中小民營企業存貨管理存在的問題和改進方法

王蕊

摘要：在市場經濟迅速發展的大環境中，中小民營企業的數量越來越多，如何在市場上占有一席之地，如何在越來越激烈的中小民營企業之間的競爭中脫穎而出，加強自身的內部管理、提高企業的核心競爭力是中小民營企業在市場競爭中取勝的關鍵因素。存貨作為一項重要的流動資產，它的存在會占用大量的流動資金。一般情況下，存貨占企業總資產至少30%左右，商品流通企業可能更高，存貨管理利用情況如何，直接關系到企業的資金占用水平及資產運作效率。因此，一個企業若要保持較高的盈利能力，應當十分重視存貨的管理。在不同的存貨管理水平下，企業的平均資金占用水平差別是很大的。存貨管理的好壞直接影響著企業的發展。文章通過對中小民營企業在存貨管理中的問題展開研究，對忽視存貨信息化管理、存貨管理組織和制度不完善、如何確定存貨量、提高存貨管理人員水平等問題進行分析，提出相應的改進方法。為進一步加強中小民營企業存貨管理提供了參考意見。

關鍵詞：中小民營企業;存貨管理;內部控制

中小民營企業須不斷提高自身的管理能力才能在日益激烈的市場競爭中占據優勢。存貨管理是企業管理的重要組成部分，是保證企業經營活動順利進行的關鍵內容。越來越多的中小民營企業開始關注并重視存貨管理，但仍存在諸多問題，為此，本文將深入研究中小民營企業存貨管理存在的問題，并針對問題探討改進辦法。

一、存貨管理的目的及中小民營企業存貨管理的要求

（一）存貨管理的概念

從廣義方面看，存貨管理是廠商的存貨政策與供應鏈的存貨政策進行作業化的一個綜合過程。從狹義方面而言，存貨管理就是在企業日常管理中，收到存貨、記錄存貨、存儲存貨、擺放存貨、檢查存貨和再訂購存貨這一系列企業存貨的過程管理，即存貨的信息管理和存貨的決策分析等。

（二）存貨管理的目的

一般情況下企業為了滿足正常的生產經營需要都會保有一定數量的產成品、商品、半成品、物料或原材料等，這些就構成了企業的存貨。一方面，持有存貨可以保證企業正常生產和銷售的開展，多采購存貨可以獲得價格優惠等，因此企業需要保有一定數量的存貨。但是另一方面，存貨又會讓企業付出相應的成本，如采購成本、儲存成本、非正常損失等，因此存貨管理的目的就是在存貨能帶來的經濟效益和將要發生的成本之間進行權衡，在保證正常生產經營需要的前提下，確定存貨的經濟采購或持有數量。換句話說就是，存貨管理的目的就是最大限度的降低存貨成本，保證生產與銷售的全部要求，對存貨進行有效的控制，使存貨成本與效益之間達成相對的平衡，形成二者的最佳結合，以實現提高企業經濟利益的目的。

（三）中小民營企業存貨管理的要求

依據工業及信息化部等四部委頒布的《中小企業劃型標準規定》，在我國，一般按照企業從業人數、營業收入、資產總額來界定中小企業。中小民營企業就是指除國有獨資、國有控股外，其他類型的企業中只要沒有國有資本，在國內依法設立的中小企業。 由此看來，中小民營企業的特點就是企業小，機制靈活，跟著市場應變;人員組織精干;管理水平相對較低;產業規模小，競爭力較弱;家族色彩濃。正是基于這些特點，中小民營企業的存貨管理要求也要根據其自身的特點來調整完善。

存貨管理是基于信息管理和決策分析兩方面進行的，那么對于存貨管理的要求也應該從這兩個方面出發。首先，信息管理方面，要了解中小民營企業作為存貨的商品和材料種類、品牌、質量情況等是否符合企業市場發展的需要;做為中小民營企業的存貨管理方法是否合理、管理人員水平是否合格;其次，在決策分析方面，是否能決定存貨的最低保有量、再次訂購存貨的時間以及根據市場環境的變動做出及時應對的處理措施等。

二、中小民營企業存貨管理存在的問題

（一）財務監督形同虛設，對存貨管理不重視

中小型企業家族式經營居多，以一家小型圖書公司為例，目前庫房管理兼發貨人員2名，另有1名人員是參與季節性臨時發貨兼職人員。其中庫房管理兼發貨人員2名，為夫妻關系，系圖書公司總經理遠房親屬。2名從業人員都只有高中學歷，日常出入庫管理都是手工填寫出入庫單據，定期錄入Excel文件匯總，造成不能及時提供現有庫房存貨的詳細數量、產品批次等信息，不能及時統計當日、本周或本月庫存產品銷售各類、數量等問題。存貨盤點流于形式，只有一年一次的定期盤點，雖說有財務人員參加，但是財務人員只是負責記錄數量，實際盤點的人員還是這2位夫妻關系的人員。極易造成存貨數量虛報的結果。追究原因，還是老板的問題，覺得親屬就是可靠的，財務監督走走形式就行了，忽略存貨管理的重要性。

