“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校榮譽(yù)庫建設(shè)探析

張夢雪

摘要：近年來，因國家優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，高校也迎來了高質(zhì)量發(fā)展的機(jī)遇，取得了耀眼的成績，得到了社會(huì)和各級主管部門的充分肯定，各高校在教育科研、社會(huì)服務(wù)以及各項(xiàng)管理工作中，因取得突出成績受到表彰獲得的各類獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案，真實(shí)記載了學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史足跡，具有較高保存價(jià)值，是檔案的一種特殊載體。當(dāng)下信息化技術(shù)對高校檔案的儲(chǔ)存方式產(chǎn)生了較大影響，本文闡述了當(dāng)前高校榮譽(yù)類檔案管理中存在的問題和榮譽(yù)庫建設(shè)的必要性。我們不僅要加強(qiáng)檔案專職隊(duì)伍建設(shè)、有效規(guī)劃資源、增加資金投入，還要依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)構(gòu)建完善的榮譽(yù)庫和安全防護(hù)體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，從而加快榮譽(yù)類檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：高校榮譽(yù)檔案;信息化建設(shè);榮譽(yù)庫;新思路

隨著數(shù)字信息技術(shù)的普及，各高校的檔案管理也越來越數(shù)字化，由紙質(zhì)實(shí)物管理走向電子管理是必然選擇。作為學(xué)校信息化建設(shè)中一部分，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然的。相比紙質(zhì)類檔案，各高校也應(yīng)重視榮譽(yù)檔案，創(chuàng)新理念，大膽運(yùn)用領(lǐng)先的信息技術(shù)，加快榮譽(yù)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，使榮譽(yù)檔案的作用得到應(yīng)有的發(fā)揮。

一、榮譽(yù)檔案管理的現(xiàn)狀

榮譽(yù)檔案載體多樣，內(nèi)容廣泛，并且具有唯一性。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在榮譽(yù)類檔案的收集存放上，多數(shù)高校都能單獨(dú)存放或是放在榮譽(yù)展廳展覽，使之發(fā)揮其應(yīng)有的作用，但也有少數(shù)單位不予重視或者堆置一邊，無人管理。或者置于倉庫任其蒙塵;或者安放領(lǐng)導(dǎo)屋中充裝擺件;甚至隨意分發(fā)眾人，造成榮譽(yù)遺失這樣難以挽回的損失。而在榮譽(yù)類檔案的利用上，一些高校因?yàn)闆]有對實(shí)物類榮譽(yù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的數(shù)字化處理，造成了查找上的困難和榮譽(yù)檔案因反復(fù)取存而破損。

二、榮譽(yù)庫建設(shè)必要性

（一）存儲(chǔ)優(yōu)勢明顯

在檔案信息存儲(chǔ)上，數(shù)字化信息存儲(chǔ)與傳統(tǒng)檔案信息存儲(chǔ)方式完全不同，紙質(zhì)實(shí)物媒介存儲(chǔ)方式已成為輔助方式，存儲(chǔ)介質(zhì)上的電磁信號(hào)成為主要存儲(chǔ)方式。存儲(chǔ)介質(zhì)的改變使我們能夠數(shù)字化處理和存儲(chǔ)檔案信息，這種轉(zhuǎn)變優(yōu)勢是難以抗拒的，它使人們跨時(shí)空快速查找利用檔案信息，還能優(yōu)化資源組織方法，以及壓縮和無線化儲(chǔ)存空間。隨著時(shí)間增長，榮譽(yù)類檔案尤其是實(shí)物會(huì)越來越多，獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯類不可能全部放在檔案陳列室進(jìn)行展示。因此，建設(shè)線上榮譽(yù)庫可以為學(xué)校節(jié)省極大的存儲(chǔ)空間。

（二）便于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)資源共享

各高校可以依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行榮譽(yù)庫建設(shè)。榮譽(yù)獲得者可以第一時(shí)間將榮譽(yù)信息通過工作流提報(bào)，由檔案工作者對榮譽(yù)信息進(jìn)行分類編碼處理和歸檔，面向全校進(jìn)行信息共享，榮譽(yù)庫和用戶進(jìn)行了實(shí)時(shí)連接，還打破了傳統(tǒng)檔案在空間和時(shí)間上的限制，使高校信息資源共享得以便捷實(shí)現(xiàn)。其中，學(xué)校榮譽(yù)歸檔案館集中統(tǒng)一保管，個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物類可仍由個(gè)人保管。對于個(gè)人來說，將榮譽(yù)信息報(bào)送至學(xué)校榮譽(yù)庫歸檔留存，而實(shí)物仍可放在自己手中，可以較大提高他們報(bào)送榮譽(yù)的積極性，與此同時(shí)也極大豐富了學(xué)校的榮譽(yù)類檔案資源。

