人力資源信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)策略

王婷

[摘 要]人力資源信息化作為人力資源管理工作中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性保障工作，為企業(yè)的規(guī)范化運(yùn)作、精細(xì)化管理、科學(xué)化決策有著重要貢獻(xiàn)。人力資源信息化雖然提高了企業(yè)人力資源管理效率，但同時(shí)也給人力資源工作帶來(lái)了各種突發(fā)的、不確定的和無(wú)形的風(fēng)險(xiǎn)。因此，人力資源管理部門(mén)需加強(qiáng)識(shí)別人力資源信息化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)策略，提高人力資源信息化管理的安全防護(hù)能力，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]人力資源;信息化管理;風(fēng)險(xiǎn)防范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.04.073

[中圖分類號(hào)]F272.92[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2021）04-0-02

1 ? ? 人力資源信息化管理概述

人力資源信息化管理是指在人力資源管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人力資源管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)人力資源信息進(jìn)行采集、整理、加工、存儲(chǔ)、運(yùn)用和管理的過(guò)程。它將人力資源信息和人力資源管理集成化和數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置與有效利用，從而真正實(shí)現(xiàn)人力資源管理的信息化和智能化。

人力資源信息化管理是人力資源管理中的基礎(chǔ)工作，它貫穿于人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，為人力資源的組織規(guī)劃、人員招聘、員工培訓(xùn)、績(jī)效考核、崗位晉升、薪酬管理等業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，然而人力資源信息化管理面臨著各類風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，人力資源管理人員必須高度重視并加強(qiáng)人力資源信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理，才能確保人力資源信息化管理的安全可靠運(yùn)行。

2 ? ? 人力資源信息化管理中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

在人力資源信息化管理過(guò)程中，由于風(fēng)險(xiǎn)的客觀性和多樣性，人力資源管理人員必須對(duì)那些可識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)高度關(guān)注，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，最終達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)損失的目的。下面對(duì)人力資源信息化管理中關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行了識(shí)別和分析。

2.1 ? 信息管理系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)安全是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行保障機(jī)制的重要內(nèi)容，人力資源信息管理系統(tǒng)的不安全因素主要包括系統(tǒng)硬件設(shè)備缺乏保護(hù)措施、系統(tǒng)安全防護(hù)配置不當(dāng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸和備份存儲(chǔ)問(wèn)題、用戶權(quán)限管理設(shè)置、管理員口令篡改、數(shù)據(jù)文件泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)事件。此外，還包括自然環(huán)境對(duì)信息系統(tǒng)造成的損害。對(duì)于信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題，企業(yè)普遍不重視系統(tǒng)安全的風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有建立一套科學(xué)有效的安全保障體系，使得信息系統(tǒng)面臨各類危及系統(tǒng)安全的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 ? 內(nèi)控管理制度缺失風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)控管理制度的缺失，會(huì)導(dǎo)致流程控制執(zhí)行不力，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)分析、識(shí)別、評(píng)估、預(yù)警和應(yīng)對(duì)。很多企業(yè)沒(méi)有制定相應(yīng)的人力資源信息化管理內(nèi)控制度，在人力資源信息化過(guò)程中無(wú)法明確責(zé)任分工和管理要求。如果沒(méi)有制定統(tǒng)一的制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，就不能發(fā)現(xiàn)人力資源信息化管理中的運(yùn)行規(guī)律，對(duì)以后人力資源資源信息管理、統(tǒng)計(jì)和分析帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 ? 系統(tǒng)單一運(yùn)行未集成整合風(fēng)險(xiǎn)

單一運(yùn)行的信息系統(tǒng)盡管能在某種程度上滿足人力資源管理需求，但無(wú)法包含所有的人力資源業(yè)務(wù)。各系統(tǒng)分散在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，彼此之間沒(méi)有數(shù)據(jù)集成接口，信息無(wú)法共享，從而形成了信息孤島。人力資源管理部門(mén)在日常人事信息的查詢和統(tǒng)計(jì)時(shí)，因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型接口，數(shù)據(jù)很難進(jìn)行兼容和對(duì)接，給人力資源管理帶來(lái)了重復(fù)性的工作，嚴(yán)重制約了人力資源信息化管理水平。

2.4 ? 實(shí)際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)控制不匹配風(fēng)險(xiǎn)

