文秘與檔案管理的緊密型關系研究

摘 要：公文是檔案的前身，檔案是公文的歸宿之一，從檔案的形成規律可以窺探到公文與文書檔案之間的密切關系，既有區別，又有聯系。本文以文書檔案為視角，分析影響文秘工作與檔案管理緊密型的五種情形，并從文檔一體化等理論提出了文秘與檔案管理緊密型理論基礎，探討了文秘工作與檔案管理緊密型實現路徑。

關鍵詞：文秘;檔案管理;關系;緊密型

辦公室文秘工作與檔案管理工作是有機聯系的整體，文秘工作是檔案管理工作的前提和基礎，檔案管理工作又是文秘工作的延續和組成部分。公務文書是在公務活動中按照特定體式、經過一定處理程序形成和使用的書面材料。公文是現代辦公室文秘工作與檔案工作轉換的主體，是文秘工作的主要載體，檔案資料主要來源于公文。可以說，辦公室文秘工作的重要成果之一是公文，公文是檔案的前身，檔案是公文的歸宿之一，從檔案形成規律可以窺探到公文與文書檔案之間的密切關系，既有區別，又有聯系。

1 影響文秘工作與檔案管理緊密型關系的表現

在實際工作中，文秘工作環節的一些因素，影響了其與檔案管理之間的緊密型聯系。

1.1 用紙不達標，裝訂不規范

《國家行政機關公文格式》對公文用紙有著明確規定，即，型號為國際通用A4型，60-80g/㎡復印紙或膠板印刷紙。要求左側裝訂，不散頁、不漏頁、不脫落，后背平整。但從辦公室文秘工作情況看，在一些細微之處存在不規范現象，諸如，裝訂時壓字、釘腳不齊，甚至是漏頁，一些紙張的耐折性較差，16K型紙張使用偶有出現，用紙的大小及質量不達標，影響了文書的美觀性、檔案的壽命。

1.2 版記不全面，附件不規范

版記是文書部門與檔案部門之間相互轉換，實現“文檔一體化”的重要標識。由于文秘基礎工作薄弱，主題詞選用不準確，缺少抄送單位、印發部門未標記，甚至沒有版記，加劇了文件歸檔案卷標題擬題的難度。此外，《國家行政機關公文格式》對公文中的“附件”作了較為明確的規定，但在實際操作過程中，會出現辦公室文秘部門處理不當，“附件”字樣未標識，以及正文與附件序號、名稱不一致等問題。有時將“附件”單獨裝訂，正文字號及排列序號未進行標識，影響了文書質量、立卷規范和歸檔完整等工作。

1.3 文種不準確，程序不規范

目前公文有13種，不同的文種所承擔的作用不同，實際起草時易發生混淆。如有的混用了“通知”與“通告”，有的將“決定”誤用成“意見”，有的將“請示”與“報告”混淆，在“報告”中夾雜“請示”內容。此外，還出現越級行文、越級簽發，有校對無復核等。這些文種的不當使用及公文辦理程序的不規范情況，都給文檔一體化管理埋下隱患。

1.4 底稿不完整，編號不規范

公文原稿的收集、整理是公文處理工作的一項重要內容，也是檔案工作必不可少的環節。公文從擬稿、核稿、簽發到定稿、印發，有著嚴密的辦文過程，但在歸檔時核稿、簽發稿等未收集，收文后未附傳閱卡，收文、發文未及時登記，或造成文號重復、遺漏，重號、漏號現象時有發生，影響了后期歸檔文件著錄標引、分類編碼和檢索。

1.5 責任不明確，移交不規范

根據檔案管理要求，每年辦公室應定期將上一年度的文書資料移交歸檔至檔案（館）室，但在實際操作時，由于文書資料交接責任不明確，對文秘工作與檔案管理工作的緊密型認識不到位，文秘人員未按照標準和要求將文書移交給檔案室，甚至出現漏交文書資料現象，導致歸檔文件資料不完整。

