論檔案現代信息化在醫院人事管理工作中的地位與作用

摘 要：隨著現今我國經濟的快速發展，醫院的發展水平也隨之不斷提升，科學技術的進步也使得信息化的管理逐漸的普及，加強信息化檔案的構建可以更好的管理醫院科室相關物資，不僅切實的提高了人事管理的效率，還有效的降低了人力資源的浪費。醫院科室具有非常龐大的醫療隊伍，只有做好相關的人事管理，才可以有效避免人員安排混亂的情況發生，否則是極其不利于醫院正常的人事安排，也切實的影響了醫院正常運行的效率。

關鍵詞：檔案;現代信息化;人事管理;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.100

1 檔案管理的重要意義

醫院的檔案不僅僅包括人事方面的資料，包含了醫院經營以來的所有信息，主要是指醫院在各類生產經營，以及經營活動當中對國家、社會，以及本醫院具有一定價值的歷史記錄，這種記錄可以使用文字、圖表、聲像等等形式進行記錄。一個醫院的長期健康的發展離不開做好醫院的檔案管理工作，檔案管理工作也是醫院管理工作非常重要的一個部分，可以有效的提高醫院的生產效率，有效的保障醫院的工作質量，也是有效維護醫院歷史面貌的一項重要的工作。對醫院檔案進行科學的管理，是可以作為衡量一個醫院管理水平的重要尺度，醫院的檔案記錄著醫院在發展當中的策略，以及各類的優秀成果，是醫院研究業績進程，以及制定未來科學發展方向的第一手資

料[1]。更可以幫助醫院進行科學的分析，更加有效的制定未來長期發展的方向，做好醫院的檔案管理工作，可以及時給醫院高層管理人員提供醫院的經營情況的資料，也可以更為準確的調整經營策略，為調整經營決策，提供具有支持性的證據。不僅如此，還可以幫助外界認準本醫院的經營成果，可以為醫院和外界合作奠定堅實的基礎。

2 目前醫院檔案管理工作所存在的問題

1）檔案管理時效性較低。目前醫院的檔案管理工作存在時效性低的問題，檔案資料是一個醫院決定發展決策以及轉型的重要參考依據。在一個新常態的發展下，醫院的面臨的是要快速的轉型升級，然而低時效性的檔案管理，以及不規范的醫院檔案管理的方式，不能為醫院的快速轉型提供有效的幫助和支持。對于檔案時效性的管理，嚴重的影響著醫院檔案的價值，要保障醫院的時效性，只有這樣才可以讓醫院的檔案管理工作發揮出積極的作用，更好的服務于醫院發展。

2）安全意識較低。醫院的檔案管理部門存在著一系列的問題，其中主要包括人員流動性大、人員專業素養參差不齊的問題。并且醫院的檔案管理的工作人員非常的缺乏安全保密意識，對于醫院的一些電子版的檔案資料來說，電子版檔案資料由于無法使用規范的程序加以儲存和保存，以及現今互聯網的開放性特點，這非常容易使得其他醫院從網上的一些非法途徑獲取到相關資料，這是非常不利于醫院的良性發展的。

3）檔案管理知識不充足。醫院給予檔案室以及檔案管理人員非常少的預算，沒有充足的預算對相關人員進行系統性的培訓，或者是外出參加培訓。檔案管理人員只能自身不斷提高本身的專業素養，不斷提升自身檔案管理的專業水準。有許多醫院的檔案管理人員不能很好的界定檔案，極其缺乏專業知識，這直接導致檔案的管理魚龍混雜，不能及時在需要相關檔案的時候找到，這樣的管理是存在著極大的弊端的，是一種無效的檔案管理。

3 提高檔案管理工作有效性的策略

1）加強電子檔案的有效保管。醫院對于電子檔案的管理，有著一定的不穩定性，由于電子檔案的儲存介質極易受到環境因素的影響，例如磁場、溫度、濕度等等因素。除此以外，電子文件本身還極其容易受到計算機病毒，又或者電腦黑客的破壞，使得電子檔案內容流失[2]。所以醫院對于電子檔案的管理必須建造專用的儲存庫房，以及檔案柜進行電子檔案的存放，并且需要配備具有專業性的電子檔案機房，以及安全性較高的電腦設備。還需要使用一次性的寫入光盤，光盤的儲存效果，比磁盤、磁帶以及硬盤更具有穩定性，光盤是具有只讀性的，并且有著防蟲、防塵、以及防磨損、防震動的性能，可以良好的對信息進行保存。

