基于人力資源管理視角的高校人事檔案管理探究

【摘要】人力資源管理的核心是“人盡其才”，通過挖掘人才的最大價值，為高校各項工作開展和實現長遠發展提供人才支撐。從支持和服務人力資源管理的角度探究人事檔案的開發利用策略，成為當前高校發揮人才優勢、提高競爭實力的一種有效手段。本文首先從輔助人事決策、實現自我價值等方面，概述了人事檔案對人力資源管理的重要作用，隨后針對當前國內高校在人事檔案管理上存在的一些共性問題，分別從完善檔案管理流程、創新檔案管理形式、樹立檔案服務意識等方面，總結了面向人力資源管理的人事檔案開發利用策略，對高校進一步提升人力資源服務水平和利用效率有一定的借鑒。

【關鍵詞】人力資源管理；人事檔案；服務意識；資源共享

【中圖分類號】G275 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）06-214-03

【本文著錄格式】劉明明.基于人力資源管理視角的高校人事檔案管理探究[J].中國民族博覽，2021，03（06）：214-216.

人事檔案作為記錄了教職工工作履歷、思想品德、獎懲情況等基本信息的重要資料，為人力資源管理提供了客觀、事實依據，為人才的選拔任用、考核評估、定向培養等提供了重要參考。只有利用好人事檔案，挖掘其潛在價值，樹立起服務意識，才能推進高校人力資源管理水平的持續提升。高校應針對當下在人事檔案管理上客觀存在的一些不足，明確其原因，借鑒其他高校在這一方面的成功經驗、先進模式，進而有選擇性的引進，讓本校的人事檔案得到高效、深度地利用。在支持教職工實現自我發展的基礎上，在本職崗位上為高校發展創造更多價值。

一、人力資源管理中人事檔案的價值體現

（一）輔助人事決策，優化人力資源配置

人力資源管理的核心是以人為中心，強調對人的管理，尊重人，重視人，根本目標是知人善任，選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人員的現實表現外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。例如，在選拔干部和評定職稱時，除了要了解當事人的工作業績，還應當對其政治面貌、思想品德等做到全面了解，這樣才能真正使那些德才兼備、品行如一的優秀干部得到提拔和重用，這對于學校工作的高質量開展以及可持續發展都是大有裨益的。在崗位調動時，利用人事檔案使得學校領導或者人力資源部門的負責人，能夠對教職工的工作履歷、業務特長、志向興趣等有深入了解，然后將其安排在合適的崗位上，實現了人力資源的最優化配置。從這一方面來看，人事檔案包含的信息，為人事決策提供了重要依據，為人力資源管理提供了支持。

（二）轉變用人思維，滿足人才自我需求

以往高校的人力資源管理，將重點放在了工作任務是否完成，完成質量如何等方面，以此作為評價教職工業績和能力的主要指標。這種用人思維下，教職工同時面臨工作上的壓力和心理上的負擔，不利于提升積極性和發揮創造力，工作效率不高，且容易出現職業倦怠感，人才流失現象比較嚴重。相比之下，在選人、用人過程中，如果能夠參考人事檔案，充分挖掘人事檔案信息資源，應用人事檔案信息系統的統計數據，分析各專業現有教師的類型結構、學歷層次、職稱級別、年齡結構等，制定出切實可行的人力資源培養計劃，迎合教職工的自我發展需求，既可以實現工作能力的提升，又增強了他們的歸屬感、向心力，對保障教職工隊伍穩定性方面也起到了積極幫助。通過重視并利用人事檔案，讓高校人力資源管理從“管理”教職工向“服務”教職工轉變，最終實現了職工和學校的“雙贏”。

二、現階段高校人事檔案管理存在的問題

人事檔案對高校人力資源開發和教職工自我提升與發展均有積極作用。近年來高校對人事檔案管理的重視程度有所提升，但是由于制度規范、思維觀念、技術方法、人員素質等方面存在不同程度的缺陷，對人力資源開發服務的水平有待提升。通過認識并分析當前人事檔案管理中客觀存在的問題，逆向尋找可行性對策，才能為這一工作的更好開展提供參考對策。

