科研院所內(nèi)部控制信息化平臺建設(shè)探討
——以某省級研究院綜合系統(tǒng)平臺為例

陸仙女

一、科研院所內(nèi)控信息化管理需求和現(xiàn)狀

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》實施以來，科研院所內(nèi)控制度建設(shè)加快，內(nèi)部控制體系得到進(jìn)一步完善，但由于信息化建設(shè)投入較大，并且在較長時期內(nèi)不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在科研院所尤其是公益類院所人力、財力有限的情況下，單位管理層對信息化建設(shè)缺乏足夠動力，導(dǎo)致信息化控制手段明顯不夠。從浙江省財政廳連續(xù)幾年組織的內(nèi)控制度評價中發(fā)現(xiàn)，省級公益類科研院所的內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)覆蓋面普遍較低，許多單位財務(wù)管理系統(tǒng)僅處于會計電算化狀態(tài)，OA辦公系統(tǒng)只限于公文的收發(fā)和一般事務(wù)性的審批，科研項目管理系統(tǒng)局限于項目進(jìn)度管理，各系統(tǒng)之間處于相互獨立狀態(tài)，缺乏數(shù)據(jù)的有效兼容和信息共享，單位經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險防范和管控程度較低，制度建設(shè)多流于形式。

公益類科研院所的主要任務(wù)是開展公益類科學(xué)研究，承擔(dān)應(yīng)用性科研項目以及提供技術(shù)咨詢和技術(shù)服務(wù)等。隨著事業(yè)單位改革進(jìn)一步深化，公益類科研院所從公益一類退到公益二類事業(yè)單位，財政保障模式明確改為適當(dāng)補(bǔ)助，公益類科研院所又一次被推向市場，既要承擔(dān)縱向科研項目研究，同時還要去市場承接政府購買服務(wù)和企業(yè)橫向科研任務(wù)來彌補(bǔ)事業(yè)費的不足，資金籌集日趨多元化，經(jīng)濟(jì)活動比一般事業(yè)單位復(fù)雜的多，如果不依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段來強(qiáng)化內(nèi)部控制管理，內(nèi)控體系再健全都有可能出現(xiàn)人為因素的影響。因此，在省級科研院所建立一套適合自身內(nèi)控信息系統(tǒng)有著重要的意義。

二、內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計

那么，如何設(shè)計一套適合省級科研院所的內(nèi)控信息系統(tǒng)呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)根據(jù)科研院所實際情況分類考慮：財政適當(dāng)補(bǔ)助比例較高、經(jīng)濟(jì)活動簡單、科研業(yè)務(wù)量不大、現(xiàn)有信息化管理程度不高的院所，可以選擇市場上相對成熟、簡單的內(nèi)控管理軟件，再根據(jù)自身需求稍加開發(fā)即可；對于已有部分管理軟件運行良好的院所，可以對現(xiàn)有軟件進(jìn)行評估，以某一個系統(tǒng)為主開發(fā)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，有效集成各軟件優(yōu)勢，充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)，統(tǒng)一界面，將多點登錄集中為單點登錄，對缺少的管理模塊進(jìn)行二次開發(fā)，形成自己的內(nèi)控信息系統(tǒng)；對于一些財政適當(dāng)補(bǔ)助比例偏低、市場化程度較高、科研業(yè)務(wù)量大、經(jīng)濟(jì)活動復(fù)雜、現(xiàn)有管理軟件集成有難度或利用率不高的院所，可以新開發(fā)一套滿足自身管理需求且符合內(nèi)控要求的信息化系統(tǒng)。

科研院所和一般的事業(yè)單位有所不同，它的最大特點是各項經(jīng)濟(jì)活動圍繞科研活動展開，而科研活動以項目為單位，項目管理是重點，因此院所的內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)首先必須圍繞項目管理展開；同時內(nèi)部控制的目標(biāo)主要是對單位經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險防范和管控，因此要從經(jīng)濟(jì)活動的源頭——預(yù)算管理抓起，強(qiáng)化預(yù)算對經(jīng)濟(jì)活動的約束，使預(yù)算管理貫穿于單位經(jīng)濟(jì)活動的全過程，所以預(yù)算管理是主線。其次從內(nèi)控風(fēng)險評估入手，對現(xiàn)有制度進(jìn)行全面梳理，排查現(xiàn)有管理模式下的各種風(fēng)險，并按照內(nèi)控要求制（修）訂相關(guān)管理制度。根據(jù)完善后的內(nèi)控制度重新梳理業(yè)務(wù)流程，合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確劃分職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位相互分離，完善審批權(quán)限、審批程序及相關(guān)責(zé)任，明確各個業(yè)務(wù)的歸口管理責(zé)任，并將控制機(jī)制嵌入系統(tǒng)中，自動實現(xiàn)內(nèi)部控制對各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的約束，減少人為因素對管理制度執(zhí)行的影響。

