人事檔案信息化管理的瓶頸及應對措施探討

文/劉思含

當今，在以人為本、崇尚科學發展的時代，人事檔案信息化管理具有重要的意義。本文通過分析目前人事檔案信息化管理工作存在的問題，結合人事檔案信息化管理工作的一些作法，提出了有針對性的解決辦法與措施，以便與同行業者交流與切磋

現代高科技手段賦予人類社會生產、生活、工作許多簡單、快捷、高效，人事檔案的信息化管理也不例外，它借助計算機、掃描儀、網絡等各種現代信息技術在很短的時間內就能實現檔案信息的接收、審核、錄入、存儲、轉遞和查閱、借閱服務等一系列事項。但人事檔案的信息化管理不僅僅局限于此，還在于將這些高科技現代信息技術貫穿于整個人事檔案管理工作的全過程，如，提高人事檔案的安全性、擴大了檔案的使用功能、降低人事檔案管理成本、實現檔案的存在價值等方面。本文結合日常的人事檔案信息化管理工作，認為目前在人事檔案管理工作中，還存在一定的問題，有待于進一步改進與提高，并通過分析研究解決辦法與措施。

一、制約人事檔案信息化管理的瓶頸問題

制約人事檔案人事信息化管理的瓶頸問題，主要有以下幾點：

一是檔案信息化管理工作未得到重視。在我國，一些企事業單位認為人事檔案管理工作不重要，認為人事檔案工作不重要，因此，在人事檔案管理中人員大多都是行政人事部的人員兼職，沒有專業的人事檔案管理者。這樣會導致人事檔案管理不規范、檔案資料缺失遺漏、甚至丟失等等。而人事檔案又是記錄著單位人才成長的重要佐證，不管是對單位還是對個人來講，人事檔案對評價人才、薪資提升、人才利用等方面都發揮著巨大作用，有很大的存在價值。近年來，人事檔案管理工作雖然引入了初步的信息化管理模式，但是還局限于最原始的數據錄入，不能發揮人事檔案信息化管理的簡單、快捷、便利等作用。因此，要想普及人事檔案信息化管理，首先要從提高思想觀念入手，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性。

二是人事檔案信息化管理系統建設資金投入不足。目前，人事檔案信息化管理建設離不開計算機和網絡，而這些需要不斷地升級改造，包括軟硬件的升級，提升基礎設備的優良性。而目前的人事檔案信息化管理工作中，由于資金投入的嚴重不足，使得人事檔案信息化管理建設中，沒有專業特定的應用程序支撐完成，軟件之間不能有效地兼容，如兼容數碼相機、掃描儀，或者其他管理系統模塊，最常見的就是廠家、型號、格式之間不相互兼容，使得人事檔案管理工作信息化程度大打折扣。

三是人事檔案信息化管理制度建設不完善。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞。在人事檔案管理信息化的日常工作中，由于是電子存貯信息，沒有有效的監管制度，使得人事檔案管理制度不完善，主要體現在三個方面：其一，人事檔案的收集要及時。人事檔案的資料收集是伴隨人事檔案的周期的，是一個漫長的過程，需要隨時收集并整理的。而往往在工作中，只是對最初的人事檔案進行收集，并未對后續的待收集資料進行收集，造成資料的缺失或遺漏，無法彌補。其二，人事檔案資料的規范性不夠。好多人事檔案中收集的資料不能滿足人事檔案的要求，不規范地存在于人事檔案中。其三，人事檔案中資料的真實性有待于提高，存在隨意改動或造假行為。在日常的人事檔案管理過程中，相關管理人員未對人事檔案資料內容的真實性、準確性進行及時核對，出現錯誤或者偽造信息。

二、應對措施

針對存在問題，特提出以下改進措施：

一是高度重視人事檔案信息化管理工作。在單位的管理中，要以人為本，為單位全心全意做好服務工作。那么，做好人事檔案信息化管理就首當其沖，這將便于單位領導能更好地優化人員配置，人盡其才，發揮單位的最大人才資源優勢，充分體現出人事檔案信息化的存在價值。這種重視也能構建出優良的人事檔案信息化建設環境，同時，也能激發人事檔案管理人員的工作積極性和主動性。

二是制定完善人事檔案管理制度。單位應當緊跟時代發展的腳步，逐步構建出多元化信息管理制度，以單位人事檔案實際情況作為依據，編制出可操作、適用性強的人事檔案管理制度。這樣，才能滿足單位人事檔案整理原則當中提出的各項要求，才能保證人事檔案的收集、歸檔、鑒定等各項工作的規范化和標準化；才能構建人事檔案信息完整性和準確性；才能便于人事檔案管理工作的統一性。同時，在該管理制度中要明確人事檔案信息化系統的使用注意事項、訪問權限、界限，要建立責權懲罰制度、追究制度，確保人事檔案信息安全性。不按照相關制度使用該系統，如使用不被允許的存儲器與安裝有人事檔案信息化系統的計算機連接，誰出錯誰負責。對裝人事檔案信息化系統的計算機采用獨立的局域網，應與單位其他網絡隔離。

三是投入足夠的能支撐人事檔案信息化管理的系統建設及運行資金。人事檔案信息化系統建設需要足夠的資金才能保障基礎設施的建設，比如硬件設施費用、網絡和軟件費用，才能構建本單位的人事檔案信息化管理系統。隨著科技發展要與時俱進，在基礎建設上，還需要定期地對該系統進行檢查、維護、升級，確保人事檔案信息化管理系統正常運行。該系統的維護升級包括兩部分，一部分是網絡及軟件的維護升級，有助于人事檔案信息化管理系統空間更寬廣、更強大；另一部分是人事檔案信息的維護更新，這有助于人事檔案信息資料能夠及時得到收集、補充、完善，在使用人事檔案信息時才能更準確、全面地了解檔案內容，這個升級更新一直將伴隨著人員調動、成長的漫長過程。

四是提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，提高人事檔案的利用效率。人事檔案信息化程度越高，對相關的管理人員要求就越高。這種人員要既懂人事檔案專業知識，又懂計算機信息化專業知識，這樣的人才才能在人事檔案信息化管理工作中發揮專業知識、游刃有余。當前，單方面的人事檔案管理人員或計算機信息化人員都不能很好地發揮作用。要發揮人事檔案信息化管理的最佳效能，就要提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，對人事檔案管理人員要定期地進行計算機信息化方面的專業培訓，節約人事檔案信息化管理成本。同時，在單位的職稱評定、組織任用、組織培養等方面也要加強人事檔案信息化管理系統的利用，通過大數據信息化對比擇優而取。在職工辦理退休人員手續時，能一次性地提供更全面詳細的個人信息資料。從而真正做到服務于單位，服務于員工，服務于社會，不斷提高人事檔案的使用效率。

毋庸置疑，人事檔案信息化管理工作是一項很重要的工作。人事檔案信息化管理為人事檔案管理提供了更簡單、快捷、準確的方式，為人員的優化配置、人盡其才發揮了很大的優勢，擴大了人事檔案的使用功能，實現了人事檔案的存在價值。但是，時下人事檔案信息化管理建設發展緩慢，只有不斷地提升思想觀念，加大資金投入，健全人事檔案信息化管理制度，推進人事檔案管理信息化進程，方能使其更好地服務于社會、服務于經濟建設、服務于廣大民眾。