（一）管理制度不規范，歸檔材料不完整

人事檔案管理中，根據高校人力資源管理需要動態創新其制度規范，對這一工作的開展有積極幫助。橫向對比來看，近幾年高校人事檔案工作中配套的規章制度越來越完善，例如檔案接收標準進一步細化，基本上杜絕了檔案轉移過程中出現丟失的情況。但是從檔案事業的發展趨勢，以及高校改革發展需要來看，現有的人事檔案管理制度在很多地方還有較大的進步空間。尤其是在互聯網時代，電子檔案逐漸成為主流，對于電子版的人事檔案應當收集、分類、歸檔，怎樣才能保證人事檔案的信息動態更新，以及維護信息免遭泄露等，在現行的制度體系下沒有給出明確的指導。對于基層檔案工作者來說，制度不完善、規范不細致，工作上失去了參考依據，對人事檔案管理的實效性和開發利用的深入性都會造成不同程度的負面影響。

（二）管理方式落后，利用效率不高

人事檔案管理效率的提升、開發程度的加深，既需要一支高素質的檔案工作隊伍，同時也離不開配套的硬件設施。近年來，高校在人事工作上的資源投入呈現出逐年上升的趨勢，相應的人事檔案管理方面的硬件設施也逐步完善。但是在管理方法上還有待創新，以至于限制了檔案本身價值的發揮。例如，為了使人事檔案中記錄的信息，與檔案所有者的實際情況保持一致。需要檔案工作者定期采集教職工的相關信息，然后同步到檔案中，這樣才能讓檔案更加客觀的反映出個人的實際情況。由于管理方式落后，檔案工作者需要消耗過多的時間和精力，依次完成信息采集、內容更新、檔案同步等一系列工作。由于工作人員少，檔案數量多，使得檔案工作者不得不將大多數的工作時間放在檔案管理中，而很少有精力思考如何進行檔案的開發和利用。

（三）重視檔案管理，輕視資源開發

檔案的高價值屬性，決定了必須在做好檔案保管的基礎上，基于工作需要將這些潛在的價值挖掘出來，為工作開展提供經驗參考和決策依據。簡而言之，檔案管理是開發利用的前提基礎，開發利用是檔案管理的最終目的。對于高校的人事檔案來說，同樣適用于這一規律。現階段存在的問題是，由于思維觀念落后，硬件設施匱乏，導致檔案工作只能提供比較基礎的資料歸檔、分類保存、查詢借閱等服務，而對于資源整合、深度開發、信息共享等比較高級的服務，則需要大數據等技術的支持，以及較高的信息素質。而在職的檔案管理隊伍中，真正掌握這些技術、具備這些素質的相對較少，這就導致了現階段的人事檔案管理開發利用水平不高，制約了其價值的發揮，從長遠來看也不利于人力資源的合理配置，甚至有可能導致優秀人才的流失。

（四）綜合素質不高，服務能力不強

新時期高校對人事檔案的管理效率和開發水平提出了更為嚴格的要求。在這一背景下，檔案工作者必須提升自己的業務能力、綜合素質，才能具備更強的崗位勝任力。目前來看，從事人事檔案管理的許多職工，雖然從業時間較長，對業務辦理流程和部門規章制度較為熟悉，但是形成了定式思維，不能主動接受新觀念、學習新技能。個人的綜合素質與新時期人事檔案的崗位要求之間，出現了脫節的情況。例如，在高校不斷推進檔案管理信息化建設的背景下，由于信息素養不高，不懂得如何操作檔案管理信息平臺，造成管理效率低、服務質量差。還有就是服務意識淡薄，片面認為只要做好檔案接收、信息更新，保證了檔案完整，就算是完成了本職工作；而沒有認識到檔案對于人力資源管理、人事決策參考的重要價值。

三、基于人力資源管理的高校人事檔案管理策略

在高校實施人才戰略背景下，對人力資源管理的重視程度和人事檔案管理的支持力度均有所提升。由于以往的檔案管理是以“物”為中心，側重于資料收集、信息更新，檔案開發利用水平不高；新時期的檔案工作需要以“人”為中心，將焦點放在提供服務、開發利用等方面，讓人事檔案的價值真正展現出來。為了支持這一轉變和實現這一目標，高校需要從制度、人員、技術等多個方面提供全方位的支持。

