淺析高校科研經費票據管理信息化應用與創新

羅林 李桂芹

摘要：科研管理信息化是綜合運用信息化及互聯網技術，搭建科研管理資源平臺，構建科研管理信息軟環境，變革科研管理和創新服務方式的重要手段。科研經費票據管理信息化是科研管理信息化進一步深化的重要體現，也是提升整體科研管理服務水平的要素之一。本文通過分析高校科研經費票據管理的主要內容、現狀和問題，引入科研經費票據管理信息系統實踐案例，闡述高校科研經費票據管理信息化應用創新點，對實現高校科研經費票據管理跨部門協同和網上一站式電子票據服務具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：高校;科研經費;票據管理;信息化

一、引言

自國家《深化科技體制改革實施方案》印發以來，我國科技管理體制改革的指向更加明確——為科研人員“松綁”，為科研人員服務，以增強科技創新的活力和動力。相關的改革行動，不僅反映在國家和各地方政府相繼出臺的一系列“松綁+激勵”措施，還反映在信息化變革上，以先進的信息化手段服務科研人員，為科研人員提供科研管理和服務一站式解決方案，讓科研人員從繁雜的事務性工作中解放出來，推動科技資源共享，構建智慧科研環境，打造科研軟實力，推動科技創新，已成為創新型科研環境建設的有力支撐手段。

高校作為科學研究的主陣地之一，科研管理信息化的應用與創新是支撐和提升科研環境的重要手段。然而，科研管理信息化是一個龐大復雜、需要不斷發展的系統工程，影響到每一個業務流程、每一位科研人員。既要有總體規劃，又要在效能驅動重點突破的指導下，循序漸進分階段實施。科研經費票據管理信息化是建立在科研經費信息化管理功能基本完備的基礎上，進一步推動科研經費全流程信息化管理的重要內容之一，也是實現科研經費網上一站式服務的必經之路。

二、高校科研經費票據管理的主要內容

（一）科研經費票據

本文所指科研經費票據是指高校因承擔科研項目取得科研經費，向付款單位開具的收款憑證，主要包括發票和行政事業單位資金往來結算票據。結合高校承擔科研項目特點，對于與社會各界合作開發、委托開發、技術咨詢、技術成果轉讓和技術服務等取得的橫向科研經費，需要向付款單位開具發票;從沒有財務隸屬關系的事業單位，如科研院所之間、高校之間所取得的科研經費也需要開具發票，縱向科研項目經費轉撥款或合作單位經費，可以開具行政事業單位資金往來結算票據。

（二）科研經費票據管理內容

高校財務部門是科研經費票據管理的職能部門，負責科研經費發票的申領、開具、管理以及接受稅務部門監察等工作。發票由財務部門定期向稅務部門申領，包括電子發票和紙質發票兩種，由項目負責人根據經費情況申請，財務部門負責開具。“行政事業單位資金往來結算票據”現階段已全部電子化，通過電子化開票平臺，由項目負責人提出申請，財務部門負責開具。

科研經費票據管理內容包括：“到款開票”、“預借票據”、“核銷票據”和“票據作廢”。其中：“到款開票”是項目負責人承擔科研項目取得科研經費后，給付款單位開票;“預借票據”是項目負責人承擔科研項目，但未取得科研經費，先開具票據給付款單位;“核銷票據”是項目負責人承擔科研項目后預借票據，待取得科研經費后再核銷預借的票據;“票據作廢”是項目負責人開具票據后，因各種原因將已開具的票據作廢。科研經費票據管理就是圍繞上述內容開展的申請、開具、統計及管理等工作。

（三）高校科研經費票據管理現狀

1.領導重視不夠，管理手段落后。科研經費管理是高校科研管理的主要工作之一，重點工作主要集中在預算編制、經費入款、財務報銷、預算調整、結題驗收等方面。科研經費票據管理是科研經費業務中的一項子業務，從各高校目前的管理情況看，都是以完成日常開票工作為主，標準工作配置是一名財務人員和一臺稅控機，手工記錄，脫機管理，對于科研經費票據管理重視程度明顯不足，管理手段也比較落后。

