國企電子檔案歸檔思考

張曉玲

摘 要：隨著時代的快速發展和科學技術的不斷進步，信息化潮流席卷全球，各行各業逐步采用自動化辦公技術，電子化的辦公資料具有方便、快捷的特性，且利用電子化手段能夠儲存多種格式的辦公資料。基于此，使用者對文件的各項需求也有所改變，傳統的資料歸檔及管理存在不足之處，這在很大程度上影響了資料的完整性。所以如何體系化地管理和歸檔電子檔案成為亟待解決的問題。

關鍵詞：國企;電子檔案;歸檔

1 企業電子檔案在歸檔管理中遇到的問題

1.1 管理制度不健全

企業在電子檔案管理中制定的歸檔管理制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于歸檔范圍責任主體的界定不明確，這可能導致追責時無法確定責任人;歸檔方法標準不全面，使得獲得的電子檔案存在一些差異性， 難以統一儲存;電子檔案形式不統一，同一介質的文件有多種形式，導致重復歸檔處理，造成資源的浪費;當前使用的歸檔管理制度大部分都沒有及時更新，無法適應社會形勢的發展，難以滿足當前企業發展進行電子檔案歸檔管理的需求。

1.2 難以收集所有的電子檔案并歸檔

雖然信息技術的大范圍使用極大程度上加快了工作速度，然而隨之而來的問題是難以收集所有的電子檔案。經過深入調查研究后總結出的原因有以下幾點：①在辦公室通常會產出大量與業務相關的電子檔案，然后會通過內部辦公軟件分發至各部門，各部門可能對其加以修改，進而產生更多的電子檔案。所以即使工作人員按照一定的規則規范處理經手的電子檔案，但仍會有許多電子檔案保存在不同的地方。在此基礎上，如果檔案處工作人員缺乏歸檔意識，那么體系化、規范化、有效化的歸檔工作更是無從談起。②國有企業的科研部門工作范圍有時會出現重疊，重疊范圍內的電子檔案應由哪方進行歸檔成為有爭議的問題。歸檔工作權責不清晰導致多方互相推諉應承擔的責任，為整理電子檔案的工作帶來困難。③負責編寫電子檔案的員工或組織不重視資料歸檔工作，未意識到應當及時、有效地歸檔資料，不了解電子檔案歸檔的規范和流程，最終導致電子檔案的歸檔工作失去時效性和規范性[1]。

1.3 缺乏足夠的專業人員

對電子檔案的管理最終還是要落實到具體的人身上，即需要專門的操作人員來完成電子檔案資料的整理、錄入、存儲、提取等工作。當前事業單位的電子檔案歸檔管理工作還未發展至成熟階段，眾多機構對電子檔案的認知不夠深刻，再加上意識上的忽視，導致現如今真正具備電子檔案管理資質的專業人員嚴重不足。綜合來說，事業單位負責電子檔案歸檔管理工作的員工普遍學歷較低且綜合素質較差，難以勝任電子檔案歸檔管理工作的全部要求。對于事業單位而言，真正需要的是既掌握熟練的計算機信息技術，又具備檔案管理工作專業知識的綜合性人才，并在此基礎上能夠認識到事業單位的特殊性，從而在工作過程中認真負責。然而這樣的專業性人才嚴重匱乏，導致事業單位電子檔案歸檔管理工作的落實與發展舉步維艱。這需要國家和相關部門加大重視，加強對電子檔案管理專業人才的培養，切實提高其綜合素質。

