如何做好新時期企業辦公室的公務接待工作

王紀成

摘要：公務接待是企業日常運行中的常態化工作之一，也是企業辦公室諸多業務中的重要一項。在接待上級領導、兄弟單位及合作意向伙伴的檢查、調研、交流時，一個企業的政治素養、企業文化、精神風貌往往會體現在公務接待上。尤其是當前新時期背景下，國家及企業上級部門對公務接待的標準及合規性等方面提出了更多更嚴格也更嚴肅的要求，使得如何做好公務接待工作已成為當下辦公室人必須要深入思考的重要問題。

關鍵詞：新時期：企業：公務接待工作

在新時期社會發展下，市場競爭越來越激烈，優勝劣汰的現象也越來越嚴重，各個企業之間為了能夠更好地發展，不被市場淘汰，就需要爭奪好的合作資源。因此，在新時代的發展背景下，公務接待就起到了越來越重要的作用，公務接待工作能夠促進企業與合作伙伴的交流。在公務接待活動中，公務接待工作情況間接展現公司文化與實力，所以，如何在新時代進一步完善公務接待工作需要仔細探究。

一、公務接待工作的概述

（一）公務接待工作的工作內容

公務接待是辦公室的工作范圍，通常用來企業單位迎接上級領導調研檢查和相關單位的交流洽談，為公務活動提供物質所需及其后勤保障等。做好公務接待工作能夠推動公務活動的順利進行，幫助企業與企業、企業與政府實現全方位的合作交流及有效溝通，有效促進彼此之間的業務合作與經濟發展[1]。

（二）企業辦公室公務接待工作的性質

企業辦公室的公務接待工作在其業務洽談中起著重要作用，能夠連接企業與合作企業之間的業務溝通交流，幫助協調工作，提供良好的公務接待服務，加強兩者之間的溝通了解。公務接待工作的協調性還能夠將各方關系處理妥善，實現企業與合作企業單位的良好合作。

二、企業辦公室公務接待工作的特性

（一）企業辦公室公務接待工作涉及廣泛

在企業與到訪上級部門或合作單位的業務溝通商談中，公務接待工作作為聯通兩者的紐帶，要在多方面進行工作協調。例如食宿方面、安全方面、后勤方面等，生活安全等方面的大小事宜負責的一應俱全。因此，公務接待工作做的是否良好直接對企業的業務商談結果起著至關重要的作用。所以，為了促進落實企業的戰略性發展，實現企業經濟發展目標，需要將公務接待工作準備得更為完善[2]。

（二）企業辦公室公務接待工作的好壞直接影響企業形象

一個企業的形象是由眾多企業員工共同營造的，員工的工作方式也直接影響著企業形象，因此，在企業辦公室公務接待工作中，員工對于公務接待活動的安排策劃都能體現出其企業形象[3]。由于公務接待工作主要服務企業合作伙伴與上級部門，為了能夠給其留下更好的企業形象，增強其對企業的信任度，就需要將接待工作進行完善，推動企業業務溝通洽談的發展進度。

若是在公務接待活動過程中，來賓擁有良好的吃穿住行體驗，就能增強來賓對企業的好感度，營造良好企業形象，從其接受到的待遇中就能間接感受一個企業的文化與風氣。

（三）企業辦公室公務接待工作內容繁多

企業辦公室公務接待工作的工作內容大多雖是毫無難度的服務工作，可其不僅能夠在接待過程中給來賓留下良好的企業形象，還直接影響企業與合作伙伴的業務交流是否成功。

在公務接待工作中，安排住宿、飲食、交通等工作雖是簡單，但是其承擔的責任卻是格外重大的。若是在公務接待活動中發生意外，如食品安全出現問題，交通車輛出現問題，那么其造成的后果將會不堪設想，可能會直接造成業務商談的失敗。因此，看似簡單的公務接待活動，在其準備過程中需要付出很大的心血與精力[4]。

