高校人事工資管理系統(tǒng)的優(yōu)化與實現(xiàn)

□李萱然

（作者單位：揚州大學(xué)。）

十九大以來，在“建設(shè)教育強國是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程”引領(lǐng)下，高等教育的地位與重要性進一步提升，提升高校人才培養(yǎng)能力成為核心。提升高校人才培養(yǎng)能力，高質(zhì)量的教師隊伍建設(shè)是關(guān)鍵。工資作為高校教師的工作回報與生活保障，關(guān)乎教師隊伍的建設(shè)和穩(wěn)定。如何通過流程再造與信息化手段，構(gòu)建適應(yīng)新時代要求的人事薪資管理系統(tǒng)，兼顧系統(tǒng)延續(xù)性與創(chuàng)新性，助力智慧校園建設(shè)，提升高校教職工的工作便捷度和幸福感，對高校發(fā)展具有重大意義。

一、高校人事工資管理的現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)水平不足

工資管理系統(tǒng)因其特殊性，大多獨立于高校已有信息系統(tǒng)之外。個人基本信息與工資水平涉及個人隱私，且要求準(zhǔn)確無誤，當(dāng)前與之相關(guān)的大多數(shù)信息依舊采取手工采集、手工核算，已有的信息化平臺只承擔(dān)了信息的反映與查詢功能。對于相關(guān)職能部門來說，單方面手工的信息錄入對工作的準(zhǔn)確率和效率要求較高，尤其是面臨招聘結(jié)束大規(guī)模人員新進和年度工資調(diào)整等需要短時間處理大量數(shù)據(jù)時，單方面手工錄入意味著出錯風(fēng)險的增加。對于教職工來說，工資信息關(guān)乎個人利益，便捷準(zhǔn)確的信息獲取能增加教職工的安全感。

（二）工資模塊設(shè)計不合理

對于高校等事業(yè)單位工資標(biāo)準(zhǔn)，人力資源和社會保障部、財政部多次發(fā)文調(diào)整，各省市對職責(zé)范圍內(nèi)的高校工作人員也有不同的補貼政策，各高校為吸引人才也制訂了不同的績效工資分配方案。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展、國家政策的調(diào)整和各地高校發(fā)展的長短期目標(biāo)變化，工資標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)構(gòu)相應(yīng)調(diào)整，工資系統(tǒng)中的對應(yīng)模塊與詞條也需及時變更。而當(dāng)前不少高校使用的工資系統(tǒng)還是根據(jù)老標(biāo)準(zhǔn)、老公式構(gòu)建的單機版系統(tǒng)，工資模塊的架構(gòu)與內(nèi)嵌公式的預(yù)設(shè)已無法適應(yīng)新時期工資政策的變化以及學(xué)校發(fā)展對于績效工資管理的個性化需求。

（三）信息孤立，聯(lián)動性不足

在實際工作當(dāng)中，人事勞資部門主要負(fù)責(zé)核定工資、社保、公積金等標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)部門負(fù)責(zé)具體的發(fā)放。除工資政策改變、年度普遍調(diào)整和晉升外，人事勞資部門核定的應(yīng)發(fā)數(shù)變化不大，但教職工實際拿到的實發(fā)數(shù)卻會因個人所得稅、房租、水電費等其他扣款項而有所波動。而實發(fā)數(shù)是教職工對個人勞資水平最直接的感受，這導(dǎo)致工資發(fā)放后，人事勞資部門承擔(dān)了許多不屬于本職責(zé)范圍內(nèi)的解釋工作，而這些信息都可以通過整合反映在一個系統(tǒng)當(dāng)中。人事工資系統(tǒng)的相對獨立使這些數(shù)據(jù)無法及時聯(lián)動顯示，不僅給人事勞資部門的日常工作增加了負(fù)擔(dān)，也不利于教職工工資信息的獲取與查詢。

（四）無法滿足人事工資管理新要求

高校教職工的工資水平關(guān)乎教職工切身利益、高校的師資隊伍建設(shè)和總體發(fā)展，工資總量與結(jié)構(gòu)也關(guān)乎地區(qū)的收入水平統(tǒng)計和下年財政預(yù)算的撥付，而這一切分析統(tǒng)計的基礎(chǔ)就是準(zhǔn)確完整的工資信息。現(xiàn)有的人事工資管理系統(tǒng)只能提供簡單的信息查詢和統(tǒng)計功能，且工資信息的分析多基于導(dǎo)出excel格式的工資信息，然后再依靠業(yè)務(wù)部門進行手工篩選分析。通過上述方法，雖然最終也可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析與統(tǒng)計報表的生成，但需消耗大量的時間，且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性也難以有效保證。

二、高校人事工資管理系統(tǒng)優(yōu)化的必要性

（一）有利于信息共享，節(jié)約成本

如能整合招聘系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)，則可避免教職工個人關(guān)鍵信息的重復(fù)錄入，這些信息如無特殊情況不會輕易更改，可延續(xù)使用。從應(yīng)聘階段，教職工個人保證輸入信息的準(zhǔn)確性，人事勞資部門只負(fù)責(zé)審核，審核后的個人信息可共享使用。這樣既可保證信息的準(zhǔn)確性，也可簡化工作流程，避免重復(fù)錄入，節(jié)約人力與時間成本。與此同時，優(yōu)化高校人事工資管理系統(tǒng)，將之與OA辦公系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動，也有利于信息的共享與協(xié)同。