（三）信息檢索更加迅捷和智能

榮譽(yù)檔案的數(shù)字化可以完全打破檔案檢索的各種限制，用戶依據(jù)規(guī)定權(quán)限，運(yùn)用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在榮譽(yù)庫進(jìn)行便捷的智能化檢索，共享高校榮譽(yù)檔案信息資源;不僅能使查閱者檢索速度提高，檢索范圍擴(kuò)大，而且實(shí)現(xiàn)了真正意義上的查閱者面對面，實(shí)時(shí)達(dá)到了同步分享。

（四）提高榮譽(yù)檔案的利用效率

同一份榮譽(yù)檔案在信息資源共享的幫助下能夠使不同的區(qū)域的人同時(shí)瀏覽、訪問、下載，將檔案利用率大大提高，從而使高校的檔案查借閱服務(wù)工作變得更加人性化及效率化。檔案信息數(shù)字化加快了檔案歸檔的節(jié)奏，使高校檔案工作效率得到了大幅度提高。加強(qiáng)榮譽(yù)檔案信息化建設(shè)，可為當(dāng)前的干部提拔任免、空崗競聘、績效考核、重大質(zhì)量工程項(xiàng)目申報(bào)等行政管理和組織宣傳提供依據(jù)和支撐材料。

三、榮譽(yù)庫建設(shè)思路

（一）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開發(fā)建設(shè)檔案榮譽(yù)庫

如何進(jìn)行高校榮譽(yù)庫建設(shè)，首先，要推進(jìn)完善榮譽(yù)檔案制度化管理，制訂榮譽(yù)庫編目方案，建立電子榮譽(yù)歸檔管理流程。其次，是要加強(qiáng)榮譽(yù)庫的開發(fā)，利用計(jì)算機(jī)、高拍儀、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)榮譽(yù)檔案庫，將部門和個(gè)人手中的榮譽(yù)檔案資源整合到一起，通過計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)交換、拍照、掃描等現(xiàn)代信息技術(shù)，把榮譽(yù)檔案著錄、檢索、打印、歸檔查詢統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)接收、下載、備份、用戶管理等功能都實(shí)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案管理由實(shí)物模式向數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，為單位的歷史發(fā)展留下“永恒印記”的電子檔案。

（二）整合檔案資源，實(shí)行一體化管理

高校的檔案分為文書、科技和特載等大類。在實(shí)際存放中，黨群、行政、教學(xué)、學(xué)生、外事、聲像或科研這些分類里可能有一項(xiàng)榮譽(yù)的各類材料，由此造成榮譽(yù)檔案的查閱和利用都非常不方便。進(jìn)行榮譽(yù)庫建設(shè)，可對榮譽(yù)檔案信息資源進(jìn)行構(gòu)建重組、收集整理、合并優(yōu)化、存儲(chǔ)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案的電子歸檔、著錄、保管、利用和查詢。榮譽(yù)庫能有效將原有散存在各部門和個(gè)人手中的歷史見證材料整合到一起，包括文書檔案、獲獎(jiǎng)材料、榮譽(yù)說明、實(shí)物照片等。建立榮譽(yù)庫，可把目前檔案館的文書、實(shí)物、影像和科研檔案資源集中管理，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案的“文物”一體化管理，提升榮譽(yù)檔案資源的完整性和利用效率，挖掘了一條運(yùn)用新型信息技術(shù)管理榮譽(yù)檔案的道路。

（三）查借閱及時(shí)高效，獲取最佳檔案管理效益

進(jìn)行榮譽(yù)庫建設(shè)，一定要按照按年劃分、動(dòng)態(tài)錄入、雙向錄入、數(shù)據(jù)完整、更新迅速、分類科學(xué)、查詢便捷、圖文并舉、管理優(yōu)化的原則，并能提供高效、便捷的電子榮譽(yù)檔案查詢利用平臺(tái)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)，提高檔案管理水平

檔案榮譽(yù)庫的建設(shè)還需要將檔案數(shù)字化放在重要位置，制定檔案數(shù)字化建設(shè)方案，構(gòu)建一套運(yùn)行良好的考核評價(jià)機(jī)制。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況為檔案館配備具有較高信息技術(shù)水平的管理人員。此外，也可以請信息技術(shù)專業(yè)人員加強(qiáng)對檔案人員的管理培訓(xùn)，提高其實(shí)操水平及數(shù)字化思維。各檔案館應(yīng)適時(shí)組織相關(guān)人員的交流學(xué)習(xí)，使檔案人員及時(shí)掌握新型信息技術(shù)，優(yōu)化提升“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”，從而能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代日新月異的檔案管理挑戰(zhàn)，切實(shí)提高高校數(shù)字化檔案管理水平。