2.科研經費票據辦理與科研項目脫節。前文提到，科研經費票據是高校因承擔科研項目取得科研經費，向付款單位開具的收款憑證，無論是開具發票還是開具行政事業單位資金往來結算票據都必須與經濟業務一一對應。但是從高校的實際管理情況看，科研經費票據的辦理普遍是由財務部門負責，科研項目的管理是由科研管理部門負責，兩部門數據相互獨立，財務部門只負責開票、扣稅，與科研管理部門科研項目管理脫節，票據與項目不匹配。

3.預借票據數量多，核銷票據問題大。高校是否可以預借發票？從高校收付實現制的財務制度看，科研經費票據一般是在經費到賬后才給付款方開具的，不允許提前預開。但是，由于很多撥款單位都要求先開票再撥款，高校作為科研項目的承接方，只能按照撥款單位的要求預借發票，且預借發票的數量很多。雖是款未到預先開票，仍然要先扣稅，稅費的來源由項目負責人其他的科研經費墊付，待項目經費到款后再進行核銷票據，把稅費調回本項目經費中。由于借票多、回款周期長，且項目與發票不匹配，造成高校存在大量預借發票未核銷或者核銷困難。

4.開票業務量大，開票難矛盾凸顯。隨著高校科研經費體量的不斷提升，科研經費票據的需求量越來越大。然而，受財務部門人員編制以及稅控軟件的限制，負責科研經費票據工作的財務人員一般是1-2人。不僅要手工完成稅控系統的信息錄入、打印票據，還要完成財務系統的票據信息錄入、稅費的賬務處理，耗時耗力。在季度、半年度、年度撥款高峰時，開票業務量劇增，排隊開票的現象就極為嚴重。無形中就形成了一種矛盾——財務人員因開票身心俱疲，科研人員卻仍然抱怨開票難！

三、某高校科研經費票據管理信息化應用案例

某高校為國家重點高校，科研項目種類多，科研經費總量大，科研經費票據需求量大。為加強科研經費票據管理，提升科研和財務管理服務效能，某高校于2020年啟動“科研經費票據管理信息系統”的建設工作，立足于“橫向協同、數據互通、創新管理、服務科研”的總體思路，以信息化打通科研與財務兩個部門，連通科研、財務、稅控、票據四方系統，構建科研經費票據業務線上協同機制，提供電子票據網上一站式辦理服務，全面提升科研人員開票效率。2021年7月，“科研經費票據管理信息系統”建設完成并投入使用。系統投入使用以來，科研經費票據管理效率明顯提升，與2020年相比，2020年全年開票6157張，開票金額15.61億;2021年全年開票12048張，開票金額20.48億，開票量比2020年增長了95.68%。鑒于某高校“科研經費票據管理信息系統”較好的應用效果，為高校科研經費票據管理跨部門協同和網上一站式電子票據服務提供借鑒，本文將對“科研經費票據管理信息系統”的建設基礎、功能設計及創新點做進一步闡述。

（一）“科研經費票據管理信息系統”建設基礎

1.較為完備的科研管理信息化基礎。科研經費票據管理是科研經費管理的一項子業務，按照業務流程導向的原則，在科研管理信息化建設與開發的系統工程里，“科研經費票據管理信息系統”的建設需要建立在科研項目、經費管理信息化較為完備的基礎上，比如，已經實現科研項目網絡化管理、已經實現科研經費網上申請入款、已經實現科研與財務信息數據的互聯互通等。如果沒有較完備的科研項目、經費信息化基礎條件，很難實現“科研經費票據管理信息系統”的建設與應用。

