企業檔案管理“三化”合一的困境與路徑

杜夢唯

摘 要：當前，隨著國家對企業檔案管理的不斷重視，企業主要領導既要選派專門人員負責企業檔案管理工作，同時要結合國家的政策要求，積極推進檔案管理的信息化、規范化和科學化，實現企業檔案管理“三化”合一。但目前看來，部分企業對于企業檔案管理重視程度不足，在企業信息化、規范化和科學化方面投入的力度不夠，在一定程度上影響了企業檔案管理工作的有序推進。為此，有必要以問題為導向，制定更有針對性的企業檔案管理策略，進一步提升企業檔案管理水平，更好地服務企業發展。

關鍵詞：企業檔案;“三化”合一;存在問題;優化路徑

隨著檔案管理法制意識的不斷增強和企業事業的持續發展，企業檔案管理工作的信息化、規范化、科學化已提到了一個更為重要的位置。一方面，信息化時代數據交流更為緊密，企業生產和經營中產生的各類檔案資料需要分類管理，形成電子檔案數據，推進檔案管理現代化進程;另一方面，檔案信息化管理也潛藏一定的風險，注重檔案備份管理，優化檔案管理流程，有助于實現企業檔案信息化、規范化與科學化的協同推進[1 ]。

1 企業檔案管理“三化”合一的現實意蘊

企業檔案管理是企業發展的重要保障。信息時代背景下，企業檔案管理要注重實體檔案管理，也要注重信息化管理，主動地將現代信息技術運用到企業檔案管理之中，更好地發揮企業檔案的價值和作用，推動企業發展。新時期對企業檔案管理工作提出了新的要求，企業檔案管理工作應該按照“三化”合一的具體要求，協同推進企業檔案管理各項工作。

1.1 信息化與規范化的協同推進

信息化是企業檔案管理最主要特征，規范化則是企業檔案管理的具體要求。因此，實現信息化與規范化的協同推進具有其必然性。在具體企業檔案管理過程中，一方面，要主動地運用現代信息技術，實現對企業發展過程中相關信息資料的系統收集，并運用現代信息技術形成企業檔案管理數據庫，對存儲的數據信息進行數字處理，進而為企業發展提供各種檔案信息服務，實現信息化檔案管理。另一方面，企業在檔案管理過程中還要制定一定的標準，處理好各項檔案信息，確保企業檔案管理工作有序推進。但從實際看，部分企業對于檔案管理信息化和規范化重視程度不足，并沒有結合企業管理的具體要求，制定相應的標準規范，導致檔案管理人員在具體工作開展過程中缺少相應制度依據，很難解決企業管理過程中的各項問題。為此，在信息化背景下，企業要進一步明確檔案管理具體標準，加強企業檔案工作標準建設，實現企業紙質檔案與數字檔案的有機結合，確保企業檔案信息真實有效規范，進一步提升企業檔案管理水平。

1.2 信息化與科學化的協同推進

企業檔案管理是一項系統工程，既需要引進現代信息技術做好檔案信息收集處理工作，還需要多個部門密切配合，實現企業檔案管理科學化、規范化。有些企業在傳統檔案管理理念下，對于企業檔案協同推進重視程度不足，導致企業在檔案信息化建設過程中，因為沒有其他部門的支持舉步維艱。因此，企業在推進信息化建設過程中既要引進先進的技術設備，加強硬件設施建設;也要構建更為科學合理的檔案管理系統，這樣才能夠推動企業管理轉型升級。在具體協同推進過程中要讓企業其他部門充分認識到企業信息化建設的重要性，密切配合企業檔案信息化建設工作，實現企業檔案信息化與科學化的協同推進。

1.3 規范化與科學化的協同推進

從企業檔案管理的角度看，傳統的企業檔案管理主要依靠人工進行，在規范化和科學化方面需要企業檔案管理人員自覺落實相關制度。由于缺少外部監督，企業在檔案規范化方面并不盡如人意。而隨著現代信息技術的不斷發展，企業在檔案管理過程中，能夠運用現代信息技術對企業各類檔案進行收集、分析和整理，同時也能夠對企業檔案管理人員進行全面監督，避免因制度落實不到位而造成的企業管理分散無序。通過企業規范化與科學化的協同推進，能夠對現有的企業檔案信息進行有效整合，為企業發展提供更為科學的決策依據，有助于企業可持續發展。

2 企業檔案管理“三化”合一面臨的困境與挑戰

2.1 檔案管理制度有待完善

當前部分企業對于檔案管理重視程度不足，并沒有結合企業發展現狀制定相應的檔案管理制度規范，檔案管理人員在具體工作開展過程中缺少相關依據。特別是當前，互聯網信息技術與企業檔案管理融合得越來越緊密，但當前一些企業在檔案管理過程中仍然沿用老辦法、老傳統，并沒有將企業檔案管理“三化”合一與信息技術緊密結合，在一定程度上影響了企業檔案管理信息化進程。加之部分檔案管理人員對于企業檔案管理制度認識不充分，在具體工作開展過程中并沒有對相應的制度機制進行嚴格落實，也在一定程度上影響了企業檔案管理“三化”合一的有序推進。