2 文秘工作與檔案管理緊密型關系理論

文秘工作與檔案管理工作緊密型關系有深厚的理論基礎。

2.1 文檔一體化

文檔一體化是將公文處理與文件歸檔有機結合，在文書處理環節便將歸檔信息摘錄、整理，使文書符合立卷的規范和要求，從而實現文書處理與文書立卷的一體化。隨著計算機信息技術的發展和辦公OA系統的應用，文件從其起草、生成、處理到歸檔，均可在計算機信息系統中完成。文檔一體化理論，兼顧了辦公室文秘工作中文書處理及檔案室檔案管理，打破了部門間的“壁壘”。文檔一體化理論集合了大文件與大檔案理論，拓展了文件的概念和檔案的外延，符合文檔管理的現實需要和可能性。

2.2 文件生命周期論

文件生命周期理論是指文件從其形成、運行、保存至消亡如同生命一樣，是一個周期。這一周期又可劃分為若干階段，每一階段文件所發揮出的作用不同，應采取相應的管理方法和管理原則。著名檔案學者詹姆斯·B.羅茲將文件分為文件階段和檔案階段，其中，文件階段又被劃分為形成、利用、維護及處置階段。我國學者更傾向于將文件周期劃分為制作、現實使用、暫時保存和永久保存四個階段。其中，文件制作和現實使用被界定為第一階段，即現行階段。現行階段下文件發揮著現行效用;暫時保存階段即“歸檔”，進入檔案室保存階段，永久保存階段則是檔案階段或非現行階段。可見，從文件生命周期論看，文秘工作與檔案管理工作只是社會分工不同，實際是文件管理與檔案管理緊密型的內在表現，二者互相滲透、制約，又一脈相承。

2.3 文件連續體理論

文件連續體是指以目的為導向的系統連貫一致。文件連續體是一種以目的為導向的系統研究方法，注重辦公室文件從形成、存檔到作為檔案存用的全過程連續管理。其中，文件生成是起點，而目的和宗旨則是辦公室文秘工作與檔案管理工作應面向社會、面向單位，提供文書、檔案服務。文件連續體理論并非單指文件從其生成到消亡的單項運轉，并沒有必然的先后順序之分，從文書到檔案應確保其生成規范、運轉合理、保管安全、利用高效。

3 文秘工作與檔案管理緊密型關系實現路徑

3.1 落實“文檔一體化”

醫院辦公室文秘工作者應充分認識“文檔一體化”的重要意義，將文書檔案的歸檔要求落實到日常文秘工作的各個環節，仔細鑒別公文是否有保存價值，嚴格按照文檔歸檔標準，做好文書資料的形式和內容審核、把關，既要檢查文書中文種、版記，也要檢查形式上的用紙、裝訂底稿等是否符合相關規范要求。此外，在整理文書檔案時，應注重細節管理，辦公室文書經傳閱、批復后，需要有領導簽字，并收集作為原始文檔資料一并留存。辦公室文秘部門應按照文書收集、整理、簽發、定稿、歸檔等程序，登記造冊，集中整理，為檔案管理工作奠定扎實基礎。

3.2 實行“全過程”管理

鑒于辦公室文秘工作與檔案管理工作具有較強的緊密型關聯，應按照“全過程”管理的原則，將文秘工作與檔案管理工作規范、統一起來，切實提升文檔質量管理的規范化、標準化和科學化。檔案管理人員應認真審核，確保辦公室文秘部門移交的文書資料符合檔案管理的標準和要求，并做好文書檔案歸納成件、整理成卷，定期做好清查，并根據文書資料的內容信息及重要性，確定保管時間。可確定每年的某個月份為文書資料歸檔月，集中歸檔收集。辦公室文秘部門應按照“全過程”管理原則，制發高質量的文檔，既要檢查公文用紙是否符合標準，也要檢查是否履行簽發手，核查審批權限、公文格式及公文書寫等是否符合要求。

3.3 執行好“立卷歸檔”策略

在辦公室文秘工作及檔案管理工作中積極開展“立卷歸檔”工作，根據《檔案法》《保密法》的相關規定和要求，嚴格按照分類原則和歸檔方法，做好文書分類、整理、歸檔和編目，促進文秘工作和檔案管理工作的有機融合。應加強辦公室文秘人員的檔案業務知識培訓，熟悉檔案管理工作的相關規定和要求，把立卷歸檔要求前延至文件材料起草環節，確保文書資料歸檔的完整性、準確性、規范性。

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作者簡介：袁永艷，女，大學學歷，山東省諸城市人民醫院館員，主要從事檔案管理研究。