淺談新形勢下做好檔案工作的幾點思考

王素花

（河北省科技檔案館 河北·石家莊 050011）

1 檔案工作的性質和作用

檔案工作是維護黨和國家歷史真是面貌、保障人民群眾利益的重要事業，就其基本性質和主要作用來說，它是具有管理性、服務性、政治性、機要性的工作。一是檔案工作它是專門負責管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。二是通過提供檔案信息為社會服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編研等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，所以具有服務性。三是在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務。這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。四是由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，有的檔案不對外開放，而大多數檔案在規定期滿后開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

檔案真正發揮作用的時候是在檔案被人們利用的時候，當人們因為工作中、生活中遇到某些問題需要查找檔案時，能夠查到自然高興，但查不到呢，就會去指責檔案工作沒有做到位，怎么需要的東西沒有收進來呢。這就涉及到我們檔案收集的齊全完整問題。一個國家、一個民族乃至一個人在幾十年幾百年后是否還能被人記得、記得多少、記得什么，取決于這個國家民族和這個人有沒有檔案、有多少檔案和有什么樣的檔案留給后世。所以說我們今天的立卷歸檔，決定著誰將在未來受到關注，誰又將在未來銷聲匿跡，我們今天行使的是控制記憶的權力。如果說，政治家和人民群眾是在創造歷史，那么，我們今天的立卷歸檔則是在重新塑造歷史。黨的十九大閉幕后不久，習近平總書記帶領新一屆中央政治局常委專程前往上海和浙江嘉興，瞻仰中共一大會址和嘉興南湖紅船，在石庫門和南湖這兩個地方看到很多記載著我們黨崢嶸歲月和光輝歷程的歷史檔案，總書記看得非常仔細并不時詢問，意味深長地說，我們是為了不忘初心、堅持真理而來，我們的初心、真理就蘊含在這些檔案之中。習近平總書記早在地方工作時曾指出“經驗得以總結，規律得以認識，各項事業得以發展，都離不開檔案”。寥寥數語，深刻揭示了檔案和檔案工作的巨大價值和現實作用。

2 目前檔案工作的現狀

檔案工作是每個單位不可缺少的基礎工作，也是所有工作的最后環節。實際情況中檔案部門，一般比較邊緣化，很容易被忽視。有的單位領導對檔案工作不夠重視，工作人員的檔案意識不強，檔案的收集不夠齊全完整，檔案保護環境不符合規定，有的單位沒有獨立的檔案庫房。尤其是在機構改革的背景下，地方檔案部門原來運行多年的“局館合一”體制被打破，在改革調整磨合期內檔案工作或多或少的出現管理松懈，職責模糊，有的業務問題缺乏指導。其實，檔案工作不是可有可無，而是必須做好的工作。

3 做好檔案工作應注意的問題

檔案工作作為一個單位基礎工作的重要組成部分，是反映一個單位綜合管理水平的重要窗口，同時也是檢驗一個單位工作成效的有效途徑。一個單位檔案管理的規范化，印證著這個單位機關建設、業務建設等各項工作管理的規范化程度和水平。要做好檔案工作，筆者認為要做到以下幾個方面：

（1）領導的重視和支持是做好檔案工作的前提。在一個單位任何一項工作的開展都需要領導的支持，在各單位作為非主要業務的檔案工作的開展更是需要領導的重視和支持。檔案是對單位各項工作、各類事項、各方面活動的真實記錄，是對單位發展歷史的真實記載，是單位發展經驗與教訓的沉淀。單位發展歷程的輝煌與沉浮、事業的發展與壯大都真實地存在檔案里。檔案工作就是把檔案當作一種資源來開發、利用，讓前人的智慧以及事業土壤中滋生的精神，在今天得以光大傳承，為繼續創新的事業服務。尤其近幾年來，隨著國家巡視工作的開展，各項審計、紀檢工作更是頻繁了利用檔案，以檔案為佐證，充分證明單位各項工作的合法、合理，能還領導和當事人一個清白。一個單位的檔案工作也不僅僅是檔案部門的事，而是各部門各崗位人員共同的責任。所以各單位要認真貫徹新修訂的《檔案法》，確定檔案機構或檔案工作人員管理本單位的檔案，建立檔案工作責任制。

（2）收集齊全是做好檔案工作的生命線。檔案真正發揮作用的時候是在檔案被人們利用的時候，當人們需要查找檔案時，能夠查到自然高興，但查不到呢，就會去指責檔案工作沒有做到位，怎么需要的東西沒有收進來呢。這就涉及到我們檔案收集的齊全完整問題。2006年以來，隨著國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的實施，檔案的齊全完整性有了規范性文件的約束。檔案的收集是檔案工作第一要務。各單位檔案機構要認真履行職責，建立健全文件材料歸檔制度，嚴格按照各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，做到應歸盡歸、應收盡收。加強對重大活動、重要事項等文件材料的收集力度，加強對涉及到人、關系到人民群眾切身利益的文件材料的收集力度，強對應歸檔的電子文件及聲像、實物等特殊載體檔案的收集力度，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。要在平時的文件收集、積累上下功夫，日常工作中大家應注意做好以下幾點：

