民國檔案著錄項目管理隊伍建設(shè)的思考

姚行

摘要：文章闡述了加強綜合檔案館民國檔案著錄項目管理隊伍建設(shè)的重要性，分析了當(dāng)前綜合檔案館著錄項目管理隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，并探討了加強綜合檔案館著錄項目管理隊伍建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 民國檔案 著錄項目 隊伍建設(shè)

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行。新修訂的《檔案法》第七條中提到的“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”，是對2014年《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中“規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務(wù)”的繼承與鞏固，是從法律層面對社會力量參與檔案事務(wù)的肯定和保障[1]，也為引入社會力量以項目外包形式開展民國檔案著錄工作提供了法律支持。

綜合檔案館檔案著錄項目管理隊伍水平影響項目的管理效能，將直接決定著錄效率和目錄質(zhì)量，如何加強項目自身管理隊伍建設(shè)成為當(dāng)前必須認(rèn)真思考和研究的重要課題。

一、民國檔案著錄項目管理隊伍建設(shè)的重要性

（一）提高目錄質(zhì)量的關(guān)鍵

“民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量是民國檔案目錄體系建設(shè)的靈魂，它關(guān)系到國家重點檔案資源信息化管理和開發(fā)的利用水平，關(guān)系到為黨和國家提供專業(yè)化的檔案信息服務(wù)的能力。”[2]目錄質(zhì)量不僅取決于對外包公司的選擇，更取決于綜合檔案館自身項目管理隊伍的管理水平，其重要的是管理人員的能力與水平。項目管理人員專業(yè)素質(zhì)高、知識范圍廣、責(zé)任意識強，有能力檢出目錄問題，才能使壓力傳導(dǎo)到位，形成環(huán)環(huán)相扣的“責(zé)任鏈條”，推動外包公司人員質(zhì)量意識的提高。

（二）項目平穩(wěn)運行的保障

綜合檔案館如果忽視項目管理轉(zhuǎn)而放手公司一方運行著錄項目，很可能給項目平穩(wěn)運行留下隱患。公司方為追求著錄速度而簡化著錄流程，由此導(dǎo)致一些錯誤的做法在目錄中不斷重復(fù)出現(xiàn)，使得目錄問題解決的時間變長。另外，公司方前期準(zhǔn)備不足、人員配置與實際需求不相符、項目團(tuán)隊執(zhí)行力不高等，都可能造成項目運行過程產(chǎn)生波折。單靠公司一方運行項目既不科學(xué)也不現(xiàn)實，綜合檔案館項目管理隊伍應(yīng)切實擔(dān)起監(jiān)督之責(zé)，主動作為、提前謀劃、細(xì)化措施、做好預(yù)案，保證項目的平穩(wěn)運行。

（三）業(yè)務(wù)可持續(xù)發(fā)展的需要

基于民國檔案數(shù)量眾多、相對集中的特點，以項目形式長期開展著錄工作將是一個大的趨勢。綜合檔案館民國檔案著錄項目管理，涉及眾多步驟和環(huán)節(jié)，比如進(jìn)行項目申報、擬定招標(biāo)需求、審核招標(biāo)文件、進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)、抽檢目錄成品、準(zhǔn)備績效材料等。合同任務(wù)量越大、項目規(guī)模越大、公司人員越多、時間進(jìn)度越緊，對于項目管理隊伍的要求越高，所以建立一支業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、充滿活力的管理隊伍勢在必行。

二、民國檔案著錄項目管理隊伍建設(shè)現(xiàn)狀

近些年來，在國家檔案局專項資金或省市級財政資金的支持下，各綜合檔案館紛紛開始了民國檔案文件級目錄著錄項目的實踐探索，形成了各自不同風(fēng)格的項目管理隊伍和管理人員，有力地推進(jìn)了著錄進(jìn)度。各館項目管理隊伍或管理人員為完成年度任務(wù)，采取了各自不同的過程監(jiān)管措施和目錄檢查方法，保證了檔案實體和信息的安全，取得了很大的工作成效，但仍存在一些問題，這些問題帶有一定的普遍性，也輻射出民國檔案文件級目錄著錄項目存在亟待解決的問題。

