高校外匯報銷業(yè)務(wù)初探

王鑫

摘 要：在全球化的大背景下，伴隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校間國際交流與合作日益增多，師生到國（境）外參加國際會議、到國（境）外高校進(jìn)行學(xué)術(shù)交流等外事活動變得稀松平常，也有很多外國專家到中國來進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和講座。高校從國外購買的商品和服務(wù)逐年增長。相應(yīng)地，也給高校財務(wù)的外匯報銷業(yè)務(wù)帶來了新的挑戰(zhàn)。本文試圖梳理在高校外匯報銷業(yè)務(wù)中遇到的問題，并提出解決問題的思路。

關(guān)鍵詞：高校;外匯業(yè)務(wù)報銷;外匯業(yè)務(wù)管理

一、高校外匯報銷涉及的主要業(yè)務(wù)

高校外匯報銷中所涉及的業(yè)務(wù)，可以按照國外專家來華等產(chǎn)生的費用和國內(nèi)高校師生發(fā)生的涉及外匯的業(yè)務(wù)分為兩大類。

1.外國專家、學(xué)生等來華所發(fā)生的費用報銷

國外的專家來華參加在中國舉辦的國際會議，給中國高校的學(xué)生舉辦講座，還有國外高校的學(xué)生來中國高校進(jìn)行應(yīng)聘等，都會產(chǎn)生涉及外幣業(yè)務(wù)的報銷。這類業(yè)務(wù)形式單一，比較好進(jìn)行規(guī)范。報銷國際旅費一般要求提供國外專家（學(xué)生）的護(hù)照復(fù)印件、入境頁復(fù)印件、機(jī)票的收據(jù)、行程單以及來華時的登機(jī)牌。如果要給外國專家發(fā)放講課費等勞務(wù)，則要注意簽訂勞務(wù)合同以及在中國交稅的問題。至于外國專家（學(xué)生）在中國發(fā)生的其他費用，則按照會議費等一般業(yè)務(wù)的報銷規(guī)定進(jìn)行報銷就可以了。

2.高校師生發(fā)生的以外幣結(jié)算的外匯業(yè)務(wù)的報銷

（1）因公臨時出國（境）發(fā)生的費用報銷業(yè)務(wù)。是指高校師生到國（境）外參加國際會議或者進(jìn)行學(xué)術(shù)交流等在國（境）外發(fā)生的以外幣結(jié)算的報銷業(yè)務(wù)。

（2）除因公臨時出國（境）以外的以外幣結(jié)算的普通外匯業(yè)務(wù)的報銷。是指從境外購買書籍、材料等，或者在國際期刊上發(fā)表文章的版面費，繳納國際組織的會員費、會議注冊費等發(fā)生的費用的報銷。第二類業(yè)務(wù)是本文討論的重點。

二、高校師生發(fā)生的以外幣結(jié)算的外匯業(yè)務(wù)的報銷中常遇到的問題

1.因公臨時出國（境）發(fā)生的費用報銷業(yè)務(wù)中常遇到的問題

財政部在2013年12月20日發(fā)布了《財政部因公臨時出國（境）經(jīng)費管理辦法》，文中列出了因公臨時出國（境）經(jīng)費包括：國際旅費、國外城市間交通費、住宿費、伙食費、公雜費和其他費用，并分章節(jié)詳細(xì)解釋了各塊費用應(yīng)該如何報銷，附表中也列示出了各國/各地區(qū)伙食費、公雜費和住宿費的報銷標(biāo)準(zhǔn)。但是，由于師生在出國（境）過程中存在很多人為的和非人為的不確定因素，給高校外匯業(yè)務(wù)報銷增加了難度。因公臨時出國（境）發(fā)生的費用報銷業(yè)務(wù)中常遇到的問題有以下幾項。

