基于大數據環境下的高校檔案信息化建設分析

楊咪咪

摘 要：在傳統的高校檔案管理工作中存在著對檔案管理工作不重視、檔案管理缺乏一定制度、管理技術落后等問題。大數據時代的到來，為高校檔案管理工作帶來了極大便利。大數據是互聯網時代發展的產物，廣泛應用在生活中的多個行業，它具有數學類型多元化、數據體量大、信息獲取速度快等特點，這在很大程度上可以提升高校檔案管理的效率。本文通過對高校檔案管理的概念、大數據的定義進行闡述，研究分析大數據環境下高校檔案信息化建設的意義，并對高校檔案建設中存在的問題提出了大數據條件下的解決方案，旨在通過建立大數據條件下的高校檔案管理體系，提升高校檔案信息化建設水平。

關鍵詞：大數據;高校檔案;信息化建設;管理效率

隨著信息化技術的不斷進步和發展，大數據技術得到越來越廣泛地應用。在大數據環境下，充分利用好信息化技術對檔案進行管理，可以有效提高管理效率。加快推進高校檔案管理與信息化技術相結合，不僅能夠在檔案管理中捕捉更多的有效信息，實現信息資源的共享，也能為廣大師生提供更好的服務質量，促進高校檔案信息化建設邁入新的發展階段。大數據環境下的高校檔案信息化建設可以在實行統一化管理的基礎上，更利于檔案保存，避免出現損壞等問題，為檔案管理人員帶來諸多便利。

一、高校檔案管理概述

高校檔案主要是指高校在教學管理、科學研究、黨政管理等一系列活動中形成的資源，包括文字、圖片、聲音、視頻等內容，具有非常重要的作用和意義。高校檔案管理主要是對高校存在的檔案進行記錄和保存工作，除此之外，還有對檔案信息的系統收集、按要求整理統計等工作。高校檔案管理工作具有十分科學規范的要求，需要對學校的檔案信息進行標準化管理，從而提升高校檔案管理的能力水平。同時，高校檔案管理還具有資源結構多元化的特點，能夠記載教師的教學和科研成果等方面的重要信息，為學校的發展和對學生的培養起到非常重要的作用。高校檔案管理還具有服務性的特點，能夠促進社會發展，有利于人才的流動，是市場經濟的主要產物之一。

二、大數據環境下的高校檔案信息化建設

1.大數據概念

大數據又被稱為巨量資料，英文叫做big data。大數據指的是一種在獲取、存儲、管理、分析方面遠遠超出傳統數據庫能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、多樣的數據類型、快速的數據流轉和價值密度低特征，需要使用更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的新處理模式來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據技術具有高速性、多樣性、真實性等特點，采用分布式計算架構進行處理，能夠為我們的工作和生活帶來諸多便利。大數據技術中的Hadoop是分布式處理軟件框架，能夠按位進行數據信息的存儲，并且具有很高的擴展性，其處理數據的速度特別快，能夠在節點之間動態地移動數據;可為數據進行副本存儲，以避免發生存儲失敗現象，防止數據信息丟失;能夠容納的數據量特別大，從TB級別升級為PB級別，存儲數據類型比較多，包括視頻、圖片、文章、地理位置等;其處理速度特別快，能夠通過計算機、平板電腦、手機、物聯網等多種形式進行傳播;價值密度比較低，在視頻監控中，有用的數據為1s，具有一定的安全性。

2.高校檔案信息化概念

高校檔案信息化指的是利用信息技術進行檔案管理，從而完成相關工作。首先，需要對已有檔案進行初級信息化，通過相關數字技術，將檔案錄入到高校檔案系統中，通過系統的分類將檔案信息進行歸類處理。其次，可以實現網絡信息共享，通過登陸高校檔案信息管理平臺進行操作，發掘所需要的檔案信息，從而實現高校檔案資源共享。最后，高校檔案的信息化能夠以電子影像技術為支撐，將紙質化的檔案轉化為電子信息進行管理，為檔案管理提供統一的積累、鑒定、歸檔、查詢、應用平臺。

3.大數據環境下高校檔案信息化的重要意義

高校檔案信息化建設符合時代發展特征，在大數據的環境之下，通過信息技術來建立高校檔案管理系統，從而實現高校檔案管理工作信息化，有效提高信息管理效率。傳統意義上的高校檔案管理通常是由人工完成，不但工作效率比較低，還會出現工作失誤，造成檔案信息泄露、檔案內容丟失等問題。在大數據的背景下，通過信息化檔案管理體系的建設，通過信息技術進行檔案的錄入、收集、處理、管理、共享等，可以系統化進行高校檔案管理工作，有效拓展高校檔案的服務范圍和服務群體。在檔案信息化建設的基礎上，提升高校檔案的共享性和開放性，通過登陸學校檔案共享信息平臺查詢相關信息，在服務與改進中不斷促進高校檔案信息化建設和發展。