（一）人員結(jié)構(gòu)有待進(jìn)一步完善

我國現(xiàn)有檔案專業(yè)人才呈現(xiàn)“女性偏多、年齡偏大、高學(xué)歷人才偏少、非專業(yè)人員偏多”[3]的態(tài)勢，檔案著錄工作同樣如此。各綜合檔案館民國檔案著錄項目管理隊伍成員多由原來從事著錄工作的人員直接轉(zhuǎn)變而來，是“聯(lián)絡(luò)員”也是“裁判員”，是“指導(dǎo)員”也是“抽檢員”，是“安全員”也是“督查員”，以上情況并不鮮見。民國文書的字體、字形、語體、格式和當(dāng)代迥然不同，文字字跡潦草、語意晦澀難懂，從事著錄管理工作首先要克服文字關(guān)、閱讀關(guān)，對于沒有著錄基礎(chǔ)、缺乏學(xué)習(xí)興趣的人來說難度不小，遠(yuǎn)離現(xiàn)實的距離感讓很多年輕人望而卻步。新加入的年輕人相對較少，沒有新鮮血液的注入，著錄項目管理隊伍大齡化趨勢明顯。再加上專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)等方面不能相互補充，導(dǎo)致著錄項目管理隊伍總體層次不一，結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。

（二）綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步加強

民國檔案著錄項目管理人員個人的知識層次、專業(yè)水平、溝通能力跟項目管理水平呈現(xiàn)正相關(guān)。民國檔案內(nèi)容豐富、形式各異，是一座知識寶庫，但若缺少對于民國歷史、政府公文、民間信函等知識基本的了解，很難找到重點內(nèi)容和重要事件，糾結(jié)于可有可無的細(xì)枝末節(jié)，就會讓目錄著錄失去深層次挖掘館藏內(nèi)容的應(yīng)有價值。可以說，相關(guān)人員如果沒有一定的知識做鋪墊，做不好著錄工作，更難以做好民國檔案著錄管理工作。

民國公文沒有既定標(biāo)題，文件題名需要自擬，民國檔案著錄項目管理人員只有具有較強的語言分析、概括和表達(dá)能力，才能判斷公司人員所擬題名是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了檔案的內(nèi)容和形式特征，概括是否到位，語意是否完整全面。此外，以項目形式開展著錄工作，項目管理人員除涉及與外包公司和館內(nèi)其他有關(guān)處室的溝通外，也會涉及與第三方即全檢公司或監(jiān)理公司的溝通。這就要求項目管理人員不僅要具備扎實的業(yè)務(wù)水平、全面的管理能力，還要有較強的溝通協(xié)調(diào)能力，而現(xiàn)有人員水平參差不齊，能力高低有別。

（三）培訓(xùn)機(jī)制有待進(jìn)一步完善

著錄水平高的人不一定能做好著錄項目管理工作，針對民國檔案著錄項目管理人員的培訓(xùn)，必須將著錄知識和管理能力相結(jié)合，這也是項目管理人員的培訓(xùn)周期要比一般著錄人員長的原因之一。當(dāng)前，開展項目培訓(xùn)的重點一般在著錄人員的培養(yǎng)上，而針對項目管理人員的培訓(xùn)則少之又少，項目管理人員與前沿技術(shù)的距離越來越遠(yuǎn)。如“十三五”時期，各行各業(yè)都在通過“互聯(lián)網(wǎng)+”實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，“在互聯(lián)網(wǎng)的視角下，檔案不再是一個樣本而變成了一個全體，檔案工作者應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)思維重塑檔案工作的制度和流程，拓展檔案的深度和廣度”[4]。但一些民國檔案著錄項目管理人員沉浸在傳統(tǒng)的項目管理工作之中，缺少新思維、新知識、新技術(shù)的輸入，使得民國檔案著錄工作未能產(chǎn)生積極的變化。

三、加強民國檔案著錄項目管理隊伍建設(shè)的對策

（一）合理配置和構(gòu)建項目管理隊伍

1.項目負(fù)責(zé)人的選擇。綜合檔案館民國檔案著錄項目負(fù)責(zé)人是監(jiān)督項目運行的第一責(zé)任人，具有行政、業(yè)務(wù)雙重責(zé)任，對項目申報、組織、控制和協(xié)調(diào)進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)。項目負(fù)責(zé)人的能力素質(zhì)直接影響項目的執(zhí)行進(jìn)度和完成情況，關(guān)系到產(chǎn)出文件級目錄的質(zhì)量和水平。所以，民國檔案著錄實行項目管理，首先要選好項目負(fù)責(zé)人。項目負(fù)責(zé)人不僅應(yīng)是著錄的行家里手，還應(yīng)具有高超的管理水平，有能力將項目人員擰成一股繩，形成優(yōu)勢互補、配合默契、團(tuán)結(jié)一心的管理隊伍。

2.項目管理人員的配置。民國檔案著錄項目具有專業(yè)性強、中間程序多、質(zhì)量要求高及工期時間短等特點，管理人員的合理配置顯得尤為重要。管理人員不僅應(yīng)具有較強的民國檔案文件級目錄著錄能力，還應(yīng)具有一定的指導(dǎo)能力、溝通協(xié)調(diào)和團(tuán)隊合作能力。為實現(xiàn)對項目全方位、全過程、全環(huán)節(jié)的監(jiān)督，管理人員的人數(shù)應(yīng)與項目規(guī)模相適應(yīng)，以避免在管理過程出現(xiàn)顧此失彼、左支右絀的局面。此外，應(yīng)注意管理人員年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)等的合理搭配，以相互補充、形成合力。