2 提高企業電子檔案歸檔管理水平的措施

2.1 構建完善的電子檔案歸檔制度

電子檔案管理部門開展歸檔管理工作，需要堅持做到幾項內容：一是培養管理人員的信息化意識，認識到電子檔案的重要性，認識到電子檔案歸檔方法的合理選擇標準，能夠按照歸檔管理制度對電子文件和信息進行歸檔管理。尤其是大部分檔案管理人員對傳統觀念的依賴較強，信息化觀念不足，對于過去的檔案管理機制和方法存在很大的依賴性。基于此， 在信息化技術的支持下，電子檔案歸檔部門需要培養工作人員的信息化意識，要求檔案管理人員充分認識電子歸檔的重要性，掌握先進的電子檔案處理技術，知曉如何對電子信息和文件進行歸檔處理，以提升工作效率和積極性。二是健全歸檔管理制度。對于電子文件和信息，必須經過歸檔處理才能形成電子檔案，所以需要建立一套切實可行的電子檔案歸檔管理制度，作為工作的理論依據，這也可以幫助提升管理效率，降低人為失誤的概率。三是強化歸檔管理制度的落實，只有制度得到貫徹落實，歸檔工作才能保證規范性和有序性，所以要求檔案管理部門關注監管機制的建設， 借助信息化系統，實現對歸檔操作的動態監管，促使歸檔管理制度落到實處，這也是提高工作效率的前提[2]。

2.2 加強電子文件的保管工作

在電子文件保管工作中，借助計算機網絡信息，可以對電子文件建立歸檔專遞網線。例如，在各單位實際運行中，對計算機內部信息完成設定，以保障相關信息的有效發展。在電子文件管理中，借助內部信息管理系統，在內部管理機制以及檔案部門之間開展文件傳輸。以電子信息系統為基礎，對文件傳輸的形式以及存放等完成編制。定期對整體進行項目整理，在檔案部門需求時可以傳遞給網絡部門。使用網絡部門對于歸檔的電子文件提出格式要求，格式不應為固定性質。應符合我國電子文件管理中的需求，電子文件儲存形式可以完成多樣性的發展。目前，在儲存格式中，其格式與以往單一性格式相比，出現了DBF、DOC、TXT、EXE等模式。在歸檔電子文件技術的處理中，可以實現電子文件管理策略，電子文件的保管以及歸檔，在我國發展中已經實現了有效落實。就現行的電子文件管理工作流程設定模式分析。在工作中，可以產生大量的電子數據，這些數據經過整理后，便可以成為電子文件。可以完成接收、儲存、處理等工作模式，在電子文件信息中，可以了解文件的相關信息，并實現組合[3]。

2.3 解決好電子文件的載體保存問題

從理論上分析，電子文件使用磁性載體，一般可以實現永久性保存， 因為這類載體支持對信息的無接觸式讀取，不會出現載體磨損問題。而且信息記錄到介質層上可以被密封在塑料保護層內，也不會受到外界磁場的影響，不會受到環境中灰塵、水分及有害氣體的侵害。在這里，說明電子檔案的載體，特別是磁性載體會受到保存環境的影響，所以檔案管理人員需要經過多樣化的手段，定期檢測、拷貝存儲的所有電子檔案，查看是否出現損壞、沒磁等問題。在對電子文件進行歸檔處理時，要注意同時檢查載體是否存在異常問題，包括外表是否變形、有污垢等;還要開展邏輯檢測工作，利用相關的檢測軟件獲取載體信息并校驗，分析是否存在讀取異常。另外，對于電子檔案的歸檔處理，還要加強存儲設備和檔案的安全性管理。保證電子信息的安全是進行歸檔處理和后期存儲管理的關鍵。對此，首先需要選擇合適的儲存設備，并建立電子信息安全防護系統，配合周密的網絡安全防護措施，以及科學的維護管理措施，避免出現病毒木馬入侵等問題，做好電子文件和檔案的安全管理[4]。

3 結束語

互聯網的融合對各領域的實際工作內容實現全面完善，在現有基礎上衍生出全新的工作流程，加強工作模式。其中，在檔案保管中，我國將檔案保管與互聯網技術融合，形成了電子文件。電子文件與普通的紙質文件相比，更具有保存價值，同時也可以建立共享機制，便于使用。如何保障電子文件的歸檔管理以及技術保護，成了我國的重點關注目標。

參考文獻：

[1] 李妍.談企業電子檔案的歸檔管理[J].科學與信息化，2019.

[2] 徐佳.企業電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].中國金屬通報，2020

[3] 周洪艷. 如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J]. 蘭臺世界，2019， （S1）：60-61.

[4] 丁瑤.新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J].黑龍江科學， 2019，7（6）：104-105.