淺議新時期高校二級學院檔案管理中存在的問題與整改措施

張梅

【摘要】立足新時期，高校發展進入新階段，高校檔案管理工作突顯出其在高校管理中的基礎性地位。高校二級學院檔案是學校檔案的重要組成部分，是學院發展的真實記錄，見證著學院的改革發展。新時期高校各項工作取得了較快的發展，但二級學院檔案管理中卻存在著一些突出的問題，不能及時跟進學院的建設發展，存在著滯后的現象，本文就這些問題進行了分析并提出整改措施。

【關鍵詞】高校? 檔案? 問題? 措施

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）14-0009-02

一、二級學院檔案的重要性

二級學院檔案工作是一項繁雜而細致的系統工程，滲透在二級學院工作的各環節，是學院各項工作最真實、最原始的記錄，記錄著學院發展的點點滴滴，從組建、成立、成長，全方位、多角度記錄學院從無到有，從小變大，記錄著學院黨團建設、教學科研、學科建設、人才培養、科研平臺搭建、行政管理、學生社團活動、文化交流、基礎建設的發展變化，是學院發展的忠實見證者，是學院自身的歷史記憶。

二、二級學院檔案面臨的問題與挑戰

（一）檔案工作重視程度不夠

隨著學校的發展，學校對檔案工作要求越來越高，對學校層面應歸檔材料提出了明確要求，但對二級學院層面的檔案工作要求相對欠缺。目前高校二級學院對檔案的認識度不高，未能高度認識檔案工作在學院建設發展中的重要性，檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現象長期存在。

（二）檔案專業知識薄弱

二級學院檔案工作者大多數是兼職檔案員，由學院各職能科室負責人擔任，沒有進行過系統的培訓，對檔案工作的認識不到位，缺乏相應的專業知識，對應歸檔材料不敏感，界定不清，忽視對照片、光盤、實物等載體的收集，錯失原始材料的收集時機。缺乏檔案材料歸檔立卷相關專業知識，存在著立卷不規范，保管期限界定不清等問題。對檔案意義認識不到位，在實際工作中存在著極少數工作人員為方便工作而把應將歸入校檔案館、學院檔案室的檔案留存個人或部門使用的情況。

（三）檔案信息化程度不高

二級學院文書檔案管理中存在著運用新技術管理文書檔案的知識不夠，檔案信息化、電子化、科學化管理不能與學校檔案館要求同步，存在著一定的差距。

（四）物質保障不到位

檔案資金投入不足，二級學院檔案室建設不到位，部分學院未按要求配置專門的庫房、檔案柜，保密、防火、防潮、防水設備不全，存在著較大的安全隱患。

三、提高高校二級學院檔案管理措施

（一）高度重視、統一領導

（1）二級學院檔案工作堅持統一領導、集中管理、分級負責的原則。學院檔案工作由院長統一領導、行政副院長協助院長分管檔案工作。切實將檔案工作納入學院工作計劃，納入相關人員的職責范圍，納入學院年終考核，建立目標責任制，考核結果與績效、評優、晉升掛鉤。

（2）學院和個人必須嚴格遵守黨和國家有關檔案工作、保密工作的政策和法規，提高依法開展檔案工作的意識，承擔保護和移交檔案的責任和義務，確保檔案的完整、準確與安全。

（二）加強業務培訓，提高工作效能

（1）加強檔案兼職人員的檔案業務培訓。兼職檔案人員工作水平的高低直接影響著檔案的整體質量，因此就二級學院來看要做好檔案工作，必須加強兼職檔案人員的崗前培訓和定期業務培訓，從而增強檔案意識，熟悉檔案業務工作。學院各職能科室、系、所要有意識、有針對性地甄別篩選應歸檔材料，負責歸檔材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

（2）熟悉學校辦公自動化系統。OA系統現已廣泛運用到高校行政管理中，文件的起草、簽發、簽收、傳閱、處理、上報等各個環節均在辦公系統中完成。OA系統處理、存儲信息、管理文件的功能為行政管理工作提供了高效便捷的工作模式，同時也對二級學院管理工作人員提出了明確的要求，必須學會靈活運用現代化辦公系統，提高工作效能。

（3）高效利用現代技術提高工作效率。熟悉學校檔案館所使用的檔案管理系統，掌握掃描儀、錄音筆、攝像機等電子設備的使用功能，按時保質保量將檔案材料按學校要求錄入學校檔案館檔案管理系統，確實做到電子文檔與紙質文檔同步收集、同步管理，提高檔案再利用時效性，加強了對紙質檔案的保護。電子檔案在新時期其優越性越來越突顯，尤其在學院經費使用、科研項目、固定資產等管理工作中作用突出，相關票據原件作為財務報賬的憑據留存學校財務處，掃描件留存學院文書檔案，這一方面倡導無紙化辦公，另一方面提高了工作效率，為今后專項審計時提供有效憑證。二級學院應在今后的工作中制定相應工作計劃，對過去已形成的紙質檔案逐步完成電子文檔的掃描工作，提高再利用效率。

