全流程視角的高校合同信息化平臺應用研究

韓娟娟

摘 要：經濟合同作為高校開展科、教、研等活動的重要內容之一，是落實內部控制、防范經濟風險和維護合法權益的載體，是確保高校管理秩序的有效手段。實現經濟合同管理電子化辦公，充分利用大數據分析平臺集成模式是經濟活動實施過程中的一項重要工作。本文從高校經濟合同信息化管理平臺的必要性出發，剖析了目前合同管理的現狀，通過構建信息化管理平臺，實現經濟活動動態和流程化管理，以加強高校的權益保護，推動各項工作穩步有序開展。

關鍵詞：高校;全流程管理;信息化管理平臺;應用研究

中圖分類號：F27 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.02.030

隨著經濟和信息化的不斷發展，高校參與的經濟事務逐漸增多，經濟合同管理作為內部控制管理的重要內容之一，發揮著越來越重要的作用。建立經濟合同信息化管理平臺能夠解決目前合同分散管理、孤立性和效率低下的問題，能夠有效實現合同全周期流程化和動態管理。

1 高校開發經濟合同信息化管理平臺的必要性

1.1 合同流程化管理的要求

作為內部控制的重要內容，合同管理不僅涉及簽訂、審核，還包括履行情況監督和數據的統計分析，各個環節并不是孤立的，而是相互影響，相輔相成，一個環節的管理情況直接影響到后續的執行和管理。合同管理與采購和付款環節也緊密相連，要實現整個采購過程的動態化和流程化管理，把合同標的立項、采購招標管理、合同管理、付款管理無縫對接，實現合同生命周期的全流程管理，充分利用信息化技術，開發經濟合同信息化管理平臺是必然選擇。

1.2 學校內部控制管理的要求

隨著財政投入的不斷增加，高校與外部的聯系更加緊密，經濟事務越來越多樣化和復雜化，據內部控制管理制度，對經濟合同管理也提出了更高的要求，經濟合同管理不僅要實現防范風險的要求，還要改變以往較為孤立和分散的合同管理機制，以及重簽約、輕執行的情況，實現合同業務的集中管理，實現簽約評審、執行監督和效果評估并重的新商務運行模式。開發經濟合同信息化管理平臺，通過數據的傳輸和共享，形成各個環節的閉環管理，為學校的經濟管理和發展決策提供數據支持，更好的實現學校的服務價值。

2 高校經濟合同管理的現狀和存在問題

2.1 經濟合同管理體系不完善

（1）合同扎口管理部門不明確。由于經濟合同涉及的業務面廣、內容多樣、復雜性和專業性強，高校合同管理往往較為分散，由業務部門、財務部門、政府采購部門、法務部門等多頭負責，對合同管理中過程中的重要環節，比如草擬、簽訂、審核、履行、監督管理、統計分析和歸檔等缺乏統一協調和管理，整體管理水平難以提高。

（2）授權審批執行不通暢。當前高校實行的是黨委領導下的校長負責制，高校對外簽訂的各項經濟業務合同是以學校作為主體單位的，二級學院及相關部門是不能作為合同主體對外簽訂經濟合同的。經濟合同對應的需求部門相對較多，審批環節需要相關負責人簽字，審批人的時間不太容易把握，審批流程耗時耗力，效率低下。

（3）內部控制作用發揮不全面。經濟業務是從上游到下游各個環節構成的完整的鏈條，雖然高校普遍建立了經濟業務活動合同事項的審計監督工作機制，設置紀檢監察、審計、法務部門對合同進行審查，但合同審核只是內部控制體系的一個環節，前期的資格審查、后期的履行情況監督、統計分析工作和預算的執行等情況不能形成一個閉環，各個環節是相互孤立的，難以做到合同的全流程化管理。

（4）未建立合同執行跟蹤管理。合同履行、變更等信息往往只有具體執行部門了解，合同管理部門和財務部門無法及時跟進，不能掌握合同的履行支付情況，有些分階段付款合同過程發生變更，實際合同金額已經超過預算，導致無法支付。有些合同甚至是等到結算時，才會向管理部門提交合同副本和相關單據申請付款，既不利于工作開展，耽誤工作進程，又加大了預算執行難度，提高了高校承擔經濟損失的風險。

2.2 合同管理資料不規范

（1）書面合同文本不規范。經濟合同使用部門不僅包括管理部門，還有二級學院等，合同經辦人一般都是項目需求人員，有一部分經辦人不了解經濟業務法律法規，存在合同條款不嚴謹，有漏洞，關鍵事項約定不明的現象，導致審核環節合同頻繁被退回，或者后期履行過程中出現糾紛，甚至引起訴訟案件，增加高校經濟風險。

（2）合同相關資料保管不規范。合同檔案沒有實行歸口管理，檔案分散在各個業務處室，導致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況，甚至出現遺失資料現象，對合同簽訂監督以及合同執行的跟蹤管理都十分不利。

