新形勢下如何做好企業檔案的管理工作

劉云

摘要：在企業發展中，檔案管理除了對以往和現在的發展情況進行了記錄，同時也為企業今后的發展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個企業長時間發展中必須落到實處的可持續性工作。對從事檔案管理人員自身的專業意識要求較高，其應充分意識到積極革新企業檔案管理工作有利于提升企業競爭力，并在時代發展中始終占據優勢地位。

關鍵詞：新形勢;企業檔案管理;對策

引言

隨著時代的發展，社會的各個領域都與之前有些很大的不同，企業的管理手段也增加了許多，檔案方面也增加了幾項新的。目前企業的檔案管理還存在著許多問題，但是企業無法更好的運營和發展，只有找到檔案管理存在的問題，并就問題進行解決，提出相應的對策，才能將企業更好的發展下去。目前企業增加的頻率越快越快，有一部分的企業直接忽視了檔案管理這一環節，這對企業的發展會帶來不好的影響。

一、檔案管理工作的重要性

企業檔案管理工作的質量在一定程度上反映了企業的管理水平。企業在日常生產經營過程中會基于具體事項的需求記錄一些歷史資料，比如企業發展中會對業績進行記錄，所以相關的業績資料會留存在檔案中，為了在后期能夠快速有效地調取資料，就要做好檔案管理工作。在日常工作中，快速調取資料了解公司發展狀況，有利于促進企業未來持續健康發展。在當前社會經濟發展形勢下，要在實踐中不斷創新管理理念，引進新的管理方式，保證檔案的完整性、真實性。除此之外，企業檔案記錄了企業的各項具體活動，管理人員根據檔案記錄資料可以及時對工作進行總結，了解過去發展中的不足，在進一步發展中總結經驗，制定更科學的發展規劃。

二、企業檔案管理目前存在的問題

（一）高層沒有對企業檔案管理有足夠的重視

高層是否重視企業的檔案管理，對企業本身能否重視這一項管理有著很大的影響。高層往往認為，檔案管理只不過是一些文字類的東西，有或者沒有都是無所謂的，但是這些所謂的“文字類的”東西卻和市場經濟和社會發展等息息相關。企業高層沒有給予企業相應的重視，導致企業人員對檔案管理這個環節有所忽略，或者在進行檔案管理時沒有正確的手段，導致無法為需要的顧客提供高質量、高效能的服務，這也有可能是檔案保管不當導致的。高層的忽略直接導致了企業下員工的不在乎，他們也會順其自然的認為檔案只是“文字”，不會對企業有著什么樣的影響。高層領導者往往只追求更遠更好的發展，卻經常忽略掉最基礎層面的工作，高層領導者的疏忽會直接影響到手下員工的辦事效率和工作方向，高層領導者的工作意識也會間接的傳達給手下員工，而且事實證明，檔案全的企業發展的更好，更容易抓住時代，更容易在競爭者當中領先一步。

（二）檔案管理人員的素質有待提高

一些個別單位或企業中的檔案管理人員對于自身的工作素養沒有更高的要求，單位或者企業中的檔案管理工作人員也經常性的發生變化，新的工作人員還要不斷地去適應這份工作，這對于檔案管理工作的深入發展具有一定的阻礙作用。新時代背景下，對檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統的檔案管理形式已不能適應新時代的發展要求了。因而，檔案管理人員的業務水平也需及時提升，如今，新的科學技術層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯網信息技術的發展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業的內部網絡系統，會使得企業內部檔案泄露的風險大大增加，從而給企業帶來很大的安全隱患。

三、新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

現階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務性工作，其具有政治特點和政治屬性。企業要想獲得持續、穩定發展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業發展的需要相適應，更好地為企業建設服務，這是所有企業領導必須高度重視的一大重要任務。因為領導的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業領導在促進企業發展過程中需要檔案提供諸多企業、國家發展走勢脈絡的文件資料和組織實施過程的痕跡資料等。所以企業領導要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊伍建設、軟件配套和硬件達標等方面，創設促進此項工作水平提高的環境。

（二）加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍

新形勢下，做好企業的檔案管理工作，應加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入發展，市場競爭越來越激烈，這對企業檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業檔案管理工作過程中，應將企業發展的戰略目標與人才培養計劃緊密結合，充分發揮出企業人力資源部門在人才培養方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發展目標，做好職業發展規劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性，從而培養一支創新能力較強、結構合理的高素質檔案管理人才隊伍。

（三）制定和完善管理制度

管理工作需要管理體制和制度進行規范。在檔案管理工作實踐中，需要企業制定的完善管理機制，根據企業發展的實際情況建立相應的檔案管理制度。企業管理制度的制定需要從企業性質方面考慮，必須保證一致性。對于企業而言，檔案管理人員處理信息時必須關注經濟利益，這樣才能夠促進企業發展。對于事業單位而言，建立相應的制度和機制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實性，日常以服務為重點。除此之外，利用制度加強管理，保證管理工作嚴格按照流程進行。

結束語：

新形勢下，各個領域均得到顯著發展，傳統的檔案管理模式和管理觀念已經和企業的發展需求不適應，在企業管理中檔案管理所發揮的作用日益顯著。因此，企業要對檔案管理工作引起重視，充分認識其重要性。同時，在檔案管理工作中積極革新管理方式和觀念，建立健全管理制度，運用現代化手段促進檔案管理工作效率有效提高，進而為企業的持續、穩定發展奠定堅實的基礎。

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中國石化集團江漢石油管理局有限公司職工培訓中心劉 云