三、內(nèi)控信息系統(tǒng)構(gòu)建模式

按照項目管理為中心、預(yù)算管理為主線的思路，信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋項目（合同）、預(yù)算、收支、采購、資產(chǎn)等管理模塊，集業(yè)務(wù)活動和經(jīng)濟(jì)活動為一體，以資金管控為核心，各項活動環(huán)環(huán)相扣，有效解決經(jīng)濟(jì)活動分塊管理、信息“孤島”的現(xiàn)象。以某省級科研院所的綜合信息系統(tǒng)為例，內(nèi)部控制平臺主要包含下面幾個方面。

（一）項目管理

科研院所的項目管理系統(tǒng)主要以科研項目管理為主，包括縱向科研項目和橫向委托項目。按照單位質(zhì)量管理體系程序文件對項目管控的要求，搭建項目管理的全過程架構(gòu)及流程。除項目本身過程管理之外，與合同管理、預(yù)算管理、網(wǎng)上報銷及財務(wù)核算軟件掛鉤，增加項目經(jīng)費開票、回款、預(yù)算及成本支出管理，實時掌控項目合同收款和預(yù)算執(zhí)行情況，業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息共享，消除科研項目管理和經(jīng)費管理分割現(xiàn)象。為強(qiáng)化項目應(yīng)收款項管理，在二期建設(shè)時擬在設(shè)置項目實施進(jìn)度節(jié)點與款項回收節(jié)點關(guān)聯(lián)，實施進(jìn)度到達(dá)收款節(jié)點時，能自動提醒項目負(fù)責(zé)人收款并發(fā)起開票申請至財務(wù)部門。財務(wù)核算軟件通過接口自動獲取項目信息，建立項目輔助核算，收到款項后由財務(wù)核算軟件定期導(dǎo)入收款記錄，與項目開票信息自動匹配，核銷已開票據(jù)，進(jìn)行項目回款登記，并與項目收入預(yù)算賬戶關(guān)聯(lián)。

（二）預(yù)算管理

預(yù)算管理包括預(yù)算控制和預(yù)算業(yè)務(wù)控制兩部分。

預(yù)算控制主要強(qiáng)調(diào)對單位各項經(jīng)濟(jì)活動的預(yù)算約束，重點是經(jīng)濟(jì)活動的覆蓋面，它起到事前計劃、事中控制、事后反饋的作用，因此預(yù)算控制涵蓋收支業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)和項目管理等各項經(jīng)濟(jì)活動，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均需先預(yù)算再開展活動，必要時實行雙重預(yù)算控制。以科研項目經(jīng)費預(yù)算控制為例，在項目申報時編制項目經(jīng)費預(yù)算，經(jīng)審批同意立項后建立經(jīng)費預(yù)算清單，項目開展科研活動發(fā)生費用時，需按照項目經(jīng)費預(yù)算清單支出，如有變化則按照權(quán)限申報預(yù)算調(diào)整。同時根據(jù)單位預(yù)算制度和成本核算辦法，單個項目經(jīng)費預(yù)算納入整個單位或部門總預(yù)算管理，實行雙指標(biāo)控制，只有同時滿足預(yù)算指標(biāo)額度，才能發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)支出，以消除預(yù)算控制延后的現(xiàn)象。

預(yù)算業(yè)務(wù)控制則是對預(yù)算業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的控制，包括預(yù)算收支的編制、審批、執(zhí)行、決算等方面。該模塊的重點是對預(yù)算科目的設(shè)置和權(quán)限的分配。按照財政預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)科目設(shè)置預(yù)算科目，也可以根據(jù)需要細(xì)化或簡化，按照單位預(yù)算審批權(quán)限設(shè)置審批層級，按部門管理職責(zé)歸類并分解預(yù)算項目，預(yù)算編制由下而上逐級申報，其中政府采購預(yù)算與采購管理對接。預(yù)算批準(zhǔn)后建立責(zé)任預(yù)算賬戶，由單位預(yù)算掌控人將批準(zhǔn)后的預(yù)算指標(biāo)分解到每個預(yù)算賬戶，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時需通過相應(yīng)預(yù)算指標(biāo)審核才能支出。責(zé)任部門責(zé)任人在權(quán)限范圍內(nèi)可以實時查詢預(yù)算執(zhí)行情況，當(dāng)遇到突發(fā)事件或臨時急需狀況需要調(diào)整和追加預(yù)算時，需按照預(yù)算審批權(quán)限逐級申報批準(zhǔn)后再執(zhí)行。

