關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

潘柏青

摘 要：長期以來，檔案管理工作是企事業單位管理工作的重點內容，對社會各行業的發展產生了一定的影響。因此，加強檔案管理是一項具有現實意義的工作。在當前信息化時代，應注重檔案信息化建設來提升檔案管理水平，為社會各行業的發展提供支持。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

引言

檔案管理工作信息化不但可以使檔案資源的利用率得到顯著提升，同時還可以確保檔案資源的合理性以及完整性，充分實現檔案資源的價值。在檔案館（室）建設中，必須要對檔案信息化建設的作用進行剖析，通過該種方式提高對檔案管理信息化的重視，從檔案管理機制、設備等多個維度切入，積極推動信息化建設工作，引入多元化的技術手段，切實提升檔案信息化建設工作的效率以及建設質量，確保該工作的具體效用可以得到充分展現，以此促進檔案管理工作實現快速化發展。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指根據國家對檔案管理的相關要求，利用計算機和網絡技術等，對相關檔案資料信息進行歸類整理、保存和利用，使其更好地服務社會、單位與企業。由于以往傳統檔案管理通常以紙質檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過程中不出現失誤或錯誤，保存過程中還會出現丟失或損毀等問題，在信息化時代發展中，該模式已經無法適應當前社會的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統檔案管理工作存在的問題，使檔案管理的質量和水平得到有效提升。

2 檔案信息化建設與檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作方法單一

對于檔案管理部門來說，當前從事檔案管理工作的相關工作人員大部分是半路出身，并沒有在檔案管理工作實踐中接受系統的專業系統的培訓，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無法與時俱進， 導致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進行管理，在此過程中，先進的檔案管理理念和手段等應用力度明顯不足，這不僅會讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會讓檔案管理工作過程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質量的提升，進而會制約檔案利用價值的挖掘[1]。除此之外，在當前科技時代，先進技術和先進設備是第一生產力，對于檔案管理來說，亦是如此，要想提高檔案管理工作水平，必須注重檔案管理工作與先進技術和設備的相結合，才能讓檔案管理工作搭乘現代化科技的快速通道來體現檔案管理工作的優越性，以促進檔案管理工作水平的提升。

2.2 檔案管理人員的綜合水平需進一步提升

檔案管理人員多為兼職管理人員，專門從事檔案管理的人員占比非常小。所以，檔案管理人員的專業能力、工作水平之間擁有顯著差異，嚴重影響檔案管理工作有序開展。對于那些兼職的檔案工作管理人員來講，一般并未接受過專業化的培訓，單純地憑借自身的計算機操作經驗開展相應的工作，并未掌握相應的操作技能，所以不能對工作過程中所存在的問題進行妥善化處理，只有依靠技術人員進行調控[2]。同時，管理人員缺乏專業化的知識，當對管理軟件進行應用的過程中會產生歸檔不及時的問題，甚至將會出現信息錯誤，甚至會出現更為嚴重的問題，正是這些問題導致檔案工作效率一直處于較低水平，檔案管理工作的價值沒有得到充分展現。

2.3 檔案工作的重視程度不夠

對于檔案管理工作而言，單位相關負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創新受阻，此外，許多企事業單位的檔案管理人員年齡較大， 他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質的檔案管理模式，對于新型的網絡技術的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

2.4 信息資源的運用觀念錯誤

檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻匯編、檔案目錄等內容。檔案信息資源通過開發利用是檔案資料根據實際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動態信息并充分得到應用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對檔案信息利用的需求，同時能根據實際需求將檔案信息進行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會生活充分聯系起來，在實際工作中更側重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發的觀念導致檔案信息資源利用率不高，也無法發揮出其應有的價值。

3 加強檔案信息化建設與檔案管理的具體對策

3.1 高度重視檔案管理工作

新時代環境下，檔案管理人員必須要高度重視檔案管理工作，將其視為一項長期化、動態化的工作，切實理解檔案管理工作的重要性以及必要性。所以，檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中，要把檔案管理工作視為一項重點，確保檔案管理工作有序進行，同時檔案管理人員還必須要端正自身工作態度，對各個崗位的工作任務進行科學化分配，正確對待檔案管理工作中的一些細節性工作，防止檔案管理工作流于形式。此外， 利用公眾號、微博、抖音等多媒體方式開展宣傳工作，在檔案管理工作內部形成相對比較優良的工作氛圍。

3.2 加強檔案管理體系的完善

為加強檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，相關單位及人員需要積極轉變傳統的思想理念與工作方式，充分認識到檔案工作對單位運轉與發展的重要性，并根據有關部門的政策規定與制度，對檔案管理體系進行健全完善。以此為基礎，結合檔案管理工作的實際需要，對檔案管理工作的具體目標進行明確，并在日常工作過程中對相關內容進行規范管控，避免由于操作失誤導致檔案資料出現損壞或丟失。此外，相關單位還可以借助綜合評價方式開展檔案管理工作質量的評價，以此來提高現代檔案信息化管理水平。

3.3 推進檔案管理信息化進程，豐富檔案管理方法

進入到信息化時代，企事業單位在運行過程中會產生大量數據，而由于檔案資料形成部門較多，業務檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對各類業務檔案進行分類管理，才能保證后續檔案的高效利用。這種情況下，為確保業務部門檔案資料的順利接受，應在前端控制工作中實現無縫對接，將檔案管理滲透到業務系統中， 確保檔案數據能夠順利傳遞到檔案系統中，以大幅度提升檔案管理的規范性和工作效率[3]。在電子檔案收集過程中，檔案管理部門應具備電子檔案的控制權，一方面可以通過有效控制來提高檔案資源的安全性;另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續檔案資源的開發與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質量，檔案管理工作人員應具備一定的現代信息技術操作技能，如熟練運用存儲技術，以滿足檔案信息化管理工作實際需求。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作本身是一項系統、長期的煩瑣工作，在檔案管理工作實施過程中，容易出現多樣化的紕漏而不利于檔案資源價值的利用。因此，在新時期檔案管理工作中，必須立足于檔案管理工作實際，采取完善檔案管理制度、推進檔案管理信息化進程，加強培養專業化檔案管理人才等良策，以不斷提高檔案管理水平，以推動檔案管理事業進一步發展。

參考文獻：

[1]陳麗穎，李亞珂，朱富成，滕立，劉雙紅.數字記錄時代檔案信息化建設的思考——基于系統論的視角[J].檔案管理，2021，（03）.

[2]王長偉.檔案信息化建設問題分析[J].城建檔案，2019，（09）：10-11.

[3]李清.提升檔案管理信息化水平，助推國際一流中國船級社建設[J].珠江水運，2020，（16）：61-63.