三、現階段高校檔案管理中存在問題

1.缺乏對檔案信息化技術手段支撐

第一，現階段的高校檔案管理人員對大數據條件下的信息化建設工作認識不足，工作中仍傾向于沿用傳統的檔案管理方法開展高校檔案管理工作，缺乏對大數據環境下檔案信息化建設的認識和理解。第二，學校對檔案管理信息化建設關注度不高。相較于檔案建設而言，學校更多的將資金系統性投入到學校教學設施、師資力量建設、人才培養及學科發展規劃等方面，容易忽視高校檔案管理工作的重要性。第三，高校對檔案管理信息化建設的硬件方面投入不足，信息化檔案系統對相關的信息化設備、網絡建設等方面具有非常嚴格的要求，只有充足的基礎設備技術才能夠作為檔案管理信息化建設提供強有力的支撐。如一些學校在檔案管理中缺乏體系化的數據庫、信息處理系統等基礎條件建設，導致在高校檔案管理信息化建設工作難以取得實質性的效果。第四，需要對檔案管理軟件進行投資，建立學校檔案管理信息平臺，這不但能夠進行檔案信息的錄入，還可以實現平臺檔案資源的查詢和共享。

2.缺乏對檔案信息化管理制約

高校在檔案管理工作中由于缺乏完善的管理制度進行制約，導致工作人員工作效率低下，無法實現正常的管理工作。在高校檔案管理工作中，也需要很多部門之間進行協調和配合，才能夠更好地完成工作。只有建立相應的檔案管理制度機制，才能夠更好地進行協調和溝通，提高工作效率。部分檔案管理工作人員存在一人兼多職，在完成自己本職工作后，還需要開展高校檔案管理工作，容易造成工作人員精力不足，導致工作上的一些失誤，同樣對檔案管理工作造成了很大的影響。一些檔案管理工作人員缺乏職業道德素養，工作比較懶散，同樣由于缺乏相應的制度進行制約，工作積極性不高的情況時有發生。長此以往，會導致工作人員業務不熟，不但不會進步，反而會倒退，十分不利于信息化條件下高校檔案管理工作的創新和進步。

3.缺乏檔案專業化管理人員

一些高校檔案管理人員沒有經過專業的崗位培訓就從事相關工作，不了解正確的檔案管理步驟和相關知識，檔案管理技術比較落后。很多檔案管理人員缺乏相應的信息技術知識，無法對相關系統進行正確操作，從而影響高校檔案管理信息化建設進程。因此，常常會因為工作處理不熟練、情況不了解而造成失誤。很多傳統檔案管理工作都是以紙質文件為主進行收集、分類和整理、儲存，有時這些文件會隨著時間的發展而變得字跡模糊或者頁面發黃，無法看清檔案信息內容。同時，也容易造成檔案丟失，在進行檔案查找時也極為不便，不但會浪費大量的時間，甚至會無法找到相應文件。大數據環境下的檔案管理不只是傳統的停留在收集意義上的管檔，對檔案的利用率很低，主要以對檔案的收集、整理一系列歸檔工作為主，管理檔案人員也有限，沒有真正認識在大數據條件下檔案管理的意義和價值。

21世紀的競爭歸根結底是人才競爭，如何培養和建立起高素質的檔案人才隊伍，為檔案信息化建設提供人才和技術支撐，將傳統意義上的高校檔案管理向信息化、智能化轉變，進而推進高校檔案信息化建設事業的前進發展。

四、大數據環境下高校檔案信息化建設解決方案

1.加強高校檔案信息建設進程

在大數據環境下，高校檔案管理者要突破自身原有的管理思維，培養一定的創新意識，從而有利于信息化檔案體系建設。在開展高校檔案信息化建設中，第一步要解決的即是對信息化建設硬件設施采購，包括信息化檔案管理工作中需要的計算機系統、數據庫、網絡中心、網線、掃描儀等，從而為信息化建設提供基礎設備。同時，還需要對相關軟件進行購買和不斷改進和升級，從而為高校檔案管理工作提供軟件支持。為了更好地提供檔案服務，可以在檔案信息平臺上設置人工查詢、在線詢問、專題服務等功能，實現高校檔案信息化建設的互動性和服務性。

2.完善信息化管理制度

高校應該建立相應的管理制度，對檔案管理工作人員進行約束。學校可以制定相關紀律規定，如工作人員在上班時間不許玩手機，不能做一些與工作無關的事情等。學校也可以在辦公室內安裝攝像頭，對工作人員進行監督指導。學校還可以設立一些獎懲措施，當工作人員表現優秀時，可對其進行獎勵;反之可對其進行懲罰，從而規范工作人員的行為，有效防止工作人員工作懶散、缺乏敬業精神的現象發生。