①嚴格登記。收發文登記是文件往來的必經關口，因此把好這一關，就能保證單位主要文件的齊全完整。通過登記，來往行文、內部文件、會議文件等均可做到家底清楚，有據可查，避免遺漏或遺忘。一種辦法是由辦公室或綜合部負責單位的收發文登記，一種是由各部門兼職檔案人員負責做好本部門的收發文登記。

②及時收集。及時收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關鍵。所謂及時收集，是指對已經辦結的文件以及會議、活動結束后形成的文件材料及時催要，或定期清理，集中保存。許多文件經常是保持在單位或部門領導手里，一旦處理完畢，應及時交檔案信息員保管。

③嚴格檢查。一是檢查同一事由的文件是否已經生效，辦理完畢，但不要來一件檢查一件，等收齊了再檢查，請示上去要等批復；二是檢查每份文件的正本、定稿、簽批單是否齊全完整；三查文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。

④隨辦隨歸。不是說整理完一件交一件，是講我們每收到一份文件，即可按要求整理一份文件，然后裝盒保存。

⑤妥善保管。每個部門的文件材料集中保存后，檔案管理人員應根據文件的來源（上級、本單位、本部門等）和問題等用文件夾分類標識，建立臨時目錄，在移交檔案室前，做到安全保管，運轉有序。

（3）檔案安全是做好檔案工作的底線。檔案安全保管是檔案工作的底線。檔案安全在任何時候任何情況下都不允許有絲毫疏忽和放松。要集中管理本單位所有門類和載體的檔案，特別是要將分散在各個業務部門的檔案集中統一到檔案部門保管。檔案的保管有一個基本的原則，即：要集中統一到檔案部門統一保管。要把檔案安全工作列入重要議事日程，保證必要的經費和設施設備，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

“人防”就是建立健全各項規章制度，認真落實責任制，要健全完善應急預案，把檔案室列入重點保護范圍，納入各級應急預案體系，確保檔案安全受到危害時得到優先搶救和妥善處置。

“物防”就是要嚴格按照有關規范和標準設立檔案專用庫房、檔案整理室、檔案閱覽室。配備滿足需要的設備，實現“八防”：防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防塵、防水。

“技防”就是應用先進的技術手段，保證制度的落實，保證“八防”的落實。一般地講，現代化管理水平的高低，取決于應用現代化技術手段的多少。應用安全保密技術、設備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案信息安全保密。經常開展檔案安全保密自查，嚴防檔案損毀和失泄密事件發生。要讓檔案安全成為任何時刻都不可觸碰的高壓線、不可逾越的紅線。

（4）檔案信息化管理是檔案工作的發展方向。計算機技術的普及應用，帶來了檔案管理革命。體現檔案管理水平的一個重要方面就是利用檔案時，能快速、準確地查找出所需要的檔案，依靠的就是檢索工具。過去主要是手工制作案卷目錄、專題目錄、卡片等，全引目錄（文件目錄）就很少，面對百萬卷上千萬件的檔案，查找的速度和準確性可想而知。檔案信息化建設是檔案工作的發展方向，是衡量檔案管理水平的重要尺子，是信息化建設的重要內容，是提高綜合實力的重要途徑。

近年來，發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，《數字檔案室建設指南（2014年）》等相關標準的發布，為檔案信息化建設提供了政策支撐和標準支持。按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，要“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導”。

要準確把握檔案信息化建設目標，經過一段時期的努力，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案室體系。一是堅持統籌規劃。將檔案信息化建設納入信息化建設總體規劃，統一部署、同步實施，穩步推進，確保檔案信息化與機關信息化協調發展。二是堅持協調推進。機關檔案部門要與機關信息技術部門等密切配合，把檔案信息化管理嵌入到機關工作的各個方面，實現檔案信息化與機關各項業務信息化流程的有效銜接。三是堅持創新管理。運用知識管理、大數據、云計算、物聯網等新理念、新方法和新技術，目前，各單位在實現存量檔案數字化，建立數據庫，網上查詢，網上利用，完成網絡辦公系統與檔案管理系統對接的同時，要最終實現電子文件歸檔。在推進檔案信息化管理過程中，要采取切實有效措施，確保檔案信息的絕對安全。

（5）檔案利用是做好檔案工作的目的。過去一些人和我們現在這些人花費這么多的人力、物力、財力收集整理保存下這些檔案，目的就是利用。為今后還原我們這一段歷史，為后人研究我們這一段歷史，提供依據和憑證；為今天的領導決策，為維護國家、單位和個人的權益，提供依據和憑證。總書記強調：“治理國家和社會，今天遇到的很多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發生過的很多事情也都可以作為今天的鏡鑒。”檔案是一種資源，也是財富，所以，在提供利用時，對涉及國家利益和權益糾紛的檔案一定要慎之又慎，一定要嚴格審批和登記制度。