基于系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐

盛燦輝

摘 要：本文選擇就系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐，這一命題進(jìn)行分析和研究，為了確保分析和研究的全面性，設(shè)計(jì)如下研究框架。首先，闡述企業(yè)檔案管理理論內(nèi)涵，利于增加對(duì)企業(yè)檔案管理工作了解，為后文深入分析奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。其次，分析系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系建設(shè)主要內(nèi)容，利于工作人員掌握要點(diǎn)，確保檔案管理體系建設(shè)的全面性。最后，探索系統(tǒng)構(gòu)成企業(yè)檔案管理體系建設(shè)有效開展有效舉措，力求為相關(guān)企業(yè)以及工作人員提供理論參考依據(jù)，保證企業(yè)檔案管理工作有效落實(shí)，更好的立足市場(chǎng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)。

關(guān)鍵詞：系統(tǒng)工程;企業(yè)檔案工作;管理體系;構(gòu)建;實(shí)踐

社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，拉動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)要想更好的立足，發(fā)展經(jīng)濟(jì)，提升競(jìng)爭(zhēng)力，需做好企業(yè)檔案管理工作，做好檔案系統(tǒng)的建設(shè)，只有這樣才能更好的搜集和保存，那些有利于企業(yè)發(fā)展和決策的各類信息，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供理論參考依據(jù)。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，企業(yè)在檔案系統(tǒng)建設(shè)期間，需要做好以下幾個(gè)方面的工作。其一，給予檔案管理體系建設(shè)足夠重視，從意識(shí)層面逐漸朝向?qū)嵺`方向發(fā)展。其二，做好檔案管理人力資源建設(shè)工作，提升工作人員檔案管理效率與能力。其三，樹立全新的理念，引進(jìn)新型技術(shù)，落實(shí)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

一、企業(yè)檔案管理理論內(nèi)涵

企業(yè)檔案可以反映企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，如企業(yè)管理活動(dòng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及生產(chǎn)和研發(fā)等工作的歷史記錄，可以明晰企業(yè)的產(chǎn)權(quán)，規(guī)范企業(yè)的管理，帶動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，構(gòu)建全新的企業(yè)文化，利于企業(yè)更好的在市場(chǎng)中生存和發(fā)展。企業(yè)檔案管理體系主要包括各個(gè)主體、物、制度這三個(gè)主要要素，因此，企業(yè)在檔案管理體系建設(shè)期間應(yīng)注重這三個(gè)不同內(nèi)容[1]。

二、企業(yè)檔案工作管理體系建設(shè)主要內(nèi)容

（一）各個(gè)主體

各個(gè)主體是指企業(yè)在檔案管理工作期間組織架構(gòu)以及組織體系中人力資源各個(gè)構(gòu)成主體對(duì)象，主要包括檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組以及負(fù)責(zé)檔案工作的部門與具體工作人員。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由企業(yè)的各個(gè)分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門的負(fù)責(zé)人和經(jīng)理，負(fù)責(zé)其落實(shí)企業(yè)的整體發(fā)展目標(biāo)，把企業(yè)檔案管理的整體目標(biāo)傳遞到承擔(dān)檔案工作的部門以及工作人員，利于工作人員以及各部門了解企業(yè)檔案管理的主要方面，領(lǐng)悟精神，落實(shí)責(zé)任制度，更好地落實(shí)企業(yè)的檔案管理工作。

（二）物

物是指企業(yè)在落實(shí)企業(yè)檔案管理工作期間所需要的各類物質(zhì)條件，主要包括：其一，檔案庫(kù)房;其二，業(yè)務(wù)技術(shù)用房;其三，閱覽室和陳列室。此外，也包括檔案的保管裝備以及保護(hù)設(shè)備各類技術(shù)設(shè)備等。

（三）制度

制度是指企業(yè)在檔案管理工作期間所構(gòu)建的制度體系，主要涵蓋檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理規(guī)范以及檔案管理制度和檔案工作的具體章程。各制度要求企業(yè)以及相關(guān)工作人員依據(jù)立足于實(shí)際，結(jié)合企業(yè)制定的企業(yè)檔案相關(guān)的工作要求以及法律標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)檔案管理中的各項(xiàng)工作，確保檔案管理的規(guī)范性。

三、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)有效開展有效舉措

（一）做好人力資源建設(shè)工作

在檔案人員的配備過(guò)程中，企業(yè)要配備和企業(yè)研發(fā)以及生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作相適應(yīng)的、滿足企業(yè)發(fā)展需求的專職檔案工作人員。各個(gè)部門以及各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)配備具備各專業(yè)能力的專職以及兼職檔案管理工作人員，這樣才能確保檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定性。

（二）制定管理制度，確保管理體系建設(shè)效果

全員參與和領(lǐng)導(dǎo)作用是質(zhì)量管理的兩大主要原則，依據(jù)這兩依據(jù)，此原則可確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，因此企業(yè)在制定檔案管理體系期間，要把全員參與以及領(lǐng)導(dǎo)作用融入到管理制度中，這樣利于強(qiáng)化企業(yè)管理體系建設(shè)的效果，落實(shí)責(zé)任制度，利于各個(gè)部門以及每個(gè)工作人員更好地落實(shí)各項(xiàng)工作，把檔案管理工作與企業(yè)文件、材料以及各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)建立聯(lián)系，保證檔案管理全面性。

（三）樹立全新理念，引進(jìn)全新的技術(shù)

企業(yè)可以引進(jìn)PDCA理念來(lái)提升企業(yè)檔案管理工作的效果，完善以往工作中的不足。PDCA理念可以落實(shí)循環(huán)管理依據(jù)質(zhì)量計(jì)劃和組織實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，有序的，循環(huán)的運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量管理體系。PDCA在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，可以落實(shí)好檔案管理的收管用三方面的工作，各類檔案收完整，高效的管理，并確保了檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最終目標(biāo)。

依據(jù)企業(yè)檔案管理體系的具體要求，有計(jì)劃的落實(shí)檔案管理工作，并把實(shí)施的具體結(jié)果和計(jì)劃比較分析，判斷其是否依據(jù)計(jì)劃來(lái)落實(shí)目標(biāo)，并對(duì)最后獲取的結(jié)果進(jìn)行判斷和甄別，利于發(fā)現(xiàn)存在的不足，并在下一個(gè)循環(huán)中去，在定在下一個(gè)循環(huán)過(guò)程中解決不足。

此外，在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，企業(yè)在構(gòu)建檔案管理體系期間，也可以引進(jìn)信息技術(shù)等各類新型的技術(shù)，落實(shí)信息化和智能化檔案管理工作，降低工作人員的工作難度，提升企業(yè)檔案管理的效果，利于促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

綜上所述，企業(yè)檔案管理體系建設(shè)期間，應(yīng)注重對(duì)各個(gè)主體以及人力資源體系的建設(shè)，做好檔案庫(kù)房以及業(yè)務(wù)技術(shù)用房和閱覽室以及陳列式的管理工作，最后做好制度的建設(shè)工作，與此同時(shí)，企業(yè)在檔案管理體系建設(shè)期間，為了有效地落實(shí)此項(xiàng)工作，也要做好以下幾個(gè)方面的工作：做好人力資源建設(shè)工作，制定管理制度，樹立全新理念，引進(jìn)全新的技術(shù)，確保管理體系建設(shè)效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]門恩俠.企業(yè)檔案工作淺析[J].哈爾濱軸承，2018（02）：49-50

[2]趙晨旭.對(duì)外貿(mào)易企業(yè)檔案管理調(diào)研分析[D].黑龍江大學(xué)，2019.（67）：162-162.