高校校友檔案形成與管理研究

潘君

關鍵詞：高校校友;檔案;檔案管理

一、引言

高校校友擁有的關系、人才、產業(yè)和信息等資源能夠源源不斷地支持母校的發(fā)展，因此，許多高校都非常重視校友資源的利用和開發(fā)[1]。高校校友檔案作為見證母校與校友情誼的文件載體，完善重視其工作建設不僅能夠更大發(fā)揮校友資源的作用，還能豐富高校校園文化[2]。現(xiàn)在，對于高校校友的檔案收集管理并沒有一個標準的體系，檔案館雖然資源多種多樣，但其構成極不均勻，大多都是宏觀、綜合性的行政類檔案，典型而具體的微觀材料較為少見。因此，探索高校校友檔案的形成與管理具有非常重大的意義。

高校校友檔案承載著校友育人模式，貫徹好校友檔案制度，既充分利用學校資源，又是推行德育教育的創(chuàng)新舉措[3]。高校校友檔案要充分發(fā)揮其文化價值和社會價值，就要展現(xiàn)多方面的功能，努力提升檔案的利用率[4]。要想做好高校校友檔案的建設工作，開發(fā)利用其潛在價值，不僅要認識到此工作的意義所在，還要加強高校建立校友檔案的意識、提高人員專業(yè)程度和資金投入[5]。建立校友檔案，除了借鑒其他高校或企業(yè)的檔案管理經驗，還要考慮現(xiàn)代化的輔助手段，比如校友檔案服務平臺，就是集合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、觸屏查詢系統(tǒng)、多媒體宣傳等于一體的創(chuàng)新舉措[6]。但是，由于高校校友檔案管理制度并不成熟，在投入、歸檔、執(zhí)行和利用等方面還存在著較多問題[7]。校友檔案管理工作嚴重滯后于校友工作的進度，也是高校校友檔案管理落后的一方面體現(xiàn)[8]。因此，從形成與管理的角度來研究高校的校友檔案，對于進一步完善高校校友檔案的工作制度具有重要的借鑒意義。

二、高校校友檔案的形成

（一） 高校校友檔案的形成部門

1、教務系統(tǒng)。教務系統(tǒng)是高校的重要部門，專門負責與教學相關的事務。因此，由教務系統(tǒng)所產生的學籍檔案是校友檔案的主要組成部分，它包含了各個校友在校時期的具體學習狀況。

2、學工系統(tǒng)。學工系統(tǒng)的主要職責是對全體學生進行思想道德教育和日常生活學習的管理，全面了解高校學生在思想、學習、生活上的具體情況。在學工系統(tǒng)運作中所產生的學生檔案，大多是與學生日常學習、生活及思想相關聯(lián)的。

3、學校社團。高校社團是學生大學生活的重要體現(xiàn)，對校園運作有著不可忽視的作用。五花八門的社團活動會隨之產生許多與之相關的文檔，記錄著高校學生的課余生活狀況。

4、班級內部。班級是大學里最重要也是活動參與度最高的集體單位，每個學生的表現(xiàn)情況一般都收錄在班級檔案之中，每個班級檔案的收納保管、移交等工作由各班班委負責。等到畢業(yè)，班委還會作為各班的校友聯(lián)絡員，負責畢業(yè)后聯(lián)系校友，記錄和上傳校友活動等。

5、校友會。校友會能幫助聯(lián)絡世界各地的校友，可以調度校友的資源，將各個校友的力量凝聚起來，加強對于在校學生的培養(yǎng)。這個部門的主要職責是與學工部門、檔案處、班委會成員等一起組織一些校友檔案的收集整理和評價等活動。

（二） 高校校友檔案的形成過程

作為高校檔案的主要組成部分，校友檔案客觀地記錄了學生讀書時期的學習、生活和各類實踐活動[9]。在形成高校校友檔案的過程中，通常需要多個部門進行合作，最后將產生的文件移交給檔案部門。

（三） 高校校友檔案的形成要求

1、主動生成。高校檔案應在學生學習、生活等各類活動中自然產生，它們應表現(xiàn)出主動性，即要有意識地在不同的實踐活動中留存下來，并早日將其轉變成檔案。

2、系統(tǒng)完整。高校校友檔案需要保持系統(tǒng)完整，但由于檔案館的存儲容量有限，且需要保留有價值的文件，所以這種完整性是相對的。為了系統(tǒng)的完整性，不僅需要收集學籍類的檔案，還要采集有關教師和學生的科研成果，除此之外，有關校友和老師之間的互動等材料也是校友檔案不可缺少的一部分。

（四） 高校校友檔案的形成特征

校友檔案的產生是學生參加各種實踐活動的自然結果，因此，校友檔案的形成存在著規(guī)律[10]。校友檔案的形成是由其歷史、研究以及記憶價值所引導的，具體來說，高校校友檔案是學生在日常學習及生活中形成的，有些是由校友自身所產生的，有些則是由各個部門機構聯(lián)合或獨立生成的。高校校友檔案形成了具有主體多元性、狀態(tài)系統(tǒng)性、載體多樣性以及過程動態(tài)性等特征[11]。在進行檔案保管時，不僅要使高校中的校友檔案與其他檔案相互聯(lián)系，又要使校友檔案保持自身的相對完整性。

