中小民營企業存貨管理問題及對策研究

衛 巍

（陜西藥材采購供應站，陜西 西安 710000）

一、前言

中小民營企業為了節省資金，會根據市場行情來購買和存儲銷量好、利潤高的產品，因此存貨較多，占用資金較大。由于中小民營企業缺乏資金和人才，規模小，品牌力遠不如大企業，導致其在市場競爭中缺乏優勢，在上游物資采購中缺乏話語權，交易方式都是款到發貨機制。而在下游銷售市場競爭壓力大，在產品定價上缺乏主動性，不僅要受供應商的壓價，也要受消費者的議價，自主定價能力弱，這樣會嚴重影響中小民營企業的回款率，產生財務危機。因此，需要提高中小民營企業的存貨管理能力，確保在銷售計劃、采購控制、存貨賬務和存儲等全過程的科學合理，以提高中小民營企業存貨管理水平，加速資金周轉。

二、存貨管理的目標

存貨管理是指企業對貨物進行采購、存儲和銷售等過程的管理行為。存貨管理主要目的是平衡好企業存貨利益和存貨成本之間的尺度，確保企業能夠在正常經營前提下，使得存貨成本最低。

對企業而言，存貨具有以下功能。一是確保企業生產經營的正常進行。企業生產經營的產品是企業最直接和重要的經濟來源，為了確保生產經營正常進行，就必須存儲足夠的原材料，避免因材料短缺導致生產中斷。二是促進企業銷量。存貨管理能夠促進企業生產和銷售的連接，提高企業適應市場變化的能力。當市場對產品的需求增加時，企業通過儲備更多的產品來滿足市場需求，提高銷量和經濟效益。三是維持均衡生產，降低產品成本。很多中小民營企業的產品屬于季節性產品或者該產品的市場需求量存在較大的波動性，如果根據市場需求進行生產，就可能會造成生產資源的閑置和超負荷使用，進而增加生產成本。而通過存貨管理就可以維持生產供應與市場需求的平衡。四是降低采購成本。一方面，許多供應商為了提高銷量，會給企業一定的數量折扣，因此許多企業會購買一定數量的存貨以獲得價格優惠。另一方面，持有存貨都將使企業付出相應的成本，如進貨成本、儲存成本、短缺成本等。因此，存貨管理的目的就是在其所帶來的收益和成本之間權衡，在保證正常需要的前提下，確定經濟采購或持有量。

三、中小民營企業的界定及特點分析

根據我國《公司法》的有關規定，所有非公有制企業都是民營企業。而中小企業是按照企業人數、總資產和營業收入三項指標，結合行業特點劃分的，中小民營企業是指符合中小企業條件的非公有制企業。

中小民營企業具有不同于其他企業的顯著特點。一是生產規模小。正是因為規模小，限制了中小民營企業在融資、人才引進和管理模式等方面的發展，從而形成惡性循環，阻礙了中小民營企業的發展。二是數量多且分布廣泛。截至2018年底，我國中小民營企業超過3000萬家，貢獻了我國一半的稅收。中小民營企業遍布我國各個城市。三是經營方式靈活多樣。中小民營企業的經營范圍很廣，經營產品種類豐富，且經營體制靈活。四是競爭力弱，破產率高。中小民營企業缺乏足夠的資金、技術和人才，加上行業競爭日益激烈，其面臨的破產風險就更大。據統計，我國中小民營企業的平均壽命只有5.4年，10年內的破產率高達83%。

四、中小民營企業存貨管理存在的問題

1.銷售計劃和生產計劃不合理

首先是庫存短缺。很多中小民營企業為了促進產品銷量，提高市場占有率，多采用提成薪資制度來激勵銷售人員進行營銷活動。這種薪資制度本身沒有問題，但容易讓銷售人員為提高銷售業績而不顧企業產能、資金周轉情況和物資采購情況而盲目銷售，導致銷售、倉管、生產和物資采購等環節出現脫節問題，例如：訂單很多但庫存產品不足，或者原材料匱乏不能及時生產出足夠數量的產品等等。這樣不僅讓企業訂單成為空頭協議，也讓企業失去了信譽，流失了大量客戶，不利于企業未來發展。

其次是庫存停滯。為了快速給客戶提供產品，縮短交貨期限，很多中小民營企業會多存儲一些產品，但是存儲的產品越多，存貨成本就越大。加上中小民營企業缺乏對市場行情的洞察力，缺乏市場調研和科學合理的預測，只是憑借近期銷售情況和以往銷售經驗來主觀判斷某產品的庫存數量，導致市場預估失誤，存貨沒有銷路，產品滯銷，這樣就會增加存貨管理成本，降低單位產品的利潤，進而影響企業的整體經濟效益。

