研究做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理

王萬(wàn)舉 江蘇省邳州市人民政府

辦公室作為處理日常行政事務(wù)的主要場(chǎng)所，在促進(jìn)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)中占據(jù)著重要地位。隨著單位的持續(xù)發(fā)展，辦公室成為具有綜合性特點(diǎn)的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，行政事務(wù)內(nèi)容繁雜，涉及到公共物品管理、賬務(wù)賬目管理、工作綜合管理等內(nèi)容，提升行政事務(wù)管理質(zhì)量，具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室行政事務(wù)管理的職能概述

根據(jù)工作內(nèi)容總結(jié)，主要職能如下：（1）助手職能。辦公室人員按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部署，執(zhí)行制度與決策。（2）輔助決策職能。作為行政事務(wù)管理人員，要幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層分擔(dān)工作與壓力。辦公室逐漸成為溝通單位內(nèi)部信息的場(chǎng)所，起到輔助決策的作用。（3）參謀職能。通過(guò)深入基層調(diào)查，掌握基層崗位人員的思想，促進(jìn)上下有效溝通。（4）協(xié)調(diào)職能。辦公室作為單位人員和領(lǐng)導(dǎo)層溝通的“橋梁”，既需要進(jìn)行信息上傳下達(dá)，也要做好工作匯總，把關(guān)信息的真實(shí)性與有效性，促進(jìn)單位工作效率得到提高。

二、新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）行政信息化建設(shè)

基于政府辦公信息化的背景，辦公室行政事務(wù)管理工作呈現(xiàn)新特點(diǎn)，如何適應(yīng)管理工作新形勢(shì)，成為管理工作人員研究的重點(diǎn)。隨著政府工作改革的深入與網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的飛速前進(jìn)，傳統(tǒng)的辦公模式無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展，難以滿足群眾的需求，強(qiáng)化行政信息化建設(shè)，既是為提升為民辦事的效率，也能夠增加政府工作透明度，更好地踐行為群眾服務(wù)的路線。目前，很多政府基本完成信息化建設(shè)，使用OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)辦公，辦公效率得到提高。政府信息化辦公模式下，行政事務(wù)管理工作面臨幾大挑戰(zhàn)：（1）信息化辦公能力建設(shè)。辦公室工作的變化與要求，對(duì)人員的信息化辦公能力有了更高要求，既需要扎實(shí)辦公室工作能力，也要掌握信息化技能與知識(shí)。（2）工作效率。依托信息化技術(shù)，整個(gè)政府部門(mén)的工作處于高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室作為重要一環(huán)，也必須要提高工作效率。（3）海量數(shù)據(jù)信息下的安全問(wèn)題。政府?dāng)?shù)據(jù)信息的流通與應(yīng)用，對(duì)安全保密性有著極高的要求。作為辦公室行政事務(wù)管理人員，要具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，從日常辦公方面入手，規(guī)范嚴(yán)格操作計(jì)算機(jī)，做好信息安全保護(hù)。辦公室行政事務(wù)管理工作還有待提高，以此適應(yīng)信息化辦公。

（二）精細(xì)化水平待提高

新時(shí)期，政府工作受到群眾的全面監(jiān)督，透明化程度不斷加深，每項(xiàng)工作的開(kāi)展與落實(shí)都會(huì)影響政府在人民心中的形象，辦公室行政管理工作要不斷提高精細(xì)化，促進(jìn)政府工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)，為群眾提供滿意的服務(wù)。目前，行政事務(wù)管理的精細(xì)化水平尚且不高，主要存在以下問(wèn)題：（1）缺少精細(xì)化管理目標(biāo)。辦公室行政事務(wù)管理必須制定有效的考核制度與管理目標(biāo)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感與歸屬感，實(shí)現(xiàn)辦公室的價(jià)值與作用。（2）缺少量化管理手段。受到辦公室工作特殊性的影響，難以運(yùn)用量化手段進(jìn)行工作評(píng)估，使得管理效率受到影響。除此之外，使得部分指標(biāo)難以有效操作[1]。

三、新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的優(yōu)化策略

（一）做好辦公室隊(duì)伍的建設(shè)

首先，扎實(shí)辦公室行政事務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)與技能。隨著單位的發(fā)展，行政事務(wù)日益增多，涉及到的領(lǐng)域擴(kuò)大，作為辦公室工作人員要及時(shí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)架構(gòu)，掌握新知識(shí)與新方法，適應(yīng)崗位工作新變化。其次，要掌握新技術(shù)。對(duì)辦公室工作人員，要圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)與新法律法規(guī)內(nèi)容以及金融知識(shí)等，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織人員學(xué)習(xí)，掌握新技術(shù)，提高工作能力與素養(yǎng)。最后，要增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任意識(shí)與信息安全意識(shí)。作為辦公室行政人員，既需要立足于崗位思考，也得站在單位整體發(fā)展出發(fā)，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)與信息安全意識(shí)，做好日常工作的質(zhì)量把控，同時(shí)面向工作新形勢(shì)做好信息安全保障。例如，養(yǎng)成日常查殺毒的習(xí)慣，做好計(jì)算機(jī)安全使用，保障數(shù)據(jù)信息的安全[2]。

（二）提高管理的精細(xì)化水平

首先，權(quán)責(zé)制衡?；谠瓉?lái)的工作制度與崗位情況等，結(jié)合管理新形勢(shì)，將辦公室的責(zé)任系統(tǒng)與體系完善與健全。通過(guò)制定崗位考核制度與管理辦法，明確崗位界限，達(dá)到權(quán)責(zé)制衡的效果，增強(qiáng)工作的規(guī)范性。

其次，保證流程有序與優(yōu)化。若想提高管理的精細(xì)化水平，要制定完善的流程與制度，為行政事務(wù)管理工作的開(kāi)展與落實(shí)提供有力支持。事務(wù)的具體執(zhí)行，實(shí)施精細(xì)化模式與手段，達(dá)到無(wú)縫銜接[3]。

最后，做好考核與績(jī)效管理。辦公室行政事務(wù)的考核實(shí)現(xiàn)量化，有著較大的難度。通過(guò)結(jié)合運(yùn)用定性考核與量化考核方法，對(duì)行政事務(wù)進(jìn)行考評(píng)，提高績(jī)效管理水平，提高行政事務(wù)管理水平。

（三）做好日常監(jiān)督管理

推進(jìn)行政事務(wù)管理的優(yōu)化與提升，做好日常監(jiān)督管理，有著重要的意義。貫徹落實(shí)黨組織理念，積極完善行政事務(wù)監(jiān)督制度，落實(shí)到管理實(shí)踐，增強(qiáng)辦公室行政事務(wù)的執(zhí)行力。認(rèn)真落實(shí)監(jiān)督制度，加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的交流溝通，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督促進(jìn)與反思促進(jìn)的作用，不斷提高行政事務(wù)管理水平。積極轉(zhuǎn)變管理理念，探索適用性更強(qiáng)的管理模式與方法，提高行政事務(wù)管理效率與效益[4]。

結(jié)語(yǔ)：新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理工作呈現(xiàn)新特點(diǎn)，要圍繞新挑戰(zhàn)與新要求，積極探索有效的管理手段與方法。通過(guò)做好辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理精細(xì)化水平，適應(yīng)行政事務(wù)管理新形勢(shì)。保持積極的創(chuàng)新與優(yōu)化態(tài)度，做好事務(wù)管理的總結(jié)與反思，提出管理工作的不足與優(yōu)化策略。