（三）建立健全檔案管理制度，細化工作要求

（1）制定二級學院文書檔案工作實施細則。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，二級學院各職能科室、系、所嚴格執行公文的行文規則和標準，規范文本切實加強公文處理水平，提高文本歸檔質量，提升文書檔案工作整體水平。同時規范收發文工作，明確相關流程，各職能科室、系、所按工作流程及時對文件進行登記、轉呈、處理、上報、存檔等相關工作。

（2）制定二級學院文書檔案歸檔內容。學院綜合辦公室、黨務辦公室、本科教務辦公室、研究生辦公室、學工辦公室、系、所、實驗中心等相關職能科室根據國家相關法規、政策及相關文件精神，結合工作職能確定各部門文書檔案歸檔內容，歸檔材料包括黨建工作、意識形態工作、黨風廉政建設工作、本專科、研究生教學工作、學科建設工作、科研團隊建設工作、實驗室管理工作、行政管理工作、安全維穩工作、團學工作、文化交流工作、固定資產管理等方面。

（3）確定二級學院文書檔案保管期限和管理層級。各部門及時將已辦結的相關工作形成的材料進行甄別、遴選，分門別類收集整理確定保管期限和管理層級。一是根據檔案材料的重要性確定保管期限，把能夠反映學院教學、科研、管理活動和歷史面貌，對學校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久。把反映學院一般工作活動，在長時期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期。把凡在短時期內對學院工作有查考價值的，列為短期。二是根據歸檔材料重要程度分為三級管理，一級材料是根據學校檔案館要求移交學校檔案館的，二級學院電子檔、復印件各留存一份。二級材料是學校不需要歸入校檔案館但在學院建設發展有重要影響的檔案材料，由學院綜合辦公室統一管理，留存學院檔案室。三級材料是學院各職能科室因工作需要短時留存的材料，由各相關科室留存。

（4）重視學院各類活動類圖片、聲像資料、獲獎材料的收集整理工作。學院開展各類學術活動、重要會議、重大事件、重要活動過程中形成的成套材料、相關圖片及聲像材料;學院教職工外出學習、培訓、參加學術論壇等活動帶回來的對學院建設發展有參考價值的圖片、音像等相關資料，這兩項工作在二級學院檔案管理中是最容易忽視的，應高度重視，形成常規化工作。

（5）進一步完善學院實物檔案管理工作。二級學院根據各單位的實際情況，結合專業學科特點，制定相應的實物檔案管理實施細則，發布實物征集方案，有意識、有針對性把能反映學院建設發展過程中的各個歷史節點上具有代表性、具有查考利用價值、具有珍藏價值且彰顯學院辦學理念、特色的教學設備、教材、教具、獎狀、獎杯、印章、照片、證書、影像光碟等實物進行整理、收集，登記造冊，加大日常實物檔案的收集力度，定制專柜，配置專門的庫房加強保管，通過日積月累豐富學院館藏，形成具有學院特色的實物檔案。

（6）根據學校相關文件精神，確定二級學院相關職能科室上報學院、學校文書檔案材料時間。二級學院文書檔案具有來源多樣性、形成過程分散性、時間跨越性大等特點，根據學校相關職能部門要求，二級學院文書檔案采用年度與專題辦結相結合。以云南師范大學為例，上報時間為：黨群、行政類檔案及凡能按年度歸檔的，在次年六月底前歸檔;教學類檔案在教學周期結束后當年九月底前歸檔;科研類檔案在項目完成后兩個月內歸檔;基建類檔案在項目完成后三個月內歸檔;設備類檔案在設備驗收后一個月內向檔案館歸檔;聲像類檔案在事件結束后一個月內向檔案館歸檔;人物類檔案隨時收集，隨時整理，隨時歸檔;專項工作、專題活動即時歸檔。

（7）明確歸檔文件材料整理方法及歸檔要求。二級學院根據學校檔案館要求，強化組卷原則，細化相關要求，對歸檔文件的排列、質量要求、案卷紙張大小、卷內目錄填寫、卷內文件的數量、卷內備考表的填寫、案卷厚薄、封面、封脊的書寫等均提出明確要求，在質量要求中明確提出歸檔文件材料必須有標題、落款、時間、印章等內容，歸檔材料必須是原件，嚴禁使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆、復寫紙等易褪色材料，從內容和形式上提高二級學院文書檔案質量。

（8）加強二級學院檔案工作安全保密管理工作，專人專管，設立專門的庫房，制定保密、防火、防潮、防霉、防蟲、防光等相關措施，提高檔案網絡安全、保密管理工作。

四、結束語

高校二級學院檔案是學院、學校檔案的重要組成部分，蘊含著學院的辦學理念、文化氛圍、學科特色、歷史淵源，是評估和衡量二級學院教學質量和管理水平的重要依據和歷史憑證，因此在新的歷史時期，只有加強二級學院檔案管理工作，細化相關要求，提高檔案質量，才能提高檔案利用率，為學院各項工作開展、科學規劃、決策助力。

參考文獻：

[1]王玉蘭.高校文書檔案管理存在的問題與對策[J].文教資料，2014（9）：114-115

[2]王麗莎.關于高校文書檔案管理的思考[J].檔案工作，2017（5）：106

[3]付長纓.高校文書檔案信息化管理探討[J].黑龍江檔案，2017（6）：81