2.3 高校合同管理信息化水平較低

（1）對合同信息化管理的重視和應用程度不夠。隨著科技的發展和大數據的運用，經濟業務的信息化建設，實現合同管理的無紙化辦公勢在必行。當前部門高校的合同管理仍采用紙質化管理，審核流程多，設計部門多，耗費大量的人力、物力，不同部門的審批權限不同，導致經辦人跑多個部門卻無法達到預期效果。同時，由于信息不對稱，無形中增加了合同執行過程中潛在的經濟風險。

（2）信息化系統相互孤立，未形成閉環，缺乏數據共享和信息傳遞。部分高校雖然著手開發了合同管理信息系統，但也僅僅是停留在合同的審核和統計層面，未把整個經濟鏈條中各環節對接起來，相互孤立，數據不能實時交換和共享，各個部門之間缺乏有效的互動和溝通，未形成在統一的信息平臺上協同監督的合力，導致合同管理部門無法充分了解經濟業務的來龍去脈，造成了部門信息的片段化，阻礙了信息公開和民主監督。

3 經濟合同信息化管理平臺功能設計

3.1 經濟合同管理流程

隨著經濟事務的多樣化和復雜化，高校經濟合同的業務范圍越來越廣，金額呈現逐年增加的趨勢，風險的識別與控制難度不斷增加?；趦炔靠刂埔?，對合同實行集中管理，分類歸口、劃分職責，根據合同類型和金額授權審批，實現合同自前期調查、草擬、審核、簽訂、履行、監督、歸檔等各個環節的規范化和電子化管理，充分利用“互聯網+”的模式開展合同的全生命周期管理已成為合同管理的趨勢。基于高校的管理模式，制定經濟合同信息化管理平臺能夠很好地實現合同的流程化管理。

3.2 人員權限分配

依據高校內部控制“崗位不相容”的原則和合同管理的流程，經濟合同管理信息化平臺涉及的崗位和權限主要有經辦人和審核人。

其中經辦人主要是項目需求部門或者合同歸口管理部門，主要職責是：合同的起草、初步審核、提交送審、合同審核進度查詢、統計分析;審核分為初審和復審，根據合同的類型和審批權限分為法務部門審核和歸口管理領導審核，法務部門作為經濟合同風險的一道防線，需要審核所有的經濟合同，包括合法性、合規性和合理性，并對全校的合同進行過程管理與跟蹤，及時識別各個環節的風險，并制定相應的策略，主要職責是：合同審核、合同履行過程的監督與管理，合同的橫向和縱向分析。根據內部控制制度及合同管理制度，歸口管理部門領導主要審核限額以上和對學校發展有重大影響的合同。

3.3 流程化管理模式

根據經濟活動的性質，執行“分類歸口”和“限額管理”的原則固化管理流程，采購活動結束后，使用部門向職能主管部門提交申請，合同管理平臺根據輸入的合同類型自動判斷歸口管理的部門，自動提交至下一步審核人，根據經費來源和合同金額平臺自動判斷合同的審核流程，實現逐級提交審核的便捷化流程，解決了傳統模式“多跑路”、等待時間長的問題，大大提高了合同管理的效率。

3.4 數據統計分析

經濟合同信息化管理平臺的便捷性在于合同的統計分析，在平臺導出合同信息，根據合同類型、金額、經辦部門、付款進度等分類進行橫向和縱向比較，可以滿足不同部門、不同權限人員的多樣化需求，也便于識別合同執行過程中的風險點，有利于合同歸口管理部門和校領導對高校經濟事務的管理。通過數據信息的輸送，前期的經濟活動數據可以直接傳送至合同管理平臺，實現對前期經濟活動的再管理，合同審核的數據傳送至財務管理系統，實現對合同履行情況的管理和監督，最終實現經濟活動的數據和信息共享。

4 經濟事務的全流程化管理

經濟事務不僅涉及項目的立項、市場調查、預算控制等前期審批環節，還涉及事中的采購招標環節、經濟合同管理和后期的財務管理系統付款環節，各個環節之間相輔相成，環環相扣，形成經濟事務的全過程閉環管理。經濟合同管理是高校內部控制管理的一個環節，起到承上啟下的橋梁紐帶作用。

要實現經濟事務事前、事中、事后的全流程化管理，需要信息化和大數據的支撐，實現物資申購系統、采購招標管理系統、合同管理系統、財務管理系統和學校辦公系統的無縫對接，通過數據的共享實現經濟事務的全流程化管理。

經濟合同信息化管理平臺作為智慧校園建設的一部分，在推動高校經濟事務依法依規開展的同時，依托經濟合同管理制度，充分利用信息化系統之間的對接和大數據的輸入、加工和輸出，實現經濟事務的全流程化管理，為高校各項事業的發展提供有力保障。

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