事業(yè)單位檔案管理工作與時代的融合研究

劉聰聰

摘要：檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的基礎性工作之一，其核心目標在于保障檔案資料的系統(tǒng)性、完整性，發(fā)揮檔案資料決策支持、工作指導等重要價值，從而夯實內(nèi)部管理基礎，為事業(yè)單位發(fā)展蓄勢賦能?；诖耍恼乱愿叨刃畔⒒瘯r代、知識經(jīng)濟時代、互聯(lián)網(wǎng)時代、人才經(jīng)濟時代為背景，結(jié)合實際工作經(jīng)驗探究事業(yè)單位檔案管理工作與時代的融合路徑。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;時代融合

伴隨著時代進步與社會發(fā)展，檔案管理工作逐漸由事業(yè)單位的邊緣化工作轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵幕A工作，檔案管理工作內(nèi)容、方式方法、技術、流程等發(fā)生了全面變革。檔案記錄著事業(yè)單位管理活動過程，反映了事業(yè)單位發(fā)展成果，其中部分文件資料具有極強的法律效應，是事業(yè)單位的信息資源基礎，也是各項工作的指導方針來源。在新時代背景下，事業(yè)單位單位發(fā)展面臨著更加多元的挑戰(zhàn)，唯有重視最基本、最深遠的檔案管理工作，秉承與時俱進、因勢利導的理念，立足實際、放眼未來，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量、促進其與時代融合，才能發(fā)揮檔案管理職能，提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平。

一、高度信息化時代：建立檔案管理信息化平臺

高度信息化時代，信息化、數(shù)字化、智能化是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的新形勢。在現(xiàn)代通信、信息及科學技術支撐下，事業(yè)單位檔案管理工作成本顯著降，并且以檔案資料的高效率流通促進事業(yè)單位內(nèi)部各個部門的協(xié)同配合，可以保證上行下達，提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平[1]。因此，在高度信息化時代，事業(yè)單位需加快推進檔案數(shù)字化，并建立檔案管理信息化平臺為檔案管理工作的有序、高效開展創(chuàng)設良好的條件。

首先，有針對性地對檔案進行數(shù)字化處理，遵循經(jīng)濟性與技術性相統(tǒng)一的基本原則將保存、使用價值高、保密性要求高的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并按照保存期限、主要使用部門及外部監(jiān)管機構等對其進行科學分類。其次，實現(xiàn)檔案收集與歸檔的電子化。要求內(nèi)部各個部門按照規(guī)范格式編制檔案電子文件，在規(guī)定時間內(nèi)在線提交文件資料。檔案管理工作人員將其存儲到相應子類之中，以此縮短檔案資料收集周期、提升檔案管理工作效率。最后，注重保護檔案信息的安全性，利用數(shù)字身份認證、區(qū)塊鏈等技術避免檔案信息遭到篡改、損壞、丟失，以此為檔案資料的后續(xù)使用奠定基礎。

二、知識經(jīng)濟時代：變檔案載體管理為內(nèi)容管理

當前我國社會已經(jīng)步入以知識為基礎的經(jīng)濟時代，社會各行各業(yè)的發(fā)展都離不開技術知識、經(jīng)驗知識、文化知識。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生轉(zhuǎn)變，由重視檔案載體的保存與開發(fā)，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容管理。因此，事業(yè)單位檔案管理人員需要在檔案信息化基礎上，對電子檔案價值進行深入挖掘，主動構建檔案信息的關聯(lián)性。對于事業(yè)單位而言，檔案記錄了日常管理活動、經(jīng)濟活動、業(yè)務活動的關鍵環(huán)節(jié)，反映了事業(yè)單位在一定時期內(nèi)的發(fā)展成果?！耙允窞殍b，可以知興替”，檔案管理工作人員利用電子標識，按照各項活動開展的時間、內(nèi)部規(guī)律及各項活動之間的聯(lián)系性等將檔案信息組建為邏輯性整體，可以幫助單位負責人借助檔案回溯管理過程，找尋其中問題并總結(jié)成功經(jīng)驗，可發(fā)揮檔案管理工作的決策支持職能。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代：樹立檔案管理工作的服務意識

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)及5G技術的發(fā)展，我國社會步入互聯(lián)網(wǎng)新時代，社會信息壁壘被破除，社會各領域開始樹立“用戶意識”，即以需求為導向不斷優(yōu)化服務供給，以此彰顯社會效益[2]。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作人員需要深入認識到自身工作的服務屬性，樹立服務意識，以內(nèi)部工作開展、各部門工作指導及計劃制定、外部監(jiān)管需求等為導向?qū)n案管理工作進行頭籌規(guī)劃。如在人事檔案管理中，需面向事業(yè)單位人力資源開發(fā)及利用、績效考核、獎懲激勵機制制定、人員調(diào)動及分配等中心工作，及時更新人事檔案中人員晉升、人員崗位標準及能力考核結(jié)果等信息，將檔案管理與人力資源管理有機整合，發(fā)揮其工作指導作用。

四、人才經(jīng)濟時代：打造高素質(zhì)檔案管理工作隊伍

當今社會對高素質(zhì)、高技能、復合型、應用型的需求量顯著提升，事業(yè)單位中部分檔案管理工作人員知識與技能結(jié)構、創(chuàng)新意識、專業(yè)能力及職業(yè)道德素養(yǎng)已經(jīng)難以滿足時代發(fā)展形勢及檔案信息化管理需求，呈現(xiàn)出明顯的滯后性與局限性。為此，事業(yè)單位需要加大對檔案管理工作人員的培訓力度，堅持“學用”結(jié)合，圍繞當前檔案管理工作存在的問題，通過針對性培訓轉(zhuǎn)變工作人員固有觀念、提高其信息技術使用能力、激發(fā)其創(chuàng)新意識，并將管理主動權歸還給工作人員，激勵其為提升檔案管理工作質(zhì)效創(chuàng)新求變、開拓進取。同時，引入既懂得檔案管理基本內(nèi)容與要求，又具備信息系統(tǒng)維護、功能開發(fā)、軟件應用的復合型人才，進一步優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構，擴大工作隊，以此夯實事業(yè)單位檔案管理工作“軟實力”基礎，促進檔案管理與時代的融合。

結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位的基礎性工作之一，主要目標為在保證檔案資料完整性、真實性基礎上充分發(fā)揮檔案管理工作的決策支持、工作指導價值。當前我國社會已經(jīng)步入高度信息化時代、知識經(jīng)濟時代、互聯(lián)網(wǎng)時代與人才經(jīng)濟時代，若想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作與時代的融合，便需要建立檔案管理信息化平臺，變檔案載體管理為檔案內(nèi)容管理，樹立服務意識并打造高質(zhì)量、復合型檔案管理工作隊伍，以此實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的與時俱進。

參考文獻

[1]張春子.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2021（26）：16-18.

[2]張帆.事業(yè)單位檔案管理中信息化建設的問題及解決措施[J].黑龍江檔案，2021（04）：210-211.