（三）網(wǎng)上報銷管理

網(wǎng)上報銷是強(qiáng)化預(yù)算控制的重要手段，通過網(wǎng)上報銷可以實時控制預(yù)算，杜絕無預(yù)算支出現(xiàn)象，有效控制資金流向和調(diào)度。根據(jù)會計科目設(shè)置費用報銷項目，對接預(yù)算管理和項目管理，有預(yù)算指標(biāo)才能提交報銷單；按照單位內(nèi)控制度規(guī)定的權(quán)限，梳理、設(shè)置報銷單類別，審批權(quán)限和流程相同的可以歸集在一張報銷單，以減少報銷單的設(shè)置。同步預(yù)付申請預(yù)算控制，報銷沖賬時自動核銷，兩者之間形成閉環(huán)。通過掃描或拍照上傳原始單據(jù)，供審批人查閱及電子歸檔。二期建設(shè)擬將固定的費用標(biāo)準(zhǔn)嵌入系統(tǒng)中，控制費用報銷差錯率，有效與會計核算軟件對接，通過導(dǎo)出報銷單在核算軟件中生成記賬憑證，減少二次輸入引起的錯誤和重復(fù)勞動，保證數(shù)據(jù)唯一性和準(zhǔn)確性，提高工作效率。

（四）合同管理

合同管理主要反映合同的訂立、履行、變更等情況。科研院所的合同以項目合同為主，即承擔(dān)（承接）科研項目所簽的合同和為完成科研項目與外單位協(xié)作所簽的合同，一般包括合同起草、文本登記、履約保證金的退付、合同執(zhí)行進(jìn)度、收付款，到合同履行結(jié)束關(guān)閉。項目合同依托于項目簽訂，所以和項目管理相互交叉，你中有我，我中有你。一個合同對應(yīng)一個或多個項目，一個項目只能對應(yīng)一個合同，合同和對應(yīng)的項目之間必須相互關(guān)聯(lián)。項目立項后的所有活動均以項目為主線開展，由項目管理系統(tǒng)集中反映，同步合同管理信息。當(dāng)所關(guān)聯(lián)的項目全部結(jié)項且收付款完成時，項目負(fù)責(zé)人可申請合同關(guān)閉。合同關(guān)閉后不允許再發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動。

（五）采購管理

采購管理包括采購申請、采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、采購、驗收等環(huán)節(jié)。采購管理實行清單制，采購預(yù)算清單和項目掛鉤。根據(jù)年初采購預(yù)算清單選擇所需采購貨物或服務(wù)，確認(rèn)采購方式、供貨商后，自動生成采購合同號。支付采購合同款時，報銷單選擇相應(yīng)的采購合同號，獲取采購合同信息，將支付信息與采購合同關(guān)聯(lián)，實行合同預(yù)算控制。二期建設(shè)擬在該模塊中增加采購合同文本生成功能和驗收信息完善等功能。

（六）資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理是采購管理的延續(xù)，由于該研究院所在省財政已建立資產(chǎn)云系統(tǒng)，為避免重復(fù)建設(shè)，擬利用省財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)。在采購驗收階段，由資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)等相應(yīng)信息，驗收結(jié)束后對接資產(chǎn)管理系統(tǒng)。資產(chǎn)使用人通過領(lǐng)用手續(xù)建立保管人信息及使用狀態(tài)，資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移時，由經(jīng)辦人通過轉(zhuǎn)移申請，自動實現(xiàn)資產(chǎn)保管人信息變動，有效落實資產(chǎn)動態(tài)管理。

四、需要考慮的幾個問題

根據(jù)某省級研究院綜合信息系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗，在內(nèi)部控制信息化平臺建設(shè)時需考慮以下幾個問題。

一是部門間溝通問題。信息化建設(shè)為“一把手”工程，需要得到單位負(fù)責(zé)人的有力支持。在系統(tǒng)初上線時會存在數(shù)據(jù)重新整理及工作量重復(fù)問題，特別是定制開發(fā)產(chǎn)品，前期工作考慮不充分，會發(fā)生流程和管理相互矛盾的現(xiàn)象，需要部門間不斷溝通完善，如果沒有“一把手”的支持，系統(tǒng)有可能會半途而廢。

二是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集量較大。已有數(shù)據(jù)的整理、系統(tǒng)字段的設(shè)計、流程設(shè)計的歸類、各類表單的格式需求等，管理要求越細(xì)化，涉及的基礎(chǔ)工作就更多。

三是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險問題。目前所有的操作都通過網(wǎng)上進(jìn)行，數(shù)據(jù)都保存在服務(wù)器上，存在被攻擊、篡改等風(fēng)險。因此在信息化建設(shè)中，需要配置相應(yīng)的安全控制軟件，定期進(jìn)行風(fēng)險排查，做好數(shù)據(jù)加密與異地備份等風(fēng)險防控工作。

四是系統(tǒng)維護(hù)問題。綜合系統(tǒng)的維護(hù)離不開軟件公司，但更離不開應(yīng)用單位自己的維護(hù)。軟件公司的維護(hù)，無非是軟件的升級、功能的提升，而更多的日常維護(hù)靠應(yīng)用單位，因此應(yīng)用單位需有相應(yīng)的技術(shù)力量承擔(dān)維護(hù)工作，尤其是各使用部門最好有指定的維護(hù)人員，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時報告單位總維護(hù)人員尋求解決，當(dāng)單位自身力量不能解決時再尋求外部力量，保證系統(tǒng)運行通暢。