新形勢下事業單位電子檔案管理存在的問題及對策

張魯霞

摘 要：在事業單位檔案管理中，電子檔案作為信息社會發展的產物，已成為檔案不可或缺的重要組成部分。這是現代檔案管理中不可避免的現實。我們要不斷研究和解決電子檔案管理中存在的管理和技術問題，以達到電子檔案安全管理的目的，滿足信息時代發展的必然要求。基于此，本文分析了事業單位電子檔案管理中存在的問題，提出了新形勢下加強電子檔案管理的有效對策。

關鍵詞：新形勢;電子檔案管理;有效對策

在事業單位檔案管理中，電子檔案以其現代化的手段，在檔案信息的存儲、輸出和處理方面具有紙質檔案無可比擬的優勢，越來越受到檔案界的重視。文獻載體的這種變化給我們的生活和工作帶來了巨大的變化。同時，由于電子文件不同于傳統的記錄形式，將給檔案工作帶來新的生機和活力，也在管理方法、形式等諸多方面對檔案工作者提出了嚴峻的挑戰。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1對電子檔案管理的重視程度不夠

對電子檔案的重視不足，主要是由于長期以來部分領導干部對檔案工作的認識存在誤區造成的。在一些部門和單位，少數領導干部錯誤地認為檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不會對部門或單位的發展起到實質性的作用。所以，他們很少關心檔案工作，對剛剛出現不久的電子檔案管理自然存在重視程度不夠的現象。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題。他們沒有及時意識到，由于工作環境和工作對象的變化，電子檔案管理和傳統檔案管理具有很大的區別，需要及時在思維觀念上進行調整和適應。相反，由于受封閉、守舊的檔案管理觀念的影響，他們對檔案管理電子化、網絡化的重要性認識不足，產生了“抗拒”心理，使檔案管理電子化、信息化建設受到一定的影響。

1.2對電子檔案管理的范圍不夠明確

電子檔案的特點是量大卻沒有物質化，它們必須依靠計算機系統才能夠得到體現。在電子檔案的管理工作中，雖然規定了重要的系統、數據、文檔等應定期備份，但對究竟哪些系統、文件等必須以硬盤介質形式保管、如何形成介質檔案、以什么介質保存等問題并沒有明確的規定。另外，在電子檔案的管理中，還存在電子檔案保存不連續、不完整等問題，且在電子檔案管理中還存在一定的漏洞。當前，電子檔案的存儲主要使用的是U盤、光盤、移動硬盤等介質，并沒有像紙質檔案一樣列入備份數據檔案登記簿，電子檔案隨意放置的現象較為普遍，而且計算機數據檔案尚缺乏防止拷貝的技術措施，也未將其列入檢查內容，從而在一定程度上影響了電子檔案的管理，形成管理上的漏洞。

1.3忽略了電子檔案中的潛在問題

當前，大部分從事電子檔案管理工作的人員對電子檔案的安全性都不同程度地存在估計過高的問題。實際上，隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。可見，電子文件檔案存儲的信息并不是完全安全的。與此同時，電子檔案在利用過程中也存在不少潛在的問題。電子檔案的利用與紙質檔案的利用相比，最顯著的特點是迅速快捷，可以通過計算機平臺或計算機網絡平臺很方便地實現讀取信息。然而，由于電子檔案易于被修改的特點，在電子檔案利用的過程中可能會帶來相關信息被改動或被覆蓋，從而造成電子檔案原稿的破壞。

二、事業單位檔案管理中加強電子檔案管理的有效對策

2.1加強制度化管理

“對于整個事業單位來說，檔案管理能有效保證其協調、有序、高效的運行。”俗話說“家有家規，國有國法”，沒有規矩不成方圓，因此，必須制定相應的制度來進行檔案管理;與此同時，應實行制度化管理來確保檔案管理工作能有序進行。首先，應當根據單位在檔案管理方面的要求來嚴格而認真的整理在職人員的檔案并將其進行分類存檔，以便于日后查詢，而對于新招人員的檔案應及時做好記錄工作，而對于即將退休的老員工，應按照程序來對他們的檔案進行歸類。其次，在對檔案進行整理和存檔中，應對其進行編號，這樣便于管理和查找，而對于一些借出的檔案，應做好記錄工作，記清借出時間和歸還時間，同時，對于歸還的檔案應在歸還時做好核對工作，確認無誤后再將其放回原處，在檔案管理中，應嚴格遵從法律法規和單位管理制度，規范檔案的管理工作。

2.2解決電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題還有待檔案工作者深入研究和探討。目前，我們應采取嚴格的安全措施，應用安全的數據備份手段，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。一旦數據損壞、丟失，可以進行相應的數據修復，確保電子檔案的完整。對電子文件依附的載體壽命不長的問題，應通過制定載體質量標準與環境保存標準，盡力使這類載體具有更長的保存期限。還要用高效的網絡安全防范軟件，防止病毒入侵，防止遭受非法破壞和攻擊。應用加密軟件對重要信息進行保護，確保電子檔案信息的傳輸、存儲過程的安全性能。

3.3加強檔案管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運用存儲、傳輸、檢索等技術對電子檔案進行管理，更需要掌握檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應信息技術和檔案事業的發展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養。檔案人員本身也要采取積極措施抓好知識更新，提高自身素質，提高自身“含金量”，才能適應文檔工作的需要和文檔事業的發展要求。

結 語：

總而言之，只有更新觀念，依據國家有關檔案管理的標準，從實際工作出發，以高度的責任心，加強文件管理，熟練的運用專業的、科學的檔案管理平臺接收、整理和儲存電子信息文件，同時保證信息安全，才能促進我國電子檔案管理事業的科學化發展進程。

參考文獻：

[1]劉雪貞.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].中國房地產業，2020，（5）：267.

[2]趙佳興.論新形勢下事業單位檔案管理與創新策略[J].卷宗，2020，10（5）：79.