電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的運用探討

摘 要：隨著我國退役軍人的數(shù)量不斷增長，對退役軍人的檔案管理難度也不斷增加，有效解決退役軍人的安置問題成為重點內(nèi)容。從整體來看，我國對退役軍人的安置政策相對完善，絕大多數(shù)的退役軍人都能夠得到相關(guān)的補貼，但是仍然存在部分退役軍人由于受到各種因素的影響，退役軍人的檔案管理工作混亂，從而導致退役軍人無法享受到有關(guān)的優(yōu)惠扶持政策。本文通過對電子檔案管理技術(shù)在退役軍人檔案管理中的具體應(yīng)用進行分析，實現(xiàn)對信息化時代下，退役軍人檔案管理模式的有效創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：退役軍人;電子檔案;檔案管理;創(chuàng)新;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.094

軍隊是維護國家安全的基礎(chǔ)力量，為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)揮著巨大作用，同時也為維護廣大人民群眾安居樂業(yè)做出了巨大貢獻。長期以來，國家對退役軍人安置工作十分重視，各地方通過各種退役軍人安置政策的落實，實現(xiàn)對退役軍人生活的保障。在此進行中，對退役軍人的檔案管理工作作為重點內(nèi)容，隨著信息化時代的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，電子檔案管理成為當前主要應(yīng)用的檔案管理方式。

1 現(xiàn)階段退役軍人檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理的主體混亂

現(xiàn)階段，我國部分地區(qū)仍然存在著對退役軍人的檔案管理工作主體混亂的現(xiàn)象發(fā)生，包括民政部門、組織部門以及部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)單位都能夠?qū)ν艘圮娙藱n案進行接收，并進行對退役軍人的檔案存放與管理工作。這就導致很難對同一地區(qū)的所有退役軍人進行統(tǒng)一管理，退役軍人要想找到自己的檔案，通常情況下要反復奔走于多個部門才能夠找到自己的檔案資料。一旦檔案保存不得當，則會導致檔案丟失，給退役軍人造成巨大麻煩。

1.2 對檔案資料的管理不當

絕大多數(shù)的退役軍人都是來自農(nóng)村地區(qū)，退役后，這部分人群則會選擇回家務(wù)農(nóng)或進城外出打工，這就涉及了檔案的轉(zhuǎn)接工作如何進行，當檔案移交給當?shù)孛裾块T后，一旦失去了與當?shù)貦n案部門的聯(lián)系，或退役軍人的信息變化并沒有及時前往檔案部門進行信息更改，則會導致后期對自己檔案資料調(diào)用時，檔案內(nèi)容出現(xiàn)偏差。此外，在不同部門之間對退役軍人進行檔案傳遞時，可能會出現(xiàn)檔案交接不仔細或存放不妥善等問題，很容易造成檔案丟失或損壞等問題，直接對退役軍人的檔案管理工作造成影響。

1.3 對退役軍人檔案管理的認識度不足，宣傳力度不到位

退役軍人作為一個特殊群體，雖然退役后同樣也是作為一名普通的社會群眾，但是會享受到很多國家對退役軍人的扶持與優(yōu)惠政策，因此對退役軍人的檔案管理工作尤為重要，一旦出現(xiàn)又遇到對檔案的重視程度不足，沒有將檔案及時進行轉(zhuǎn)接，則會導致退役軍人無法享受到國家的有關(guān)優(yōu)惠和照顧政策。

2 加強電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的應(yīng)用

2.1 完善退役軍人的電子信息管理系統(tǒng)

黨的十九大中，通過對國務(wù)院機構(gòu)進行改革，已經(jīng)設(shè)置了退役軍人事務(wù)部，主要負責對退役軍人的各項管理工作的落實，有效保障退役軍人的合法權(quán)益。同時，我國也不斷促進各項退役軍人綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)，因此，通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，利用大數(shù)據(jù)庫不斷完善退役軍人的電子檔案，實現(xiàn)信息管理平臺的合理構(gòu)建，能夠有效實現(xiàn)退役軍人的檔案管理。

