科研院所內部控制信息化平臺建設探討
——以某省級研究院綜合系統平臺為例

陸仙女

一、科研院所內控信息化管理需求和現狀

《行政事業單位內部控制規范》實施以來，科研院所內控制度建設加快，內部控制體系得到進一步完善，但由于信息化建設投入較大，并且在較長時期內不能產生直接經濟效益，在科研院所尤其是公益類院所人力、財力有限的情況下，單位管理層對信息化建設缺乏足夠動力，導致信息化控制手段明顯不夠。從浙江省財政廳連續幾年組織的內控制度評價中發現，省級公益類科研院所的內控信息系統建設覆蓋面普遍較低，許多單位財務管理系統僅處于會計電算化狀態，OA辦公系統只限于公文的收發和一般事務性的審批，科研項目管理系統局限于項目進度管理，各系統之間處于相互獨立狀態，缺乏數據的有效兼容和信息共享，單位經濟活動的風險防范和管控程度較低，制度建設多流于形式。

公益類科研院所的主要任務是開展公益類科學研究，承擔應用性科研項目以及提供技術咨詢和技術服務等。隨著事業單位改革進一步深化，公益類科研院所從公益一類退到公益二類事業單位，財政保障模式明確改為適當補助，公益類科研院所又一次被推向市場，既要承擔縱向科研項目研究，同時還要去市場承接政府購買服務和企業橫向科研任務來彌補事業費的不足，資金籌集日趨多元化，經濟活動比一般事業單位復雜的多，如果不依靠現代科學技術手段來強化內部控制管理，內控體系再健全都有可能出現人為因素的影響。因此，在省級科研院所建立一套適合自身內控信息系統有著重要的意義。

二、內部控制系統的設計

那么，如何設計一套適合省級科研院所的內控信息系統呢？筆者認為，應根據科研院所實際情況分類考慮：財政適當補助比例較高、經濟活動簡單、科研業務量不大、現有信息化管理程度不高的院所，可以選擇市場上相對成熟、簡單的內控管理軟件，再根據自身需求稍加開發即可；對于已有部分管理軟件運行良好的院所，可以對現有軟件進行評估，以某一個系統為主開發統一的數據接口，有效集成各軟件優勢，充分利用現有數據，統一界面，將多點登錄集中為單點登錄，對缺少的管理模塊進行二次開發，形成自己的內控信息系統；對于一些財政適當補助比例偏低、市場化程度較高、科研業務量大、經濟活動復雜、現有管理軟件集成有難度或利用率不高的院所，可以新開發一套滿足自身管理需求且符合內控要求的信息化系統。

科研院所和一般的事業單位有所不同，它的最大特點是各項經濟活動圍繞科研活動展開，而科研活動以項目為單位，項目管理是重點，因此院所的內控系統建設首先必須圍繞項目管理展開；同時內部控制的目標主要是對單位經濟活動的風險防范和管控，因此要從經濟活動的源頭——預算管理抓起，強化預算對經濟活動的約束，使預算管理貫穿于單位經濟活動的全過程，所以預算管理是主線。其次從內控風險評估入手，對現有制度進行全面梳理，排查現有管理模式下的各種風險，并按照內控要求制（修）訂相關管理制度。根據完善后的內控制度重新梳理業務流程，合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，確保不相容崗位相互分離，完善審批權限、審批程序及相關責任，明確各個業務的歸口管理責任，并將控制機制嵌入系統中，自動實現內部控制對各項經濟業務的約束，減少人為因素對管理制度執行的影響。

三、內控信息系統構建模式

按照項目管理為中心、預算管理為主線的思路，信息系統應涵蓋項目（合同）、預算、收支、采購、資產等管理模塊，集業務活動和經濟活動為一體，以資金管控為核心，各項活動環環相扣，有效解決經濟活動分塊管理、信息“孤島”的現象。以某省級科研院所的綜合信息系統為例，內部控制平臺主要包含下面幾個方面。

（一）項目管理

科研院所的項目管理系統主要以科研項目管理為主，包括縱向科研項目和橫向委托項目。按照單位質量管理體系程序文件對項目管控的要求，搭建項目管理的全過程架構及流程。除項目本身過程管理之外，與合同管理、預算管理、網上報銷及財務核算軟件掛鉤，增加項目經費開票、回款、預算及成本支出管理，實時掌控項目合同收款和預算執行情況，業務信息和財務信息共享，消除科研項目管理和經費管理分割現象。為強化項目應收款項管理，在二期建設時擬在設置項目實施進度節點與款項回收節點關聯，實施進度到達收款節點時，能自動提醒項目負責人收款并發起開票申請至財務部門。財務核算軟件通過接口自動獲取項目信息，建立項目輔助核算，收到款項后由財務核算軟件定期導入收款記錄，與項目開票信息自動匹配，核銷已開票據，進行項目回款登記，并與項目收入預算賬戶關聯。