2.采購控制不到位

雖然很多中小民營企業具有明確的采購流程和審批流程，但形式化嚴重，采購價格的制定缺乏科學性，前期沒有對同類產品價格進行市場調研，沒有貨比三家，過度依賴有數幾家供應商，導致采購價格不斷上漲，自己企業喪失采購價格話語權，且評審環節形同虛設，缺乏對采購市場價格的全面調查和對比分析，使得企業采購價格居高不下。同時，物資采購數量和庫存數量之間沒有進行全面詳細的核查，物資采購具有隨意性，采購物資的種類和數量并非由庫存和銷量決定，而是根據采購人員的主觀感受決定，導致采購物資種類和數量不科學，物資滯銷或產品供不應求的局面，嚴重影響企業產品的正常銷售。

3.存貨賬務處理不規范

一方面，很多中小民營企業為了節省人力成本，沒有派專人去進行存貨賬務管理，進行存貨賬務管理的不是倉管員就是采購人員，這些人員并非會計專業出身，不懂得財務管理工作，因此在存貨賬務管理上存在諸多問題，例如：出入庫跟蹤、登記不及時，出庫根據期末存貨倒算數量，直接根據到貨單辦理入庫手續等，這就導致存貨賬實不符。另一方面，月末采購發票沒有到，財務部門會對此類貨物價格進行估算，但是由于很多企業的財會人員缺乏專業素質與能力，導致暫估價取值不夠科學合理，存在較大的主觀性，估價與真正價格相差較大，嚴重影響產品銷售成本和利潤，使得企業利潤的計算以營業收入和營業成本為依據，計算得出的毛利潤可比性低，不僅不利于計算企業真正的利潤，還可能會引起稅務部門的審計，存在逃稅漏稅風險。

4.存貨存儲不合理

首先，倉庫設置不科學。倉庫理應是全封閉式的，但是很多中小民營企業為了節省倉庫建造成本和人力成本，在生產區直接建造倉庫，倉庫與生產區之間缺少必要的隔斷與距離，這樣雖然可以減少原材料、成品、半成品的搬運距離，提高搬運效率。但是，半開放式的倉庫會給存貨管理帶來諸多問題，例如：倉庫內的物資、產品的種類、數量與登記在冊的信息不相符等。主要是因為封閉式倉庫往往只有一個出入口，所有進庫入庫的貨物都要登記，而半開放式的倉庫有好幾個出入口，有時貨物搬運繁忙，沒來得及登記就出庫或者入庫，導致賬面倉管信息與實際不符。倉管信息數據不符直接影響企業的財務數據的準確性，進而影響企業財務報表以及企業的財務決策的正確性。

其次，存貨防護不及時。很多中小民營企業的倉管人員缺乏專業素質，對倉庫內的貨物的特性不了解，不知道哪些貨物需要特殊防護哪些不需要，導致防護方法不正確，很多貨物因防護不正確影響了其質量和數量，例如原材料霉變、半成品受污染、成品蒸發數量等等，這些都影響企業的經濟效益。

最后，存貨狀態不明。很多中小民營企業的倉庫貨物擺放混亂，一些貨物缺乏標識或標識損壞不清，這些混亂的存放和標識不清問題會增加月末庫存盤點核算工作量，而且標識缺失和不清會導致盤點核算出錯，影響最終的盤點核算結果的準確性。除此之外，很多中小民營企業的倉庫缺乏必要的安全保障措施，例如：缺少滅火器、防火間距、火災監測系統和自動滅火系統等等，導致倉庫很容易爆發火災且不容易及時撲滅，會給企業帶來極大經濟損失。

五、加強中小民營企業存貨管理的對策

1.明確各部門職責

中小民營企業要想做好存貨管理工作，就要先明確各部門職責，其中銷售部門是中小民營企業所有業務的源頭，連接著采購、倉管、生產等部門，每筆訂單都需要經過采購部門和倉管部門的審批后才能生效。因此，應該由銷售部門帶頭進行本企業的所有訂單合同的評審和審批工作，生產部門和質監部門要對擬簽訂的訂單進行生產技術和質量檢查負責，采購部門要與倉管部門聯系確定好采購物資的種類、數量和交貨日期，財務部門要對所有訂單信息進行登記和審核，將訂單內的所有成本和利潤進行核算，結合實際采購物資的種類、數量、采購交期、生產日期、交貨日期、資金流動情況以及我國法律對合同條款的相關規定進行審核，確認與客戶簽訂的合同具有法律效力，然后再按照簽訂的合同中的內容進行物資采購、生產和倉庫管理等工作，將各部門的工作和職責明確清楚，才能避免部門間推卸責任導致存貨管理紊亂的問題，才能提高中小民營企業存貨管理效率。

