城建聲像檔案信息化管理分析

殷 翔

（蘇州市城鄉建設檔案館，江蘇 蘇州 215000）

城建聲像檔案利用圖片、音頻、視頻等，詳細記錄了城市發展歷程，是寶貴的資料，具有重要價值。當前我國科學技術發展迅速，先進技術在很多行業和領域都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效，將信息技術和城建聲像檔案管理相結合，能夠保證資料信息的真實性，提升工作效率的同時，也能夠強化城建聲像檔案管理水平。

1 聲像檔案在城市建設中的意義

首先，聲像檔案是城市發展歷史的生動體現。聲像檔案是一種較為特殊的檔案類型，和傳統文字檔案不同，該類型檔案主要由音頻、視頻等組成，能夠更直觀、更真實地反映出城市發展歷史。當前我國城鎮化建設迅速，城建聲像檔案詳細記錄了不同時期城市的發展、變化歷程，能夠為后人研究提供可靠的參考資料。其次，聲像檔案是宣傳城市建設成果的重要載體。很多城市在宣傳過程中，會將以往的城市面貌和當前城市規劃、城市建設進行對比，從而突出其發展速度，這主要是因為城建聲像檔案具有內容豐富、形式多樣等特點，可以從多個方面反映城市的發展進程。最后，聲像檔案還能夠作為重要的歷史憑證，和紙質檔案相比，聲像檔案更生動，更形象，更能夠充分發揮其憑證價值。

2 城建聲像檔案信息化管理的必要性

和文字信息相比，照片、音頻、視頻等更加直觀、客觀和生動形象，城建聲像檔案記錄了城市發展歷程，在城市宣傳方面有著重要作用。傳統檔案管理工作模式較為落后，管理手段、方式方法單一，而且工作效率低下，很容易出現失誤，在查閱某個檔案時，往往需要翻閱很多資料，浪費時間和人力成本。

隨著我國科學技術的不斷發展，各種先進技術都被廣泛應用到城建聲像檔案制作和管理中來，高清照相機、攝影機的應用，能讓城建聲像檔案更加清晰，而且在信息技術的作用下，可以通過“即拍即見”的方式，將所拍攝的照片視頻實時錄入到計算機系統中，無需像以前一樣進行掃描或“洗照片”，可以為后續工作的順利開展提供極大便利，各種小型攝像機、錄音筆也便于攜帶，功能多樣，極大程度上提升了城建聲像檔案制作水平。在得到了城市建設的相關信息后，可以將檔案資料數據錄入到系統中，大力開展信息化建設，對不同類型的資料進行分類保存，方便查詢和借閱，也能夠為使用者提供更優質的服務。

3 城建聲像檔案管理中存在的問題

3.1 文件儲存介質不穩定

聲像檔案的數字化，多用光盤、移動硬盤儲存，這些硬件儲存具有不穩定性的特點，且對存放環境有著嚴格要求，在長期使用后，光盤數據層損壞、硬盤電機和磁頭故障的概率會增加，加大了數據丟失的風險。

3.2 運行程序更新換代過快

當前科學技術日新月異，城建聲像檔案的儲存格式種類繁多，隨著國際組織制定的數據編碼標準不斷發展，很多新程序已經無法打開原有格式的數據信息，如果未對系統或城建聲像的信息化檔案進行更新，就很容易造成數據丟失。

3.3 缺乏統一的標準體系

城建聲像檔案的種類多樣，而且當前各種先進技術的廣泛應用，雖然能夠切實提升工作效率，但同時也加大了對不同類型數據的管理難度。沒有完善的標準體系，會讓城建聲像檔案的信息化管理工作十分混亂，管理起來較為困難。

4 城建聲像檔案信息化管理策略

4.1 軟硬件建設

當前我國城鎮化發展進程迅速，為了能夠更好順應時代發展需求，在城建聲像檔案信息化建設過程中，需要加強軟件、硬件建設，完善基礎設施?？梢愿鶕煌块T的實際工作要求，大力研發信息化管理軟件，使其具備豐富多樣的功能，包括文字錄入、照片處理、聲像存儲等，從而可以極大程度上提升工作效率。除了檔案管理所必須要使用到的計算機設備之外，還需要配備配套的硬件設備，例如攝像機、掃描儀、聲像采集卡等，以保證城建聲像檔案的全面性。

4.2 合理應用數字化技術

4.2.1 照片、底片檔案數字化

在信息化管理過程中，可以應用數字化技術，該工具具有簡單、方便、高效等一系列應用優勢，利用掃描儀將照片錄入到電腦中制作成光盤即可，在磁盤中列陣保存，便于按照統一格式上傳到城建聲像檔案信息化管理數據庫中。在對照片、底片進行數字化管理時，需要注意以下幾點。（1）照片底片要分類進行掃描，照片和底片的掃描儀需要分開進行使用；（2）其次，不同尺寸的照片，其掃描分辨率也不相同，要以能夠提升照片清晰度的分辨率為主。如果分辨率過低，就會導致圖片難以辨認；而如果分辨率過高，會加大文件的儲存空間；（3）儲存格式、磁盤列陣保存格式、照片格式等都要嚴格要求，避免對照片、音頻進行過度壓縮，否則在后期可能無法正常使用。