（二）缺乏存貨管理的獎懲制度與定期培訓考核制度

當前，大部分的中小型民營企業都制定了相關的存貨管理制度。但是也大部分都停留在形式上，“紙上談兵”只是把制度貼上了墻，實際操作時就走樣了。更多的是由于家族式管理，管理人員干得好與壞都是一樣的，沒有清晰明確的獎懲制度，這就造成存貨管理存在諸多本來可以避免的問題。比如，一家小型圖書公司，存貨采用常用的先進先出計價法管理，這是一般企業最基本的存貨管理方式，但是在現實中就是因為庫房管理人員不能做到位，造成各種批次產品發貨不一致，有的甚至超期積壓。組裝成成套的教材，里面的書和音像制品不是一個批次，發到幼兒園去，使用過程中發現書和音像制品內容某些地方不一致。然后又造成退換貨的問題出現，既損失了公司信譽也造成了經濟利益的流失。根本原因就是公司沒有明確的、針對問題的存貨管理人員獎懲制度和定期培訓考核制度，產生的后果就是管理人員意識松懈，存貨管理不到位。

（三）不重視存貨的信息化管理

一些中小型民營企業起步低，對于存貨的信息化管理不夠重視，就像前面的那家小型圖書公司，一直沒有專門的存貨管理軟件，庫存管理人員素質低，只會用簡單的Excel進行單一的出入庫記賬工作，從公司總經理就覺得信息化管理會增加企業成本，不舍得花費比較高的價格去買專用軟件進行管理。從而造成存貨管理不能直觀獲取存貨的種類、名稱、數量、批次、質量等后果，以及與存貨有關的業務信息，如存貨的收發、盤點、運輸等信息不能及時獲取的問題。深層次原因不外忽老板覺得信息化軟件購買的價格比較高是主因，所以應該對軟件進行篩選，從功能和價格等方面綜合考量選擇適合的軟件。

（四）跟從以往的經驗，盲目維持企業存貨量

一家小公司主要是向全國各地幼兒園批發英語教材，2019年年底按照以往銷售教材量的90%做了教材的備貨，恰逢2020年年初疫情原因，各地幼兒園開園率極低，幼兒園是根據開班情況，統一訂貨數量后再向圖書公司訂購教材，所以對于幼兒園而言，幾乎沒有造成屯積教材賣不出的問題，但是對于這家圖書公司而言，疫情的原因，讓圖書公司遭遇了一個學期教材積壓不能及時清貨的問題。造成產品積壓，現金流不能及時回流的后果，直接原因就是“閉門造車”，不肯打破原有公司的備貨流程，沒有做好產品保本期、保利期的事前分析。

三、完善中小民營企業存貨管理的方法

（一）定期對相關人員進行崗位培訓與考核，建立考評制度

從源頭上讓中小民營企業經營者重視存貨管理，讓管理者認識到存貨管理與控制是與企業經濟利益息息相關的。定期開展對存貨管理人員的專業培訓，要讓存貨管理人員了解和掌握存貨保質期和如何保管存貨的基本要求;培訓存貨管理人員如何建立清晰明了的存貨賬目;學習如何實行動態存貨管理機制;按可能出現的倉儲損失和可能發生的風險實行存貨分類管理等;培訓存貨管理人員認識到個人職責和權限。做培訓期間可以進行錄像存儲培訓資料，同時應該要求企業管理人員實時旁聽或后期對培訓資料進行學習，以便達到增強企業管理人員對存貨管理的重視程度。建立健全管理人員考評制度，明確公司存貨管理制度要點，根據管理制度要點，設定行政考核目標和考核標準。設定及格，良好，優秀不同等級考核與薪資水平做直接掛鉤。

（二）完善的企業內部控制管理制度

企業應該根據相關法律法規的要求，組織、建立、完善存貨管理的內控制度，從企業的生產經營特點出發，嚴格制定采購、銷售管理制度;控制存貨的采購、物料消耗、銷售等流程;建立好自己的供應商、銷售商的相關檔案;加強對供應商、銷售商信譽、資質的等級管理方式。在制度中明確各個部門的崗位職責，明確分工，嚴格按照不相容職務互相分離的要求來進行崗位劃分。貨物的采購和付款相分離，存貨的出入庫和賬務處理相分離，保障企業的資金和存貨安全，也能保證賬務處理的可靠性和完整性。制定存貨管理盤點制度，做好存貨的定期盤點工作，規范盤點表格并做好存貨盤點記錄，要求管理人員仔細填寫存貨管理表單，確保企業存貨賬實相符。企業管理者應要求財務人員要加大監督與管理力度，定期抽查或盤查存貨，對于價值不清晰的存貨，須詢問主管部門意見及時調整，最大程度上避免賬實不符的情況出現。

