大數據時代電子檔案管理現狀與發展分析

徐黔霞

摘要：隨著我國電子信息技術的飛速發展，大數據已經被應用在了各個行業當中，不僅使人們的生活習慣得到了改變，同時也改變了人們的生活方式。為了有效地提高電子檔案管理的效率，就必須要使電子檔案的管理技術進行與時俱進同時進行改革創新的發展，才可以使電子檔案數據管理邁入一個新的篇章，開啟以大數據為核心的智慧檔案時代。這就要求相關的人員必須要在綜合當下的電子管理的法律、標準以及人才等方面的基礎上提出新形勢的電子檔案管理的發展對策。

關鍵詞：大數據;電子檔案;科學管理

隨著時代的進步與發展，科學技術的不斷進步，大數據時代已經來臨。因此為了滿足當下的時代要求，電子檔案管理也要有新的形式與方法，從而使當下的電子檔案管理滿足時代的要求，不被時代所拋棄。筆者通過對大數據時代電子檔案管理現狀與發展進行了分析，提出了以下觀點僅供參考。

一、大數據時代電子檔案管理現狀

（一）缺少相關法律

目前我國的電子檔案的立法并不能與當下的電子檔案的發展相符。目前的《檔案法》只能滿足傳統的檔案，但是對于電子檔案并不能進行全面的法律法規方面的規定。隨著社會的發展與進步，人們對于電子檔案的要求也越來越高，但是隨著信息的開放性提高的同時也意味著潛在的風險以及責任的增加，尤其是電子檔案方面的安全問題更加明顯。目前部分工作人員對于電子檔案仍然存在著“利用危險，保密保險”的思想，這也導致了目前電子檔案開放程度較低的問題出現，在社會的利用與需求之間存在著較大的差距。因此，為了促進電子檔案的進一步發展，就必須要進行相關法律法規的完善工作，在法律層面為電子檔案提供保護。雖然必須要重視目前的電子檔案等方面的安全問題，但是這也不是限制電子檔案開放程度的理由，應該重視對于風險的防范與化解，建立健全相關的法律法規，才可以使電子方案管理科學合理的發展。

（二）電子檔案標準規范滯后

在大數據時代，數據具有復雜性，因此為了資源得到有效的共享利用，就必須要制定統一的標準規范。我國早在2014年就已經發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對于電子檔案的信息管理工作提出了新的意識。但是目前對于電子檔案資源整合等方面的制度都沒有得到明確的規定，這就使電子檔案管理發生了阻礙。隨著電子檔案行業的發展，在2016年國家頒布了相關的管理規范《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，針對電子檔案的各個環節進行了全面的規范維護。然而，雖然發布了《規范》，但是由于并沒有對電子檔案進行定期的審查，這就導致電子檔案的協同標準出現滯后、空缺等方面的執行問題。這就使電子檔案的資源流動受阻，在進行跨界融合以及智能對接等方面的行動時，無法順利地進行。這種滯后的標準同時也影響了電子檔案在大數據時代的融合。

（三）檔案人員信息素養較弱

在大數據時代，人們更注重的是怎樣從海量的數據中心便捷快速地進行有價值的信息獲取，我國的檔案從業人員數量較多，但是目前大都缺乏對電子檔案服務專用的主動性以及前瞻性，沒有辦法敏銳地進行電子信息的捕捉，這就導致電子檔案無法順利地與現實問題相融合。目前的檔案管理人員的信息素養大都較弱，沒有良好的信息技術水平，這就導致電子檔案的創新工作受到阻礙。因此，必須要重視對檔案管理人員的信息素養以及信息技術的培養，促進電子檔案與現實問題的順利融合。

二、大數據時代電子檔案管理的發展對策分析

（一）建立健全電子檔案法規

為了促進電子檔案的發展，我國應該盡快地以法律形式賦予電子檔案法律效力，使電子檔案的職責得到進一步的明確，同時對檔案館的免責條款以及種種責任等方面內容進行詳細的制定。目前國家已經制訂了《政府信息公開條例》，因此，我們可以選擇在這一條例的基礎上發揮國家開放檔案大數據平臺的作用，接受社會中對于開放性數據的申請，同時確定數據的開放內容以及開放時間。第二，相關的法律必須要明確電子檔案開放主體，保證電子檔案在開放利用中的信息安全問題。最后，法律要進行相關獎懲追責機制的制定，不僅要對有突出貢獻的人才或部門進行實質性的獎勵，還要對不遵守規則以及不履行職責的人員或部門進行相應的責任處罰。只有通過建立健全的電子檔案法規，才可以使電子檔案的開放使用得到進一步的發展，從而發揮出電子檔案的價值。

（二）電子檔案標準規范要與時俱進

為了在大數據時代提高電子檔案的數據質量，就必須要使電子檔案的標準規范與時俱進。對于各個行業的電子元件要建立統一的生產規范，同時還要明確數據、用途以及文件格式等方面的內容，使電子檔案大數據平臺的構建更加合理有效。

例如在2018年，澳大利亞就已經頒布了電子檔案的新標準，通過這一標準使該國通過實踐規定了電子檔案的技術要求。同時這項規定也為電子檔案的發展提供了保障，使其國的電子檔案得到順利地發展，成為了一個有效的信息存儲工具。

（三）提高電子檔案管理人員信息素養

在當下高速發展的信息時代，電子檔案管理對相關的工作人員也提出了更高的要求。不僅要求相關的工作人員要提高自身的信息素養，還要有敏銳的信息意識以及較高水平的現代電子信息的管理能力。第一，必須要改革創新當下的電子檔案管理課程，通過對信息預測等方面內容的增加，使相關人員的信息敏銳度得到提升;第二，只有加快新型的電子檔案職業學習平臺，才可以使大量的從業人員可以隨時隨地的進行當下的電子檔案管理內容的學習，以便自身的電子檔案管理能力得到提高。

綜上所述，通過大數據時代電子檔案管理現狀與發展分析可知，我國的電子檔案管理還有著很多方面的不足，因此為了促進電子檔案的快速發展，使其跨界融合得到順利地推進，就必須要進行全面的改革創新，才可以使我國的電子檔案管理發展趕超外國，才可以使我國的電子檔案發展符合當下的時代需求。

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湖南省益陽市城建檔案館 413000