（二）預算管理

預算管理包括預算控制和預算業務控制兩部分。

預算控制主要強調對單位各項經濟活動的預算約束，重點是經濟活動的覆蓋面，它起到事前計劃、事中控制、事后反饋的作用，因此預算控制涵蓋收支業務、采購業務和項目管理等各項經濟活動，所有經濟業務均需先預算再開展活動，必要時實行雙重預算控制。以科研項目經費預算控制為例，在項目申報時編制項目經費預算，經審批同意立項后建立經費預算清單，項目開展科研活動發生費用時，需按照項目經費預算清單支出，如有變化則按照權限申報預算調整。同時根據單位預算制度和成本核算辦法，單個項目經費預算納入整個單位或部門總預算管理，實行雙指標控制，只有同時滿足預算指標額度，才能發生經濟業務支出，以消除預算控制延后的現象。

預算業務控制則是對預算業務各個環節的控制，包括預算收支的編制、審批、執行、決算等方面。該模塊的重點是對預算科目的設置和權限的分配。按照財政預算支出經濟科目設置預算科目，也可以根據需要細化或簡化，按照單位預算審批權限設置審批層級，按部門管理職責歸類并分解預算項目，預算編制由下而上逐級申報，其中政府采購預算與采購管理對接。預算批準后建立責任預算賬戶，由單位預算掌控人將批準后的預算指標分解到每個預算賬戶，經濟業務發生時需通過相應預算指標審核才能支出。責任部門責任人在權限范圍內可以實時查詢預算執行情況，當遇到突發事件或臨時急需狀況需要調整和追加預算時，需按照預算審批權限逐級申報批準后再執行。

（三）網上報銷管理

網上報銷是強化預算控制的重要手段，通過網上報銷可以實時控制預算，杜絕無預算支出現象，有效控制資金流向和調度。根據會計科目設置費用報銷項目，對接預算管理和項目管理，有預算指標才能提交報銷單；按照單位內控制度規定的權限，梳理、設置報銷單類別，審批權限和流程相同的可以歸集在一張報銷單，以減少報銷單的設置。同步預付申請預算控制，報銷沖賬時自動核銷，兩者之間形成閉環。通過掃描或拍照上傳原始單據，供審批人查閱及電子歸檔。二期建設擬將固定的費用標準嵌入系統中，控制費用報銷差錯率，有效與會計核算軟件對接，通過導出報銷單在核算軟件中生成記賬憑證，減少二次輸入引起的錯誤和重復勞動，保證數據唯一性和準確性，提高工作效率。

（四）合同管理

合同管理主要反映合同的訂立、履行、變更等情況。科研院所的合同以項目合同為主，即承擔（承接）科研項目所簽的合同和為完成科研項目與外單位協作所簽的合同，一般包括合同起草、文本登記、履約保證金的退付、合同執行進度、收付款，到合同履行結束關閉。項目合同依托于項目簽訂，所以和項目管理相互交叉，你中有我，我中有你。一個合同對應一個或多個項目，一個項目只能對應一個合同，合同和對應的項目之間必須相互關聯。項目立項后的所有活動均以項目為主線開展，由項目管理系統集中反映，同步合同管理信息。當所關聯的項目全部結項且收付款完成時，項目負責人可申請合同關閉。合同關閉后不允許再發生經濟活動。

（五）采購管理

采購管理包括采購申請、采購方式選擇、供應商選擇、合同簽訂、采購、驗收等環節。采購管理實行清單制，采購預算清單和項目掛鉤。根據年初采購預算清單選擇所需采購貨物或服務，確認采購方式、供貨商后，自動生成采購合同號。支付采購合同款時，報銷單選擇相應的采購合同號，獲取采購合同信息，將支付信息與采購合同關聯，實行合同預算控制。二期建設擬在該模塊中增加采購合同文本生成功能和驗收信息完善等功能。

（六）資產管理

資產管理是采購管理的延續，由于該研究院所在省財政已建立資產云系統，為避免重復建設，擬利用省財政資產管理系統。在采購驗收階段，由資產管理員填寫資產等相應信息，驗收結束后對接資產管理系統。資產使用人通過領用手續建立保管人信息及使用狀態，資產發生轉移時，由經辦人通過轉移申請，自動實現資產保管人信息變動，有效落實資產動態管理。

四、需要考慮的幾個問題

根據某省級研究院綜合信息系統建設的經驗，在內部控制信息化平臺建設時需考慮以下幾個問題。

一是部門間溝通問題。信息化建設為“一把手”工程，需要得到單位負責人的有力支持。在系統初上線時會存在數據重新整理及工作量重復問題，特別是定制開發產品，前期工作考慮不充分，會發生流程和管理相互矛盾的現象，需要部門間不斷溝通完善，如果沒有“一把手”的支持，系統有可能會半途而廢。

二是基礎數據收集量較大。已有數據的整理、系統字段的設計、流程設計的歸類、各類表單的格式需求等，管理要求越細化，涉及的基礎工作就更多。

三是網絡安全風險問題。目前所有的操作都通過網上進行，數據都保存在服務器上，存在被攻擊、篡改等風險。因此在信息化建設中，需要配置相應的安全控制軟件，定期進行風險排查，做好數據加密與異地備份等風險防控工作。

四是系統維護問題。綜合系統的維護離不開軟件公司，但更離不開應用單位自己的維護。軟件公司的維護，無非是軟件的升級、功能的提升，而更多的日常維護靠應用單位，因此應用單位需有相應的技術力量承擔維護工作，尤其是各使用部門最好有指定的維護人員，一旦發現問題，要及時報告單位總維護人員尋求解決，當單位自身力量不能解決時再尋求外部力量，保證系統運行通暢。