提升企業辦公室行政管理實效性策略

文/田冰（中南水務科技有限公司）

對于行政管理來講，其屬于一個企業日常管理工作中非常重要的組成內容，能夠對企業正常運行以及高效發展產生重要的影響。所以，在新時代，企業應給予辦公室行政管理工作改革以及創新足夠的重視，采用各種有效措施來不斷提升企業行政工作的管理實效性，促使企業辦公室行政管理工作不斷發展。對于行政管理實效性來講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質量以及工作效率，還能夠為企業節省各方面的資源，進而推動企業實現可持續發展。

一、企業辦公室的行政管理職責

（1）協助功能：對于企業辦公室行政管理工作來講，其呈現出非常強的協調作用。在企業實際運營發展的過程中，通常都需要各個部門以及各人員之間的協調發展，需要盡量避免各個部門或者各個人員之間產生沖突以及矛盾，使其能夠切實圍繞企業自身發展戰略目標不斷提供自身應有的服務。企業辦公室行政管理工作便能夠對此發揮出強有力的協調作用，其能夠通過對不同部門的任務以及職責的有效分析，利用行政管理手段對各個部門之間的關系進行調節以及及時作出有效溝通，進而為企業健康穩定運行發展提供一份保障。

（2）中樞功能：辦公室行政事務相關工作，在不同部門間可起到調節作用，發揮著中樞功能，對維持單位正常、穩定運轉具有重要作用，加強上級領導和不同部門間聯系。而辦公室作為信息傳達中轉站，在上級領導與各部門間建立了橋梁，提升了各個部門工作效率。

（3）督辦功能：辦公室行政事務類型較多，其中，對企業工作決策和落實情況，以及執行工作任務規范性記錄和監督，是其重要工作內容。同時，辦公室行政事務相關人員還應聽取各部門相關意見，并篩選出有效意見，為后續工作任務開展提供依據。

（4）服務功能：服務是辦公室行政事務中的基礎內容，這就要求辦公室人員，不僅要做好崗位本職工作，而且應增強自身服務意識，為相應工作任務以及各部門服務，滿足上下級溝通、工作開展等方面需求。

二、企業辦公室行政管理工作現狀

（一）各部門之間的協同性相對較差

對于企業辦公室行政管理工作來講，其實際開展的過程中需要企業內部各個部門以及各個工作人員積極有效配合、溝通以及合作才可以順利高效完成，所以企業辦公室行政管理工作并不是一個人以及一個部門能夠獨立完成的。從現狀來看，很多企業單位在實際開展行政管理工作的過程中，存在部分員工以及部門缺乏較為良好的協作能力，難以開展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識，在工作過程中出現問題時，往往容易出現互相推諉的現象，這使得辦公室行政管理工作質量以及效率難以得到有效提升，從而促使企業的管理成本在一定程度上不斷增加。

（二）人才短缺影響管理職能的發揮

企業辦公室是一個綜合事務平臺，它涉及的職能比較多，相對來說較復雜，不僅需要協調和多部門之間的工作聯系，還要肩負起文件管理、保密管理、會議記錄、監督、目標管理考核等工作職能。這對于員工的工作能力要求很高，既要有較強的業務能力還要有較高的綜合素質，但是目前部分企業對于這樣的人才比較缺乏。很多辦公室管理人員對工作缺乏熱情和主動性，很多事項的推進都比較被動，只是配合執行，員工缺乏積極進取和奮斗意識，需要多部門協作的事項很容易被擱置，處理完成耗時較久，這也造成了企業辦公室管理工作整體效率低下。

（三）行政辦公制度不夠完善

任何企業的部門都必須要有相應的規章制度，才能夠保證各個部門的工作得以順利高效地開展，從而更好地為企業服務。而管理制度的合理性以及完整性則是保證辦公室行政管理工作順利開展的一個重要條件。從現狀來看，部分企業在實際運行的過程中較為缺乏一個完整的行政辦公制度，這使得辦公室行政管理工作的實效性不高。甚至部分企業單位并沒有結合辦公室行政管理工作的性質來制定一個有別于其他部門的規章制度，所實行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對性，同時實用性以及操作性都不夠強，這對企業辦公室行政管理工作的高效開展產生了極為不利的影響。