3.加強信息化檔案人才隊伍建設

加強高校檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理工作人員的專業技能和職業道德素養，養成良好的職業習慣。同時，不斷招納先進技術型人才，促進高校檔案信息化建設。要牢牢把握住人才是信息化建設的根本，要提高高校檔案信息化建設管理水平，必須重視檔案管理人才隊伍建設。信息化檔案從業人員需要具備專業理論知識及時間能力、信息化操作能力，才能真正為基層檔案工作提供更加有力的保障。針對檔案意識不強、隊伍不穩定、整體素質偏低等現狀問題，一是加強對檔案信息化建設人員的業務培訓。建立常態化層級培訓制度，有區別地開展檔案人員培訓。由于從事檔案信息化建設的人員業務水平參差不齊，承擔的具體業務內容也不盡相同，對人員的培訓應該因材施教，有層次、有針對性的開展培訓。為長期從事專職檔案工作人員提供專業平臺培訓，加強與其他高校檔案管理專家交流，學習借鑒好的工作經驗和方式方法。為新入職的檔案工作人員提供基本的檔案工作培訓，建立檔案管理基本流程規范，樹立起檔案意識，熟練掌握基本業務技能。二是鼓勵優秀檔案人員進行課題研究。高校檔案工作人員長期工作在檔案事業一線，在日常檔案管理工作中積累了豐富的實踐工作經驗，可以從更緊貼實踐的基礎上，發現問題、思考問題、研究問題和解決問題。通過加大對一線檔案管理人員培養，激發學習工作熱情，在研究中不斷提升能力素質。同時，在研究中可以加強橫向溝通交流，促進高校檔案研究發展，解決通用性困難問題。三是穩定高校檔案隊伍。加強對檔案工作的重視程度，保證檔案隊伍的完整性。提高檔案工作任務的工作待遇，重視檔案工作人員的工作價值，對具有豐富檔案管理經驗的“活字典”，要充分激發工作的積極性，保證高校檔案信息化建設人才隊伍的可持續發展，為檔案信息化管理提供充足的人才和智力支撐。

4.建立大數據時代高校檔案管理體系

（1）高校檔案管理系統設計和開發。在大數據背景下，基于B/S架構利用JAVA技術進行編程，并通過開發SQL Server數據庫，共同組成高校檔案管理系統。該系統主要分為檔案管理和系統管理兩部分，通過MVC的思想進行設計。在用戶界面，當用戶提出請求后，會將命令信息傳遞到邏輯模塊中，然后再進行請求處理，并發布命令為用戶的請求做出相應的回復，從而實現用戶與系統之間的交互。管理模塊中就具有檔案信息的創建、錄入、查詢、管理、撤銷、加密等功能，同時還具備信息數據的共享功能，實現大數據時代的高校檔案信息快速傳輸功能。

（2）規范檔案基礎信息數據采集。在大數據環境下對整理、分析檔案數據提出了新的更高的要求，必須要建立數據采集標準和規范。特別是檔案信息多元，涵蓋內容繁雜，不同渠道的信息影響數據的整合利用。建立統一的檔案基礎信息采集規范和標準，從而為實現數據的整合利用創造條件。同時，在巨量標準數據采集的基礎上，通過對數據的研究，充分發揮大數據挖掘和分析的作用，有效提升高校檔案信息化建設的動態化、系統化水平。

（3）加強檔案信息安全措施。隨著檔案信息共享功能的實現，檔案信息安全越來越被人們所重視?？梢酝ㄟ^防火墻技術，防止不法人員對高校檔案信息進行破壞，也可以通過數字簽名以及水印技術防止其他人員抄襲行為的發生。加強保密技術研究，對大數據信息化的檔案資料進行多次加密，防止被人破解和利用。使用數字簽名、證書認證等技術手段，對檔案文件進行加固，確保信息的安全和保密性。限制信息化檔案查詢、使用權限，劃定不同操作權限及管理等級，分層級使用檔案信息。同時，還可以進行網絡監控，防止其他人員進行破壞，安裝殺毒軟件，防止系統被傳入木馬病毒而導致系統癱瘓，以及設置防火墻等對數據傳輸進行監管，阻止沒有范文權限的IP地址對檔案數據的訪問瀏覽，最大限度的保護好檔案電子數據安全。

五、結束語

綜上所述，在大數據時代背景下，高校檔案管理建設也應該向著信息化、共享化邁進。高校檔案建設應充分利用好大數據時代的有利條件，創新檔案管理的模式和工作思路，緊跟時代前進發展，不斷創新檔案信息化建設理念和方式方法，通過學習信息化建設的先進技術，將技術前沿發展與工作任務的現實需求緊密銜接，加強對數據挖掘、數據分析的相關技術研究，從技術層面不斷提高高校檔案的信息化建設水平和數據利用率。同時，檔案管理人員應該突破固有的檔案管理思維，不斷與時俱進，利用信息化技術對高校檔案進行高效管理，實現資源整合，建立高校檔案信息資源共享平臺，從而實現網絡共享。運用大數據思維方式，整合好高校的傳統檔案資源，在高校建立起“大檔案”的理念，從傳統的封閉性、靜態化管理向智慧化、體系化轉變，將檔案建設和綜合利用有機統一起來，從而為教師和學生的檔案保存、統計和查找工作帶來便利，提供快速、可靠、便捷、準確的信息化數據支持，推動高校檔案建設和管理工作向更高層次、更高水平發展。

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（作者單位：寶雞文理學院）