（1）老師/學(xué)生擅自改變出訪行程。老師或者學(xué)生在出訪前要持國（境）外機(jī)構(gòu)的邀請函向?qū)W校的國際合作部門申報行程，由國際合作部門根據(jù)邀請函出具任務(wù)批件，任務(wù)批件上會列出出訪時間和出訪地點。老師/學(xué)生應(yīng)該嚴(yán)格按照任務(wù)批件上規(guī)定的時間和地點進(jìn)行外事訪問。但是事實上，很多老師在出訪時，有時會延長歸國時間，或者擅自到批件以外的國家或者地區(qū)去。

（2）老師/學(xué)生的行程全部都在批件中規(guī)定的國家/地區(qū)，但是在一個國家發(fā)生很多與科研活動無關(guān)的城市間交通費。

（3）住宿費報銷時的超標(biāo)等問題。目前在高校進(jìn)行出國費用報銷時，伙食和公雜采取按天計算包干報銷的方式，師生大多沒有異議。住宿費的報銷也應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，不得超出住宿標(biāo)準(zhǔn)安排住宿（會議指定酒店除外）。但是師生在出國（境）時經(jīng)常發(fā)生超標(biāo)準(zhǔn)住宿的情況。

（4）發(fā)生一些非常規(guī)的其他費用。最常見的是改簽、退票費和租車費（包括汽油費和停車費）。還有一些宴請費、購買辦公用品等費用。

2.除因公臨時出國（境）以外的其他外匯業(yè)務(wù)的報銷中遇到的問題

普通外匯業(yè)務(wù)的結(jié)算方式有兩種。一是老師自己通過現(xiàn)金、信用卡、往境外匯款等方式先行墊付了費用，再持報銷所需材料到學(xué)校財務(wù)處報銷人民幣。二是老師自己沒有付款，持外幣收據(jù)到學(xué)校財務(wù)處往境外匯款。無論是哪種結(jié)算方式，都會遇到下列同樣的問題。

（1）發(fā)票形式不統(tǒng)一，發(fā)票不規(guī)范。國外的發(fā)票并不是像國內(nèi)的發(fā)票一樣，是非常規(guī)范統(tǒng)一的由財政部監(jiān)制與頒發(fā)的稅票，而是各種各樣的以電子發(fā)票或電子收據(jù)，或者是手寫的收據(jù)。有時老師甚至拿不到，只能取得訂單，或者拿著刷卡記錄要求報銷。

（2）無法滿足“唯一性”要求，無法避免重復(fù)報銷的問題。老師出國（境）時，可以取得消費的原始票據(jù)，這些原始票據(jù)基本上都是唯一的，這就可以避免重復(fù)報銷的問題。但是，老師在國內(nèi)發(fā)生的以外幣結(jié)算的業(yè)務(wù)，基本上很難取得唯一的原始票據(jù)。有的情況是存在唯一的原始票據(jù)，但是老師不愿意國外的供貨方將發(fā)票寄到國內(nèi)。一個原因是從國外郵寄發(fā)票耗時長，容易丟失，另一個原因是老師還要承擔(dān)國際郵費。轉(zhuǎn)而以原始票據(jù)的掃描件或者傳真件作為報銷憑證。有的情況是發(fā)票本身就是電子發(fā)票，可以無限次打印。發(fā)票的不唯一性導(dǎo)致重復(fù)報銷的問題無法避免。

三、規(guī)范高校外匯報銷業(yè)務(wù)的必要性

針對以上提出的高校外匯報銷業(yè)務(wù)中遇到的問題，加強高校外匯報銷業(yè)務(wù)管理的必要性體現(xiàn)在以下兩個方面。

1.正確核算支出，加強科研經(jīng)費管理的需要

外匯業(yè)務(wù)不同于人民幣業(yè)務(wù)的特殊性之一體現(xiàn)在貨物和服務(wù)結(jié)算的貨幣是外幣，必須要折算成人民幣進(jìn)行核算。要選擇正確的幣種并且要選擇正確時間的匯率（業(yè)務(wù)發(fā)生日期的中國銀行外匯牌價網(wǎng)站中的中行折算價）進(jìn)行折算。而且外匯報銷業(yè)務(wù)還存在以上提到的種種復(fù)雜性，所以更要進(jìn)行準(zhǔn)確的核算，才能幫助老師正確計量科研成本，加強科研經(jīng)費的管理。