4.2.2 錄音帶、錄像帶數字化

數字化工具需要卡帶式錄音機或錄像機來播放，不同類型的音頻、視頻在轉化格式時也要合理進行選擇，同時要提升系統的兼容性，要確保能夠讀取各種類型的數字化檔案。錄音文件采用WAVE格式，錄像文件采用AVI或MXF格式，對于珍貴或有特別用途的檔案，應提高錄音、錄像文件的量化位數。

4.3 注重對實體檔案的管理

紙質檔案作為最原始的檔案，具有重要意義，其真實性也最具有說服力。在城建聲像檔案信息化管理工作開展的過程中，很多電子文檔都是以紙質檔案作為重要參考的，在信息錄入時，如果沒有加強管理，很容易出現信息修改的問題，引發爭議，為后續工作的順利開展造成阻礙。而且當前網絡環境日益復雜，一旦城建聲像檔案信息化管理系統受到黑客或病毒的攻擊，且在沒有實體檔案的情況下，數據很難恢復。因此要加強對實體檔案的管理，為光盤儲存創造良好環境，控制溫度、濕度、壓強科學合理，定期對數據庫進行更新和檢查，一定要保證原始檔案憑證的真實、完整，以防萬一。

4.4 提升城建聲像檔案的安全性和保密性

信息技術的出現和應用，為城建聲像檔案管理工作提供了技術支持，但作為一把雙刃劍，一方面能夠有效提升工作效率；從另一方面來看，互聯網時代信息公開程度更高，電子文件的保密性、安全性成為了令檔案管理人員頭疼的問題。和紙質文件相比，電子檔案在錄入、整理和分析的過程中，還有可能因為人為工作失誤，出現誤刪的情況。因此，為了有效解決上述各種問題，可以從以下幾個方面進行。首先，要提升檔案工作人員業務素養。人才是城建聲像檔案管理信息化建設的落實者，提升從業人員專業能力，就是為檔案管理工作質量奠定基礎。有關單位要定期開展培訓活動，不僅要提升其專業能力，更要加強其信息化素養，以及職業道德修養，讓檔案管理人員熟練掌握計算機軟件操作技巧，成為滿足崗位需求的專業化人才。其次，國家以及檔案主管部門要建立健全的法律法規，從制度層面加強管理，保護數字化檔案著作權。第三，要對數字化聲像檔案進行鑒定，對部分不能開放的機密文件進行加密，設置訪問權限。第四，可設置雙重訪問系統，內部和外部人員要分開進行訪問，可最大程度上避免出現數據丟失。最后，還要加強軟件、硬件管理水平。在硬件管理方面，要定期檢查設備是否存在故障，將計算機放置于適宜的環境中，做好機房的防火、防短路等工作。從軟件來看，要定期對系統中存在的漏洞進行修復，安裝殺毒軟件，設置防火墻系統，對重要程序、信息等進行備份，避免數據丟失。

4.5 強化城建聲像檔案儲存標準化建設

在城建聲像檔案信息化、數字化管理過程中，不同類型的文件儲存格式不同，圖片、音頻、視頻的清晰度也會存在差異，因此在將檔案錄入到信息化管理系統中時，一定要明確儲存標準，實現格式上的統一。對于照片文件而言，可以選擇TIFF、JPEG格式，或是直接對照片文件存檔。在視頻圖像資料處理方面，可以選擇MPEG標準，可以隨時進行播放，并按照使用要求，對視頻文件進行修改；音頻文件的儲存通常選用WAV格式，主要是因為該格式并不會壓縮音質，可有效保證音頻的清晰度。在利用先進技術建設數據庫時，要明確標注城建聲像檔案的拍攝時間、地點、審核人、攝影者、文件編號等各方面信息，當后期發現檔案存在問題時，能夠及時找到負責人；標注完整信息也能夠便于實時查詢和借閱，十分方便。

4.6 充分挖掘檔案資源，加強交流共享

當前科學技術發展十分迅速，在城建聲像檔案信息化建設中，可利用云計算、大數據等各種技術，開放城建聲像檔案的目的是為了讓更多人了解城市發展歷史。因此有關部門可開展多元化的活動，包括專題紀錄片、攝影大賽等，讓人們積極主動參與其中，充分挖掘檔案資源的作用和價值。除此之外，隨著當前智慧檔案館的不斷發展，電子檔案在保存、傳輸、借閱方面已經十分成熟，可以打破時間、空間的局限性，完成無障礙傳輸和共享。不管是利用信息化平臺，還是線下的多樣化活動，其主要目的都是為了提升檔案資料利用率，讓更多人對城市發展歷史有更全面地了解。

5 結語

總而言之，隨著我國科學技術的不斷發展，城建聲像檔案朝著信息化、現代化方向已經是必然趨勢，這也是提升工作效率的重要手段。檔案管理人員要轉變思想理念，積極主動將新技術應用到日常工作中，深入分析當前工作存在的問題，并制定針對性地解決對策，有關單位要加強軟硬件建設，加大資金投入力度；合理應用數字化技術，實現照片、底片、音頻、視頻的數字化管理；充分意識到實體檔案管理的重要性；提升城建聲像檔案的安全性和保密性；強化數字檔案儲存標準化建設；充分挖掘檔案資源，加強信息交流共享，全面提升從業人員綜合素質和專業能力，從而真正滿足城建聲像檔案的信息化管理要求。