關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的有效思考

左旭穎 中國人民大學(xué)

前言：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)發(fā)生深刻變革，只要強(qiáng)化各項管理工作與實(shí)現(xiàn)體制改革，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。在企業(yè)發(fā)展中，人事檔案管理工作是企業(yè)人才管理的基礎(chǔ)，也是培養(yǎng)和提高人力資源水平的重要手段，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生較大影響。基于人事檔案，可對企業(yè)工作人員的基本信息、工作履歷經(jīng)驗等內(nèi)容加以記載，有利于為企業(yè)崗位人員分配提供積極的參考。企業(yè)方面只有提高人事檔案管理工作效率，才能更好協(xié)調(diào)企業(yè)與員工之間的關(guān)系，維系雙方的利益，同時賦予企業(yè)前行的動力。

一、企業(yè)人事檔案管理工作中的問題

（一）人事檔案管理制度不完善

毫不夸張的說，管理是企業(yè)的靈魂所在，只有實(shí)現(xiàn)高效管理，才能為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的根基。因此，完善相關(guān)制度是必要的。現(xiàn)階段，許多企業(yè)的人事檔案管理制度不完善，既降低管理效率，又可能對員工的權(quán)益造成損害影響。首先，檔案管理工作較為松懈，存在檔案丟失的問題。甚至有的檔案由員工自行保管，導(dǎo)致企業(yè)方面未能對個體員工的實(shí)際情況有全面的了解和認(rèn)識。其次，企業(yè)人事檔案管理工作開展中，缺乏行之有效的制度條例進(jìn)行約束，在降低管理效率的同時，難以實(shí)現(xiàn)管理工作的有序?qū)嵤1]。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高

在企業(yè)人事檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要的作用，所以，要提高檔案管理工作質(zhì)量，必須注重提升管理人員的綜合素質(zhì)。但是，當(dāng)前企業(yè)管理人員的整體素質(zhì)水平普遍較低，難以深入開展工作。首先，管理人員的流動性相對較大，由于崗位調(diào)整、職務(wù)升遷等因素的影響，人事檔案管理人員經(jīng)常調(diào)換，致使檔案管理團(tuán)隊不穩(wěn)定，不能全面而深入的開展管理工作。其次，人事檔案管理人員對管理工作的認(rèn)識度不夠，未能予以高度重視，使其工作流于形式化。如遇到不定期大檢查，則會突擊工作，應(yīng)付了事。

（三）人事檔案管理模式單一

目前，企業(yè)人事檔案管理模式相對單一，長期以往，不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。一方面，企業(yè)人力資源管理，僅局限于對人力資源資料的查找與利用方面，但信息內(nèi)容的利用率低，難以對企業(yè)發(fā)展發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用。另一方面，人事檔案管理工作，對保密性有著較高的要求，所以，要實(shí)現(xiàn)高效管理，應(yīng)進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)劃分，以達(dá)到提高人事檔案管理水平的目的。然而，在企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)踐中，未能做到這一點(diǎn)，其管理模式單一問題凸顯，阻礙企業(yè)發(fā)展進(jìn)程[2]。

（四）人事檔案管理信息化水平低

伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息化逐漸深入社會眾多行業(yè)領(lǐng)域之中，對推動社會發(fā)展與進(jìn)步發(fā)揮積極的作用。企業(yè)發(fā)展過程中，加強(qiáng)人事檔案管理是尤為重要的，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化更為重要。然而，縱觀企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，其信息化水平相對較低。例如，信息化手段在檔案管理中的應(yīng)用相對較少，而多數(shù)企業(yè)選擇以紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行管理，不僅加大管理難度，而且增加工作量，降低工作效率。長期以往，易阻礙企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的重要性

針對企業(yè)人事檔案管理而言，屬于企業(yè)的服務(wù)部門，因此在日常工作中要堅持以人為本，為人服務(wù)的原則，堅持科學(xué)發(fā)展觀的要求，將現(xiàn)代化管理理念以及思想滲透到員工日常工作生產(chǎn)中。做好人事檔案管理，將直接影響到企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，同時這也是企業(yè)人才戰(zhàn)略的必要條件，是人事管理工作開展的依據(jù)。所以，在進(jìn)行人事檔案的日常管理中，要充分堅持以人為本的理念，以此來提升管理的效率以及質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部有序發(fā)展。縱觀企業(yè)人事檔案管理實(shí)踐，積極開展該工作，對企業(yè)而言，發(fā)揮著積極的作用。首先，該工作是提高企業(yè)核心競爭力的基礎(chǔ)保障。人事檔案，是對企業(yè)員工個人信息及工作履歷、經(jīng)驗的記錄，通過有效的人事檔案管理，可充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，無形中提高企業(yè)的核心競爭能力，有利于促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。其次，創(chuàng)新人事檔案管理工作，實(shí)則是對企業(yè)文化的創(chuàng)新。眾所周知，文化是企業(yè)競爭的軟實(shí)力，只有營造良好的文化環(huán)境，才能引領(lǐng)企業(yè)朝著更好的方向前進(jìn)。最后，加強(qiáng)人事檔案管理工作，可充分發(fā)揮人事檔案的價值，提高檔案服務(wù)水平[3]。

三、強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作的建議

（一）完善人事檔案管理制度

正所謂，無規(guī)矩，不成方圓。對于企業(yè)而言，要有效開展人事檔案管理工作，應(yīng)積極完善管理制度，為管理人員提供管理依據(jù)，以最大限度的提高管理工作效率。首先，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需要，制定切實(shí)可行的統(tǒng)一管理制度，力求人事檔案信息進(jìn)行集中管理，以合理歸檔和高效利用檔案信息內(nèi)容。其次，完善人事檔案專人管理制度，指派專人進(jìn)行專職管理，既能有序開展管理工作，又可以保持管理隊伍的穩(wěn)定性，有利于提高管理效率。最后，針對人事檔案管理工作人員，完善考核制度，一方面，能夠激發(fā)管理人員的責(zé)任意識，促使其積極主動開展管理工作，提高自身管理能力；另一方面，有助于規(guī)范管理工作的流程，增強(qiáng)管理實(shí)效性，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理的積極作用[4]。