三、高校檔案館校友檔案管理方法

高校校友的檔案由不同部門、班級和個人形成，盡管現(xiàn)在已經有不少高校形成了校院兩級的管理模式，但在實踐中，常常會出現(xiàn)校級緊、院級松的狀況，為此，應重視高校校友檔案二級管理體系的完善。首先，要建設健全二級管理模式的網絡體系，校級的檔案機構由校級領導直接管理，其他各個部門也都設置檔案管理職位。同時，建設雙向流動體系，不同職能部門要積極配合校級的檔案機構，校級檔案機構也要關注各部門的檔案歸檔狀況。其次，改善當前檔案員工的管理體系，做好對檔案人員的領導和管理，加強績效考核強度，把檔案工作的完成狀況作為考核指標之一，增強員工的檔案整理積極性。

（一） 增強高校檔案館校友檔案的實體管理

目前，高校檔案管理具有兩項基本職能，一是行政管理職能，即管理高校檔案工作;二是檔案業(yè)務職能，對高校檔案實行存放和利用。但實際情況是校友檔案在檔案整體規(guī)劃、檔案實體信息整合等方面沒有得到應有的重視，而高校檔案館應根據(jù)本校發(fā)展狀況及特色，開展針對性的實體檔案管理工作，更要將具有收集價值的校友檔案進行分類。全面完善檔案結構，將校友及高校的歷史記憶更加完整全面地保存下來。在形成具有本校特色的校友文件后，高校檔案館應主動接受相關校友檔案管理權，并做好校友檔案的實體管理和信息開發(fā)利用工作，通過收取、鑒證、整合及編研，充分發(fā)揮校友檔案的記憶和使用價值[12]。

高校檔案館應作為校友檔案形成與發(fā)展過程中發(fā)揮管理控制作用的核心力量，通過主持修訂完善相關標準和規(guī)范，進行檢查和指導;同時，加強對館內人員和二級檔案職能部門人員的管理培訓，使各位工作人員更深刻地了解校友檔案形成的內涵、重要性及內在要求，使校友檔案更具前瞻性和科學性。一是要進行校友檔案管理職責劃分。從各學院、班級、輔導員、團學組織、機關單位等不同主體出發(fā)，將校友檔案規(guī)定分類制定，使各單位明確職責，檔案館等主管部門督促執(zhí)行。二是要明確歸檔范圍，掌握歸檔方法。高校作為人口流動最大的場所之一，每年都會接受數(shù)量龐大的新生，且學生檔案形成數(shù)量不同，要掌握合理的檔案收集方法，就要有明確的收集目標，比如，以校友所在的班級為最小單位進行統(tǒng)一收集，不但可以留存?zhèn)€人的信息記錄且能完善集體記憶。除此之外，還可以統(tǒng)計到校友在校期間參加各類社團及其他職能部門所安排的活動，因此，除以班級為單位的校友檔案外，還需接收社團檔案等，明確校友檔案接收范圍。同時通過制定《校友檔案管理辦法》，對校友檔案的管理涉及到的一系列工作做出具體的規(guī)定和要求，并納入相關部門和人員的職責范圍，使用正確的歸檔方法。

（二） 推進校友檔案數(shù)字化平臺建設

通過數(shù)據(jù)媒體平臺搭建起現(xiàn)代化的校友資源交流和校友信息交互系統(tǒng)，建立高校校友數(shù)字化平臺，是除了實體檔案存放和利用之外，收集、管理高校校友檔案的重要途徑和方式。數(shù)字化檔案管理平臺可以確保網站建設當中信息資源的時效性以及準確性，對數(shù)據(jù)進行實時更新，幫助校友隨時隨地通過網站了解到高校發(fā)展狀況以及其他校友情況，高校檔案管理部門和相關校友會可以通過建立集成化、現(xiàn)代化的校友檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，促進校友之間更加親密的交流，加強高校與校友之間的聯(lián)系與合作。

高校檔案信息化系統(tǒng)是校友檔案數(shù)字化平臺建設的重要依托。第一，要先行完整收集、保存紙質校友檔案，輸出為相應電子檔案，確保校友檔案數(shù)字化。第二，要逐步建立可實現(xiàn)校友檔案信息的校友檔案系統(tǒng)和網絡信息平臺，確保校友檔案管理的信息化。第三，推進檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)相結合，實現(xiàn)校友檔案各方面工作的集成化，提高工作效率。

結束語

校友檔案是高校檔案館資源的重要組成部分，是獨屬于本校的寶貴財富，更可以為編撰校史提供資料支撐。目前，各高校已逐步意識到校友檔案建設的重要意義和必要性，卻缺乏一個系統(tǒng)科學的歸檔和管理方式。要通過實體檔案管理的建設、數(shù)字化檔案平臺的建設多角度推進校友檔案的管理，從而推進校友檔案信息最終的開發(fā)利用，為高校發(fā)展打下人才基礎。