信息化背景下文書檔案管理工作問題研究

顏東升

（山東天行健置業有限公司，山東 滕州 277500）

企業日常行政管理與綜合事務中會產生大量的文書資料，具有極強的參考價值、憑證價值以及決策咨詢價值。因此，有必要綜合利用信息技術對文書檔案進行科學化管理，充分保證文書檔案收集、歸檔、開發、利用過程中的時效性、規范性、準確性、真實性和完整性。

一、信息化背景下文書檔案管理工作的現實意義

1.有利于減輕檔案管理人員壓力與檔案管理成本

過去，許多企業文書檔案管理資料的傳輸、歸檔時間長，十分依賴檔案管理人員[1]。同時，紙質類的檔案資源需要占用大量的空間，且空間占有率會隨之時間的推移而提升，不利于節約檔案管理成本。與此相比，文書檔案信息化建設則能夠更好地解決上述兩個問題。在信息化背景下，檔案管理人員只需要通過計算機終端的文書檔案管理系統對各類文書檔案進行系統化管理，管理壓力隨之減少。檔案管理人員可以直接通過線上終端對文書資料進行歸檔、更新、傳輸，縮減了許多不必要的工作流程，實現了人力資源利用效益的最大化。除此之外，文書檔案信息化建設能夠減少單位紙質文件的使用，無須占用檔案室的物理空間，進而達到減少檔案管理成本的目標。

2.有利于突破時空界限，實現文書檔案資源利用效益最大化

傳統文書檔案管理工作時效有限，且無法實現實時傳輸、借閱的目標。文書檔案信息化建設則能夠更好地改進這一問題。一方面，通過搭建文書檔案開發利用平臺，可以直接向檔案需求主體傳輸相應的檔案資源，并為其提供在線閱覽服務，打破了時間與空間的界限。另一方面，文書檔案以數據化的形式呈現后，更便于被復制，可以實現打破傳統“一對一”的利用格局。即多個檔案需求主體能夠同時查閱一份文書檔案，極大程度地提升了工作效率與質量。

3.有利于實現長期保存，充分發揮文書檔案資源的價值

傳統文書檔案管理工作對管理場地、管理條件的要求較高，保管難度以及安全系數較低。與此相比，文書檔案信息化建設后，文書檔案可以直接存儲于計算機、硬盤、云儲存終端，便于長期保存和長期管理。除此之外，文書檔案信息化建設可以充分發揮文書檔案資源的價值。尤其是建有文書檔案數據庫的企業，更是可以快速對文書檔案進行匯總、編研、檢索，為企業管理者以及其他人員提供決策依據、決策參考。

二、信息化背景下文書檔案管理工作中常見的問題

1.文書檔案數字化進程緩慢

現階段，部分企業文書檔案數字化進程緩慢，許多文書檔案仍然以紙質形式歸檔與管理，難以開展后續的數字化利用工作。之所以出現這種現象，主要是以下幾類原因：一是部分企業軟硬件設施不完善，難以高效地對文書檔案資源進行數字化處理，例如：缺乏高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，沒有引進文書檔案格式轉化系統、文書檔案管理系統等；二是部分企業文書檔案管理人員數量不足，難以在處理存量檔案的同時，對增量檔案進行數字化處理[2]；三是文書檔案管理系統與OA辦公自動化系統的關聯度不高，系統與系統之間在文件傳輸、文件共享領域仍然存在壁壘，無法對OA辦公系統中收發的公文等文書進行歸檔整理。

2.綜合性信息技術與文書檔案管理工作的融合度低

實踐中，部分企業尚未充分將大數據技術、云儲存技術、智能算法技術等綜合性信息技術融入企業文書檔案的各個環節，文書檔案信息化建設成效低。一是智能算法技術在立卷歸檔中的應用不足，沒有打通文書檔案各個管理流程，無法實現精細化管理的基本目標；二是大數據技術在文書檔案管理中的應用不足，難以實現深度檢索、深度開發，不利于搭建現代化的文書檔案服務平臺；三是云儲存技術在文書檔案保存中的應用不足，文書檔案的保存時效低，且無法在物聯網或者互聯網終端進行共享，不利于資源利用效益最大化。

