企業(yè)文書檔案管理工作探討

文/王向利

企業(yè)文書檔案是企業(yè)檔案重要的組成部分，文書檔案的形成與利用，為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步提供了有力的支撐。在大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)，文書檔案包括的合同、標(biāo)書、建設(shè)許可證等均有重大的商業(yè)價(jià)值，直接關(guān)乎到企業(yè)安全與發(fā)展。對這類文件的妥善管理，有利于提升企業(yè)的競爭力，乃至于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展

企業(yè)文書檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，強(qiáng)化文書檔案的管理，對企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的競爭力，頗為重要切莫小視。筆者對企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行思考與探討，并期望與大家進(jìn)行交流，以求共識(shí)。

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

縱觀企業(yè)文書檔案管理，近些年來普遍得到了重視，這是好的一面，但是反映出來的問題也很多，應(yīng)該引起各方面的高度重視。其問題主要在于：

其一，企業(yè)對對文書檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠，企業(yè)員工對檔案的無形資產(chǎn)認(rèn)識(shí)不足。不言而喻，企業(yè)的資產(chǎn)，包括有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)，而無形資產(chǎn)也是公司資產(chǎn)的一部分。雖然企業(yè)的文書檔案記載了業(yè)務(wù)活動(dòng)，但整體屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)在制造、營運(yùn)、與生產(chǎn)中所發(fā)生的業(yè)務(wù)記錄、合同、專利以及相關(guān)文件也是很重要的無形資產(chǎn)。這類檔案資料作為無形資產(chǎn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供收益。不過，當(dāng)前許多企業(yè)都因現(xiàn)存的文書檔案資料管理要求標(biāo)準(zhǔn)化的原因，一些人專心關(guān)注合并有形資產(chǎn)，而文書檔案這一無形資產(chǎn)沒有得到應(yīng)有的重視。

其二，企業(yè)對文書檔案管理工作重視程度不夠，管理模式不規(guī)范。現(xiàn)代企業(yè)對其管理方式十分重視，并且運(yùn)用高級(jí)業(yè)務(wù)管理方式完善企業(yè)業(yè)務(wù)開發(fā)步驟。不過，當(dāng)關(guān)系到企業(yè)文書檔案的時(shí)候，不能在平日一般任務(wù)內(nèi)開展管理，或許因整體缺乏有關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，對文書資料管理不加注重，文書檔案管理的體系不健全和沒有相應(yīng)的管理辦法，未能聘請長期管理人員，工作時(shí)沒有有關(guān)部門和專門的聘用要求，檔案管理員或許未能遵照有關(guān)要求，在工作時(shí)，資料管理不細(xì)致，后果就是文件資料不完整，檔案不齊全，以及在查找中存在某些方面檔案文件缺失、雜亂的現(xiàn)象。

一直以來，有些企業(yè)在發(fā)展過程中只注重經(jīng)濟(jì)收益，往往忽略了文書檔案管理對公司的重要作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及管理層對于文書檔案的管理工作并不了解，認(rèn)為文書檔案的管理工作非常簡單，不需要將太多的人力以及財(cái)力投入到文書檔案的管理工作中。所以，許多企業(yè)將減少文書檔案管理的成本投入和提升企業(yè)生產(chǎn)效率作為企業(yè)的管理目標(biāo)。企業(yè)的其他部門與文書檔案管理部門之間的配合度在很大程度上也影響著企業(yè)文書檔案管理工作。大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為文書檔案管理不能作為管理體系關(guān)注重點(diǎn)，因此不需要特別地重視文書管理工作，并且檔案材料的信息并不完善，因此，對于文書檔案管理部門而言這些都是目前需要解決的問題。文書檔案在沒有相應(yīng)的業(yè)務(wù)作為支持的情況下，則會(huì)導(dǎo)致文書檔案的管理人員沒有工作目標(biāo)，因此就很難去了解文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展中所起的作用。如果企業(yè)不對文書檔案管理部門進(jìn)行規(guī)范化要求，則會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作很難得到改善。

二、企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新路徑

搞好企業(yè)文書檔案管理工作，是企業(yè)發(fā)展的必然。筆者通過思考與研究，特提出以下企業(yè)文書檔案管理開拓的創(chuàng)新路徑：

其一,創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理模式。對于不斷發(fā)展和進(jìn)步的企業(yè)，企業(yè)一定要經(jīng)過變革來達(dá)到利潤的上漲。企業(yè)的文檔管理一定要伴隨著時(shí)代的進(jìn)步而變革。企業(yè)管理者一定要完善管理思路，并且依據(jù)任務(wù)和規(guī)劃開創(chuàng)新的文檔管理方式。第一，公司要發(fā)掘出高效、簡短、清晰并且功能全面的管理體系，明確好職責(zé)與責(zé)任的管理模型。第二，管理體系中要特別設(shè)立高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，設(shè)立的機(jī)制能夠一同推進(jìn)文檔的管理，把當(dāng)下的公司運(yùn)營與社會(huì)發(fā)展的供需關(guān)聯(lián)起來。第三，密切關(guān)注管理體系相關(guān)的文檔管理系統(tǒng)的建立，這個(gè)系統(tǒng)需要依據(jù)公司運(yùn)轉(zhuǎn)情況來完善，并且以科學(xué)與“存檔”的辦法集中執(zhí)行。管理原則是根據(jù)管理內(nèi)容的規(guī)定，其中有檔案規(guī)劃要求，文檔管理辦法以及有關(guān)的政府規(guī)定和法律，這些能夠保障優(yōu)質(zhì)的管理任務(wù)系統(tǒng)，來確保管理人員以合理高效的辦法開展管理工作。