2.選擇適合的建設模式。科研票據管理信息化在高校的落地大致分成兩種模式，一種由財務部門發起，票據的申請和辦理全部通過財務系統完成，這種方式的實施條件比較簡單，但是票據與科研項目不匹配，科研票據的管理與科研項目相脫節。另一種方式是由科研部門發起，票據的申請和辦理以科研部門為起點，通過科研系統與財務系統數據的對接與共享，完整的實現科研項目立項、經費入款、票據辦理、財務報銷等全流程信息化。兩種模式對于不同的高校各有利弊，對于科研信息化管理程度較高的高校，特別是科研和財務信息系統一體化建設較好的高校，建議選擇第二種方式，可以保證科研票據信息化建設最大程度的時效性。

3.重視系統建設期的溝通協調。很多人都認為信息化的建設就應該是軟件公司的事，開發人員把系統做好了直接用就可以了，事實絕非如此。一個信息系統的應用效果和體驗如何，需要用戶和開發方不斷溝通。開發人員要將信息技術等專業知識有效地傳遞給用戶，用戶也要將需求和目標準確傳遞給開發人員，雙方要對新管理理念、流程、規則等達成共識，共同完成目標。

（二）“科研經費票據管理信息系統”功能設計

根據高校科研經費票據管理的主要內容，“科研經費票據管理信息系統”功能設計主要包含“預借票據”、“到款開票”、“核銷票據”和“票據作廢”。涉及科研管理系統、“科研經費票據管理信息系統”、財務管理系統和稅控系統四個系統的互聯互通與數據共享。具體功能如下：

1.預借開票。科研項目簽訂后，項目負責人按照對應的科研項目申請開票，財務人員審核、開票、扣稅、在財務管理系統登記票據信息。“科研經費票據管理信息系統”實現的具體功能是：⑴項目負責人網上申請開票;⑵財務人員網上實時審核開票申請;⑶“科研經費票據管理信息系統”與稅控系統對接，實現審核通過后自動開票，票據數據實時返回“科研經費票據管理信息系統”;⑷項目負責人網上實時查看業務辦理狀態，打印電子票據;⑸“科研經費票據管理信息系統”與財務管理系統對接，將票據申請人、票據號碼、開票日期、稅費金額、預借扣稅經費編號等票據信息實時推送至財務管理系統，自動生成扣稅憑證，對應票據申請人登記預借開票信息，同時將財務憑證編號回推至“科研經費票據管理信息系統”。

2.到款開票。科研項目簽訂后，科研經費到款，項目負責人網上辦理科研經費入款的同時申請開票，財務人員審核、開票、扣稅、在財務管理系統登記票據信息。“科研經費票據管理信息系統”實現的具體功能是：⑴“科研經費票據管理信息系統”與科研管理系統對接，實現項目負責人網上辦理科研經費入款后自動跳轉到票據申請界面，填寫開票申請;⑵科研管理系統與財務管理系統對接，推送科研經費入款數據到財務管理系統完成經費入賬，財務管理系統將經費編號回推至“科研經費票據管理信息系統”;⑶財務人員網上實時審核開票申請;⑷ “科研經費票據管理信息系統”與稅控系統對接，實現審核通過后自動開票，票據數據實時返回“科研經費票據管理信息系統”;⑸項目負責人網上實時查看業務辦理狀態，打印電子票據;⑹“科研經費票據管理信息系統”與財務管理系統對接，將票據申請人、票據號碼、開票日期、稅費金額、扣稅經費編號等票據信息推送至財務管理系統，自動生成扣稅憑證，對應票據申請人登記開票信息，同時將財務憑證編號回推至“科研經費票據管理信息系統”。

3.核銷票據。科研項目簽訂后，科研經費到款，項目負責人網上辦理科研經費入款的同時，核銷預借的票據，財務人員審核、調整扣稅經費編號、在財務管理系統中登記核銷信息。“科研經費票據管理信息系統”實現的具體功能是：⑴“科研經費票據管理信息系統”與科研管理系統對接，實現項目負責人網上辦理科研經費入款后自動跳轉到核銷票據界面，選擇該項目預借票據記錄，申請核銷;⑵科研管理系統與財務管理系統對接，推送科研經費入款數據到財務管理系統完成經費入賬，財務管理系統將經費編號回推至“科研經費票據管理信息系統”;⑶財務人員網上實時審核核銷申請;⑷“科研經費票據管理信息系統”與財務管理系統對接，將票據申請人、票據號碼、預借扣稅編號、到款項目編號、預借扣稅財務憑證號等信息推送至財務管理系統，自動生成核銷財務憑證，登記核銷記錄，將核銷財務憑證號回推至“科研經費票據管理信息系統”，記錄核銷狀態;⑸項目負責人網上實時查看業務辦理狀態。

