新時代房地產電子檔案管理初探

龔平

摘要：隨著互聯網時代的到來，數字化技術的應用已經普及到社會生產、生活的方方面面，促進了經濟和社會的高速發展。檔案數字化是指在互聯網背景下，通過網絡傳播的形式讓信息需求者無論何時何地都能及時獲取到想要的資料。檔案是重要的信息資源之一，對檔案進行信息化管理是大勢所趨，房地產檔案也不例外。因此，利用數字化技術進行房地產檔案分類管理勢在必行。

關鍵詞：房地產;電子檔案;檔案管理

隨著房地產行業的飛速發展，傳統房地產檔案管理措施的弊端越來越凸顯，很難有效滿足各方面提出的要求，信息化建設顯得十分緊迫。這種新型的管理方式具體就是借助信息技術，進行各種信息數據的保存，而且在這種方式下，可以通過表格、圖片等形式將房地產檔案信息生動的展示出來，以便更好地應用。不過就具體情況來看，因為各方面因素影響，使得當前部分工作人員對于房地產檔案管理工作并不是很重視，因此創新改革自然更加無從提及，信息化建設進程就受到很大阻礙，對于房地產行業的發展也造成了一定的不良影響。就這一方面來說，加強房地產檔案管理信息化的意義及改進策略探究意義重大。

一、房地產電子檔案管理的意義

在信息化時代背景下，信息技術已經滲透社會的各個行業，并且掀起了一股信息化建設熱潮，房地產檔案管理也不例外。借助信息化手段進行房地產檔案管理，不僅可以很好地解決紙質檔案保存占據空間大、難度大等問題，同時還便于更好地修改與處理，各個環節的工作開展也會變得更為輕松，工作人員的工作壓力也極大降低。最為主要的一點是，檔案信息化管理體系可以促進實現分類管理、自動存檔等，信息搜索速度變得更快。而且在具體操作中，電子檔案還能打破傳統區域限制，只要有網絡和權限，便能隨時隨地地進行相關信息的獲取與應用，更為便捷。為了使房地產檔案與社會發展需求更好地契合，還得注重檔案管理方式與信息技術手段的有效結合，并借此來促進管理信息化建設。相比較于傳統的檔案管理方式，信息化管理可以將房地產檔案信息分類別的儲存，效率更加高。同時，信息化管理最為突出的一點優勢便是借助網絡可以有效進行信息輸入與輸出。檔案管理人員將相關的信息輸入系統之后，其他部門人員可以通過網絡進行信息的交換和共享，同時還能有效交流。對于一些有需要的普通市民來說，也能借助網絡獲取部分信息，這樣對于房地產事業的進步有著很大助力。除此之外，檔案管理信息化還能將之前的紙質資料轉變成為數字信息，這樣便可以很好地避免天災人禍的影響，如火災、蟲害等等。而且，工作人員在檔案信息資源搜索的時候，耗費的時間也更加少，服務質量自然也可以得到更進一步提升。

二、房地產電子檔案管理建設中主要存在的問題

（一）信息化建設不受重視

在房地產檔案管理朝著現代化、信息化方向不斷推進的時候，傳統檔案管理工作迎來了很大挑戰，對其要求也更加高。在具體工作開展中，部分工作人員依舊沒能認識到信息化建設的重要性，積極性不足。就這一問題而言，可以說是當前房地產檔案管理信息化面臨的最大阻礙，同時在這一問題引發下，還會使很多房地產檔案信息不能及時完整的歸檔，嚴重影響到信息的有效性、準確性等。

（二）人才專業能力不足

要想更好地實現房地產檔案信息化管理目標，離不開優質人才支撐，具體就是需要檔案管理人才具備前瞻意識、信息素養以及專業技能等。不過就具體情況來看，當前房地產檔案管理人員并不具備這些，綜合素質存在參差不齊的情況，甚至還有部分人員沒能接受過專業訓練，進而在面對信息化建設的時候，處于一種茫然狀態，即便了解其重要性，但是卻不知道從何下手。還有一些人員滿足于現狀，在工作中采取得過且過的態度，不愿意學習和接受新鮮事物。

（三）管理手段滯后

因為各方面對房地產管理信息化不是很重視，所以使得在這方面的投入也不是很足。例如，硬件設施、軟件設施等等。同時，在人員培訓上也缺乏明確目標與規范計劃，忽視了制度的完善，這便導致信息技術的應用存在顯著滯后情況。還有一些單位雖然應用了信息技術，不過往往停留于表層，沒能將其作用充分體現出來。很多房地產檔案管理人員依舊沿用傳統老舊的管理方式，又或者是在形式上簡單的實施信息化管理，忽視了結合自身情況不斷完善，人工操作依舊占據著絕對的主導地位，與信息化管理要求嚴重不符。

