淺析高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)踐應(yīng)用

黃鶯 白利閃 孫云峰 王謙

【摘要】黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案和檔案工作。開展科學(xué)高效的檔案信息化管理，是高職院校檔案工作的必然發(fā)展之路。高職院校要多措并舉，逐步配置完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，以此來(lái)提高檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)的效能。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 檔案信息化? 實(shí)踐應(yīng)用

【課題項(xiàng)目】課題名稱：高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)踐應(yīng)用研究，課題編號(hào)：2021RWSY107。

【中圖分類號(hào)】G717.24 ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2021）36-0066-02

檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案和檔案工作。

高職院校的檔案是其在各類社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，對(duì)高職院校的管理和發(fā)展都具有切實(shí)的參考、利用價(jià)值，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、掌握規(guī)律、延續(xù)歷史都離不開檔案。檔案對(duì)于社會(huì)的整體進(jìn)步也發(fā)揮著非常重要的參考作用。在信息化、現(xiàn)代化管理高速發(fā)展的今天，開展科學(xué)高效的檔案信息化管理，是高職院校檔案工作的必然發(fā)展之路。

一、建立檔案信息化管理系統(tǒng)的必要性

（1）2020年6月20日，中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂通過《中華人民共和國(guó)檔案法》。《檔案法》是為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定的法律。此次修訂通過的《檔案法》單獨(dú)提出了檔案數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的上層要求，這在以往的檔案相關(guān)法規(guī)、制度中是沒有的。這也充分體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案和檔案工作的重視，對(duì)檔案管理信息化現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的決心。（2）檔案信息資源無(wú)論是對(duì)形成者還是利用者都有很高的參考價(jià)值與利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息共享是檔案管理的宗旨，使檔案信息能夠?yàn)楣芾砗桶l(fā)展工作提供更多、更安全便捷的服務(wù)則是檔案管理的最終目的。紙質(zhì)資料的查閱、利用因傳遞途徑使得利用者的范圍和檔案利用方式受到一定限制，但通過建立檔案信息化管理系統(tǒng)，可以對(duì)眾多檔案信息進(jìn)行合理的整合，為檔案信息的檢索、利用及開發(fā)提供信息化的平臺(tái)，即可實(shí)現(xiàn)各部門間檔案信息資源的共享，從而提高檔案信息對(duì)高職院校整體運(yùn)轉(zhuǎn)的更強(qiáng)的支撐能力。

因此，高職院校檔案工作要健康、順利發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，開展科學(xué)高效的檔案信息化管理。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在高職院校的應(yīng)用現(xiàn)狀

（1）很多高職院校的建立是在原有中專學(xué)校的基礎(chǔ)上升格形成，或是中專學(xué)校與成人教育學(xué)校等合并組成的，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，沒有專崗或?qū)I(yè)人員，加上單位機(jī)構(gòu)建制在經(jīng)歷合并、升格、重組后，制度修訂、人員調(diào)整等等因素造成的檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象，這使得高職院校檔案工作相對(duì)其他本科院校較為薄弱。（2）目前大部分高職院校沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，綜合檔案室（館）多隸屬于辦公室或圖情中心等職能部門，而且也少有專職專業(yè)的檔案管理人員，很多高職院校的檔案管理都是以兼職管理人員為主，他們大多數(shù)都沒有接受過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此并不具備檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論和基本技能。檔案管理方式主要是以收集、保存為主，檔案得不到深入的開發(fā)利用，檔案工作較被動(dòng)。（3）學(xué)校對(duì)檔案工作的投入不足。在高職院校的發(fā)展建設(shè)中，決策層尤其重視教學(xué)品牌的打造，在資金投入和人力支持上自然有明顯傾斜，而檔案工作在高職院校內(nèi)部更多時(shí)候被劃分在服務(wù)或教輔類工作，得不到資金、人員的大力支撐，檔案信息化建設(shè)自然處于比較滯后的狀態(tài)。

因此，在眾多高職院校檔案管理工作中，管理體制不健全、管理方法落后，設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋及檔案管理人員的不專業(yè)等因素都直接影響、制約了檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

三、推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略

（一）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作

高職院校要多措并舉，逐步配置完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施。一是硬件方面，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房、辦公室、閱卷室“三分開”制度，建立符合檔案“八防”要求的檔案庫(kù)房，配備獨(dú)立的服務(wù)器、掃描儀和刻錄機(jī)等設(shè)備，這樣就必須有專項(xiàng)資金的大力投入。第二是軟件方面，檔案信息化管理要依托于檔案管理的信息平臺(tái)，必須建立高職院校適用的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還要解決檔案信息化建設(shè)的安全問題，建立檔案信息安全保障體系。第三是完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)管理，充分調(diào)動(dòng)兼職檔案員的主觀能動(dòng)性，大大減少有價(jià)值的檔案材料流失的情況。

為了提高工作效能，我院從2017年開始，各職能部門紛紛引進(jìn)、建立了適合內(nèi)部工作流程的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，逐步趨向無(wú)紙化信息交流，這勢(shì)必會(huì)造成電子文件數(shù)量的急劇增加，同時(shí)增加的還有電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)管理的難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能很好地適應(yīng)信息快捷交流的工作背景，必須建立具有綜合功能的檔案信息化管理系統(tǒng)。

