事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

劉雪媛

摘? 要：當(dāng)下許多事業(yè)單位都在進(jìn)行大量的改革活動(dòng)。這些活動(dòng)改革的最終目的就是促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步繁榮發(fā)展。事業(yè)單位要注重最基本檔案管理部門的素養(yǎng)提升。事業(yè)單位只有提高基層人們的專業(yè)工作素養(yǎng)，才能使得整個(gè)單位朝著更加繁榮的方向前進(jìn)。檔案管理人員是整個(gè)單位正常運(yùn)行的重要保障，只有這一階層的人員做好個(gè)人的本職工作，才能使得高層活動(dòng)正常進(jìn)行。本文將對事業(yè)單位檔案管理線下的現(xiàn)象以及改進(jìn)的策略進(jìn)行一系列的探析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

檔案的記錄彰顯了整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展過程。只有這一階層的人員將有關(guān)的記錄完整的保存在公司單位，才能使得整個(gè)事業(yè)的體系更加的完整。事業(yè)單位要注重培養(yǎng)相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要在開展培訓(xùn)的過程中，完善相關(guān)的管理制度，讓工作人員在規(guī)范的制度下做好上級部署的任務(wù)。此外，在新型科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下，管理人員要善于利用科學(xué)技術(shù)來提高自己的工作效率，以此來提升事業(yè)單位管理的質(zhì)量與可行性。

1培訓(xùn)專業(yè)人員，提高檔案管理力度

從事相關(guān)職業(yè)的人員需要擁有相當(dāng)高層次的專業(yè)素養(yǎng)，只有在這種前提的保障之下，整個(gè)單位的工作質(zhì)量才會(huì)得到保障。當(dāng)下許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員不注重基層人員的基本素養(yǎng)，使得事業(yè)單位最基層的工作都不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。而這一系列基礎(chǔ)活動(dòng)的拖欠都間接影響了下一步工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)人員要大力推進(jìn)相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)的開展，以此來提高整個(gè)檔案管理的力度與強(qiáng)度。

例如，當(dāng)下的事業(yè)單位要不斷提升檔案室人員尋找相關(guān)檔案信息的能力。事業(yè)單位的檔案管理分為多個(gè)層次。領(lǐng)導(dǎo)人員要從收集檔案，整理檔案，保管檔案以及統(tǒng)計(jì)檔案等各個(gè)方面為工作人員開展相應(yīng)的活動(dòng)，讓他們對每個(gè)部分的工作都深入了解。領(lǐng)導(dǎo)人員可以在招聘的過程中，選擇一些年紀(jì)較輕的人員可以在一定程度上保障工作人員的高知識水平。在開展培訓(xùn)的過程中，檔案整理人員要學(xué)會(huì)檔案的書寫與打印等工作。同時(shí)，在整理檔案的過程中，工作人員還要不斷加強(qiáng)對檔案室的安全管理。這些培訓(xùn)活動(dòng)不僅會(huì)提高管理人員的工作素養(yǎng)，而且還會(huì)提升他們的綜合能力，提高他們保存檔案的意識?？傊?，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，可以幫助事業(yè)單位的管理人員保證檔案的保密以及安全。在培訓(xùn)的過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員要著重強(qiáng)調(diào)查閱檔案的步驟，并讓相關(guān)的工作人員在日常生活中嚴(yán)格遵循培訓(xùn)步驟來進(jìn)行相關(guān)查閱活動(dòng)。

2完善相關(guān)制度，不斷規(guī)范檔案管理

每個(gè)事業(yè)單位都有自己一套獨(dú)立的管理體系。這些管理體系是保證公司正常運(yùn)營的基礎(chǔ)。如果公司內(nèi)的人員沒有正確規(guī)范的制度來約束，那么他們的工作生活一定是十分混亂的。制度起到了約束與管理的作用，它能夠督促人們規(guī)范自己的工作行為。在強(qiáng)有力的管理制度下，人們不僅能按時(shí)完成上級分配的任務(wù)，而且在用心工作的過程中，還能學(xué)到一定的專業(yè)知識。

例如，事業(yè)單位的管理人員要在檔案管理室的門口貼上相應(yīng)的規(guī)章制度，以此來約束工作人員的行為。領(lǐng)導(dǎo)人員要明確規(guī)定檔案的借取步驟。任何人不得以個(gè)人身份隨意查閱公司的機(jī)密文件。對于一些特別的查閱活動(dòng)，管理人員要做好記錄并保證記錄的真實(shí)性。此外，領(lǐng)導(dǎo)人員還要規(guī)定相關(guān)的工作人員一般不要借出檔案室的文檔，避免公司的機(jī)密暴露。更重要的一點(diǎn)，檔案管理人員還要注重檔案室的安全防范，避免一些不必要的安全隱患帶來的危害。而這也是完善相關(guān)制度中十分重要的一個(gè)部分。對于借出的檔案，管理人員要及時(shí)收回。一旦超過七天，管理人員就需要帶來借閱人員辦理一定的延期手續(xù)，以此來規(guī)范整個(gè)公司的規(guī)章制度。在歸還檔案時(shí)，管理人員要切實(shí)檢查檔案是否完整。這些活動(dòng)都需要相關(guān)的制度來督促。

3推進(jìn)科技管理，提升檔案管理質(zhì)量

在傳統(tǒng)的工作設(shè)備下，人們的工作效率是相當(dāng)?shù)拖碌摹．?dāng)下事業(yè)單位要善于應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，引入大量的先進(jìn)設(shè)備來減輕工作人員的工作負(fù)荷，并提高他們工作的效率。在先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用下，人們能夠了解到更寬廣的知識，從而為自己下一步的工作提供強(qiáng)而有力的知識支撐。在專業(yè)設(shè)備與知識的輔助下，人們不僅能夠提高自己的業(yè)績，而且還能不斷完善自己的綜合工作素養(yǎng)。

例如，檔案的分類和抽取就需要管理人員大量應(yīng)用一系列的科學(xué)設(shè)備，以此來促進(jìn)其工作效率的提升。領(lǐng)導(dǎo)人員要花費(fèi)大量的資金來改善公司的設(shè)備條件。檔案管理人員在電腦的配合下能夠在極短的時(shí)間內(nèi)尋找到相應(yīng)的檔案文件。所以電腦的大量應(yīng)用主要體現(xiàn)在節(jié)省時(shí)間上。除此之外，在電腦上工作人員還能夠接觸到大量與工作有關(guān)的技巧與方法等相關(guān)知識點(diǎn)。通過瀏覽這些頁面，工作人員能夠大大豐富其工作經(jīng)驗(yàn)?；鶎尤藛T的高效率工作能夠?yàn)橄乱徊降墓ぷ鏖_展節(jié)省很多的時(shí)間。這一系列的環(huán)節(jié)都為事業(yè)單位檔案的管理與裝訂供了很大的幫助。最后，工作人員還能夠利用電腦上的一些圖文與表格等直觀圖像來總結(jié)自己每部分的文檔內(nèi)容，以便于下次查詢。不論從哪個(gè)角度講，科學(xué)設(shè)備的引入都是好處多多的。

事業(yè)單位要認(rèn)識到提升自己地位的根本措施是要做好基層的工作。基層工作人員必須要將公司上下所有的檔案都整理完整。對于目前檔案管理中存在的問題，一些領(lǐng)導(dǎo)干部還要積極采取一系列的措施來改善并解決?？傊瑥娜藛T到制度再到管理三個(gè)方面同時(shí)進(jìn)行的相應(yīng)改革，對于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展有著很大的積極作用。各個(gè)階層的人員都要為公司的昌盛發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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