（一）規范檔案管理制度，完善檔案管理流程

從具體的工作內容上來看，資料歸檔、信息更新、收集保管、借閱使用、轉交銷毀等，都屬于人事檔案管理范疇。要想保證這些工作有條不紊的開展，確保檔案內容完成、價值得到開發利用，必須建立完善的規章制度。以制度形式明確高校各個部門在人事檔案管理上應該承擔的責任，如組織部負責審核職務、職級、政治面貌等信息；教務處負責審核教學情況；科技處負責審核科研情況；人事部門進行全面審核，保證了信息全面、真實、準確，實時動態更新。既要各司其職，又要相互配合，最終使得人事檔案的內容得到實時更新，信息保證絕對準確，為人事決策提供有價值的參考。另外，在管理制度中還要關注一些細節要求，例如每卷人事檔案都要進行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，經本人簽字確認、組織蓋章后方可留檔。細化人事檔案的流程，明確每個流程中必須要遵守的規范，包括歸檔標準、更新頻率、借閱條件、歸還時間等，在檔案管理制度中必須有專門的條款予以說明。

（二）創新檔案管理形式，提高檔案利用效率

人事檔案不僅僅是對檔案所有者基本信息的客觀記錄，更是一種寶貴的資源。盡可能的提高檔案利用效率，既是檔案工作者的基本任務，也是高校整合人才優勢、彰顯競爭優勢的必要基礎。從整個檔案事業的宏觀發展趨勢來看，信息化是必然趨勢。在編制專項預算方案、提供專項經費支持的基礎上，分別從硬件、軟件兩個方面給予支持，搭建起功能完善的人事檔案管理信息平臺。該平臺應具備自動接收、自動入檔、定期更新、科學分類、智能檢索、資源整合等常規功能，以滿足基本的檔案管理需要。除了在服務臺設置管理終端外，在檔案管理大廳擺放若干臺自助終端，檔案所有者或其他符合要求的借閱者，在自主終端上完成驗證后，檢索、查閱相關的人事檔案。一方面讓更多的人事檔案得到利用，另一方面也提高了業務辦理效率，減少了等待時間，這對于人事檔案服務的優化也起到了促進作用。

（三）樹立檔案服務意識，開發檔案潛在價值

面向人力資源管理的人事檔案工作，需要將重心從日常管理向開發利用轉移，在挖掘人事檔案潛在價值的過程中，滿足檔案所有者自我價值實現的需求，以及高校人力資源合理配備的需要。這里的服務意識包含兩個層面：其一是以檔案所有者作為服務對象，既要維護人事檔案的完整與安全，保護國家組織機密和個人的隱私權，又要盡量滿足個人和相關部門的知情權，保持知情權和隱私權的統一。檔案所有者有權隨時查看自己的人事檔案，只有滿足知情權、履行監督權，才能讓人事檔案中的信息足夠準確、符合實際，從而解決了因為疏忽大意或者是惡意篡改，導致人事檔案信息失準的問題。其二是以檔案使用者作為服務對象，即高校的人力資源部門。提供主動服務，整合檔案資料，為人事決策提供依據，讓崗位調動、職務分配更加合理，真正做到“人崗相配”。

（四）重視人員業務培訓，切實提高服務能力

在高校改革持續推進的背景下，對人事檔案管理也提出了新要求。作為檔案工作者，自然也受到了首當其沖的影響，除了要轉變思維、提高技能外，更要關注職業素養的提升。只有自身的綜合實力過硬，才能為檔案服務功能的發揮、檔案資源的開發利用等提供支持。例如，檔案工作者應針對檔案來源的不同，遵照本部門的規章制度，作出差異化的處理。對教學、科研、專業技術人員應重點收集反映其教學質量、教育教學成果、科研能力、技術專長、專業培訓等方面的材料，對行政、后勤等管理服務人員應重點收集反映其管理水平、行政能力、服務水平等方面的材料，保證檔案材料齊全完整，能夠全面地反映個人的真實情況，真正做到“檔如其人”。珍惜每一次培訓機會，協調好人事檔案管理與服務之間的關系。以管理為基礎，保證人事檔案資料完整、信息真實；以服務為目標，保證人事檔案在業績考核、職稱評定、崗位調動等方面發揮應有的參考價值。

四、結語

教職工群體是高校正常運轉、改革發展的源動力，在吸引和留住優質人才的基礎上，通過科學的崗位分配，讓每一名教職工能夠在各自的崗位上發揮所學、展現所長，貢獻最大價值，實現個人價值實現與高校持續發展的統籌。人事檔案管理在保證檔案資料完整、信息屬實的前提下，樹立服務意識、強化開發利用，支持人力資源管理的高質量開展。下一步，高校應重點從配套制度建設、從業人員培訓、信息平臺搭建等方面提供全方位的支持，推進人事檔案管理的向好發展。

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作者簡介：劉明明（1989-），男，漢族，山東諸城人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人事檔案管理。