2）加強醫院的網絡安全的管理。要切實的對檔案平臺進行網絡上的管理，網絡檔案平臺的瀏覽需要驗證用戶信息、輸入調閱口令，還需要設定一些限制訪問和閱讀權限。除此以外，還需要對電腦設備進行一定防毒殺毒高級軟件的安裝，建立起穩定的防火墻來防止病毒和黑客，對醫院電子檔案的破壞。還需要有效的采用鑰匙管理等一些先進的兒科學技術，有效的保障醫院網絡管理的有效性，不同的工作人員對于查閱的權限要進行設定，并且要實時的監控查閱人員的網絡瀏覽動態，切實防止電子檔案被一些不法人員進行篡改，而造成了不可挽回的損失。

3）完善設施，有效加大軟硬件的建設。硬件上，醫院相關部門要切實的按照檔案管理的要求，配備數量足夠的檔案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同時還需要購進一系列的必要設施，例如防盜門窗、吸塵器、滅火器等等設施，針對軟件方面，首先要做到加強對于檔案信息化的建設，要保障醫院有足夠的信息化設備。對于醫院的文件材料都需要進行電子存檔，要及時對往年的檔案進行掃描錄入，這可以有效的為醫院外來的檔案信息化進程奠定基礎。還需要配備由國家檔案局或者是省檔案局統一開發的檔案管理軟件，這可以讓醫院電子檔案的管理更加的規范、科學，也可以高效的利用到電子

檔案。

4 設立信息化管理的有關機制

有些醫院對檔案進行信息化管理是十分復雜的。也因此，設立正確而高效的管理機制是十分有必要的，否則，在短期會影響醫院的利潤與業績，從長遠看，這對于醫院長久發展十分不利[3]。而醫院切記不能將別人的管理模式照抄照搬，應該根據公司特點和市場情況，制定符合醫院自身發展的相關機制。要健全檔案保密的機制，確保檔案的安全性是重中之重，醫院應該在有關領域下大功夫。不僅如此，醫院應該建立起一個大的框架，在這個大的框架內進行補充。醫院應該明確相關的細節，建立一系列相應的制度。檔案部門應該合理分配工作與任務。對相關人員操作的管理、系統定期維護、設備及時進行更新、人員的流動這些都是醫院領導者應該深思熟慮的問題。醫院的最終目的就是要提升大幅檔案的管理效率，以此間接推動醫院良性健康的發展。檔案管理出現一系列問題是十分正常的，相關人員應當及時發現問題、進而分析問題、最后解決問題，這才是正確的方式。除此以外，有關部門應當及時建立人員考核制度、激勵人員的制度、有關的監督制度。通過有關制度的建立來規范相關從業人員的行為，進而團隊效應變得明顯，最終使得醫院信息化管理檔案工作不斷的發展，不斷為醫院提供動力。

5 不斷提升檔案管理人員的素質是十分重要的

在新時代下，有關醫院不僅僅要對設備進行更新換代，提升硬件設備，但更重要的是提升相關技術人員的技術能力進而要打造一支優秀的檔案管理隊伍。要提升人員的整體素質，可以通過選拔來篩選相關人才。

6 結束語

醫院的人事檔案管理，是目前醫院有效管理人員的重要方式，通過信息化檔案的管理，不僅有效的規范了醫院人員的管理，更重要的是推動了醫院運行的效率，信息檔案的構建切實的順應了時代的趨勢，為醫院的發展作出了良好的保障。

參考文獻

[1]程芳.人事檔案信息化在醫院人力資源管理中的作用[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013.

[2]溫小玲.人事檔案在醫院人力資源管理中的作用[J].中國醫藥指南，2009，7（019）：8-10.

[3]甘苗.如何發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].企業改革與管理，2017，000（014）：70.

作者簡介

何曉文（1985-），男，漢族，廣東肇慶人，助理館員，本科，肇慶醫學高等專科學校附屬醫院，研究方向：檔案系列。