4.票據作廢。項目負責人對已經開具的票據申請作廢，財務人員審核、作廢票據、調整扣稅、在財務系統登記票據信息。“科研經費票據管理信息系統”實現的具體功能是：⑴項目負責人網上申請票據作廢。⑵財務人員網上實時審核作廢申請;⑶“科研經費票據管理信息系統”與稅控系統對接，實現審核通過后自動開具紅字票據，數據實時返回“科研經費票據管理信息系統”;⑷“科研經費票據管理信息系統”與財務管理系統對接，將票據申請人、票據號碼、開票日期、稅費金額、扣稅項目編號等紅字票據信息推送至財務管理系統，自動生成紅字扣稅憑證，對應票據申請人登記紅字票據信息，同時將財務憑證號回推至“科研經費票據管理信息系統”;⑸項目負責人網上實時查看業務辦理狀態。

（三）“科研經費票據管理信息系統”的創新

1. “科研經費票據管理信息系統”是管理觀念的創新。“科研經費票據管理信息系統”打破了傳統的票據脫機管理模式，以提升效能為根本，由管理向服務轉變，由被動向主動轉變，以信息化聯通兩個部門（科研與財務部門）、四方系統（科研系統、財務系統、稅控系統、票據系統），推進科研經費業務全流程信息化管理，全面化解科研經費票據借票難、開票難、銷票難問題，強調以人為本，使管理的措施真正服務于人，同時大幅緩解了財務部門業務辦理壓力，將原本無序的、不規范的票據管理變得有序、科學和規范。

2. “科研經費票據管理信息系統”是服務手段的創新。“科研經費票據管理信息系統”的應用是信息技術和“互聯網+”模式的有效結合，是對服務手段的一項技術創新。一是科研管理系統本身的升級，將票據業務融入到科研管理系統中，實現項目與票據關聯，規范管理;二是科研、財務、稅控、票據系統四方互聯互通，構建票據數據傳遞機制，實現網上借票、開票、廢票、銷票業務協同，大幅提升了系統的智能化程度，優化服務;三是利用信息技術全面實現了科研經費電子票據改革，一次不用跑，創新應用。

3. “科研經費票據管理信息系統”是業務流程的創新。“科研經費票據管理信息系統”全面重構了科研經費業務流程與票據業務之間的關系，實現了業務流程的創新。確定以科研項目為中心，使票據的辦理與科研項目保持一致，構建更規范、更便捷、更高效的業務流程，將票據業務的辦理完全融入到科研經費入款業務流程中，在經費入款的同時完成開票和核銷，使項目、經費和票據三者有機的結合起來，使科研經費網上一站式管理和服務的實現又向前邁進了一大步。

四、結語

科研管理信息化是變革科研管理和創新服務方式的重要手段。通過信息化變革科研管理和服務模式，創新科研經費使用和管理方式，更好地服務于科研管理決策，服務于廣大科研人員創造性科研活動。科研經費票據管理信息化的應用是科研管理信息化系統建設的內容之一，它有效的提升了高校科研票據管理和服務的效能，進一步推進了科研經費全流程網絡化管理和服務的建設進程。科研管理信息化的革新仍在繼續，以信息化應用創新，推進高校科研治理方式變革，實現制度創新、流程再造、部門協同，破除深層次障礙，激發高校科研創新活力，將成為其后續發展的焦點。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國發票管理辦法》

[2]《財政部關于印發<行政事業單位資金往來結算票據使用管理暫行辦法>的通知》（財綜〔2010〕1號）

[3]《財政部關于行政事業單位資金往來結算票據使用管理有關問題的補充通知》（財綜〔2010〕111號）