（三）完善存貨的信息化管理

結合中小型民營企業自身的資金情況，如果花費大幾千元甚至上萬元購買存貨管理系統，的確是會讓企業經營者難以接受，所以建議使用目前流行的“云”在線存貨或庫存管理系統，每年只要花一些軟件租賃使用費用就可以享受實時的存貨信息化管理，可以實現多倉調撥、數據同步;實時查看庫存數據，隨時查看可用庫存、實物庫存、賬面庫存，商品數量一目了然;不定期抽盤及分量盤點，填入盤點數據系統自動算出盈虧數量及金額，完全不影響業務開展;完美的庫存預警功能，可以確保最低庫存下限和最高庫存上限，從而避免有單無貨或是占用資金和商品批次過期導致的損失等。

（四）根據實際經營情況控制存貨數量

控制存貨數量，要以時間軸為線，對滯銷的商品、保本商品、保利商品三種階段的存貨進行嚴格的管理和控制。

1. 分析商品的保本期和保利期

舉個例子，假設某種商品毛利是800元，固定費用為200元，每天的增長費用是5元，則該種商品最長在庫存儲期計算得出（800-200）÷5=120（天）

這120天就是此商品的保本儲存期。對企業來說，如果儲存120天剛好保本，即不盈不虧;如果超過120天，多存儲一天就要虧損5元。如果能保證在120天之內將商品銷售出去，就能取得一定利潤。

根據此商品保本儲存天數和銷售額來測算商品保本儲存額，如果上述商品月平均銷售額為16000元，就可以計算出該商品的保本存儲額：16000×120=1920000萬元，這樣就可以再根據這種商品的銷售單價計算出商品保本儲存期內大致的最低訂貨數量，即1920000÷銷售單價。

可見商品的保本儲存期是商品盈虧的分水嶺，在商品保本儲期內可以取得一定的利潤，如果超過商品保本儲期就會發生經營性損失。

2. 處理積壓商品

首先應該想到的是“轉銷”，也就是轉到其它渠道去銷售，換一個消費環境可能很快就銷售出去了。但是對于上述的小型圖書公司由于學期使用教材的限制（上下冊按學期訂購）轉銷可能是不能實現的辦法，那就要考慮低價保本甩賣銷售，降價幅度一定要大，同時可以配合優惠活動銷售、促銷，以及捆綁熱銷商品連帶銷售，比如訂購下學期教材時可以按訂購比例優惠配贈上學期教材等。同時可以制定一些對幼兒園的臨時獎勵政策，刺激幼兒園協助推積壓商品。這樣既可以達到減少存貨的目的，也可以形成資金流動，減少企業現金流壓力。因為在商品還在保利期內，越早銷售出去越是對企業有利的。

（五）放遠眼光，調整經營策略

電商的迅速發展，物流行業的崛起，給中小民營企業經營帶來巨大的機遇，作為企業的管理人員，要有與時俱進、協同發展的眼光，隨時調整企業前進的步伐，做出有利于企業經營發展的決定。例如上述的小型圖書公司由于北京的倉儲費用連年上漲的因素，在綜合考量后和外地印刷供應商達成協作，把倉庫轉移到印刷供應商所在地，并依托印刷供應商的物流體系完成全國各地幼兒園教材的發運和送貨，即降低了倉儲和物流費用，又穩定了與印刷供應商的合作關系。再比如作為一家小型進口膜貼膜代理公司，可以和各品牌的4S店合作，完全可以做虛擬倉庫的存貨管理，只要從上級代理商處把車膜發送到4S店，然后專門派自己的技術人員去4S店做服務就可以完成正常營銷工作了。

四、結語

本文通過以上對中小型民營企業存貨管理的研究可知，當前中小型民營企業在存貨管理方面仍存在諸多亟待改進的問題，從制度、人員、信息化等幾方面進行了闡述。得出的結論即，為提高企業存貨管理成效，保證企業可持續的發展，有必要對企業的存貨量進行管理和控制，逐步提升企業存貨管理人員管理水平，健全企業存貨管理內控制度，并采取科學的信息化管理方法，對存貨管理加以優化，利用企業管理人員高瞻遠矚的眼光隨同大環境的變化改進企業存貨管理策略，提高資金利用率，從而維護企業的綜合效益，推進企業持續健康發展。

參考文獻：

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（作者單位：北京博數嘉科技有限公司）