大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化研究

崔旭東 王丹

摘 要：信息化社會下，企業(yè)加快檔案信息化建設是未來的發(fā)展趨勢，企業(yè)要給予其高度的重視，認識并明確檔案信息化在企業(yè)進一步發(fā)展中的作用和地位，在最大程度上實現(xiàn)企業(yè)管理工作的高效化、智能化，反過來節(jié)約企業(yè)時間和人力成本。同時要加大對企業(yè)檔案信息的研發(fā)力度，充分挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價值，為企業(yè)檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務。本文就大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設進行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.121

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中積累了大量的紙質(zhì)文件與電子文檔，檔案管理部門負責整理與存儲。而這些資源對企業(yè)十分重要，信息重復性使用度較高，所以檔案管理工作較為繁瑣。檔案信息化使檔案保存與使用更加便捷與安全，極大地方便了檔案管理人員的操作。所以，大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)需積極重視檔案信息化建設，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實提升企業(yè)檔案管理水平，推動企業(yè)健康高效發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息化建設的意義

經(jīng)濟的發(fā)展給予了企業(yè)廣闊的發(fā)展空間，但也加劇了企業(yè)間的挑戰(zhàn)，因而，在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)后，如何利用新技術(shù)提高自身工作效率，創(chuàng)造新的發(fā)展機遇，進而實現(xiàn)企業(yè)的進一步發(fā)展成為企業(yè)主要思考的問題。在這種背景下，部分企業(yè)開始了檔案信息化建設之路，并取得了不小的成果，事實上，從企業(yè)方面看，檔案信息化建設不僅能為企業(yè)提供豐富的信息資源，能為人力資源部門的工作提供依據(jù)，還能夠協(xié)助企業(yè)做好崗位安排，充分發(fā)揮員工的潛能，幫助他們實現(xiàn)自己的人生價值。除此之外，通過檔案信息化建設，企業(yè)也可以切實提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時間的投入。

2 企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

2.1 企業(yè)檔案信息化建設重視不夠

當前，大部分企業(yè)尚未開始檔案信息化建設，究其根本原因還是部分企業(yè)沒有認識到檔案信息化的價值，簡單將其歸于以智能技術(shù)代替人力進行檔案的整理、歸檔和存儲工作，認為這項工作并沒有給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，因而覺得進行檔案信息化可有可無甚至根本就不必要。這種想法影響了檔案信息化建設進程，造成相關(guān)企業(yè)對檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業(yè)雖然開始了檔案信息化建設，但卻將其定位為一個部門的職責，造成檔案信息化建設缺乏相應的配合，實際工作開展較為困難，缺乏有利的環(huán)境和措施配套。

2.2 企業(yè)檔案管理的制度不完善

企業(yè)檔案管理的制度不完善，也沒有相應的新體制幫助檔案信息化管理在實際應用中發(fā)揮出效果。多數(shù)企業(yè)在網(wǎng)絡系統(tǒng)與平臺的建設下，系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性有所欠缺，部門間協(xié)調(diào)度不高，導致檔案資源傳遞不及時，在編錄時出現(xiàn)信息不準確及不完整的情況，缺少管理制度的規(guī)范，甚至影響檔案管理的效率。

3 大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化途徑

3.1 強化檔案信息化管理意識

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)等新興技術(shù)的逐漸崛起，越來越多的企業(yè)逐漸意識到檔案管理與信息化技術(shù)融合的重大戰(zhàn)略意義。首先，開展科學合理的信息化建設能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡化檔案管理程序，減輕相關(guān)人員的工作量，降低該項工作對人力資源的依賴性，實現(xiàn)檔案的高效管理。盡管我國現(xiàn)階段檔案管理信息化建設仍處于起步階段，但是各大企業(yè)的管理層人員應強化企業(yè)內(nèi)部人員的檔案信息化管理意識，培養(yǎng)工作人員正確的思維模式，讓其迅速從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理切換到信息化檔案管理工作中。除此之外，企業(yè)要對管理人員的信息化水平進行嚴格審核，確保人員具備創(chuàng)新檔案管理工作的能力。同時，安排人員定期對信息化檔案管理的相關(guān)設備進行檢測，確保其能夠以穩(wěn)定的狀態(tài)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錄入與檢索，保證檔案信息的完整性和真實性，幫助企業(yè)早日實現(xiàn)檔案信息化建設的目標。

3.2 完善檔案信息化管理系統(tǒng)與制度

企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代不斷改革，檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，所以檔案信息管理系統(tǒng)就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，需設置多種儲存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質(zhì)文件，網(wǎng)絡中實現(xiàn)雙重備份，系統(tǒng)中實現(xiàn)資源共享，使檔案的查閱與使用更加便利。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業(yè)需根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展方向，積極學習其他優(yōu)秀企業(yè)的先進管理經(jīng)驗，在積極整理內(nèi)部資源后，建立嚴格的檔案信息化管理制度，建立由企業(yè)高管直接管理的檔案管理部門，促使檔案管理部門有充足的資源保障及權(quán)限，日常管理中還需不斷完善管理制度。不斷完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)與制度，檔案管理人員可利用計算機處理繁瑣的工作，減輕人員負擔，提高了企業(yè)內(nèi)部運行效率，幫助企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案信息化建設除了電腦、計算機、掃描儀等電子設備外，還需要相應的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)人才，為此，企業(yè)要想建立一個較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財力，如通過聘請專業(yè)人才或通過加強與科技公司的合作，根據(jù)企業(yè)實際需要開發(fā)出符合企業(yè)發(fā)展的檔案管理軟件，為檔案管理工作的運行提供相應的技術(shù)支撐。除此之外，企業(yè)還要創(chuàng)新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個部門職責的錯誤觀念加以轉(zhuǎn)變，在各個部門內(nèi)樹立檔案管理意識，進而為檔案管理工作創(chuàng)造一個有利的環(huán)境。

3.4 提高安全意識，強化企業(yè)檔案安全管理

檔案信息化建設雖然可以加強各部門之間的聯(lián)系，提高工作效率，但由于我國網(wǎng)絡環(huán)境魚龍混雜，安全隱患較多，因而，企業(yè)在進行檔案信息化建設工作時，要強化安全意識，并構(gòu)建相應的安全監(jiān)督體系，可以通過聘請專門的計算機人才開展檔案信息化系統(tǒng)安全性的定期檢查和更新，加強管理系統(tǒng)的安全性。有條件的企業(yè)，還可以通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)將企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)隔開，提高系統(tǒng)對非法入侵的防范力。

3.5 加強檔案信息化管理人才的建設

企業(yè)的檔案信息化管理，是需要人員操作才能實現(xiàn)的，所以必須要加強信息技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化檔案管理工作需要較高的工作素養(yǎng)，能熟練地操作檔案管理軟件，能在眾多檔案中迅速地找到要用的資料與文件等，還能對檔案資源進行科學地整合。企業(yè)需要適當提高薪資福利，建立相應的激勵機制與公平競爭機制，吸引年輕人，招攬專業(yè)人才，組建復合型管理人才隊伍，針對當前的軟件開發(fā)、硬件與網(wǎng)絡維護、信息資源建設、管理操作系統(tǒng)以及檔案處理等多個方面，培養(yǎng)相應的專業(yè)技術(shù)人才。

4 結(jié)束語

由此可見，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)展開檔案信息化建設已經(jīng)是大勢所趨。檔案信息化建設是一個動態(tài)的、復雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實際，分步實施，科學統(tǒng)籌，以多個部門的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設促進企業(yè)的信息化全面發(fā)展。

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