（二）組建一支高素質(zhì)管理團(tuán)隊

人事檔案管理工作在企業(yè)中是尤為重要的，因而組建一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊更為重要。首先，對人事檔案管理部門工作者的個人信息、工作履歷、經(jīng)驗等信息匯總，并做出客觀的評價與分析，將其妥善安排工作崗位，充分發(fā)揮管理人才的工作優(yōu)勢。其次，積極為人事檔案管理團(tuán)隊注入新鮮血液，選拔政治、文學(xué)等素養(yǎng)及計算機(jī)水平高的人員融入管理團(tuán)隊，不僅有助于加快企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程，而且可推進(jìn)管理工作深入開展。最后，加強(qiáng)管理者的教育培訓(xùn)活動，其內(nèi)容主要包括：一是加強(qiáng)保密意識培養(yǎng)，由于人事檔案信息涉及到員工的隱私及企業(yè)人才的商業(yè)秘密，所以，管理人員必須做好保密工作；二是加強(qiáng)管理技能培訓(xùn)，使之掌握更為科學(xué)高效的管理技能，付諸于管理工作實(shí)踐中。此外，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍，營造“人人管理，管理人人”的氛圍，促使管理者積極主動的參與管理工作。

（三）增強(qiáng)工作人員的管理理念

管理人員在管理工作中發(fā)揮重要作用，因此，增強(qiáng)工作人員的管理理念十分重要。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視員工檔案管理工作，大力支持管理部門的工作，以增強(qiáng)員工的自我責(zé)任感及提升其價值。例如，加強(qiáng)硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)，為推進(jìn)該工作深入開展奠定良好基礎(chǔ)。其次，企業(yè)方面應(yīng)注重營造管理文化，增強(qiáng)管理者的重視度，促使其積極主動參與管理工作。一方面，積極強(qiáng)化管理工作者的管理意識；另一方面，鼓勵管理人員積極與企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)及工作者進(jìn)行溝通，通過深入交流，更為有效的了解員工實(shí)際情況，為提高工作效率奠定基礎(chǔ)。最后，管理人員應(yīng)重視檔案保護(hù)、維修、搶救工作，以更好進(jìn)行人事檔案管理[5]。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理模式

從人事檔案管理的實(shí)踐看，其模式相對較為單一，雖然對企業(yè)管理工作發(fā)揮一定的作用，但不利于促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。所以，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新是尤為重要的。首先，調(diào)整人事檔案管理組織機(jī)構(gòu)，一方面，設(shè)定有效的管理部門，充分發(fā)揮部門工作人員的職責(zé)，使之各司其職，全力以赴，推進(jìn)管理進(jìn)程；另一方面，對現(xiàn)有人事檔案管理組織進(jìn)行優(yōu)化，減少冗余的崗位與職務(wù)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊精簡化、高效化，以有條不紊的開展管理工作。其次，建議實(shí)施分散管理和集中管理有機(jī)結(jié)合的管理模式，將企業(yè)員工的檔案進(jìn)行集中化管理，同時又兼顧分散于各部門之中，確保各部門負(fù)責(zé)人能夠?qū)徫粏T工的實(shí)際能力有全面而精準(zhǔn)的評估。通過對管理人事檔案模式的創(chuàng)新，有利于提高管理工作效率，為企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)建設(shè)創(chuàng)造良好條件。

（五）加快人事檔案管理信息化進(jìn)程

要深入推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作，必須加快其信息化進(jìn)程，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。首先，加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)，創(chuàng)建數(shù)字化管理平臺，既能方便管理工作的實(shí)施，又能從根本上提高管理效率。其次，企業(yè)方面積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用高效管理手段，實(shí)現(xiàn)信息化管理。如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步分析員工的檔案信息，以提高信息資源利用率。最后，創(chuàng)建動態(tài)化的管理系統(tǒng)，通過設(shè)置管理權(quán)限，促進(jìn)人事檔案管理工作更好開展。基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，數(shù)字化、信息化人事檔案管理工作雖然勢在必行，但也存在一定的風(fēng)險隱患，如硬盤數(shù)據(jù)破壞、數(shù)據(jù)傳輸受阻、數(shù)據(jù)承載力差、信息泄露風(fēng)險、黑客攻擊等，直接對企業(yè)產(chǎn)生威脅。對此，相關(guān)人員應(yīng)注重提高管理技術(shù)手段，在提高管理水平的基礎(chǔ)上，減少與規(guī)避技術(shù)風(fēng)險。

結(jié)論：人力資源管理中，人事檔案管理是重要組成部分，進(jìn)行科學(xué)有效的人事檔案管理，有利于提高企業(yè)整體管理水平，同時可促進(jìn)企業(yè)管理人才隊伍建設(shè)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的工作氛圍。縱觀企業(yè)該方面的管理工作現(xiàn)狀，雖然管理工作有條不紊的開展，且管理水平有顯著提升，但仍然存在問題，降低管理水平。對此，提出幾方面針對性的措施：一是完善人事檔案管理制度；二是組建一支高素質(zhì)管理團(tuán)隊；三是增強(qiáng)工作人員的管理理念；四是創(chuàng)新人事檔案管理模式；五是加快人事檔案管理信息化的進(jìn)程。基于此，人事檔案管理工作才能更好服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。