檔案管理的重要性與作用

宋振華

摘 ?要：檔案是一切工作和社會進步發展的跟蹤和記錄，是這個工作發展的全程見證，因此檔案具有無可比擬的參考使用價值。不可否認，現實檔案管理工作中還存在大量問題需要解決，只有正確認識和對待存在的問題，才能更好的改進檔案工作，為檔案長遠發展打好基礎。

關鍵詞：檔案;管理;重要性和作用

檔案在社會發展中形成，具有促進社會發展不可替代的價值作用它的文字的原始性，圖片的真實性，可以全面反映整個歷史發展過程，還原真實的基礎面貌，在促進社會發展質量，助力經濟建設方面發揮著巨大的力量，因此做好檔案工作成效顯著。但是，在檔案工作過程中，仍然會遇到很多現實的問題和障礙，需要盡快予以解決，促進檔案工作的持續發展。

1.檔案管理工作的意義

檔案工作具有多方面的工作特性和無可比擬的價值，在實際工作生活中發揮著服務支撐性作用。一是促進社會文明發展。檔案具有重要的文化價值，是文化元素的集結體，大量的優秀歷史和傳統文化在檔案中都有體現，沉淀濃縮的文化價值通過管理開發，可以有效助推社會文化文明發展，促進社會進步。一是發揮著經驗借鑒性作用。檔案是先輩們開展工作的真實記錄，集結了大量的工作生活經驗，其中的歷史過程記錄和形成的大量數據信息通過研究，并進一步開發，可以發現很多可以借鑒的經驗，用于我們的現實工作指導，提高工作效率，促進工作有效開展。二是發揮著依據性作用。從檔案中我們可以探尋一切工作事物發展的痕跡和規律，為工作規范化開展提供支撐，做到工作有依據，發展有根據。在社會競爭異常激烈的今天，社會發展快速而多樣化，甚至有的事情錯綜復雜，就需要規范化的管理來維持工作秩序，通過查閱檔案資料完善管理，讓檔案的堅強支撐為建立有序的工作秩序提供保障。由此可見，檔案的作用價值明顯而重要，在服務發展中處于重要的地位，只有強化各項工作管理，全力推進檔案價值發揮，才能服務檔案的長遠發展。

2.檔案管理工作的重要性

2.1檔案管理工作有利于傳承單位文化

文化體現了一個單位的精神文明與思想底蘊，檔案記錄著單位的文化信息，其內容包括了單位的發展歷史、黨政管理、人力資源及基礎建設等資源，也包括著每一次活動的記錄、每個工作人員的調動信息及日常的運行記錄等信息，檔案信息全面又詳細，反映著一個單位的全貌，因此，做好檔案管理工作對一個單位的文化傳承具有重要意義，對單位的精神文明建設也意義深遠。

2.2做好檔案管理工作有利于規劃單位未來發展

檔案記錄著單位發展的最原始的資料，其內容真實又廣泛，為規劃其未來發展提供重要參考依據。由于檔案真實的記錄了單位的發展軌跡，包括照片、錄音錄像資料，都是第一手資料，沒有被篡改和編寫，很多資料也都有當事人或負責人簽名等，能真實的反映歷史，真實的反映位的發展歷程，是最有利的證據參考。通過查閱檔案資料，能全面了解一個單位的發展史，進而據單位特色對未來的發展方向進行規劃。

2.3做好檔案管理工作有利于單位人員分配

檔案的價值還在于其詳細的包含了一個單位所有工作人員的履歷信息等，包括學歷信息、工作經歷、家庭信息等，充分的反映了一個人的人生經歷。這些檔案信息一方面為人事招聘提供重要參考，人事可參考個人的履歷判定其是否適合單位工作。另一方面可為單位分配工作提供依據，通過對個人檔案信息的分析，深入了解員工的特點特長及經驗優勢，從而做到知人善任。同時，員工的晉升及調動也需要參考檔案信息，所以做好檔案管理工作在人員分配方面具有十分重要的作用。

3.檔案管理在現代檔案管理中的作用

3.1促進檔案管理工作的規范化

現代檔案管理工作的高效開展，離不開檔案管理基礎工作的規范化開展。檔案管理部門，需嚴格要求檔案歸檔、分類等相關環節的工作，為現代化檔案管理的高效開展提供支持。而歸檔、分類等相關工作屬于檔案管理的基礎工作，如果不對其進行嚴格的要求，那么在后期很可能會使檔案信息的準確性難以保障以及相關的檔案信息可能會有所缺失。因此，做好檔案管理工作，對檔案信息進行有效的分類和歸檔，使基礎工作能夠得到規范的開展，使檔案信息能夠準確且健全，不僅能夠提升檔案管理基礎工作的質量也能為現代化檔案管理的有序開展提供支持，讓現代化檔案管理工作向著規范和有序開展。

3.2有利于提升現代檔案管理工作的水準

檔案管理工作的質量直接關系著現代檔案管理工作的水準。在社會不斷前進的背景之下，對于檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作想要滿足其社會發展的需求，就必須跟著社會的發展而前進，創新其管理方式，進行現代檔案管理現代檔案管理需要其相關的管理人員，能夠具備一定的信息技能。但是，從事檔案管理工作人員的信息技能難以滿足現代檔案管理的要求。因此，檔案管理部門還需加強對基礎檔案管理人員新技能的培養，讓其能夠掌握一定的信息技能，能夠將其技能應用到檔案管理之中，讓其能夠滿足現代檔案管理對于人員的要求。以便于檔案管理人員能夠在其工作中，更為高效，也能確保檔案信息的準確性和安全性。因此，做好檔案管理基礎工作，能夠提升現代檔案管理的水準。

3.3為檢索工作提供便捷

現代檔案管理工作的目的是為了將相關的信息進行有效的存儲、分類以及保管，當相關人員有需要的時候，能夠快速準確的將信息提供給相關人員。而對信息進行有效分類與錄入，則屬于檔案管理工作。因此，檔案管理人員在其工作過程中需要不同的檔案類型進行準確的分類，在分類完成之后，則需對每一個類別的檔案信息進行詳細的錄入，錄入完成之后，則要檢查其錄入信息的準確性，確保所入的信息準確無誤。之后，則要對檔案進行標號，以便于后期查找。由于檔案的信息量繁多，為使其后期查找更為便利，需設計相關的檢索程序，后期在進行檔案檢索時，可以將直接檢索其標號、類型、關鍵詞等。以節省檢索過程的時間，使檢索更為高效。同時，檔案管理工作一個較為重要的部分就是對其檢索系統進行日常維護，在平時的工作過程中，應留心關注與觀察其檢索結果是否存在問題，以及時對其進行維護，為現代化檔案管理的高效檢索工作而助力。

4.結束語

為促進現代檔案管理創新發展，還需加大工作實施及管理力度，完善現代檔案管理工作流程，確保各項工作有序實施，引起人員對工作實施重視度。提升工作開展與實施效率，促進現代檔案管理創新發展，提高管理工作效率與質量，加大投資力度，拓展檔案管理信息化發展，促進現代檔案管理智能化發展。

參考文獻：

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