人力資源業(yè)務(wù)與系統(tǒng)控制不匹配是實(shí)施過(guò)程中常常面臨的問(wèn)題。沒(méi)有業(yè)務(wù)邏輯的信息系統(tǒng)，不能解決人力資源工作的實(shí)際問(wèn)題。沒(méi)有技術(shù)控制的信息系統(tǒng)，人力資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)就無(wú)法被虛擬化。企業(yè)如果沒(méi)有在實(shí)施前與開(kāi)發(fā)生產(chǎn)商進(jìn)行縝密的溝通咨詢與充分的測(cè)試評(píng)估，必然導(dǎo)致實(shí)際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)控制的不匹配，這種不匹配輕則導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施不成功，重則導(dǎo)致企業(yè)在今后系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的操作風(fēng)險(xiǎn)。

3 ? ? 人力資源信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

為應(yīng)對(duì)人力資源信息化管理過(guò)程中的主要風(fēng)險(xiǎn)，筆者結(jié)合多年人力資源信息化管理工作中的實(shí)踐進(jìn)行了總結(jié)，提出了應(yīng)對(duì)人力資源信息化管理風(fēng)險(xiǎn)的策略。

3.1 ? 大力加強(qiáng)信息系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備安全控制

在信息系統(tǒng)的建設(shè)中，建立安全可靠的計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)傳輸環(huán)境至關(guān)重要。信息系統(tǒng)最基本的安全控制主要包括硬件設(shè)備安全、軟件系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)傳輸安全3個(gè)方面。在硬件設(shè)備方面，安全和穩(wěn)定的硬件設(shè)備是整個(gè)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件設(shè)備的核心主件就是信息系統(tǒng)的服務(wù)器，服務(wù)器的安全性和穩(wěn)定性是系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵，必須確保存儲(chǔ)介質(zhì)的性能，并建立實(shí)時(shí)異地備份系統(tǒng)，防止硬件設(shè)備帶來(lái)不可恢復(fù)的風(fēng)險(xiǎn)。在軟件系統(tǒng)方面，系統(tǒng)需要建立分級(jí)分類的用戶管理權(quán)限，設(shè)置用戶登錄口令和身份驗(yàn)證機(jī)制;登錄用戶在系統(tǒng)中所做的任何操作記錄都應(yīng)生成操作日志;對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)時(shí)進(jìn)行加密處理。在網(wǎng)絡(luò)傳輸方面，配置硬件和軟件防火墻，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，利用專業(yè)軟件對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效保障系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸安全。

3.2 ? 建立科學(xué)合理的內(nèi)控制度管理體系

人力資源信息化管理可以說(shuō)三分靠技術(shù)、七分靠管理，因此建立一套科學(xué)合理的人力資源信息化內(nèi)控制度管理體系十分重要。完整的制度框架定義了人力資源信息化的管理范圍、主要應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、部門(mén)職責(zé)分工、管理目標(biāo)和管理措施等內(nèi)容。只有建立合理的管理制度、明確的管理要求、穩(wěn)定的操作流程、科學(xué)的管理方法，才能切實(shí)保障人力資源信息化管理順利有效的開(kāi)展。因此，企業(yè)有必要建立一套規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理制度，將一系列具有控制職能的方法措施程序化和規(guī)范化，保證人力資源各項(xiàng)任務(wù)的有效性，將任務(wù)控制在科學(xué)合理的管控范圍之內(nèi)，使之成為嚴(yán)密且完整的信息化內(nèi)控管理制度體系。

3.3 ? 選擇適合的人力資源信息管理平臺(tái)

人力資源信息管理系統(tǒng)作為用于對(duì)企業(yè)人力資源管理的一套系統(tǒng)，它將人力資源管理中的組織、人事、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效、考勤、薪酬、檔案等一系列人力資源應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)集成。高度集成化的人力資源信息管理系統(tǒng)不僅能實(shí)現(xiàn)人力資源信息整合和共享，還能提升人力資源工作的管理效率。目前，市面上人力資源信息管理系統(tǒng)種類繁多，并非都適合企業(yè)實(shí)際，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求和管理特色，選擇適合自身發(fā)展的人力資源信息管理平臺(tái)。從市場(chǎng)調(diào)研和工作實(shí)踐中看，企業(yè)最難挑選的就是人力資源信息管理軟件。因?yàn)槿肆Y源信息管理軟件在企業(yè)日常管理中的嵌入式最強(qiáng)，企業(yè)需要投入大量的精力去選擇軟件產(chǎn)品。目前，人力資源行業(yè)比較推崇的信息化平臺(tái)有德國(guó)的SAP，美國(guó)的Oracle，中國(guó)的eHR、i人事、金蝶等。每款人力資源信息管理系統(tǒng)都有自身的優(yōu)劣勢(shì)，企業(yè)在選擇時(shí)可以綜合從系統(tǒng)集成整合程度、系統(tǒng)靈活性、開(kāi)發(fā)成本費(fèi)用、客戶端和管理服務(wù)端的互動(dòng)性等方面進(jìn)行衡量。另外，對(duì)于大型企業(yè)，其可以選擇自主研發(fā)的管理軟件，對(duì)于中小型企業(yè)，其可以選擇通用的管理軟件。最終選擇的人力資源信息管理軟件都應(yīng)適合本企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需要。