（二）有利于內(nèi)部管理與控制

優(yōu)化人事工資管理系統(tǒng)，通過設(shè)置管理員、經(jīng)辦者和業(yè)務(wù)權(quán)限，可實現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)全過程的記錄與追溯。工資管理可歸為財務(wù)管理的一種，財務(wù)管理的內(nèi)部控制涉及崗位責(zé)任制和不相容職務(wù)分離。在工資管理方面可延伸為工資標(biāo)準(zhǔn)的確認(rèn)與計算，至少需要兩名工作人員，一個負(fù)責(zé)錄入，一個負(fù)責(zé)核查。相較于有紙化辦公和單機版工資管理系統(tǒng)，優(yōu)化的人事工資管理系統(tǒng)可更好實現(xiàn)監(jiān)督審核功能，明確責(zé)任，提高人事工資管理的可追溯性與質(zhì)量。

（三）有利于數(shù)據(jù)分析與政策制定

經(jīng)過會計電算化的發(fā)展和高校多年實踐，高校財務(wù)信息系統(tǒng)已日趨完善，從信息的錄入到記賬憑證的記錄，再到會計報表的生成導(dǎo)出，已形成一套較為完整的財務(wù)信息化流程。參照財務(wù)信息化流程，通過優(yōu)化人事工資管理系統(tǒng)，從基本工資信息出發(fā)，輔以性別、年齡、職務(wù)職稱等人事信息，最終按需生成工資報表。工資報表的導(dǎo)出將有助于高校人事部門準(zhǔn)確、全面獲得長短期靜態(tài)和動態(tài)工資數(shù)據(jù)，為厘清教職工工資結(jié)構(gòu)、完善績效收入分配制度提供了分析的基礎(chǔ)。

三、高校人事工資管理系統(tǒng)的優(yōu)化

（一）以滿足不同類型使用者為導(dǎo)向

人事工資管理系統(tǒng)的使用者主要可分為兩大類：一是人事工資職能部門的工作人員；二是普通教職工。針對不同群體的使用習(xí)慣和需求設(shè)置相應(yīng)的功能分區(qū)。人事工資職能部門的工作人員主要有教職工基本信息的導(dǎo)入、工資信息的錄入、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與分析等需求。普通教職工主要有個人非關(guān)鍵信息的修改與維護、人事工資信息的查詢、相關(guān)證明的開具等需求。除上述基本需求以外，系統(tǒng)開發(fā)人員可采用問卷調(diào)查、座談、實踐考察等方式了解各方需求，堅持以實用性為中心，合理設(shè)計相關(guān)模塊以滿足系統(tǒng)使用者共性及個性需求。另外，考慮到人事工資政策會隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整而做出改變，系統(tǒng)的開發(fā)還需滿足功能增減和具體模塊調(diào)整的需求，即人事工資系統(tǒng)自身需具有易維護性和可擴展性，以滿足不同時期的需求變化。

（二）明確職責(zé)，按需設(shè)置使用權(quán)限

針對不同類別的使用者，按工作需求設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。人事信息方面，教職工個人關(guān)鍵信息的維護最終修改權(quán)限設(shè)置在人事管理專責(zé)部門，此處所指關(guān)鍵信息主要包括工號、姓名、性別、身份證號、出生年月、部門崗位、職稱職級等。對教職工非關(guān)鍵信息的完善權(quán)限可放寬給教職工個人，如電話、郵箱、住址等信息，個人修改后的信息可直接回傳至人事工資管理系統(tǒng)，并在學(xué)校各職能部門之間共享。同時，對工資管理系統(tǒng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限。例如，對勞資管理部門，除基本的工資錄入功能以外，增設(shè)信息修改審查和數(shù)據(jù)校驗功能。此功能開放給勞資管理部門較高等級的工作人員。對普通教職工，開放僅限于個人的工資動態(tài)查詢系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)不單反映工資的絕對數(shù)，也反映工資變動的依據(jù)；同時內(nèi)嵌年度工資統(tǒng)計功能，方便教職工全面了解個人工資整體動態(tài)水平。

（三）整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫資源，實現(xiàn)多平臺聯(lián)動

優(yōu)化人事工資管理系統(tǒng)，可充分利用高校現(xiàn)有的較為成熟的OA管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的平臺優(yōu)勢，整合各職能部門相互聯(lián)通的業(yè)務(wù)模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和功能的協(xié)同發(fā)揮。以工資明細(xì)為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)列表，針對不同工資項目和扣款項設(shè)置超鏈接，方便教職工點擊查看各項目數(shù)字來源。例如，點擊工資明細(xì)中的崗位工資，可鏈接至人事系統(tǒng)中的職稱職務(wù)等級信息；點擊工資扣款項中的個人所得稅，可鏈接至財稅管理系統(tǒng)中的稅金計算模塊；點擊工資明細(xì)中的房租扣款項，可鏈接至國有資產(chǎn)管理處的房屋租賃明細(xì)。如此一來，通過工資管理系統(tǒng)這一接口，教職工就可完整清晰地掌握與個人利益密切相關(guān)的工資情況，信息透明度提高，教職工安全感和對人事勞資工作的信任度增強。同時，通過多平臺數(shù)據(jù)聯(lián)動與核驗，更容易發(fā)現(xiàn)信息不匹配、不準(zhǔn)確的情況，對不斷完善人事工資管理系統(tǒng)、提升各業(yè)務(wù)部門工作質(zhì)量也有促進作用。