淺析檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系基本特性和構(gòu)成

摘要：檔案管理在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中以及干部選拔和使用中越來越重要，同時也是過去活動的真實記錄。檔案管理體系是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。它是對整個檔案管理工作體制和政策、檔案管理水平及其標(biāo)準(zhǔn)化程度的綜合反映。本文對檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系基本特性和構(gòu)成進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化體系，基本特性，檔案，構(gòu)成

在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架中，檔案管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)處于主導(dǎo)地位，它是制訂其他檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，在制訂一些業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)時需廣泛引用，具有廣泛的通用性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系有三個基本特性和四個構(gòu)成方式。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的基本特征

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是指各種檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相互依存、相互銜接所構(gòu)成的有機整體。它是對整個檔案管理工作及其標(biāo)準(zhǔn)化程度的綜合反映。由中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和企事業(yè)單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)等構(gòu)成的統(tǒng)一體。在該標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)，應(yīng)體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系具有以下基本特征。

（一）完整配套

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是由全部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)共同構(gòu)成的具有內(nèi)在聯(lián)系的整體，各項標(biāo)準(zhǔn)之間互相依存、互相補充，共同發(fā)揮作用。每種標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實施，都需要有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與之相配套，否則，其作用就會受到限制，不能產(chǎn)生應(yīng)有的效果。例如，檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)，就需要檔案著錄、標(biāo)引、檢索語言、目錄組織等各方面標(biāo)準(zhǔn)的相互配合，并要制訂相應(yīng)的細(xì)則，才能達(dá)到整體效果，促進(jìn)檔案檢索工作的發(fā)展。

（二）協(xié)調(diào)一致

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的協(xié)調(diào)性是指各項標(biāo)準(zhǔn)在質(zhì)的規(guī)定方面互相一致、互相銜接、互為條件、協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的協(xié)調(diào)一致包括檔案標(biāo)準(zhǔn)體系之間的相關(guān)性協(xié)調(diào)和與外部標(biāo)準(zhǔn)體系之間的擴(kuò)展性協(xié)調(diào)兩種形式。1、相關(guān)性協(xié)調(diào)。相關(guān)性協(xié)調(diào)是指某一系列檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)指標(biāo)的協(xié)調(diào)一致，如檔案分類標(biāo)引規(guī)則和檔案主題標(biāo)引規(guī)則在對檔案標(biāo)引深度的規(guī)定上應(yīng)一致的。2、擴(kuò)展性協(xié)調(diào)。擴(kuò)展性協(xié)調(diào)反映了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系與其他標(biāo)準(zhǔn)體系的聯(lián)系。如檔案著錄標(biāo)引規(guī)則與圖書等一般文獻(xiàn)標(biāo)引的著錄標(biāo)引規(guī)則在項目設(shè)置、指標(biāo)規(guī)定上應(yīng)有所對應(yīng)，保持一定的協(xié)調(diào)性。其目的是為檔案與圖書、資料、網(wǎng)絡(luò)資源等其他信息資源之間的交流和共享創(chuàng)造條件。

（三）比例適當(dāng)

不同種類和不同級別的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在標(biāo)準(zhǔn)體系中存在著一定的數(shù)量比例關(guān)系，它是檔案管理各個方面標(biāo)準(zhǔn)狀況的量的反映。各項標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系中所占比例是由標(biāo)準(zhǔn)的適用面、各項檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)的特點及其工作內(nèi)容的重要程度以及對標(biāo)準(zhǔn)的需求狀況等因素決定的。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成體現(xiàn)了上述3個基本特性即配套性、協(xié)調(diào)性和比例性的結(jié)合。它是決定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系形成與發(fā)展的內(nèi)在因素，除此以外，下列因素也會影響標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成：1、檔案管理體制與政策法規(guī);2、檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)特點;3、檔案管理的發(fā)展水平與特點;4、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化在廣度和深度上的發(fā)展水平。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成