3.4 ? 提升人力資源管理者信息化業(yè)務(wù)管理水平

人力資源管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不只是信息技術(shù)的延伸，更主要是人力資源管理方式的轉(zhuǎn)變。實(shí)施人力資源信息化管理的過(guò)程也是企業(yè)重新審視和規(guī)劃人力資源管理流程的過(guò)程，需要人力資源管理者站在企業(yè)架構(gòu)層面，回顧企業(yè)人力資源規(guī)劃、組織架構(gòu)、人員配置、審批流程等。因此，企業(yè)人力資源管理信息化的實(shí)施對(duì)人力資源管理者提出了更高的要求，要求參與信息化建設(shè)的人力資源管理者對(duì)現(xiàn)代人力資源管理有全面深刻認(rèn)識(shí)，精通企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)和人力資源管理技能，同時(shí)還需具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)和信息技術(shù)控制得到全面匹配。

在提升信息化管理水平方面可以做好以下工作。①成立人力資源信息化專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)應(yīng)由人力資源總負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)人力資源信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃、建立健全人力資源信息化制度體系和信息質(zhì)量的審核把關(guān)等工作。專項(xiàng)小組成員由人力資源各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人構(gòu)成，負(fù)責(zé)提供相關(guān)專業(yè)的業(yè)務(wù)支持，做好與產(chǎn)品生產(chǎn)商的溝通和對(duì)接。②在信息系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行過(guò)程中，企業(yè)要堅(jiān)持技術(shù)始終圍繞實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，由業(yè)務(wù)把握信息系統(tǒng)建設(shè)的主動(dòng)權(quán)，而不是由技術(shù)來(lái)主導(dǎo)業(yè)務(wù)需求。企業(yè)應(yīng)結(jié)合人力資源實(shí)際業(yè)務(wù)需求，對(duì)于不能滿足企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的問(wèn)題及時(shí)反饋并提出合理建議，這樣才能從根本上減少系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。③加強(qiáng)對(duì)人力資源信息化建設(shè)參與人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展系統(tǒng)實(shí)操培訓(xùn)，提高其對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，讓其更加充分消化和掌握系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)，從而提高人力資源管理系統(tǒng)的使用水平和運(yùn)行效率。

3.5 ? 嚴(yán)控人力資源信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量

數(shù)據(jù)質(zhì)量的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性是人力資源管理工作的基礎(chǔ)，關(guān)系到人力資源日常工作的順利開(kāi)展。人力資源信息種類繁多，包括員工個(gè)人信息、崗位晉升、休假考勤、績(jī)效考核、薪資分配、福利發(fā)放等內(nèi)容，因此保證數(shù)據(jù)質(zhì)量至關(guān)重要。從員工個(gè)人來(lái)看，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是對(duì)員工日常工作表現(xiàn)的記錄，與員工的利益息息相關(guān)。從企業(yè)管理層面來(lái)看，各項(xiàng)數(shù)據(jù)是為人力資源管理的科學(xué)決策提供有效數(shù)據(jù)的來(lái)源。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，不僅要求人力資源管理者在日常工作中認(rèn)真做好數(shù)據(jù)的質(zhì)量監(jiān)控和管理，還要滿足實(shí)際業(yè)務(wù)的應(yīng)用要求，將人力資源管理職責(zé)貫穿于信息數(shù)據(jù)的采集、校驗(yàn)、上傳、運(yùn)用等各個(gè)階段。

4 ? ? 結(jié) 語(yǔ)

在企業(yè)人力資源信息化管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)是前提，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)是關(guān)鍵，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)是保障。只有正確識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、防范風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，才能有效地降低風(fēng)險(xiǎn)，從而充分發(fā)揮人力資源信息化管理的優(yōu)勢(shì)，保證人力資源信息化管理質(zhì)量，提升企業(yè)組織效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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