2.厲行節(jié)約、防止腐敗，保障科研課題順利進(jìn)行的需要

在外匯報銷業(yè)務(wù)中，鋪張浪費和腐敗發(fā)生的重災(zāi)區(qū)是國際合作與交流業(yè)務(wù)。國際合作與交流費用是科研課題直接費用中的重要組成部分。在2016年7月中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》的通知中，明確提出簡化預(yù)算編制的要求。其中提到，簡化預(yù)算編制科目，合并會議費、差旅費、國際合作與交流費科目，由科研人員結(jié)合科研活動實際需要編制預(yù)算并按規(guī)定統(tǒng)籌安排使用，其中不超過直接費用10%的，不需要提供預(yù)算測算依據(jù)。即在這種情況下，老師無須再將要出幾次國，每次出國花多少錢一一列出，但是這并不意味著老師可以隨意用科研經(jīng)費支付出國的費用，無須審批，無須監(jiān)督，相反，還是要加強出國費用報銷的管理，加強科研經(jīng)費的管理，實事求是，厲行節(jié)約，杜絕腐敗，使科研經(jīng)費真正用到與課題研究相關(guān)的地方。

四、規(guī)范高校外匯報銷業(yè)務(wù)的意見和建議

隨著高校教學(xué)科研事業(yè)的蓬勃發(fā)展，用于外匯業(yè)務(wù)的經(jīng)費也水漲船高，這是情理之中的事情。高校要進(jìn)一步規(guī)范外匯報銷業(yè)務(wù)，尤其是因公臨時出國（境）業(yè)務(wù)的報銷，加強經(jīng)費管理，以提高資金的使用效益。筆者結(jié)合多年從事外匯相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)驗，針對高校外匯報銷業(yè)務(wù)中遇到的問題，提出以下意見和建議。

1.針對因公臨時出國（境）費用報銷中出現(xiàn)的問題的意見和建議

（1）隨時關(guān)注國家政策，掌握并向師生積極宣傳政策。財政部、外交部于2001年7月20日印發(fā)了《臨時出國（境）人員費用開支標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》（財行〔2001〕73號）的通知，對于臨時因公出國（境）人員的管理辦法和開支標(biāo)準(zhǔn)做了詳細(xì)的規(guī)定。2013年12月20日，財政部、外交部印發(fā)了《因公臨時出國（境）經(jīng)費管理辦法》的通知（財行〔2013〕516號），對（財行〔2001〕73號）進(jìn)行了修訂。目前因公臨時出國（境）業(yè)務(wù)的報銷準(zhǔn)則主要就是依據(jù)財行〔2013〕516號。2017年11月，財政部、外交部又發(fā)布了《關(guān)于調(diào)整因公臨時出國（境）住宿費標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)事項的通知》（財行〔2017〕434號），對于因公臨時出國（境）業(yè)務(wù)報銷的基本準(zhǔn)則和方向沒有做大的調(diào)整，主要是調(diào)整了伊朗等國家（地區(qū)）61個城市住宿費標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上解決了前文中提到的老師們住宿費超標(biāo)的問題。而且財行〔2017〕434號中明確提出了出國（境）人員在境外往返進(jìn)場的交通費用，可參照城市間交通費有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，解決了往返機(jī)場費用的報銷問題。

高校財務(wù)工作人員應(yīng)該及時掌握有關(guān)外匯業(yè)務(wù)報銷的政策變化，并根據(jù)國家的政策制定出適合本學(xué)校的外匯報銷管理辦法，并通過在學(xué)校門戶中發(fā)布公告、給院系負(fù)責(zé)外事的老師發(fā)送郵件等方式將最新的管理辦法通知到師生，做到信息對稱。

