企業(yè)檔案管理“三化”合一的困境與路徑

杜夢(mèng)唯

摘 要：當(dāng)前，隨著國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案管理的不斷重視，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)既要選派專門人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作，同時(shí)要結(jié)合國(guó)家的政策要求，積極推進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理“三化”合一。但目前看來(lái)，部分企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理重視程度不足，在企業(yè)信息化、規(guī)范化和科學(xué)化方面投入的力度不夠，在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理工作的有序推進(jìn)。為此，有必要以問(wèn)題為導(dǎo)向，制定更有針對(duì)性的企業(yè)檔案管理策略，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;“三化”合一;存在問(wèn)題;優(yōu)化路徑

隨著檔案管理法制意識(shí)的不斷增強(qiáng)和企業(yè)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化已提到了一個(gè)更為重要的位置。一方面，信息化時(shí)代數(shù)據(jù)交流更為緊密，企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的各類檔案資料需要分類管理，形成電子檔案數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程;另一方面，檔案信息化管理也潛藏一定的風(fēng)險(xiǎn)，注重檔案?jìng)浞莨芾恚瑑?yōu)化檔案管理流程，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化、規(guī)范化與科學(xué)化的協(xié)同推進(jìn)[1 ]。

1 企業(yè)檔案管理“三化”合一的現(xiàn)實(shí)意蘊(yùn)

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障。信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理要注重實(shí)體檔案管理，也要注重信息化管理，主動(dòng)地將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理之中，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值和作用，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。新時(shí)期對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該按照“三化”合一的具體要求，協(xié)同推進(jìn)企業(yè)檔案管理各項(xiàng)工作。

1.1 信息化與規(guī)范化的協(xié)同推進(jìn)

信息化是企業(yè)檔案管理最主要特征，規(guī)范化則是企業(yè)檔案管理的具體要求。因此，實(shí)現(xiàn)信息化與規(guī)范化的協(xié)同推進(jìn)具有其必然性。在具體企業(yè)檔案管理過(guò)程中，一方面，要主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中相關(guān)信息資料的系統(tǒng)收集，并運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)形成企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字處理，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展提供各種檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。另一方面，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中還要制定一定的標(biāo)準(zhǔn)，處理好各項(xiàng)檔案信息，確保企業(yè)檔案管理工作有序推進(jìn)。但從實(shí)際看，部分企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化和規(guī)范化重視程度不足，并沒有結(jié)合企業(yè)管理的具體要求，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理人員在具體工作開展過(guò)程中缺少相應(yīng)制度依據(jù)，很難解決企業(yè)管理過(guò)程中的各項(xiàng)問(wèn)題。為此，在信息化背景下，企業(yè)要進(jìn)一步明確檔案管理具體標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的有機(jī)結(jié)合，確保企業(yè)檔案信息真實(shí)有效規(guī)范，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理水平。

1.2 信息化與科學(xué)化的協(xié)同推進(jìn)

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既需要引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案信息收集處理工作，還需要多個(gè)部門密切配合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。有些企業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理理念下，對(duì)于企業(yè)檔案協(xié)同推進(jìn)重視程度不足，導(dǎo)致企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)闆]有其他部門的支持舉步維艱。因此，企業(yè)在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中既要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè);也要構(gòu)建更為科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能夠推動(dòng)企業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。在具體協(xié)同推進(jìn)過(guò)程中要讓企業(yè)其他部門充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，密切配合企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化與科學(xué)化的協(xié)同推進(jìn)。

1.3 規(guī)范化與科學(xué)化的協(xié)同推進(jìn)

從企業(yè)檔案管理的角度看，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理主要依靠人工進(jìn)行，在規(guī)范化和科學(xué)化方面需要企業(yè)檔案管理人員自覺落實(shí)相關(guān)制度。由于缺少外部監(jiān)督，企業(yè)在檔案規(guī)范化方面并不盡如人意。而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，能夠運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)各類檔案進(jìn)行收集、分析和整理，同時(shí)也能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案管理人員進(jìn)行全面監(jiān)督，避免因制度落實(shí)不到位而造成的企業(yè)管理分散無(wú)序。通過(guò)企業(yè)規(guī)范化與科學(xué)化的協(xié)同推進(jìn)，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的企業(yè)檔案信息進(jìn)行有效整合，為企業(yè)發(fā)展提供更為科學(xué)的決策依據(jù)，有助于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理“三化”合一面臨的困境與挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理制度有待完善

當(dāng)前部分企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度不足，并沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定相應(yīng)的檔案管理制度規(guī)范，檔案管理人員在具體工作開展過(guò)程中缺少相關(guān)依據(jù)。特別是當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理融合得越來(lái)越緊密，但當(dāng)前一些企業(yè)在檔案管理過(guò)程中仍然沿用老辦法、老傳統(tǒng)，并沒有將企業(yè)檔案管理“三化”合一與信息技術(shù)緊密結(jié)合，在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程。加之部分檔案管理人員對(duì)于企業(yè)檔案管理制度認(rèn)識(shí)不充分，在具體工作開展過(guò)程中并沒有對(duì)相應(yīng)的制度機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，也在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理“三化”合一的有序推進(jìn)。

