式。作為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，中學(xué)教職工人事檔案管理的工作環(huán)節(jié)較多，相關(guān)業(yè)務(wù)比較繁雜，但其在優(yōu)化人員管理模式，合理利用人力資源等方面，都具有顯著意義。在中學(xué)人事部完善人事檔案管理后，可減少負(fù)責(zé)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，將資源用于人事檔案制度的現(xiàn)代化建設(shè)中。強(qiáng)化人員管理質(zhì)量，確保中學(xué)教職工人事檔案管理工作職能的有效發(fā)揮，促進(jìn)學(xué)校的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

2 中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化探討

2.1 強(qiáng)調(diào)法規(guī)作用

在中學(xué)教職工人事檔案管理工作開展過程中，相關(guān)人員要做好一線調(diào)研工作，掌握最新的人事檔案數(shù)據(jù)，全面了解各年級(jí)教師的具體情況。教職工人事檔案管理作為中學(xué)綜合管理的重要組成部分，其對(duì)于提高中學(xué)教學(xué)質(zhì)量有著不可替代的作用。根據(jù)國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的相關(guān)內(nèi)容，明確各級(jí)人事檔案的分類編號(hào)及處理措施。通過對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的規(guī)定研究，結(jié)合中學(xué)的實(shí)際教學(xué)情況，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高法律法規(guī)在中學(xué)教職工人事檔案管理中的指導(dǎo)作用[1]。

制定檔案管理?xiàng)l例，使管理者與基層教職工都能認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，積極配合檔案管理人員進(jìn)行工作。檔案管理人員要明確自己的工作范疇，根據(jù)《檔案法》將有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致、合理化分配，保證教職工檔案的實(shí)際應(yīng)用意義。全面系統(tǒng)地分析各種反饋信息，控制檔案信息管理規(guī)章制度要求，增強(qiáng)信息利用率，加強(qiáng)與各部門之間的溝通，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理化應(yīng)用。擴(kuò)大檢索工具的研發(fā)力度，編制多種檢索工具，提高教職工人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

2.2 革新管理體制

一個(gè)健全的管理體制，是實(shí)現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案管理工作有條不紊進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，在信息化高速發(fā)展的時(shí)代背景下，人事檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關(guān)資料，并通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用。為此，要制定更為詳細(xì)的中學(xué)教職工人事檔案管理?xiàng)l例，合理規(guī)劃?rùn)n案的分類以及用途、種類，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效化整理與使用。但在傳統(tǒng)管理體制的影響下，人事檔案管理工作往往停留在“收集”階段，對(duì)人員檔案的利用率不高。應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，各部門依托交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的傳遞交流工作，做到中學(xué)人力、物力、財(cái)力的規(guī)模化利用，提高人事檔案資源利用率。落實(shí)教職工人事檔案管理責(zé)任制度，建立專門的人事檔案管理室，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期進(jìn)行檔案儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)的殺毒、清理、升級(jí)、更新等工作，保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行狀態(tài)。一旦檔案數(shù)據(jù)保管工作出現(xiàn)了問題，要在第一時(shí)間內(nèi)聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人，并進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)救措施，杜絕由于工作人員反應(yīng)過慢，而造成的數(shù)據(jù)泄露等情況。

我國中學(xué)教職工人事檔案管理模式發(fā)展起步較晚，相關(guān)建設(shè)還不夠完善，正處在不斷探索和深化發(fā)展過程中。目前多數(shù)中學(xué)的人事檔案管理，都是基于目錄級(jí)別的管理制度，缺乏完善的信息化數(shù)據(jù)庫。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，中學(xué)人事部門應(yīng)該制定人事檔案信息化管理制度，利用信息化軟件，在每學(xué)年度對(duì)教職工人事信息進(jìn)行采集整理。并根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，及時(shí)更新學(xué)校網(wǎng)站上的教職工人員信息，設(shè)置訪問權(quán)限，避免人事檔案被惡意竊取。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)教職工人事檔案的安全監(jiān)管，采用動(dòng)態(tài)化管理模式，為日后人事檔案的管理和使用提供保障[2]。

2.3 培養(yǎng)管理認(rèn)知

在中學(xué)教職工人事檔案管理過程中，應(yīng)提高各級(jí)教師對(duì)于人事檔案管理的重要性認(rèn)知，規(guī)范相關(guān)管理制度，發(fā)揮教職工人事檔案管理工作的實(shí)際意義。堅(jiān)持正確的人事檔案信息管理理念，要依據(jù)實(shí)際情況，整合檔案信息資源，設(shè)定不同的管理內(nèi)容及應(yīng)盡責(zé)任義務(wù)。切實(shí)提高教職工對(duì)于檔案管理工作的重視程度，擺正管理人員工作態(tài)度，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，全面提升中學(xué)教職工人事檔案管理工作的影響力度。此外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教職工信息檔案的利用，注重“以人為本”的工作理念。在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，應(yīng)做到人事數(shù)據(jù)信息應(yīng)收盡收，合理分檔，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的管理保護(hù)工作。強(qiáng)化人事檔案管理人員對(duì)于手工任務(wù)和電子信息的協(xié)調(diào)利用，做好檔案管理的紙質(zhì)與信息化管理雙重任務(wù)，對(duì)每份檔案信息進(jìn)行資料備份，最大程度發(fā)揮教職工人事檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用效率。

2.4 培養(yǎng)技術(shù)水平

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代背景下，中學(xué)通常配有數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)檔案管理設(shè)施，如何發(fā)揮教職工人事檔案管理人員的專業(yè)能力以及文化素養(yǎng)，是提高檔案管理工作效率的重要方法。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，以及信息統(tǒng)計(jì)收集模式的不斷革新，人事檔案管理涉及的知識(shí)含量越來越多，與之相關(guān)的信息面越來越廣，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平是一個(gè)不小的考驗(yàn)。要充分發(fā)揮人事檔案管理的現(xiàn)代化條件，在具備一定管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，深入了解電子信息技術(shù)，全面掌握教職工人事檔案現(xiàn)代化管理手段。

中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，不僅要考慮當(dāng)下的人事檔案需求，更要建立覆蓋整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的教職工人事檔案管理信息庫。重視對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能培養(yǎng)力度，構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系。定期進(jìn)行人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，全面提升檔案管理工作。通過對(duì)專業(yè)技術(shù)能力的不斷學(xué)習(xí)、了解，充分掌握現(xiàn)代化人事檔案管理科學(xué)技術(shù)手段，在實(shí)際工作過程中，將數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用出來，提高中學(xué)教職工人事檔案管理效率。

3 結(jié)論

就當(dāng)下而言，中學(xué)教職工人事檔案管理工作的基礎(chǔ)任務(wù)，是推進(jìn)工作制度化改革，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，理解其對(duì)學(xué)校現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際意義。管理人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常工作過程中存在的問題，采取相應(yīng)措施進(jìn)行解決。合理解決人力、物力、財(cái)力的調(diào)控問題，改善管理?xiàng)l件，優(yōu)化人事檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)

[1]汪艷梅.地質(zhì)檔案精細(xì)化管理服務(wù)信息化建設(shè)與實(shí)踐——以內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案館為例[J].西部資源，2020（02）：186-188.

[2]吳志杰.企業(yè)文件與檔案管理體系的轉(zhuǎn)型與發(fā)展——《數(shù)據(jù)時(shí)代面向知識(shí)共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》書評(píng)[J].北京檔案，2020（04）：38-41.