新時期高校人事檔案管理信息化建設思考

朱音璇

摘 要：目前，隨著新時代信息技術的發展，許多高校當前都開始實施信息化管理和建設，所有人都在慢慢適應信息化發展的時代，眼前許多高校都已經開始實施檔案信息化管理，專門留了足夠的拓展檔案管理工作服務空間來提升工作的效率與資源的利用率，如今許多高校也正在不斷的加強檔案管理工作的信息化建設，有效及推進了高校檔案信息化的管理工作，該項工作成為了許多高校里的最重要的工作之一。因此，高校必須要結合實際加強對該項工作走向現代化的進度，從而可以實現對新時代檔案信息管理化的大幅度提升。

關鍵詞：新時期;高校;人事檔案管理信息化;建設思考

目前高校人事檔案實施信息化建設和管理，是高校管理工作中必不可少的一項任務。從當前來看，大部分高校已經開始實施檔案信息化管理，還是有少數高校繼續采用傳統的管理方法或者說是信息化程度的不足。因此，決定對大部分高校人事檔案管理信息化的建設進行研究，讓實現新時代信息化的管理具有更重要的意義，高校檔案工作也在不斷結合自身實際情況進行信息化建設。為實現檔案信息化管理是當前高校檔案辦公自動化的必然趨勢，也要提升該項工作服務效率。

一、高校人事檔案管理的現狀分析

長期以來，高校對人事檔案管理幾乎采用是紙質版的管理方式，而且在平時的管理工作中，即使有專門的人員和場地，但人事檔案的內容過于錯亂，分類也相對來說比較的錯綜復雜，管理起來肯定也存在一定難度，經常出現檔案丟失、被人亂動手腳，人事檔案的安全性和準確率受到了嚴重的影響[5]。然而有些人員沒有一定能力總想著走后門修改檔案尋找捷徑，導致了作風不良出現。一部分檔案管理人員經不住利益的誘惑，擅自修改檔案里的內容，只圖了一時的高興忘記了自己的職責所在使得管理工作跟管理制度不嚴謹落實不到位。還有一部分的檔案雖保留了原本的內容，但是在剛開始記錄的時候并沒有用按規定的方式書寫，導致字跡不清、紙張殘破等，起不到應有的作用。此外，在高校的管理層中，這也表現出了領導對該工作不重視，所以并沒有對這方面工作進行支持跟資金量的投入，才迫使檔案室工作環境的不理想，滿足不了管理人員相應需求、硬件設施也不是太理想。迫使人事檔案管理工作無法完全按規定實施，由于高校高層管理人員的不重視檔案因環境受潮而產生了發霉等狀況，因而檔案利用率變得較低。在這樣的情況下，高校對人事檔案的信息化管理建設進行自動化，已經成為了不可避免的趨勢[4]。

二、新時期高校檔案信息化建設思路

（一）對高校檔案資源信息進行調整

現在許多高校如果想要改造數字化檔案資源就必須要進行信息調整，集體步驟如下：第一，要想改造出檔案資源的信息，首先，去上網查找資料，然后理解其意思、理清思路，然后經過審查與統計再到相關部門去收集制定的檔案信息。第二，根據檔案資源信息建設數據庫，先要建設和完善目錄與數據，然后對檔案資源進行信息數據化，這樣對檔案資源的開發就會更加簡便[3]。

（二）注重高校的平臺系統建設及服務延伸

目前，必須要注重高校檔案信息化工作的管理平臺系統建設及服務延伸，對基礎設施進行投資，可以不斷增添或更新硬件、軟件設備，例如采購計算機、采購圖像識別和復印機等電子產品，此外還要自己采購或者自己開發一些先進的檔案信息化管理軟件程序，用來有效的提升該工作水平，促進高校檔案信息化工作的有序開展[2]。