3.文書檔案安全管理滯后

在信息化環境下，信息技術為文書檔案管理工作創造更多便利的同時，也帶來了一定的風險。典型表現在黑客、木馬、勒索病毒以及其他病毒程序對文書檔案管理系統的入侵，將會影響文書檔案的完整性、真實性以及準確性。然而，實踐中部分企業過于強調信息技術的利用，沒有意識到信息技術的負面影響，在文書檔案安全管理領域仍然存在許多漏洞[3]。一是內外網尚未進行區分化、隔離化，通用一個網絡對文書檔案進行管理，容易引發泄密、文件損毀、文件非法加密等事件，損害企業的合法權益；二是仍然通過單一手段進行安全管理，對現代安全保密技術的應用不足，難以適應新形勢下文書檔案安全管理的要求；三是涉密類文書檔案與普通類文書檔案采取同種管理方式，存在一定的保密風險。

三、信息化背景下加強文書檔案管理工作的對策

1.轉變觀念，深入推進文書檔案數字化建設工作

文書檔案資源種類多、內容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進行數字化處理，做到文書檔案數字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標前進。具體而言，一是要完善軟硬件設施，優化文書檔案管理環境。一方面，企業要結合文書檔案信息化建設的基本要求以及企業實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，對紙質文書檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端；另一方面，企業要購置文書檔案格式轉化系統、文書檔案管理系統，實現微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結合企業人力資源實際，進一步引進專業化人才，實現文書檔案數字化工作專人負責的目標，提升數字化的質量。同時，企業也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業進行加工和處理，通過服務外包等方式來推進文書檔案數字化建設的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術手段來打破文書檔案管理系統與OA辦公系統的數據傳輸壁壘、數據共享壁壘，實現文書資源一站式傳輸、開發與利用，提升文書檔案管理的速度和質量。

2.創新方法，綜合利用現代信息化技術

信息化社會，文書檔案管理工作必須要充分依賴多種現代信息化技術。具體而言，一是要通過智能算法技術，對檔案管理系統采集、歸類、整理文書的流程進行優化，并設置自動化流程，探索實現文書檔案立卷歸檔與開發利用一體化。二是要通過大數據技術對文書檔案進行篩選與識別，設置更為科學合理的檢索工具以及檢索條件，滿足檔案需求主體深層次的檔案需求。同時，要應用好大數據技術在文書檔案檢索中的優勢，進一步對文書檔案進行細分，建立不同的文書檔案數據庫，滿足未來文書檔案編研、文書檔案專題建設、政策研究分析的需要。通常而言，企業可以將文書檔案劃分為公文類、政策類、法律法規類、會議類以及其他類別的文書檔案，并對其進行深度加工與利用。三是要應用好云儲存技術，實現文書檔案自動、永久保存。為此，企業可以將文書檔案管理系統與相應的云終端進行關聯與同步，將文書檔案上傳至云儲存終端，進一步節省文書檔案所占的硬盤空間，推動文書檔案管理工作可持續化發展。此外，企業也可以依托于云儲存終端，深化與分公司、子公司在文書檔案管理領域的共享與合作，進一步發揮檔案在企業整體中的作用。

3.堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全

為了更好地保障檔案安全，堅守安全底線，一是要嚴格實行文書檔案管理系統內外網隔離，落實安全管理責任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時，應采用防火墻來對訪問IP以及U盤等介質進行嚴格化管理，及時發現病毒和非法程序入侵。二是要應用區塊鏈、數字水印、云加密、數字加密等新型的信息技術對文書檔案進行加密處理，適應新形勢下信息技術的發展趨勢。同時，也要對文書檔案管理人員進行培訓，確保其能夠熟悉應用各種信息技術，打造復合型人才隊伍。三是要重點關注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業的利益和商業秘密。對于涉密類的文書檔案，還應當進一步進行加密處理，并設置相應的訪問權限，嚴格保守檔案機密。

四、結束語

在現代信息技術高速發展的今天，信息技術對各行各業的影響力不斷提升，信息化成為時代熱詞。在信息化背景下，文書檔案管理的內容、要求、方式都發生了變化，文書檔案管理人員需要進一步用新思路解決實際工作中產生的新問題，不斷提升文書檔案資料的利用率。具體而言，一是要轉變觀念，深入推進文書檔案數字化建設工作；二是要創新方法，綜合利用現代信息化技術；三是要堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全。相信在文書檔案管理人員的努力下，企業文書檔案管理效率、質量以及利用率都會得到大幅提升。