財務(wù)人員不僅要掌握政策，而且要按照報銷規(guī)定去執(zhí)行。對于老師發(fā)生的除規(guī)定可以報銷的其他費用，比如宴請費，在國外購置的物品等費用一律不予報銷。對于確有必要租車發(fā)生的租車費、汽油費等，各個高校可以制定自己的報銷規(guī)定，但是在報銷租車費的同時一定要相應(yīng)地扣減公雜費。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，加強預(yù)算管理。師生因公臨時出國（境）必須經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門審批，取得出國（境）任務(wù)批件才能辦理出國（境）手續(xù)。如果沒有出國（境）任務(wù)批件而出國（境）的，屬于擅自出國（境）行為，財務(wù)部門不得報銷相關(guān)費用。而且出國（境）任務(wù)批件上應(yīng)注明出訪的國家，并具體到城市，這樣可以避免師生擅自改變行程，產(chǎn)生不必要的城市間交通費。對于無故擅自延長出國（境）時間所產(chǎn)生的費用也一律不得報銷。

（3）加強購匯管理。財行〔2013〕516號文的第三章第十七條規(guī)定，中央各部門根據(jù)出國（境）經(jīng)費預(yù)算，結(jié)合實際購匯需求，自主核定本部門及其所屬單位購匯數(shù)額，通過財政部批準(zhǔn)的人民幣資金賬戶，向外匯指定銀行購買外匯。學(xué)校財務(wù)部門要嚴(yán)禁師生以出國（境）為由支取人民幣，只有在年初教育部的外匯額度還沒有下?lián)艿綄W(xué)校的時候除外。外匯額度就是指教育部按照國家外匯預(yù)算管理制度，按計劃核撥給學(xué)校用于購買或支付外匯所需配套的人民幣指標(biāo)。如果師生出國（境）要預(yù)支，必須持批件按照規(guī)定的天數(shù)和核定的標(biāo)準(zhǔn)在財務(wù)部門辦理好手續(xù)后到指定銀行去購匯。

（4）加強外匯業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一支高質(zhì)量的外匯管理隊伍。外匯業(yè)務(wù)的報銷有很多特殊性，對于財務(wù)人員的素質(zhì)要求較高。從事外匯業(yè)務(wù)的財務(wù)人員首先應(yīng)該掌握一定的英文閱讀能力，雖然會要求老師在發(fā)票背面注明發(fā)票的內(nèi)容，但是財務(wù)人員也要有自己判斷的能力。對于除英語之外的其他語種的發(fā)票，財務(wù)人員（轉(zhuǎn)72頁）（接94頁）也應(yīng)該根據(jù)工作實踐經(jīng)驗掌握一些基本的單詞，比如住宿費中的早餐等（因為有伙食費用的包干，所以早餐是要從住宿費中扣除的）。其次，應(yīng)該加強高校間財務(wù)工作人員關(guān)于外匯業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)交流活動，可以針對這一特殊的業(yè)務(wù)進(jìn)行相互學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流，對于培養(yǎng)一支高素質(zhì)的高校外匯管理隊伍大有裨益。

2.針對普通外匯報銷業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的問題的意見和建議

（1）如付款時是現(xiàn)金結(jié)算或者當(dāng)面用信用卡付款，那就必須出示購物時的原始購物小票、信用卡簽單或發(fā)票才可報銷。

（2）對于網(wǎng)上交易發(fā)生的外匯發(fā)票的報銷，需要提供更多的支撐材料以確認(rèn)經(jīng)濟(jì)事項的真實性和可靠性。

（3）要求老師在發(fā)票背面用中文注明發(fā)票的內(nèi)容，并有項目負(fù)責(zé)老師和經(jīng)辦人的簽字，如果出現(xiàn)重復(fù)報銷的情況，老師要對此負(fù)責(zé)。

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（責(zé)任編輯：劉海琳）