（二）完善項目管理隊伍培訓(xùn)機(jī)制

1.多種形式開展培訓(xùn)。做好民國檔案著錄項目管理人員培訓(xùn)工作要做到三個“結(jié)合”，即業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理培訓(xùn)相結(jié)合、成熟技術(shù)與新興技術(shù)相結(jié)合、線上培訓(xùn)與線下培訓(xùn)相結(jié)合。除了培訓(xùn)有關(guān)民國文書、近代地方史、文言書函、項目管理、成熟著錄技術(shù)等內(nèi)容，在進(jìn)一步提高項目管理人員現(xiàn)階段業(yè)務(wù)能力和管理能力的同時，適當(dāng)增加人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)等新興技術(shù)的培訓(xùn)內(nèi)容，可以使著錄項目管理人員了解著錄工作未來的發(fā)展方向。為加大培訓(xùn)效能，綜合檔案館可根據(jù)需要靈活采用線上培訓(xùn)與線下培訓(xùn)兩種形式。

2.問題導(dǎo)向精準(zhǔn)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)突出問題導(dǎo)向，實行精準(zhǔn)培訓(xùn)。如文件題名的擬寫既是著錄的重點，也是質(zhì)檢的難點，出現(xiàn)問題類型多、情況雜、概率大。項目管理人員每個人接觸的檔案和目錄不同，存在的問題也各有不同，應(yīng)建立詳細(xì)的問題臺賬，定期召開專項研討會，輪流上講臺、當(dāng)講師，分享近期質(zhì)檢題名情況、存在問題及解決方式，促進(jìn)管理人員主動總結(jié)和研究，帶動隊伍整體水平不斷提升。

（三）強化項目管理隊伍內(nèi)部建設(shè)

1.加強黨建引領(lǐng)，激活內(nèi)部活力。“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，也是檔案工作姓黨的政治屬性所在[5]，黨的領(lǐng)導(dǎo)要落實到檔案工作全過程。要加強黨組織和黨員隊伍建設(shè)，通過開展形式多樣的組織活動，把著錄工作面臨的焦點、熱點和難點作為黨建工作的發(fā)力點，使黨組織的工作深入人心、凝聚力量，引導(dǎo)著錄項目管理人員自覺提高政治站位，把個人的“獨角戲”變成團(tuán)隊的“大合唱”，真正起到引領(lǐng)著錄發(fā)展的作用。

2.創(chuàng)新方式方法，深挖內(nèi)部潛力。綜合檔案館可以以開展實踐鍛煉為有效抓手，運用各種方法手段，深度挖掘內(nèi)部潛力。如開展課題式鍛煉，項目負(fù)責(zé)人每年根據(jù)業(yè)務(wù)需要向管理人員布置課題內(nèi)容，完成課題的過程也是思考和學(xué)習(xí)的過程，以提高整體業(yè)務(wù)水平。如開展輪崗式鍛煉，組織著錄管理人員體驗其他相關(guān)項目或同一項目其他環(huán)節(jié)的管理工作，使其在對比中增進(jìn)對本職工作的思考，從而更好地開展著錄管理工作。

綜上所述，綜合檔案館以項目形式開展民國檔案文件級目錄著錄工作的關(guān)鍵之處，在于加強自身管理隊伍建設(shè)；只有在合理配置人員、完善培訓(xùn)機(jī)制、強化內(nèi)部建設(shè)方面采取有力的措施和方法，才能實現(xiàn)目錄質(zhì)量水平的不斷提升。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]常大偉.合作治理視域下檔案社會參與能力建設(shè)研究——以新修訂檔案法第七條為中心的思考[J].浙江檔案，2020（8）：10-12.

[2]許茵.國家重點檔案文件級目錄題名著錄問題探析——以全國民國檔案文件級目錄著錄為例[J].檔案學(xué)研究，2018（8）：59-63.

[3]何振，楊文，唐思慧，等.大數(shù)據(jù)時代檔案學(xué)教育的新常態(tài)與實踐拓展[J].檔案學(xué)研究，2016（1）：117-123.

[4]王協(xié)舟，李典誥，王露露.“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)發(fā)展動力的新挑戰(zhàn)[J].北京檔案，2019（10）：8-12.

[5]陸國強.為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障[J].中國檔案，2020（7）：18-19.

作者單位：北京市檔案館