其二，更新思想觀念與思維方式。為了使文書檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮作用，企業(yè)則需要轉(zhuǎn)變思想觀念與思維方式，提高對文書檔案的管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。首先，企業(yè)管理層需要轉(zhuǎn)變舊有的傳統(tǒng)觀念，要深入地了解文書檔案的管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。與此同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)該為文書檔案管理部門適當(dāng)?shù)卦黾庸ぷ魅藛T和設(shè)備的投入。進(jìn)而，企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案管理工作的宣傳，以此來提高人員對文書檔案管理工作重要性的認(rèn)知，促進(jìn)企業(yè)各部門對文書檔案管理工作的支持與配合。最后，文書檔案的管理工作人員也需要更新自我思想觀念，愛崗敬業(yè)，拼搏向上，全面了解文書檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展所扮演的重要角色，轉(zhuǎn)變其工作態(tài)度并積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，認(rèn)認(rèn)真真地做好自己所擔(dān)當(dāng)?shù)奈臅鴻n案管理工作。

其三，創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段。由于企業(yè)的文書檔案管理工作專業(yè)性要求很高，因此需專業(yè)能力較強(qiáng)的工作人員，因此企業(yè)需要對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)技能水平。首先，因?yàn)樵撆嘤?xùn)對文書檔案管理至關(guān)重要，因此企業(yè)需要為檔案管理人員提供充足的預(yù)算，并且使管理人員能夠充分地了解存檔功能的作用，以此來促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的有效運(yùn)行。其次，企業(yè)可以推出相應(yīng)的激勵(lì)辦法來吸引文書檔案管理的優(yōu)秀人才，企業(yè)還需要加強(qiáng)對檔案管理的后備人員開展培訓(xùn)，主要是建立企業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此來提高檔案管理人員解決問題的水平。此外，企業(yè)在進(jìn)行管理培訓(xùn)過程中需要打開管理人員的視野，讓其能夠全面地了解文書檔案的管理工作。還可以通過與內(nèi)外部檔案管理人員進(jìn)行互動(dòng)交流，以此來促進(jìn)企業(yè)的檔案管理人才素質(zhì)不斷提高。

其四，創(chuàng)新信息化工作方式。現(xiàn)階段，文書檔案管理流程的開發(fā)工作作為目前企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，第一，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變其觀念和檔案管理工作模式，積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方式，并迅速建立起企業(yè)的數(shù)字檔案管理方式，以此發(fā)揮檔案管理的作用。第二，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)文檔分發(fā)和調(diào)查管理與文檔共享來供給能夠符合業(yè)務(wù)要求的軟件支持，并且完善信息關(guān)聯(lián)設(shè)備的設(shè)施支持。建立安全系數(shù)很高的網(wǎng)絡(luò)，對數(shù)據(jù)傳送節(jié)點(diǎn)開展安全管控和對數(shù)值文檔的儲(chǔ)存以及利用提供保護(hù)。為了提升文檔的信息化管理能力，可以為公司高層提供各類學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會(huì)，對管理系統(tǒng)知識(shí)展開培訓(xùn)。對文檔管理領(lǐng)導(dǎo)者來說，需要全面了解文書檔案管理的任務(wù)。第三，通過了解不同類型的文書檔案管理模式，但都需要包含文檔管理的各個(gè)方面，一定要設(shè)立業(yè)務(wù)信息管理要求，并且一同分享文檔訊息以鑒別文檔的價(jià)值，以此來確保最大限度發(fā)揮其作用。

其五，企業(yè)檔案管理制度法制化。文檔管理中最關(guān)鍵的是文檔代碼的革新與傳播。為此，企業(yè)首先需要完善文檔管理功能。在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的管理文檔團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)人員應(yīng)該包括副總裁、部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室負(fù)責(zé)人等，團(tuán)隊(duì)其他人員應(yīng)是每個(gè)部門的重要一員，這個(gè)團(tuán)隊(duì)一年能至少開兩次有關(guān)文書檔案的管理工作會(huì)議，主要是處理企業(yè)文書檔案管理過程中所產(chǎn)生的問題。還要設(shè)立互聯(lián)網(wǎng)來對文書檔案進(jìn)行管理。除了在企業(yè)內(nèi)部成立專門的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)之外，還要明確要求各個(gè)職能部門與重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門的成員，重視文書檔案管理工作。文檔管理部門每年能夠開一到兩個(gè)專題會(huì)議，分享和總結(jié)文檔管理工作。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)管理政策的法律，創(chuàng)建科學(xué)的管理系統(tǒng)，每一個(gè)公司還要遵循我國檔案部門所制定的法律法規(guī)，建立符合自身特色的文檔管理系統(tǒng)。

總而言之，在企業(yè)的發(fā)展過程中，文書檔案記錄了企業(yè)從創(chuàng)辦到不斷發(fā)展壯大的全過程，同時(shí)也為企業(yè)未來的發(fā)展提供有力的支撐與保障。如今，面對大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的總趨勢，文書檔案的信息化管理已經(jīng)提到重要議事議程，企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷創(chuàng)新文檔管理新模式，增強(qiáng)文書檔案資料管理的可靠性、安全性，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作效率和服務(wù)功能，為加快企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。