新時期下企業現代化電子檔案管理探析

雷勇

摘要：隨著社會經濟的飛速發展，各企業間的競爭愈發激烈，而內部管理對企業的發展非常重要，其中檔案管理更是重中之重。目前，越來越多的企業都采用了電子檔案管理工作模式，但在具體實施過程中還是存在一定問題，難以發揮其真正的作用，因此本文將從電子檔案的定義與特點出發，對其管理中存在的問題進行了全面分析，然后提出了相應的改進策略，以供相關人員參考。

關鍵詞：新時期;企業現代化;電子檔案管理

前言

在企業發展進程中，檔案管理的重要性不言而喻，傳統的紙質檔案已經難以滿足實際需要，想要促進企業的長遠發展，還必須要重視對現代化電子檔案管理的有效落實。但是，就沒全實際情況來看，很多企業對電子檔案管理的認識還不夠充分，在具體落實過程中也存在很多問題，未能將電子檔案的優勢作用充分展現出來。因此，在新時期社會背景下，加強對電子檔案管理的深入研究與分析，具有非常重要的現實意義。

一、電子檔案的定義與特點

所謂的電子檔案，其實際就是一種虛擬化的管理形態，借助信息技術來構建電子化、虛擬化的檔案，通常儲存在計算機內，方便修改、提取以及刪除。通過對電子檔案的分析可以得知，其具有如下幾個顯著特征：其一，非人工識讀性，也就說檔案信息是由數字代碼組成，只有借助計算機才能解讀;其二，系統依賴性，由于電子檔案以計算機為基礎，一旦離開了計算機系統，則所有工作都無法實施;其三，信息的可變性，電子檔案中的信息可以靈活變動，使得檔案資料的真實性與完整性大大提高。

二、企業電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案管理重視不高

通過相關研究可以發現，由于電子檔案的出現時間不長，人們對其的了解還不夠充分，因此大部分企業都是抱著一種觀望的狀態，在管理電子檔案的過程中就會因為認識不足而導致管理出現各種問題，難以將電子檔案的優勢完全展現出來。換句話來說，檔案管理人員的專業能力及思想素質都會影響到整個工作的實施效果，如果他們本身就缺乏對電子檔案的足夠了解與重視，則必然無法以正確的思想指導行動，進而導致電子檔案管理工作對企業的作用與價值大打折扣。

（二）相關的規章制度不夠健全

在企業電子檔案管理過程中，想要確保整體工作的開展效果，除了需要有理論引導和技術支持之外，往往還離不開相關的規章制度，只有制定出科學合理的管理制度之后，才能讓管理人員的各項操作有章可循、有據可依，從而提高電子檔案管理整體水平。但是，就目前實際情況來看，大多數企業在檔案管理制度方面的建設還比較落后，仍使用以往的制度體系進行電子檔案管理，一旦出現管理問題，無法對受罰人員進行有效的法律界定，執行力度也將大幅下降。

（三）電子檔案的安全隱患較大

如前文所述，電子檔案對計算機技術的依賴性非常強，所有的文件資料都是儲存在專門的檔案系統當中，因此對系統安全系數要求非常高，一旦電子檔案受到病毒或黑客的入侵，導致資料數據被篡改或偽造，將會對企業帶來非常嚴重的影響，甚至造成企業倒閉，所以安全問題非常重要。但目前實際情況來看，雖然已經有越來越多的先進技術為電子檔案提供了安全保障，但網絡病毒及黑客技術也始終在不斷發生變化，因此電子檔案的安全隱患仍比較突出。

二、新時期下企業現代化電子檔案管理策略

（一）增強對電子檔案管理的重視

無論是對企業還是個人來說，思想對行為的影響非常大，想要促進企業現代化電子檔案管理水平的提高，則首先需要增強企業對電子檔案管理的足夠重視，這樣才能保證管理人員更好地遵循相關制度條例，從而提升電子檔案管理質量。基于此，在具體的實施過程中，現代化企業應當加強對電子檔案的宣傳力度，讓全體員工都意識到電子檔案對企業發展的重要性，這樣才能為電子檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。除此之外，還需要注重提高電子檔案管理人員的思想素養，并要求他們學習最新的電子檔案管理知識與理論，不斷強化自身專業能力，如此方可進一步推動電子檔案管理的良性發展。

（二）完善電子檔案管理規章制度

沒有制度的管理就沒有執行力，為進一步保障電子檔案管理工作的高效開展，企業相關負責人還必須要重視對電子檔案管理各項規章制度的建立與完善，以便為這項工作的落實提供法律支持，并推動企業的向前發展。為此，在具體的實施過程中，應當做好如下幾項工作：其一，企業需結合自身發展情況以及國家標準規范，來制定符合實際需求的電子檔案管理制度體系，確保制度內容具有前瞻性與包容性;其二，需要建立相應的監督機制與責任機制，將責任明確到部門和個人，以此來增強電子檔案管理工作的整體效能，促使其發揮更大的作用與價值，推動企業的向前發展。

（三）保障電子檔案的絕對安全性

電子檔案最突出的問題就是信息安全問題，相對紙質檔案來說，電子檔案存在的安全隱患更多且更為復雜，如果不能保證電子檔案的絕對安全，則管理也就是失去了意義，因此必須要不斷加強對電子檔案的安全管理。具體來說，企業技術人員應對電子檔案系統進行加密處理，設置專門的訪問控制技術，防止外來人員的非法入侵，保障系統的安全性。與此同時，還需要構建文件的備份和恢復系統，這樣即便發生信息資料被竊取、丟失的情況，也能在備份系統中恢復原有資料，從而降低管理風險。除此之外，還需要加強對網絡病毒的預防，提前做好各種準備工作，比如安裝防火墻、建立入侵檢測系統等等，通過這些方式來防范人為破壞、病毒侵擾等風險。

結束語

總而言之，在檔案資料越積越多、檔案管理要求越來越高的背景下，企業想要實現更加長遠的發展，就必須要重視對電子檔案管理工作的優化與創新。為此，作為企業相關負責人，不僅要提高對電子檔案管理的進一步認識與了解，同時還要正確看待當前電子檔案管理中存在的問題，并積極采取有效措施來改善這些問題。只有這樣，才能更好地發揮出電子檔案管理的作用與價值，助力企業做出正確決策，進而推動長遠發展。

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