（四）組織目標不明確

因被體制和政府決策所影響，一些企業跟不上市場改革創新的腳步，競爭意識不強，管理思想陳舊，企業結構不合理，層級管理比較單一，造成工作實效性比較低，無法保障經濟效益，甚至是連年虧損。由于組織目標不夠明確而造成的辦公室管理松散、效率低下等問題非常明顯，組織內部的監督管理流于表面，企業必須要給予足夠的重視。

三、提升企業辦公室行政管理實效性策略

（一）企業團隊的協作精神

企業辦公室的工作是復雜的，每個人的工作任務與責任不盡相同。協作工作可以由部分職員獨立完成，有些工作需要由大家共同完成。因此，我們應該注重培養辦公室團隊團結合作精神。只有良好的合作關系才能帶來最大的利益。其次，辦公室工作內容繁雜，比如上傳下達和收發工作。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常煩瑣任務，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰。同時，還需要加強專業知識的學習和掌握辦公室的工作技能，不僅要了解辦公室的基本業務知識，而且還需掌握公司的工作進展和當前關鍵任務，真正處理所有事務。

（二）建立健全辦公室行政管理制度

辦公室人員工作不嚴謹，主要與辦公室管理制度不完善有很大的關系，所以需要建立健全辦公室管理制度。對于一些事項進行明確規定和說明。對于違法亂紀的行為要進行嚴格處罰和懲治，對于表現較好的工作人員要進行表彰，適當給予現金獎勵等。制度建立之后要切實落實，完善監督舉報機制，加強工作人員之間的互相監督，保障新的辦公室管理制度能夠順利推行。要提高工作人員的整體素質，從思想上杜絕不良作風的出現，切實保障辦公室管理科學健康發展。

（三）加強對信息技術的應用

在信息化快速發展背景下，信息技術不斷應用于各個領域，提升了工作效率、管理水平，極大降低了工作強度，減少了工作失誤。因此，為減少煩瑣復雜工作對工作效率的影響，應重視對現代化先進信息技術的利用：

（1）應建立信息化行政事務管理系統，結合單位實際情況，適當加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機設備和網絡信息系統，最大程度上發揮自動化和智能化管理系統作用。

（2）適當強化信息技術應用力度，利用信息技術獲取更加有價值的信息，為領導進行決策提供更多信息支持。

（3）重視對創新型信息技術的利用，如推動公司內控管理中對釘釘等辦公軟件的應用，并加強對中交商旅、PC門戶、企業郵箱等信息軟件維護和應用，整合現有的資源，如建立數字檔案，從多個角度進行管理，如實物類、聲像類等，滿足工作的實際需求。

（4）根據實際需求，調整部門設置和人員關系，并做好OA、企業郵箱變更以及維護等工作，快速有效解決員工賬號申請、實際使用中出現的問題。

（四）明確企業管理目標

（1）對辦公室崗位進行精細化分工：辦公室各項任務與各個崗位必須詳細梳理，按照行政管理工作實際對崗位進行合理設置與細化分工，明確崗位職責，保證崗位職責不出現重疊現象，不同崗位工作銜接順暢，提高行政工作的實效性，全面提高行政管理工作的精細化水平。

（2）優化行政管理的工作流程：要想優化企業辦公室行政管理工作流程，則需要管理者能根據企業實際發展現狀，創新原有的工作模式和方法，對不符合現代化發展要求的內容進行剔除，并簡化信息數據的傳遞步驟，從而提高行政管理工作實效。

（3）完善監督考核體系：企業辦公室行政工作人員，在制定任務之后，還需要安排相關項目人員進行跟蹤檢查與落實，進而確保任務完成質量，避免漏掉每個小任務，及時發現任務中存在的問題并解決。此外，針對有經濟實力的企業，可以通過創設專業監督小組的方式，讓小組成員通過輪流值班的方式，保證任務完成質量，進而提高企業辦公室的工作效率。

五、結束語

綜上所述，企業辦公室行政事務管理人員，應進一步提升對本職工作內容的認知度，深刻認識到其對企業健康運轉的重要性，經常性地對自身工作進行反思，明確出現問題的原因，并通過問題分析，采用相應優化措施進行解決，在原有工作開展基礎上，不斷提升辦公室行政事務管理實效性，為企業穩定發展和有序運轉提供助力和支持。