三、數字化技術在房地產檔案管理中的特點

（一）專業性

檔案管理利用數字化技術開展實際應用不僅能夠確保檔案記錄的原始性，還可以建立電子數據庫，突出房地產檔案的專業性。房地產檔案能夠真實反映行業的發展進程，包括其間發生的重大事件，并涵蓋豐富繁多的各類資料，通過數字化技術可以按照精準的分類對各類信息進行記錄和儲存，大大方便后期的查詢及利用。

（二）共存性

在房地產開發的過程中，大多采用劃分區域的方式進行開發，這也是一種較為分散的模式。雖然在建設施工方面是分散進行的方式，但是在對項目的管理和審批時卻是采用總體統籌的形式開展工作。因此在房地產建設項目的檔案管理環節，一定要做到分散集中化管理，每一份檔案都要對應好每一個建設項目，不能有管理模糊化的情況出現。

（三）項目化

在房地產行業的實際管理過程中是采用項目運營的形式去開展的，根據項目的先后順序開展實際的工作。在工作中要想更好地跟進房地產項目的實際開發進度，就必須對所開發項目進行詳細全面地記錄，對需要用到的資料進行歸納總結和系統分析，整合成與項目相對應的檔案內容，這樣才能更好地發揮房地產檔案的價值。

四、新時代房地產電子檔案的管理措施

（一）對檔案管理人員開展相應的培訓

在使用數字化技術進行房地產行業的分類管理時，應注重對檔案管理人員進行相應的培訓，讓其更全面地了解需用到的數字化設備與技術，以保證在實際的應用中能夠順暢操作。加強對檔案管理人員的培訓不僅能夠提高實際的工作效率，還可以進一步提升專業技能，以便更好地開展數字化檔案管理工作。

（二）紙質檔案與電子檔案之間的配合

電子檔案的存儲必須通過磁盤和光盤上的光和電信號轉換來完成，這使得在讀取電子檔案時需要使用計算機或其他數字設備來發射光和電信號，只有在再次轉換信號后才能顯示電子檔案的內容。在通過連續轉換顯示信息的過程中，信息容易受到所用載體、介質和轉換條件的影響。在此過程中，信息丟失和減少都是難以被發現的，從而很可能改變了電子檔案的真實性。因此，在生成電子檔案時檔案管理人員應將紙質和電子檔案的優勢結合起來，注重二者之間的配合操作以便更好地進行檔案的分類管理。

（三）構建完善的檔案信息資源共享平臺

隨著社會不斷進步，信息共享傳遞顯得越來越重要。而對于房地產檔案管理來說，也應該充分發揮出網絡化作用，為該行業的發展提供有力支撐，幫助管理工作人員更好地解相關情況。構建良好的房地產檔案信息平臺主要存在以下幾點優勢：一是可以促進開發商與政府間的溝通交流，促進統一化管理目標的達成;二是能夠增強開發商之間的溝通，打破傳統“信息孤島”情況發生，為整體行業發展提供推動力;三是為購房客戶提供便利，不論是檔案信息查詢、房屋買賣以及手續辦理等，都能直接在平臺上進行規范化操作，避免各種虛假詐騙等行為出現。針對此，各地房地產管理部門應該基于自身實際情況，積極建立完善的管理體系，在這一過程中，需要將各種先進技術合理利用起來，推動各方面的有效溝通。

（四）建立科學的管理體系

房地產檔案的精細控制和隱私分類，高度機密和敏感信息加密功能以及脫機存儲，可最大程度地減少文件被盜、被篡改和破壞的可能性。安全管理系統的運行環境是由管理員控制機房的進出，并嚴格控制運行權限、規范、職責，建立全面具體的檔案管理系統，以防止人為地蓄意盜竊和篡改檔案，確保檔案的安全性和可靠性。建立數字化房地產檔案管理系統并不是一蹴而就的，它需要大量時間積累檔案管理經驗。盡管數字檔案管理可以大大提高房地產檔案管理的效率，但同時也存在一定的風險，因而需要采取相應的措施加強對數字化檔案管理，采用科學的管理手段將風險降到最低，確保數字化信息系統在檔案處理方面得到最優化。

綜上所述，應不斷探索與創新數字化技術在房地產檔案管理工作中的運用，在檔案管理的基礎原則上，緊跟時代步伐，進行技術創新，讓數字化技術在房地產檔案管理工作中進行廣泛實際運用，確保檔案管理與時俱進，促進企業全面、可持續發展。

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