隨著新時代政府機構(gòu)服務(wù)職能的不斷強化，努力提高檔案管理的制度體系與業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，全力打造行政事業(yè)單位檔案管理大服務(wù)運行機制，已顯得日益重要。要對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的核心是持續(xù)改進(jìn)，全員參與。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是由各個檔案管理工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)所構(gòu)成的整體，由縱向結(jié)構(gòu)和橫向結(jié)構(gòu)統(tǒng)一構(gòu)成。

（一）縱向結(jié)構(gòu)

縱向結(jié)構(gòu)，即檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的層次結(jié)構(gòu)，反映了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不同層次及各層次之間的相互關(guān)系。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系按照層次和級別，由國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成。檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是概括性的，具有指導(dǎo)意義和伸縮的余地;而地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是具體化的，是對國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的補充。各層次之間是相互制約、相互滲透的。由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，統(tǒng)一化程度低，因此，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系中，應(yīng)著重建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則不宜過多。

（二）橫向結(jié)構(gòu)

橫向結(jié)構(gòu)，即標(biāo)準(zhǔn)體系在檔案管理各個工作領(lǐng)域的構(gòu)成及其內(nèi)在聯(lián)系。從整體與部分來看，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是一個總系統(tǒng)，而各個工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系則是其分系統(tǒng)，總系統(tǒng)與分系統(tǒng)之間、各個分系統(tǒng)之間是相互協(xié)調(diào)、相互配套的。在檔案管理各個工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系中，如下幾個領(lǐng)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系化比較重要：

1、檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)體系。（1）檔案收集標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、檔案交接文據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。（2）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。包括全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、全宗內(nèi)檔案檔案標(biāo)準(zhǔn)、案卷格式標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)、檔號編制標(biāo)準(zhǔn)等。（3）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案密級劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)等。

2、檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系。（1）檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。包括數(shù)據(jù)單元標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)加密標(biāo)準(zhǔn)、磁帶交換格式標(biāo)準(zhǔn)等。（2）檔案管理系統(tǒng)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。包括軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、文檔編制標(biāo)準(zhǔn)、程序語言設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、輸入、輸出格式標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)測試與評價標(biāo)準(zhǔn)。（3）檔案管理系統(tǒng)硬件標(biāo)準(zhǔn)。包括計算機型號、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、輸入、輸出設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、通信設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、中文信息處理設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等。（4）檔案信息檢索標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案著錄、標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、檢索語言標(biāo)準(zhǔn)、檔案目錄編制標(biāo)準(zhǔn)、機讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)等。

3、電子文件管理與數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。（1）電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)。包括：電子文件收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子文件整理與分類標(biāo)準(zhǔn)、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)、電子文件保管標(biāo)準(zhǔn)等。（2）檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。包括各類載體檔案的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。強縮微膠片檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案數(shù)字經(jīng)加工標(biāo)準(zhǔn)等。具體涉及數(shù)字化對象、數(shù)字化程序與技術(shù)等內(nèi)容。（3）數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。包括數(shù)字檔案館系統(tǒng)框架標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案館相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案館信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的總體結(jié)構(gòu)框架大體反映了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)體系和橫向的工作領(lǐng)域結(jié)構(gòu)體系。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架是對檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)，從級次、強制性或推薦性、優(yōu)先順序等方面進(jìn)行合理安排而建立的一個科學(xué)的框架結(jié)構(gòu)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架可為檔案標(biāo)準(zhǔn)化宏觀管理提供參考和依據(jù)。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架的主要內(nèi)容應(yīng)包括：1、一定時期內(nèi)應(yīng)有的全部標(biāo)準(zhǔn);2、各項標(biāo)準(zhǔn)之間相互銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系;3、標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)先順序;4、需要與其他行業(yè)配合制訂的標(biāo)準(zhǔn);5、繼續(xù)使用的現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)及一定時期內(nèi)應(yīng)制訂和修訂的標(biāo)準(zhǔn)。

作者簡介：董麗影，女，滿族，1971年出生，吉林省通榆人，副研究館員，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣國有土地收購儲備中心，研究方向為檔案管理。