三、新時期背景下企業辦公室公務接待工作的改善

（一）制定有規劃的工作流程

公務接待的好壞直接影響企業形象，因此，公務接待工作的進行要嚴謹規范，為了使公務接待活動能夠順利進行，需要制定有規劃性的工作流程。公務接待工作的策劃及安排需要從多方面進行思考，不僅要顧全大局，還要注意細節。

公務接待活動大概分為三大階段，分別是接待準備階段、任務實施階段、接待總結階段。每個大階段又要分為多個小階段，以保證公務接待活動進行能夠井然有序。在接待準備階段，公務接待人員首先要掌握來賓情況，知曉來賓的基礎信息，這樣才能在接待過程中不至于發生紕漏。甚至可以對來賓的喜好進行了解，然后有針對性地設計公務接待方案。制定方案的時候要考慮到來賓的等級、人數、喜好等方面的信息，然后合理安排食宿，布置安保人員，將各個部門進行有序的協調與安排。在確定策劃方案之后，為了確保整個公務接待活動的安全性，需要公務接待人員進行檢查，落實公務活動進行的每一處細節。最后在迎接客人方面做好充足準備，安排好接待車輛，當天飲食及其接待人員，讓來賓感受到企業的熱情與重視。在公務接待活動結束之后，公務接待人員要根據此次公務接待活動出現的問題進行反思，吸取經驗教訓，以便在下一次公務接待活動有更良好的表現。結束公務接待后，特別是重大公務接待后，要收集本次公務接待活動中的所有接待相關材料，包括照片、視頻等，將資料進行整理，根據收集資料與所有參與公務接待活動的工作人員進行交流，總結此次公務接待活動的經驗，并提出過程中存在的問題，制定解決方案，進一步完善企業公務接待工作。

（二）在公務接待之前，做好充足準備

在現今社會，企業的業務交流中，公務接待工作起到的作用越來越大。因此，就需要公務接待工作要做出越來越充分的準備，僅僅使用傳統公務接待工作的慣用流程已經不足以滿足當下公務接待活動的需求了。在新時代的背景下，需要公務接待工作在原有的公務接待流程之上，進一步將其細致劃分，做出準備。例如，在準備工作階段，需要對公務接待人員的人選進行篩選與考察，在準備住宿時，可以了解來賓平時的住宿習慣，將住宿環境安排得更符合來賓心意，在住得舒適的同時，感受到企業的誠意。不僅僅是接待方面，公務接待活動的前期策劃與安排也要做好充足準備，例如，在前期對公務接待活動進行策劃時，可以在策劃中加入備用方案，以防任何地方出現意外后可以及時進行更換，無縫銜接整個公務接待活動的流程。

（三）公務接待過程中，員工保持良好狀態

企業在與來訪單位進行溝通的過程中，公務接待工作可以良好的體現公司形象，不只是整個公務接待活動，公務接待活動中的公務接待人員的一言一行都是企業形象的體現。來賓可以通過對企業人員工作態度，及其品德言行的觀察看出企業的工作文化。因此，在整個公務接待活動進程，需要公務接待人員一直保持嚴謹的態度服務來賓，做事一絲不茍，時刻保持微笑，不得有半分倦怠與松懈，使得來賓增強對企業的信任度。

（四）整個公務接待過程環環相扣，順暢有序

公務接待工作內容中包含許多瑣事，需要公務接待人員能夠一直保持仔細認真的態度，將公務活動涉及的內容與場所進行定時檢查。不僅如此，飲食方面不能一成不變，要有新花樣，要做到如此，就需要對來賓有足夠的了解，還需要與相關部門進行相互協調，安排飲食。住宿方面要時刻保持整潔，就需要每天定時打掃衛生，為了在打掃衛生時不打擾來賓休息，就需要公務接待人員掌握來賓的出行時間，在來賓出門的時間打掃房間衛生，讓來賓回到住處時可以有一個舒適的環境。