在此平臺的建設(shè)與推進過程中，能夠有效解決退役軍人的檔案資料的主體管理混亂的問題，同時也有助于對各項信息的精準發(fā)布與傳達，為退役軍人提供更高效的各項服務(wù)，其中主要包括就業(yè)培訓、政策咨詢以及福利待遇等。除此之外，通過電子檔案的建立，能夠有效避免由于傳統(tǒng)檔案材料的傳遞過程中所出現(xiàn)的丟失或損壞等問題，實現(xiàn)對檔案信息資料的高效存儲與管理，為退役軍人的各項利益得到保障。

2.2 促進檔案管理模式的更新與完善

退役軍人檔案作為人事檔案中的一類，對退役軍人的檔案進行管理時同樣也應(yīng)當遵循人事檔案管理的基本模式進行。因此，當進行退役軍人檔案的調(diào)取時，盡量選用調(diào)取電子檔案，這種方式能夠有效確保退役軍人的紙質(zhì)版檔案能夠得到有效保護，避免出現(xiàn)紙張的查閱過程中出現(xiàn)遺失或破損等現(xiàn)象，同時也要求檔案管理部門加強對電子檔案的管理工作，有效落實對電子檔案的保密工作。因此，應(yīng)當定期對紙質(zhì)版檔案進行巡檢，要確保紙質(zhì)版檔案的完整性。與此同時，也要確保檔案室的環(huán)境適應(yīng)檔案的儲存要求。

2.3 強化對退役軍人檔案管理重要性的宣傳工作

退役軍人的檔案材料是證明退役軍人身份的材料，直接與退役軍人享受各項政策利益產(chǎn)生影響，因此應(yīng)當加強對退役軍人的檔案管理的重要性的宣傳。讓退役軍人首先了解到檔案接收、傳遞以及管理中的各項規(guī)定，從而有效降低退役軍人在進行有關(guān)檔案管理的手續(xù)辦理時的錯誤率，有效節(jié)約時間。因此，要求各級檔案管理部門應(yīng)當加強對退役軍人的綜合服務(wù)平臺的建立，通過對檔案管理的宣傳，來普及國家對退役軍人的安置和扶持力度，有效確保每一項優(yōu)惠政策能夠讓每一名退役軍人所享受。在大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案管理的運用，增強了對檔案信息的收集、整理和調(diào)取能力。因此通過對電子檔案的推廣，能夠有效為退役軍人提供合理的幫助。

3 實施退役軍人電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1 提高檔案管理的工作效率

隨著信息化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷被運用于檔案管理當中，能有效提高檔案管理的工作效率，同時也降低了檔案管理工作人員的工作強度，最大限度地提高了工作的效率和質(zhì)量。有助于工作人員對工作狀態(tài)的改變，增強工作積極性。

3.2 實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案資料的查缺補漏

在傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的整理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)有檔案資料不完整現(xiàn)象發(fā)生，則需要對檔案進行拆封填充整理，這就很難確保檔案的完整性。同時，在進行相關(guān)的整理工作時，很難再對檔案進行系統(tǒng)歸檔。而通過電子檔案的運用，為退役軍人進行檔案查詢提供了便利。當發(fā)現(xiàn)錯誤需要補充或更新時，能夠有效節(jié)約工作時間，同時也是對檔案質(zhì)量的有效保障，更強化了工作人員的業(yè)務(wù)能力。

3.3 電子檔案的保密工作體系更為完善

在過去的紙質(zhì)版檔案時期，對保密級別的檔案整理時，依舊能看見檔案中的部分內(nèi)容，并不能有效保障保密檔案的完全保密性。但是通過電子檔案的利用，沒有有關(guān)權(quán)限的人員并不能獲取該檔案文件，所以更有利于對檔案的保密工作落實，有效保障了退役軍人的個人資料。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國的科學技術(shù)水平也得到了不斷提高，推動了我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展。在此信息化時代的背景下，對電子檔案信息的運用是對傳統(tǒng)檔案管理模式最有效的創(chuàng)新。能夠為廣大退役軍人提供有效的就業(yè)安置、政策扶持等方面政策支持。因此有效提升了退伍軍人的檔案管理水平，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新具有很高的現(xiàn)實意義。要求政府的有關(guān)機關(guān)應(yīng)當不斷加強對退役軍人檔案管理智能化、信息化方向的建設(shè)與發(fā)展，實現(xiàn)對檔案管理工作的進一步優(yōu)化創(chuàng)新。

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作者簡介

李克男（1991-），男，漢族，本科，中級，現(xiàn)供職于通榆縣退役軍人服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。