新形勢下如何做好企業(yè)檔案的管理工作

劉云

摘要：在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現在的發(fā)展情況進行了記錄，同時也為企業(yè)今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個企業(yè)長時間發(fā)展中必須落到實處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應充分意識到積極革新企業(yè)檔案管理工作有利于提升企業(yè)競爭力，并在時代發(fā)展中始終占據優(yōu)勢地位。

關鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;對策

引言

隨著時代的發(fā)展，社會的各個領域都與之前有些很大的不同，企業(yè)的管理手段也增加了許多，檔案方面也增加了幾項新的。目前企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，但是企業(yè)無法更好的運營和發(fā)展，只有找到檔案管理存在的問題，并就問題進行解決，提出相應的對策，才能將企業(yè)更好的發(fā)展下去。目前企業(yè)增加的頻率越快越快，有一部分的企業(yè)直接忽視了檔案管理這一環(huán)節(jié)，這對企業(yè)的發(fā)展會帶來不好的影響。

一、檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作的質量在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平。企業(yè)在日常生產經營過程中會基于具體事項的需求記錄一些歷史資料，比如企業(yè)發(fā)展中會對業(yè)績進行記錄，所以相關的業(yè)績資料會留存在檔案中，為了在后期能夠快速有效地調取資料，就要做好檔案管理工作。在日常工作中，快速調取資料了解公司發(fā)展狀況，有利于促進企業(yè)未來持續(xù)健康發(fā)展。在當前社會經濟發(fā)展形勢下，要在實踐中不斷創(chuàng)新管理理念，引進新的管理方式，保證檔案的完整性、真實性。除此之外，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項具體活動，管理人員根據檔案記錄資料可以及時對工作進行總結，了解過去發(fā)展中的不足，在進一步發(fā)展中總結經驗，制定更科學的發(fā)展規(guī)劃。

二、企業(yè)檔案管理目前存在的問題

（一）高層沒有對企業(yè)檔案管理有足夠的重視

高層是否重視企業(yè)的檔案管理，對企業(yè)本身能否重視這一項管理有著很大的影響。高層往往認為，檔案管理只不過是一些文字類的東西，有或者沒有都是無所謂的，但是這些所謂的“文字類的”東西卻和市場經濟和社會發(fā)展等息息相關。企業(yè)高層沒有給予企業(yè)相應的重視，導致企業(yè)人員對檔案管理這個環(huán)節(jié)有所忽略，或者在進行檔案管理時沒有正確的手段，導致無法為需要的顧客提供高質量、高效能的服務，這也有可能是檔案保管不當導致的。高層的忽略直接導致了企業(yè)下員工的不在乎，他們也會順其自然的認為檔案只是“文字”，不會對企業(yè)有著什么樣的影響。高層領導者往往只追求更遠更好的發(fā)展，卻經常忽略掉最基礎層面的工作，高層領導者的疏忽會直接影響到手下員工的辦事效率和工作方向，高層領導者的工作意識也會間接的傳達給手下員工，而且事實證明，檔案全的企業(yè)發(fā)展的更好，更容易抓住時代，更容易在競爭者當中領先一步。

（二）檔案管理人員的素質有待提高

一些個別單位或企業(yè)中的檔案管理人員對于自身的工作素養(yǎng)沒有更高的要求，單位或者企業(yè)中的檔案管理工作人員也經常性的發(fā)生變化，新的工作人員還要不斷地去適應這份工作，這對于檔案管理工作的深入發(fā)展具有一定的阻礙作用。新時代背景下，對檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統的檔案管理形式已不能適應新時代的發(fā)展要求了。因而，檔案管理人員的業(yè)務水平也需及時提升，如今，新的科學技術層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯網信息技術的發(fā)展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業(yè)的內部網絡系統，會使得企業(yè)內部檔案泄露的風險大大增加，從而給企業(yè)帶來很大的安全隱患。

三、新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

現階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務性工作，其具有政治特點和政治屬性。企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業(yè)發(fā)展的需要相適應，更好地為企業(yè)建設服務，這是所有企業(yè)領導必須高度重視的一大重要任務。因為領導的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業(yè)領導在促進企業(yè)發(fā)展過程中需要檔案提供諸多企業(yè)、國家發(fā)展走勢脈絡的文件資料和組織實施過程的痕跡資料等。所以企業(yè)領導要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊伍建設、軟件配套和硬件達標等方面，創(chuàng)設促進此項工作水平提高的環(huán)境。

（二）加大專業(yè)化培訓力度，培育高素質的人才隊伍

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應加大專業(yè)化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入發(fā)展，市場競爭越來越激烈，這對企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標與人才培養(yǎng)計劃緊密結合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發(fā)展目標，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性，從而培養(yǎng)一支創(chuàng)新能力較強、結構合理的高素質檔案管理人才隊伍。

（三）制定和完善管理制度

管理工作需要管理體制和制度進行規(guī)范。在檔案管理工作實踐中，需要企業(yè)制定的完善管理機制，根據企業(yè)發(fā)展的實際情況建立相應的檔案管理制度。企業(yè)管理制度的制定需要從企業(yè)性質方面考慮，必須保證一致性。對于企業(yè)而言，檔案管理人員處理信息時必須關注經濟利益，這樣才能夠促進企業(yè)發(fā)展。對于事業(yè)單位而言，建立相應的制度和機制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實性，日常以服務為重點。除此之外，利用制度加強管理，保證管理工作嚴格按照流程進行。

結束語：

新形勢下，各個領域均得到顯著發(fā)展，傳統的檔案管理模式和管理觀念已經和企業(yè)的發(fā)展需求不適應，在企業(yè)管理中檔案管理所發(fā)揮的作用日益顯著。因此，企業(yè)要對檔案管理工作引起重視，充分認識其重要性。同時，在檔案管理工作中積極革新管理方式和觀念，建立健全管理制度，運用現代化手段促進檔案管理工作效率有效提高，進而為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎。

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中國石化集團江漢石油管理局有限公司職工培訓中心劉 云