三、新時期高校人事檔案管理信息化的建設策略

（一）增加資金方面的投入。

目前要確保高校實現新時期人事檔案管理的信息化建設，首先要有相應資金投入，為開展檔案管理的工作的提供足夠的經濟支撐。對信息技術加強推廣和扶持，對數據的傳播速度加強要求速度要快、穩定網絡、加強校園網的安全并通過各種有效的方法打造穩定性高的人事檔案信息網絡。此外，計算機軟件和硬件系統都要隨時更新換代，要隨著時代的步伐前進，要為高校人事檔案的信息化管理打好基礎做好鋪墊。

（二）構建完善的電子信息系統。

需要建立人事檔案電子信息系統，是對繼續采用傳統的管理方法檔案管理工作的大幅度改進，其不僅可以為修改和檢查檔案的更新等工作提供方便，同時還能發揮出人事檔案電子系統的重大作用。構建該管理系統，需要由學校的人事部從中選出一支經驗豐富、能力較強、綜合水平較高的團隊，接受了專業的培訓和教育之后，再按規定統一負責規劃和完成工作。要合理的運用計算機、掃描儀等現代化的技術設備，仔細、核對并把手頭的檔案資料統一錄入到電腦中，將錄入的有關系信息繼續進行檢查、核對，保證人事檔案的信息不會出現錯誤及遺漏。此外，再利用相對應的技術并文字跟圖像等資料轉變為信息化的材料構建成數據信息檔案，以后方便檢查、瀏覽[1]。

四、高校人事檔案管理的發展意義

（一）有利于提高高校人事檔案管理的準確性

現如今，許多高校在發展過程中，對人事檔案管理非常重視，因為人事檔案管理中會涉及到高校內部教職工跟學生的基本個人信息，而且還涉及到了許多教學資源，因此要加強提高對人事檔案管理的重視程度，為教職工的檔案管理工作水平進行有效的提升也要提供有效保證。在往后的工作過程中，就要從多個環節和角度出發，加強人事檔案的管理水平，為日后管理工作的開展奠定良好基礎。除此之外，還要在實踐中加強人事檔案的管理水平要大幅度的提升，為檔案信息的準確性、有效性提供保障并且還要保證檔案的完整性。人事檔案管理工作在具體開展過程中，可利于推動整個高校的教育教學水平，還有助于教學水平的有效提升。

（二）有利于改變傳統人事檔案管理理念

目前，全部傳統高校人事檔案管理工作在具體開展過程中，整體開展效果并不理想，主要原因在于多數還在繼續采用傳統的管理思想都還沒有從本質上轉變過來，較多檔案管理工作在開展時根本無法按照高校內部員工的基本要求來進行有效開展，更重要的是無法實現與主體之間的需求，這樣就會導致高校人事檔案管理信息在搜集、管理以及保存等環節很容易就會出現嚴重的遺漏、丟失等問題。因此在傳統的管理思想人事檔案管理信息化的開展過程中，必須要結合當時的現狀，對其進行不斷改進、完善和優化，盡量提高對人事檔案管理工作的重視程度加強實現對教職工、教育教學資源等人事檔案管理信息資源的有效搜集和高效率利用，為檔案信息的安全性、可靠性提供保證。

五、結束語

綜上所述，目前高校人事檔案管理工作在開展時，基本都逐漸朝著信息化、電子化的趨勢發展，構建人事檔案信息化的基礎建設平臺時加大資金的支持，提高團隊意識，加強專業人員的培訓，保證工作與時俱進。

參考文獻：

[1]周瑩瑩. 新時期高校人事檔案管理信息化建設思考[J].辦公室業務，2018（11）：48.

[2]朱培芳. 新時期高校人事檔案管理面臨的問題及應對策略[J]. 蘭臺世界，2018（08）：62-64.

[3]葉育紅. 高校干部人事檔案數字信息化建設探索與實踐——以中國地質大學（北京）為例[J]. 中國地質教育，2018，27（04）：52-55.

[4]楊柳. 新時期高校檔案管理面臨的挑戰研究[J]. 蘭臺內外，2019（22）：23-24.

[5]王運鐸. 新時期高校人事檔案管理研究[J]. 蘭臺內外，2019（29）：27-28.