2.2 缺乏現代化檔案管理設備

當前部分企業在檔案管理過程中并沒有結合企業檔案管理“三化”合一的具體要求引進先進的檔案管理設備，甚至少數企業仍然沿用傳統的紙質檔案管理模式，必然很難適應企業現代化建設的需求，同時也給檔案管理人員增加了工作負擔和壓力，檔案管理人員在長期的工作壓力下，也容易出現工作失誤，勢必會影響檔案管理質量提升。

2.3 檔案利用服務缺乏針對性

企業檔案管理“三化”合一最終還要落實到具體的服務上，只有實現對企業檔案信息資源的有效整合、開發和利用，才能夠體現出企業檔案的價值和作用。但當前部分企業對于檔案利用服務職能重視程度不夠，部分企業主要領導并沒有看到檔案管理的意義和價值，只是簡單地認為企業檔案管理就是對企業檔案的存儲和保管，在利用方面沒有給予足夠的政策支持和資金支持。而企業檔案管理部門在缺少外部支持的情況下，很難對檔案信息資源進行開發和利用，加之沒有與相關部門進行溝通，也難以為企業相關工作開展提供細致、有針對性的檔案信息服務，在很大程度上降低了企業檔案信息資源的利用價值，影響了企業檔案管理工作的有序推進[2 ]。

3 企業檔案管理“三化”合一的實現路徑

新形勢下，企業檔案管理工作應主動適應時代發展趨勢，將企業檔案“三化”合一作為企業檔案管理工作的未來發展方向。在具體實施過程中，一方面，要對企業檔案管理工作方式進行創新，加強與部門聯動，形成檔案管理合力。另一方面，要嚴格按照企業檔案管理“三化”合一的具體要求，完善企業檔案管理工作機制，提升企業檔案管理工作效率，加大對企業檔案管理人員的教育和培訓，提升企業檔案管理水平。

3.1 優化檔案管理工作方式，形成部門合力

企業領導要給予企業檔案管理足夠的重視，并在不同場合、不同地點對企業檔案管理“三化”合一的重要意義進行宣傳和講解，召開專門會議對企業檔案管理存在的問題進行解決，要求相關部門支持企業檔案管理工作，相互協助，形成檔案管理工作合力。從宏觀層面看，企業檔案管理工作必須從企業發展的實際角度出發，要充分認識到檔案管理工作與企業發展息息相關，因此在工作開展過程中需要各個部門的全力配合。特別是要明確分管領導具體責任，負責對企業檔案管理各種問題進行協調和解決，確保企業檔案管理工作順利開展。另一方面，要對企業檔案管理工作方式進行優化和創新，要主動地引進大數據、云計算、人工智能等技術，實現對企業檔案信息資源的全面收集、快速收集，并建立大數據庫，將收集上來的檔案信息資源進行系統分析和整理，結合企業戰略和企業具體問題對檔案信息進行有針對性的加工處理，為企業決策提供更為精準的檔案信息服務。

3.2 完善檔案管理工作標準，提高管理效率

要主動引進現代信息技術，結合企業檔案管理實際，完善企業檔案管理具體標準。一方面，要實現紙質檔案與電子檔案工作標準同步落實。要結合紙質檔案特點，對原有的紙質檔案存在的問題要及時地加以解決，避免影響后續紙質檔案標準化建設。要主動地引進現代信息技術，在推進檔案管理工作信息化建設的同時，按照統一準則對電子檔案進行重新梳理，確保電子檔案格式具有共通性，為后續電子檔案信息資源的開發利用、共享共建奠定堅實基礎。另一方面，要加大對檔案管理工作標準的落實力度，檔案管理工作并不是檔案制度制定之后就能夠立即發揮作用，還需要具體的檔案工作人員來落實。因此，必須將檔案管理人員教育培訓和隊伍建設放在突出位置。特別是要將政治可靠、業務能力強的人員選派到檔案管理崗位之上，讓這些檔案管理人員充分發揮自身的專業特點和優勢，嚴格按照檔案管理工作標準落實相關檔案管理工作。此外，要加大對檔案管理人員的教育和培訓，要積極與檔案管理部門取得聯系，將企業檔案管理人員納入到地方檔案培訓體系之中，進一步提升檔案管理人員的工作能力和素質，更好地完成企業檔案管理“三化”合一工作[3 ]。

新時期，企業檔案管理“三化”合一推進需要在主觀意識上進行改變，樹立大數據思維，同時也需要企業完善相應的基礎設施，引進先進的企業檔案管理系統，為企業檔案管理“三化”合一提供扎實的硬件保障。

參考文獻：

[1]郗瀅，梁春華，劉殿春，等.基于系統工程的企業檔案工作管理體系的構建與實踐[J].檔案管理，2020（02）：74—76.

[2]卜鶴.企業檔案管理工作規范化路徑探討[J].檔案與建設，2020（09）：58—59.

[3]徐陽光，朱琳薇.破產企業檔案的規范化管理和利用機制探析[J].檔案學通訊，2020（4）：43—49.

（作者單位：南京鐘山風景區建設發展有限公司）