2.2 缺乏現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備

當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中并沒有結(jié)合企業(yè)檔案管理“三化”合一的具體要求引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，甚至少數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，必然很難適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的需求，同時(shí)也給檔案管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)和壓力，檔案管理人員在長(zhǎng)期的工作壓力下，也容易出現(xiàn)工作失誤，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理質(zhì)量提升。

2.3 檔案利用服務(wù)缺乏針對(duì)性

企業(yè)檔案管理“三化”合一最終還要落實(shí)到具體的服務(wù)上，只有實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的有效整合、開發(fā)和利用，才能夠體現(xiàn)出企業(yè)檔案的價(jià)值和作用。但當(dāng)前部分企業(yè)對(duì)于檔案利用服務(wù)職能重視程度不夠，部分企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)并沒有看到檔案管理的意義和價(jià)值，只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為企業(yè)檔案管理就是對(duì)企業(yè)檔案的存儲(chǔ)和保管，在利用方面沒有給予足夠的政策支持和資金支持。而企業(yè)檔案管理部門在缺少外部支持的情況下，很難對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，加之沒有與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，也難以為企業(yè)相關(guān)工作開展提供細(xì)致、有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，在很大程度上降低了企業(yè)檔案信息資源的利用價(jià)值，影響了企業(yè)檔案管理工作的有序推進(jìn)[2 ]。

3 企業(yè)檔案管理“三化”合一的實(shí)現(xiàn)路徑

新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將企業(yè)檔案“三化”合一作為企業(yè)檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向。在具體實(shí)施過(guò)程中，一方面，要對(duì)企業(yè)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)與部門聯(lián)動(dòng)，形成檔案管理合力。另一方面，要嚴(yán)格按照企業(yè)檔案管理“三化”合一的具體要求，完善企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，提升企業(yè)檔案管理工作效率，加大對(duì)企業(yè)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提升企業(yè)檔案管理水平。

3.1 優(yōu)化檔案管理工作方式，形成部門合力

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要給予企業(yè)檔案管理足夠的重視，并在不同場(chǎng)合、不同地點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案管理“三化”合一的重要意義進(jìn)行宣傳和講解，召開專門會(huì)議對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，要求相關(guān)部門支持企業(yè)檔案管理工作，相互協(xié)助，形成檔案管理工作合力。從宏觀層面看，企業(yè)檔案管理工作必須從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際角度出發(fā)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，因此在工作開展過(guò)程中需要各個(gè)部門的全力配合。特別是要明確分管領(lǐng)導(dǎo)具體責(zé)任，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)檔案管理各種問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決，確保企業(yè)檔案管理工作順利開展。另一方面，要對(duì)企業(yè)檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，要主動(dòng)地引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的全面收集、快速收集，并建立大數(shù)據(jù)庫(kù)，將收集上來(lái)的檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)分析和整理，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)具體問(wèn)題對(duì)檔案信息進(jìn)行有針對(duì)性的加工處理，為企業(yè)決策提供更為精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。

3.2 完善檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率

要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際，完善企業(yè)檔案管理具體標(biāo)準(zhǔn)。一方面，要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)同步落實(shí)。要結(jié)合紙質(zhì)檔案特點(diǎn)，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案存在的問(wèn)題要及時(shí)地加以解決，避免影響后續(xù)紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，在推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的同時(shí)，按照統(tǒng)一準(zhǔn)則對(duì)電子檔案進(jìn)行重新梳理，確保電子檔案格式具有共通性，為后續(xù)電子檔案信息資源的開發(fā)利用、共享共建奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另一方面，要加大對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)力度，檔案管理工作并不是檔案制度制定之后就能夠立即發(fā)揮作用，還需要具體的檔案工作人員來(lái)落實(shí)。因此，必須將檔案管理人員教育培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)放在突出位置。特別是要將政治可靠、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員選派到檔案管理崗位之上，讓這些檔案管理人員充分發(fā)揮自身的專業(yè)特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格按照檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)相關(guān)檔案管理工作。此外，要加大對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，要積極與檔案管理部門取得聯(lián)系，將企業(yè)檔案管理人員納入到地方檔案培訓(xùn)體系之中，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)，更好地完成企業(yè)檔案管理“三化”合一工作[3 ]。

新時(shí)期，企業(yè)檔案管理“三化”合一推進(jìn)需要在主觀意識(shí)上進(jìn)行改變，樹立大數(shù)據(jù)思維，同時(shí)也需要企業(yè)完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理“三化”合一提供扎實(shí)的硬件保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]郗瀅，梁春華，劉殿春，等.基于系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐[J].檔案管理，2020（02）：74—76.

[2]卜鶴.企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討[J].檔案與建設(shè)，2020（09）：58—59.

[3]徐陽(yáng)光，朱琳薇.破產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理和利用機(jī)制探析[J].檔案學(xué)通訊，2020（4）：43—49.

（作者單位：南京鐘山風(fēng)景區(qū)建設(shè)發(fā)展有限公司）