人事檔案的數字化管理

廖賢達 劉中花

人事檔案是個人成長的全部過程的真實記錄，是一個人思想品德、個人閱歷、業務才干、工作實績等各方面的綜合體現，是單位或部門建立高能力高素質人才隊伍的牢靠依據。在新時代背景下，轉變人事檔案管理模式，充分利用計算機技術和數字化網絡工具實行人事檔案數字信息化管理，能夠極大地節省人力物力資源，保障人事檔案資料的安全性，對人事檔案管理工作達到事半功倍的效果，有利于人事檔案管理走向規范化、數字化。

數字信息化管理查閱的靈活性

干部人事檔案一般按內容細分為十大類，第一類是履歷類材料；第二類是自傳和思想類材料；第三類是考核鑒定類材料；第四類是學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料，第四類按學歷、職稱、學術教育培訓又分為3個小類；第五類是審查、審計、審核和申訴以及廉潔情況類材料；第六類是黨、團類材料；第七類是表彰獎勵類材料；第八類是違規違紀違法處理處分類材料；第九類是工資、任免、出國和會議代表類材料，按工資、任免、出國和會議代表又分為3個小類；第十類是健康檢查工傷事故、治喪檔案報送審核、公務員申訴等其他材料。十大類材料可按照材料形成的時間排序，也可按照材料的內容以及材料之間的內在聯系排列順序。

傳統的紙質人事檔案管理，絕大多數是將檔案資料以人員為單位按十大類別存放在檔案盒或文件柜里，查閱檔案要翻箱倒柜找盒子，很是不方便，工作效率低下，并且容易造成原始檔案的損壞、蟲咬、霉爛等，管理起來工作量大、查詢利用率低，很難適應新時代人事檔案管理的需要。干部人事檔案實現數字信息化管理，運用計算機技術對人事檔案的十大類信息進行掃描、加工，分類存儲到計算機數據庫指定位置，需要時通過系統軟件實現一鍵查詢和打印，同時可以在網絡上實時共享調用，體現出人事檔案數字信息化管理的靈活性、方便性，提高了人事檔案管理工作效率。

數字信息化管理的持久保護性

人事檔案紙質資料是記載個人成長歷史最原始的信息，具備法律性、原始證據性等特點，特別是在涉及個人切身利益的選拔任用、職稱評審、工資晉級等方面，有著重要的憑證作用，顯而易見，保護好人事檔案紙質載體是何等的重要。實施人事檔案數字信息化管理，使用計算機強大的檢索功能查閱電子檔案，能夠解決原始紙質檔案資料因頻繁接觸而造成的破損等問題，達到持久保存和保護人事檔案資料的目的，同時也省去了逐卷逐頁查找檔案資料的時間，減少了紙質檔案資料翻閱次數，極大地提升工作效率。

數字信息化管理的安全性

人事檔案資料具有完整性、真實性、可靠性、機密性等特性，是檔案管理工作的核心，只有具有這些特性的檔案資料才能為單位或部門提供科學可靠的決策依據。偽造、涂改檔案資料的現象近年來屢屢被曝光，在社會上造成惡劣的影響，這些現象反映了當前檔案管理工作中存在一定的安全漏洞。實施檔案數字信息化管理，設置查閱檔案的審批權限范圍，系統日志查詢自動記錄每一次查閱檔案資料操作過程，個人檔案信息內容的更改和操作的具體日期在系統日志上留有詳細記錄，從源頭上杜絕了檔案資料在整理、歸檔、收集、轉出等環節中出現人為的偽造、涂改檔案現象，確保了人事檔案資料的安全。

數字信息化管理的可行性

利用計算機技術將傳統的紙質干部人事檔案資料通過掃描轉化為JPG或PDF格式并加工后存儲在計算機預設的數據庫中，這種保存方式安全長久、可隨時調用、不易丟失，在Windows操作系統下搭建Apache服務器軟件、PHP程序語言、MySQL數據庫并配置相關參數后在網絡上進行信息交互，利用PHP程序語言通過Web信息服務端口對存放在數據庫的JPG、PDF等文檔進行增加、刪除、查詢、修改、排序等操作，實現人事檔案數字信息化管理。通過對十大類人事檔案材料的增加、修改、刪除等操作，可以實現自動關聯個人檔案目錄，實時上傳個人相關檔案材料、導出個人檔案目錄及所有檔案材料。只要鼠標輕輕一點就能實現干部人事檔案十大類資料的調檔，操作方便快捷，省去了人工翻查人事檔案資料的繁瑣，極大地節約人力物力資源，提高了干部人事檔案管理的工作效率。

全國干部人事檔案專項審核工作和《廣西氣象部門干部人事檔案專項審核工作實施方案（2019—2021）》的開展，解決了人事檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等問題，特別是對干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關系等重要信息的審核，給數字信息化管理的實施提供了有利條件，保證了數字信息化管理的數據真實性和完整性。

2017年7月1日國家質量監督總局和國家標準化管理委員會聯合發布了《干部人事檔案數字化技術規范》，對人事檔案數字信息化管理的實施提出新的要求和技術規范，對人員、目錄建庫、紙質檔案掃描、圖像處理、圖像數據存儲、數據驗收、數據交換共享、數據備份、數據安全管理等一系列環節的相關標準作出明確的規范，對干部人事檔案數字化、檔案信息、數字檔案管理信息系統、原始圖像數據、優化圖像數據等術語給出了標準的定義和解釋，規定干部人事檔案數字化信息管理的信息數據必須具備真實性、完整性、可用性、安全性。

實現人事檔案數字信息化管理是新形勢下的新要求，順應新時期信息化技術發展狀況，采用數字信息化管理手段，能夠極大地提高人事檔案管理的便捷性，降低人事檔案管理的人力財力成本，有利于人才資源潛力的開發，為干部提拔任用提供可靠依據，有效提高人事檔案的管理利用效率。檔案數字化建設是順應時代潮流、緊跟時代發展的新舉措新要求。它將進一步推動我國檔案管理事業的發展，加快社會進步的步伐。

作者單位 廣西百色市氣象