2.控制存貨采購成本

首先，要對企業采購人員進行專業培訓教育，要讓他們養成采購定價都要依據市場調研結果來確定的習慣，而非主觀臆斷或依賴某幾家供應商的報價，要深入市場進行調查，掌握物資采購報價話語權，這樣才能在采購環節壓低存貨管理成本，提高企業利潤空間。其次，要建立完善的獎懲機制和績效考核機制，對采購人員的采購工作進行考核。主要是針對采購人員吃回扣和中飽私囊等行為進行嚴格懲戒，將采購人員的灰色收入透明化和規定化，對采購人員制定詳細的采購獎勵方案，可以將采購人員通過有效的采購行為為企業節省的成本的一部分作為采購人員的獎金，激勵采購人員制定性價比高的采購方案，這樣可以提高采購員人低價采購優質物資的積極性，減少吃回扣和中飽私囊等違規行為，對發現的吃回扣和中飽私囊的采購人員進行嚴懲，確保在采購環節企業能夠采購到性價比最高的物資，這樣才能有效控制存貨采購成本。

3.合理進行賬務管理

首先，要派專人進行倉庫管理，建立完善的倉庫管理制度，盡量將倉庫設置為封閉型倉庫，如果難以做到，要對敞開式倉庫和半開放式倉庫進行專門的管理，將倉庫劃分為不同的倉儲區域，不同倉儲區域存放不同的物資和產品，不得亂放，且建立嚴格的貨物出入庫登記制度，盡量只在倉庫設置一個出入口，如果設置多個出入口就要分別統計出入口物資和產品，并在當天匯總完畢，避免漏記導致的賬面物資信息與實際不符的問題。其次，要用ERP的權限功能來設置最優庫存量。采購人員根據最優庫存量來制定生產計劃和采購計劃，財務部門統一審批采購部門和生產部門制定的生產采購計劃。再次，采購人員需初步確定各類物資和產品的出入庫狀態（數量和種類），提交出入庫信息單給檢驗人員進行復驗，采購人員利用收貨單和質檢合格單到倉庫申請入庫，倉管人員核實請貨物數量和種類后將貨物入庫，如果入庫貨物超采購計劃，則需要上報給總經理，根據總經理指示進行下一步操作。最后，倉管人員根據生產部門的生產計劃和領料單進行出庫操作，做到單據、貨物和賬目同步進行。財務部門月末進行存貨暫估時，應該根據采購合同和結算價進行存貨估價，避免主觀臆斷估價行為，并且要對估價人員進行嚴格的績效考核，避免估價誤差較大。同時，要對倉庫內的貨物及時盤點，及時發現損壞、變質和數量減少的貨物，及時采取措施止損，避免損失擴大。

4.完善存貨儲存管理

對不同種類的貨物要及時分類存放，并設置好每個貨物的標識，確保每個貨物的標識清楚且準確，并將貨物標識信息及時錄入到倉管系統中。同時，制定科學合理的貨物防護措施，對需要特殊防護的貨物進行專門的防護。為了確保倉庫貨物都保存完好，需要加強倉管人員的培訓教育，提高倉管人員的貨物防護和管理水平，也可以聘請專業的倉庫管理人員，根據倉庫的實際情況，制定詳細可行的倉庫安全管理措施和制度。倉管人員嚴格按照管理制度進行工作，并加強倉庫的消防設施安裝，確保倉庫發生火災能在第一時間發現并及時消滅火災。同時，也要做好各部門的協同配合工作，采購業務不能由一人包辦，而是將其分為存貨采購、存貨保管、采購計劃制定、訂貨、驗收和結算等內容分別派人管理，責任落實到人。采購人員只能根據批準的采購單進行采購，不能擅自改變采購物資種類和數量。采購單必須經過審核后方可結算付款。采購貨款必須經過銀行結算，采購物資必須經過驗收后方可入庫，應付賬款要及時與總賬進行核對，并及時索要應付賬款。引入6S管理制度，所謂6S即整理（ SEIRI）、整頓（ SEITON）、清掃（ SEISO）、清潔（ SEIKETSU ）、素養（ SHITSUKE）、安全（ SAFETY）六個項目，提高存貨管理效率。

5.規避匯率和存貨價格波動風險

任何貨物的價值都會受市場匯率和原材料市場基準價格波動影響，尤其是中小民營企業，它們抵御外界市場價格波動風險的能力較弱，需要做好預防措施來規避匯率和存貨價格波動風險。一方面，可以利用金融工具來規避匯率風險，例如：購買銀行推出的匯率較高的金融產品來規避匯率風險等。另一方面，可以聘請專業的理財專家，利用期貨套期保值功能來規避存貨價格波動風險。

六、結論

中小民營企業要想提高自己的盈利水平和市場競爭力，就要重視存貨管理工作，建立完善的存貨管理制度，嚴格落實存貨管理制度。目前，我國很多中小民營企業在銷售計劃和生產計劃制定、采購管理、存貨賬務管理、存貨存儲管理等方面存在問題，嚴重影響了中小民營企業的存貨管理質量和效率。中小民營企業需要通過完善的存貨管理制度來明確采購、生產、倉管、財務等各部門職責，明確各部門工作內容，按部就班執行，加強采購管理、賬務管理和存貨管理，并利用金融工具來規避匯率和存貨價格波動風險，努力提高中小民營企業存貨管理水平。只有這樣，才能提高中小民營企業的市場競爭力，促進中小民營企業的可持續發展。