現代信息技術在醫院檔案管理中的應用

秦秀香

關鍵詞：醫院檔案管理;檔案信息化;信息化建設

引言

醫院檔案管理內涵豐富，它真實而全面的記錄了醫院從無到有的發展歷程，其中不僅包含了醫院的基礎設施建設資料，更囊括了患者就醫問診的信息，是醫院開展科研醫療、患者服務的重要窗口，精準而完善的醫院檔案管理服務工作能夠有效緩解當前醫患矛盾問題，對提升醫院醫療水平也有著關鍵意義。目前，信息技術與醫院檔案管理工作經過不斷磨合，已經取得了顯著成效，陳舊的檔案管理方式被打破，新鮮的管理理念正在逐步改善著醫院檔案管理服務功能，線上醫療檔案查詢、醫療信息資源共享、檔案遠程協助服務等等板塊均已在醫院檔案管理信息系統展開運營，大大滿足了人們對醫院檔案管理的需求。

1信息技術在醫院檔案管理工作中運用的積極作用

1.1保護紙質檔案

醫院檔案資源服務工作一直是醫院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時，就能夠體會到醫院檔案管理是否符合人性化、服務化的全新理念。以往的醫院病歷檔案調閱是需要患者到醫院病案科進行現場調檔并復印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復印過程中容易造成紙質檔案的破損，不利于紙質檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運用有效緩解了這一個難題。人們在借閱檔案時，只需要在網上提交申請即可，后臺檔案系統客戶服務專員通過點對點交接信息，在線發送用戶所需檔案資源信息，真正實現了無紙化辦公方式，從而有力保護了紙質檔案的完整性。

1.2提升歸檔效率

醫院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時，受到檔案管理工作人員專業技術的局限性，容易出現歸檔類目錯誤的情況，即便后期核查檔案過程發現了這個錯誤，糾正起來也十分困難，這也嚴重影響了醫院檔案歸檔工作的速度，致使工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內容中的關鍵詞輸入到檔案信息系統中，系統就會自動識別出檔案內容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據檔案目錄表查找類目，從而解放了工作人員的手工勞動，讓我們的檔案管理工作人員有更多的時間去鉆研專業技術，深度開發檔案信息資源利用與服務，在提升檔案歸檔效率的同時，也進一步精確了檔案歸檔編號，讓醫院檔案管理工作更趨向規范化和科學化。

2當前現代醫院檔案管理工作中存在的問題

2.1案管理缺乏規范性

我國大部分醫院檔案管理工作均缺乏明顯的規范性，其主要體現在兩個方面：一方面是已經整理、歸納完畢的材料不夠完善、系統;另一方面是無法及時歸檔信息材料，最終導致檔案丟失或破損。以上現象反映出我院管理人員缺乏對本職工作的正確認識，且尚未建立嚴謹、健全的檔案管理制度。還需注意的是，在醫院重點學科建設以及醫療活動開展的過程中，均會總結出很多文檔資料，但往往由于后續工作不到位，因此檔案遺失的可能性很高，無法對其進行進一步的匯總與歸檔。

2.2檔案調取程序復雜

目前國內一部分醫院，尤其是基層醫院，仍然依靠人工來檢索、調取檔案，涉及的程序十分復雜，既浪費精力，又耗費時間，不利于檔案管理工作后續的開展。而有些醫院雖然已經實現了檔案的現代化管理，但由于檔案管理者并不了解軟件開發和設計知識，所以難以充分滿足醫院檔案管理多方面需求。

3促進信息技術在醫院檔案管理工作中運用的幾點看法

3.1規定管理標準

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規定檔案管理信息化的標準，但各醫院要以戰略眼光，制定適合本醫院檔案管理信息化系統的所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創設良好的條件。同時嚴格要求醫院各職能處室要以信息化建設的標準形成正在錄入的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協作，互相促進，共同提高的醫院檔案管理信息化建設新局面。

3.2強化服務意識

檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫院檔案管理人員需要進一步提升自身的檔案服務意識，樹立良好的服務理論，對檔案服務方式進行優化，加快醫院檔案信息服務的開放度。同時，醫院檔案管理部門在工作中需要加強與其他部門及科室的溝通和聯系，建立良好的交流平臺，進一步拓展寬檔案服務渠道，最大限度的加快對醫院檔案資源的開發和利用，以便于更好的與現代化醫院管理的現實需求相適應。

3.3全面提升醫院檔案管理人員的信息素養和技能

首先，引入人才。從醫院檔案管理素質，信息素養等角度來進行人員的選拔和招聘，確保他們可以更好的發揮其在醫院檔案信息化建設中的效能，改變傳統的檔案管理模式，繼而步入到更加理想的醫院檔案管理工作狀態中去。接著，培養人才，在新檔案管理信息系統引入醫院服務機制的時候，需要讓在職人員參與到實際的系統培訓中去，確保對于系統的運行原理，使用技巧有著全面的掌握，并在此基礎上確保能夠提升自身的技能，繼而更好的參與到信息化建設歷程中去。最后，要形成理想的醫院檔案管理工作獎懲機制，對于做的好的員工進行獎賞，對于做的不好的員工進行處罰，繼而使得員工以正確的視角去審視醫院檔案管理信息化建設工作的開展。

結束語

醫院檔案管理工作，在新形勢下需要正確認識自身在醫院發展中的價值，然后增加此方面的投入，將信息化技術融入進去，尤其是大數據技術，物聯網技術和云計算技術的融入，會使得實際的檔案管理工作的質量朝著更加理想的方向發展。此時需要關注檔案管理工作機制的構建，檔案管理工作模式的優化，檔案管理工作人力資源的優化配置，繼而創設出理想的檔案信息化發展格局和環境。

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