如此多的繁雜瑣事，一旦其中一環出現問題，就會使得整個公務接待活動都受到影響，牽一發而動全身，就像是有了缺陷的和氏璧，將不再完美。因此，為了讓公務接待活動能夠更完美的呈現，需要參與到公務接待活動中的所有部門之間共同協作、相互配合。

根據不同部門負責的不同事宜進行有針對性的策劃，使得公務接待活動過程中能夠讓客戶感受到新鮮感，同時確保活動安排的有序性和規范性。公務活動前期對各個部門進行針對性的工作安排，同時深入性的工作交流，使得在公務接待活動進行中各個部門默契配合，為公務接待工作提供保障，共同推動其完美結束。

（五）公務接待人員擁有良好心態

在公務接待工作中經常會遇到不好相與的來賓，可能會在公務接待活動過程中提出無理的要求，或是不配合公務接待人員進行協調的情況。在此過程中，公務接待人員會在這個過程中受到不同程度的委屈，受來賓的批評、同事的埋怨以及上司的誤會，夾在中間十分為難，討不到好處。此時，就需要公務接待人員擁有良好的心態，能夠有強大的抗壓能力。

這個時候就需要企業在挑選公務接待人員時下足功夫，不僅能夠有優秀的職業素養，還需要其能夠有良好的心態，強大的抗壓力與高情商。能夠在面對不配合協調工作的來賓時，承受來賓的無理斥責，抗住領導施加的壓力，并在不斷協調失敗的情況下，繼續想辦法協調工作直到成功。

為了讓公務接待人員在公務接待過程中能夠更好地表現，企業需要在公務接待活動進行之前對公務接待人員進行相關培訓，為其植入為工作無私奉獻的工作理念，在工作中受的委屈都是成長路上的墊腳石，使其能夠擁有樂觀的工作心態。

四、落實國家政策進行公務接待工作

（一）近年來公務接待工作中出現的問題

近年來，某些企業為了能夠拉攏合作伙伴，在公務接待工作中經常會花費大價錢招待來賓，食宿奢侈，使用大量人力物力投入到公務接待工作中，造成鋪張浪費等現象，引起了國家的重視。近幾年，中央及地方政府都出臺了《黨政機關國內公務接待管理規定》，企業公務接待工作要例行勤儉節約，反對鋪張浪費。

（二）做好廉潔公務接待工作

在落實國家政策的情況下，做好公務接待工作，需從根本做起，公務接待工作的一切標準不能超過規定。例如，來賓人數為十人以內時，公務接待工作中陪客人數不能超過三人，若是來賓人數超過十人，陪客人數不能超過其三分之一。

在接待來賓時，住宿與飲食方面做到盡善盡美就好，不用過于注重排面。對接待人員的安排也不用過多，公務接待場地裝飾不宜過于鋪張，只需干凈整潔，舒適就好，一切布置從簡，只要公務接待人員服務態度足夠良好、工作足夠細致，便能體現出企業的誠意和良好的精神風貌。

五、結語

新時代發展之下，企業發展過程中，公務接待工作起著越來越重要的作用，做好公務接待工作，能夠讓企業洽談業務時獲得更良好的效果。因此，為了滿足企業工作業務需求，企業辦公室的公務接待工作需要做出相應改善，從以往的公務接待工作中吸取經驗教訓，對公務接待工作做出相應改變和調整，逐步完善其接待工作內容，使其能夠為新時期的企業發展起到作用。

參考文獻

[1]王慧萍.如何做好新時期油田企業辦公室的公務接待工作[J].辦公室業務，2016（18）：71+85.

[2]李偉，張智，王蕾，南青青.淺談如何做好油田企業公務接待工作[J].化工管理，2014（21）：13.

[3]黃敦利.新形勢下如何做好公務接待工作[J].辦公室業務，2012（22）：44–45.

[4]黃小云.新時期企業做好公務接待工作的策略探討[J].企業技術開發，2015，34（26）：35–36.