2019年，我院引進(jìn)、建立了集檔案收集、整理、保管、查詢、利用為一體的綜合檔案管理系統(tǒng)。功能包括電子文件的歸檔以及檔案的整理、保管、檢索、開發(fā)利用等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案系統(tǒng)中的條目和原文進(jìn)行模糊的查詢，同時(shí)設(shè)立了查詢預(yù)約端口，實(shí)現(xiàn)檔案自助預(yù)約查詢、文書檔案預(yù)約利用等功能;檔案管理系統(tǒng)對(duì)接學(xué)院已建立的行政辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等，可在行政辦公系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，也可抓取官網(wǎng)對(duì)外發(fā)布的信息進(jìn)行保存，保證信息鏈的完整，也有效消除信息孤島，保證鏈接數(shù)據(jù)不再成為信息碎片。我院現(xiàn)已對(duì)庫(kù)存文書檔案和部分學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行了第一批數(shù)字化轉(zhuǎn)化，所有轉(zhuǎn)化的檔案文書材料已實(shí)現(xiàn)全文檢索。從檔案數(shù)據(jù)掛接后的實(shí)際使用效果看，大大提高了檔案查閱、利用的效率。不僅本院各部門工作人員辦理檔案借閱的時(shí)間縮減，畢業(yè)學(xué)生到校查詢、借閱利用個(gè)人檔案的辦事流程也得到明顯簡(jiǎn)化。

（二）建立檔案管理二級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)體系

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，高職院校兩級(jí)管理體制下對(duì)檔案信息化的需求越來(lái)越高，但目前專職檔案管理工作人員畢竟數(shù)量有限，有部分高職院校甚至還未設(shè)立專職的檔案管理崗位，這就需要各職能部門和系部與綜合檔案室（館）發(fā)生積極聯(lián)動(dòng)。

我院在建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)建立了檔案管理的二級(jí)網(wǎng)絡(luò)。各部門、系部根據(jù)工作開展情況確立自己的兼職檔案員，學(xué)院專職綜合檔案室（館）檔案工作人員負(fù)責(zé)制訂單位年度檔案工作計(jì)劃，也要開展兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作指導(dǎo)，負(fù)責(zé)兼職檔案員檔案工作的督促、驗(yàn)收，學(xué)院綜合檔案室（館）與各部門的兼職檔案員就檔案的收集、鑒定、整理、立卷工作直接對(duì)接，能夠更加及時(shí)、高效地收集各部門公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案材料，也在一定程度上減少了檔案的流失。專、兼職檔案人員共同提高，在良好合作的環(huán)境下順利推進(jìn)檔案管理工作。

（三）制訂、完善檔案工作系列制度

在大力推進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，必須制訂與檔案信息化、現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理系列制度作為開展檔案工作的保障，使檔案工作流程規(guī)范化，保障信息交流的安全與高效。

新的《檔案法》頒布施行后，我院即開始對(duì)檔案管理系列制度做積極的修訂，涉及檔案的保管、保密、查閱、鑒定、工作規(guī)程等等各方面，根據(jù)《檔案法》建立自身的檔案管理辦法，并與電子文件管理、計(jì)算機(jī)管理規(guī)范相結(jié)合，打造現(xiàn)代化辦公與檔案管理的合理環(huán)境。另一方面，建立適合檔案信息化管理系統(tǒng)的保密制度極其重要，以《保密法》為指導(dǎo)，要遵循涉密電子文件保密管理，使信息環(huán)境下的電子文檔管理高度適應(yīng)法規(guī)，在實(shí)際操作中清晰設(shè)置管理者、利用者、開發(fā)者的權(quán)限，嚴(yán)格各級(jí)審核要求，從而保護(hù)檔案信息的安全。

（四）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

首先，不斷加強(qiáng)專、兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性的充分認(rèn)識(shí)，只有堅(jiān)定檔案信息化工作發(fā)展方向，樹立明確目標(biāo)，才能在檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作中更好地展現(xiàn)主觀能動(dòng)性。其次，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理系列制度的學(xué)習(xí)，管理制度是在檔案工作中要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守檔案管理系列制度，這對(duì)提高檔案工作整體業(yè)務(wù)水平有著重要的指導(dǎo)作用。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案工作人員尤其是專業(yè)知識(shí)缺乏的兼職檔案人員參加相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)必不可少，除了使他們系統(tǒng)地了解檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新的發(fā)展方向外，還應(yīng)該創(chuàng)造條件讓他們了解相關(guān)信息技術(shù)的基礎(chǔ)應(yīng)用知識(shí)，從而不斷提高各級(jí)檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際操作能力和服務(wù)能力。

另外，除了進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)以及檔案管理信息化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，去檔案管理水平較高的專業(yè)機(jī)構(gòu)或兄弟單位考察、學(xué)習(xí)也是更新檔案工作人員工作觀念，開闊專業(yè)視野的良好途徑。

只有從上述幾個(gè)方面同時(shí)推進(jìn)，保持工作人員在思想上、業(yè)務(wù)上不斷學(xué)習(xí)提高的狀態(tài)，才能保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，從而提高整體辦公的效率和水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程，在這個(gè)過程中，需要不斷采取現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并持續(xù)保證管理人員的綜合素質(zhì)提升，以此來(lái)提高檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)的效能。

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作者簡(jiǎn)介：

黃鶯（1976年-），女，漢族，四川簡(jiǎn)陽(yáng)人，館員，研究方向?yàn)闄n案信息化管理。